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首次入住

快速设置

预留大约 5 分钟。你将扫描身份证件、确认客人信息、收集签名并发放房间访问权限。

本指南帮助你完成首次客人入住，流程从查找预订一直到获取房间访问权限。

前往： Operations → Check-ins

Operations Dashboard

快速参考​

步骤功能显示位置
Reservation Lookup查找预订Check In 或 Staff Access
Document Upload扫描护照/身份证每张房卡上的 Guest Verification
Guest Information确认信息Guest Information → Fill
Signature采集签名Signature → Sign
Check-In完成入住Proceed to Check-In
Room Access发放钥匙/PINRoom Information

开始前​

确认以下事项：

  • 预订处于有效状态（未取消，也不是 no-show）
  • 客人已准备好护照或身份证
  • 房间已准备好，或可以分配
  • 你的钥匙卡编码器或智能锁已在线

步骤​

1. 查找预订​

  1. 在 Check In 页面扫描客人的护照或身份证。

  2. 如果 Passport Scan Booking Lookup 已关闭，选择 Use Confirmation Number Instead。

  3. 输入确认号并选择 Continue。

    ✓ 房卡会显示出来。

    Self Check-In Reservation Lookup

OTA 或外部预订参考号

如果客人提供的是 OTA 或外部预订参考号，请在同一字段中输入。 AVA 会先检查确认号，然后将外部参考号作为备用方式。 对于 Opera 预订，AVA 会先验证完整记录，再选择结果。 如果使用完全匹配的参考号查找不到结果，AVA 会将参考号转换为大写后重试一次。 AVA 会在完整预订记录中进行不区分大小写的参考号比对。 确认号查找行为不变。 系统会同时检查外部参考号和到达日期，因此过时的摘要数据不会选中错误的预订。 如果详细信息不匹配，或 Opera 返回多个不明确的结果，AVA 不会选择预订。

平板房卡

在 iPad 系列屏幕上，你会看到堆叠显示的房间详情。 Confirmation、OTA、Guests 和 Stay 会分开显示，便于阅读。 客人操作会移动到房卡上客人姓名的下方。

窄屏幕上的多房间预订

在手机和小型平板电脑的竖屏模式下，AVA 会先要求你选择房间。 查看每个磁贴上的房间号、房型、确认号和已预订客人的姓名。 选择你正在为其办理入住的房间磁贴。

添加客人前，确认 Adding to Room [number] of [total] 标签。 选择 Wrong room? 以选择其他房间。 房间完成后，AVA 会在消息中提示下一个房间。

摄像头提示

只有检测到后置摄像头时，AVA 才会显示后置摄像头扫描提示。 如果你仍然看到通用指引，请继续使用当前摄像头。

如果你使用的是 Assisted Check-In (ACI)

  1. 在欢迎页面选择 Check In。

  2. 打开 Staff Access。

  3. 按客人姓名、预订 ID 或外部预订 ID 搜索。

  4. 选择正确的预订。

    Assisted Check-In Staff Lookup

Staff Access 日期范围

Staff Access 只显示 昨天和今天 的到达记录。要查找其他日期，请按确认号搜索。

2. 上传证件​

  1. 为主客人选择 Document Upload → Upload。

  2. 扫描护照或身份证。

    ✓ 证件状态会显示为已完成。

摄像头提示

当 AVA 显示后置摄像头提示时，请使用后置摄像头。 当 AVA 显示通用扫描指引时，请继续使用当前摄像头。

提示： 使用 Upload All Documents 一次扫描所有客人的证件。

完成一次上传后

如果 Guest Step Auto-Advance 已开启，AVA 会自动为该客人打开 Guest Information。 如果未开启，你会停留在房卡上，直到自己打开该步骤。 批量上传仍会沿用分组审核流程。

在较小屏幕上审核批量上传

在 Upload All Documents 审核界面中，滚动模态框正文以查看每张护照或身份证卡片。 在笔记本电脑和 iPad 横屏上，审核列表时概览操作仍会保持可见。

3. 完善客人信息​

  1. 选择 Guest Information → Fill。

  2. 确认必填字段。

  3. 选择 Save。

    ✓ Guest Information 步骤已完成。

保存后

如果 Guest Step Auto-Advance 已开启，AVA 会在保存后打开 Signature 或下一个必需步骤。 如果未开启，你必须自己选择下一步。 请使用打开的模态框，不要再次点击房卡。

电话国家码

如果客人没有电话号码，AVA 会使用护照国籍作为默认国家码。 现有电话号码会保留其已保存的国家码。 AVA 会在预填前清除明显的占位号码，例如 +1 0000000000。

4. 采集签名​

  1. 选择 Signature → Sign。

  2. 采集客人的签名。

    ✓ Signature 步骤已完成。

    Guest Signature Screen

如果签名过小或不完整，AVA 会显示内联指引，而不是静默保存。 请客人在签名线更大的范围内签名，然后点击 Save Signature。

如果提交失败： 在同一行再次选择 Sign，然后重新采集并提交签名。

5. 完成入住​

  1. 选择 Proceed to Check-In。

  2. 等待进度页面完成。

    ✓ 房卡会显示入住已完成状态。

6. 提供房间访问权限​

在房卡上打开 Room Information：

  • Keycards: 在 ACI 中先确认交接，然后选择 Create Keycard 或 Already Encoded。

    Keycard Encode Screen

  • Smart Locks: 选择 Show PIN 并分享密码。

  • Lockers: 分享 Locker Number 和 Show Code。

入住后会发生什么​

  • 房间状态会更新为已入住。
  • 在 ACI 中，完成交接后，房间访问权限会显示在房卡上。
  • 当入住后开关开启时，WiFi 详情会显示在 WiFi 下方。

仍然卡住？​

如果出现以下情况，请联系 success@vouch-technologies.com：

  • ❌ 找不到预订
  • ❌ 完成所有步骤后入住仍被阻止
  • ❌ 入住后未显示房间访问权限

建议附上：

  • 错误截图
  • 预订确认号
  • 问题开始时间