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如何完成入住登记

快速设置

当证件已准备好时，大多数入住登记只需 3-5 分钟。本指南介绍客人使用 AVA 自助终端或辅助入住设备的入住体验。

本指南帮助你理解并支持从预订查询到房间门禁的客人入住流程。客人可通过 AVA 的入住终端完成入住，入口可以是二维码或 URL，支持三种模式：自助服务（CCI）、员工协助（ACI）或抵达前预登记。 如果你要快速核对预订，确认号通常比扫描更稳定，尤其适合提前或未来到达的客人。

客人如何进入入住：

  • 扫描物业现场展示的二维码
  • 访问你提供的入住 URL
  • 员工可通过辅助入住 (ACI) 界面协助办理
员工操作

要从员工仪表板管理预订和房间分配，请前往 Reservations 页面（主页）。本指南聚焦于面向客人的入住体验。

60 秒演示

这段短视频从客人视角展示完整的多房间入住流程。

快速参考​

步骤完成者显示位置
Reservation Lookup客人或员工Check In、Reservation Lookup 或 Staff Access
Document Upload客人或员工每张房卡上的 Guest Verification
Bulk Upload员工（团队）房卡上方的 Upload All Documents 按钮
Guest Information客人或员工Guest Information → Fill
Signature客人（有时是所有客人）Signature → Sign
Facial Verification客人（仅自助入住）Facial Verification → Verify
Deposit / Payment客人（仅自助入住，启用时）Reservation Requirements
Check-In / Pre-Arrival客人或员工Proceed to Check-In 或 Complete Pre-Arrival
Room Access员工或客人Room Information

入住模式​

模式适用场景变化内容
Pre-Arrival抵达前的客人不进行面部验证。使用 Complete Pre-Arrival。房间访问权限会在抵达时发放。
Self Check-In (CCI)终端上的客人可能出现面部验证。押金或付款可能会阻止 Proceed to Check-In。
Assisted Check-In (ACI)员工主导入住员工使用 Staff Access 搜索。房间访问权限会在交接前保持隐藏。
协助入住演示

这段短视频从员工视角展示完整的协助入住 (ACI) 流程。

开始之前​

请确认以下事项：

  • 预订处于活动状态（未取消或未到店）
  • 客人已准备好护照或身份证
  • 房间已准备好或可以分配
  • 你的房卡编码器或智能门锁系统已联机

分步入住登记​

步骤推进

如果 Guest Step Auto-Advance 已开启，AVA 会在你保存后自动打开下一步必填客人步骤。 如果关闭，你需要手动选择下一步。

1. 查找预订​

  1. 在 Check In 页面扫描客人的护照或身份证

  2. 如果无法扫描，选择 Use Confirmation Number Instead

  3. 输入确认号并选择 Continue

    ✓ 你应该会看到该预订的房卡

扫描未找到预订时

扫描查询只匹配昨天和今天的抵达。提前或未来抵达请使用确认号。

无效预订重试

如果扫描结果落在已取消或已退房的预订上，AVA 会刷新姓名查询并再次尝试活动匹配。 如果刷新后的结果仍不明确，AVA 会显示标准的 Multiple reservations found 流程。

预订验证提示

在扫描查询、确认号查询或 Room List 文档上传重试后，你也可能看到 Verify Your Booking。 这使用同一套预订姓名验证流程。 如果该预订已验证，重试时 AVA 会保留结果。

如果你使用辅助入住 (ACI)
  1. 在欢迎页选择 Check In
  2. 打开 Staff Access
  3. 按客人姓名、预订 ID 或外部预订 ID 搜索
  4. 选择正确的预订

✓ 你会看到房间列表

Staff Access 日期范围

Staff Access 只显示 昨天和今天 的抵达。要查找其他日期，请按确认号搜索。

如果客人已完成抵达前预登记

先按确认号找到预订，然后在客人抵达时继续使用 Proceed to Check-In。

2. 检查房间和客人​

确认每个房间都有正确的客人。★ 表示主客人。

如果预订有多个房间
  1. 选择 Set Your Rooms
  2. 将客人移动到正确房间
  3. 之后如需移动客人，请使用 Change Room
  4. 当所有客人都已分配后，选择 I'm Done
更改房间的选择

现在即使该客人还未上传证件，Change Room 也会保留你选择的客人。 这可以防止 AVA 在多房间预订中移动错人。

已验证客人

一旦客人状态为 Verified，AVA 会隐藏 Change Room。 请在最终验证步骤之前先移动客人。

入住前的房间标签

如果你在入住完成前重新打开 Change Room，AVA 会显示 Room 1、Room 2 等。 你仍会在每个标签下看到房型。

OPERA 多房间预订

如果你使用 Opera OHIP，AVA 会在查询后将你搜索的房间保留为主房卡。 即使 Opera 将该家庭归一到主确认号，这个行为也依然成立。 如果 Opera 在另一间房中重复相同的 nameId，AVA 会把后续房间的客人槽留空，供员工输入。 即使 OPERA 用不同的内部 ID 存储客人记录，这也有帮助。

Cloudbeds 多房间预订

如果你使用 Cloudbeds，AVA 会在房间分配后继续同步主预订。 这样 Cloudbeds 将一笔预订拆分为多个子预订时，房卡依然准确。

无效的同级房间

如果多房间预订中的某个房间被取消或已退房，AVA 会跳过该房间。 查询后你只会看到活动房卡。

主客人移动

AVA 会阻止你在入住期间把预订的主客人移动到其他房间。 如果需要移动主客人，请在入住开始前更新房间分配。

入住过程中的房间变更

如果员工在 PMS 中更新了房间，AVA 会在打开房间分配前刷新当前房间。 你看到的是最新房号和房间 ID，而不是旧的入住记录。 如果 PMS 现在没有房间，AVA 会清除本地过期房间，并在该设置开启时使用无房间自动分配重试。

Opera 收费房型

如果你使用 Opera OHIP，AVA 在分配新实体房间时会保持收费房型不变。 这样在更换房间时，folio 房型会保持稳定。

如果你需要补充缺失的客人
  1. 为该房间选择 Add Guest
  2. 上传客人的证件
  3. 完成客人信息
Opera 房间

如果你使用 Opera OHIP，AVA 在你保存时也会更新 Opera 中的房间客人列表。 这样新增客人在入住后仍会与该房间关联。

如果某位客人不在场
  1. 在该客人下方选择 Check In Later
  2. 当他们到达时，选择 Check In Now 继续其步骤

✓ 该客人会被跳过，不会阻塞主客人

3. 上传证件​

  1. 在客人的 Guest Verification 区域选择 Document Upload → Upload

  2. 扫描客人的护照或身份证

    ✓ 证件状态会切换为完成，并显示证件号码

可选的 PMS 客人数同步

如果 PMS 的客人数更新失败，AVA 仍会保留已上传的证件。 保存暂存证件时也是如此。 你不需要再次扫描证件。

提示： 如果有多位客人办理入住，请使用页面顶部的 Upload All Documents。详见下方章节。

摄像头切换说明

如果客人在前后摄像头之间切换，AVA 会自动更新扫描提示。 这样屏幕上的指引会与当前活动摄像头保持一致。

可接受的证件类型

需要确认允许哪些证件吗？请参见 Accepted Travel Documents。

如果你看到重复证件警告

你可能会看到 "Passport Already Uploaded" 或 "This passport is already registered to..."。

  • 选择 Scan Another Guest's Passport 继续扫描
  • 选择 Go to Existing Guest 查看原始客人
使用 Upload All Documents 处理多位客人

在团队入住时，Upload All Documents 允许你在保存前一次性扫描所有护照。

步骤 1：扫描所有护照

  1. 选择房间列表顶部的 Upload All Documents
  2. 逐一扫描每位客人的护照
  3. 进度追踪器会显示每本护照的上传状态
  4. 如果某次扫描失败，选择 Rescan passport 重试

显示每本护照上传状态的扫描进度追踪器

步骤 2：查看并分配

扫描完成后，你会看到一份待分配的护照列表。

  • 系统会根据姓名匹配建议每本护照对应的客人
  • 如果建议正确，无需操作
  • 如需分配给其他客人，请在列表中选择对应客人
  • 如需新增客人，请选择 Create new guest

护照复核与匹配界面，显示客人分配选项

分配显示方式：

  • 3 位或更少客人：卡片式选择按钮
  • 超过 3 位客人：下拉菜单，便于紧凑显示

步骤 3：保存分配

  1. 检查所有护照与客人的对应关系
  2. 选择 Insert Guests 保存
  3. 任何错误都会显示在受影响的护照旁边
  4. 逐一修复问题，必要时重试

常见错误：

  • "Document number not detected" → 在更好的光线下重新扫描
  • "Already uploaded for [guest]" → 分配给其他客人
  • "Guest limit reached" → 分配给现有客人，不要新建

步骤 4：验证预订（仅在姓名不一致时）

如果扫描文件上的姓名与预订不一致，AVA 会在 Insert Guests 处暂停，并显示 Verify Your Booking 面板。

  1. 阅读提示："The document name differs from this reservation."

  2. 在预订邮箱中查找 4 位验证码

  3. 输入验证码并选择 Verify Code

  4. 如果验证码未收到，请在短暂倒计时后选择 Resend Code

    ✓ 验证码通过后，AVA 会自动保存分配。无需再次选择 Insert Guests。

此步骤何时出现

仅当为你的物业开启 OTP Fallback for Name Mismatch 时，才会出现 Verify Your Booking 面板。请参见 姓名不一致 OTP 回退。

4. 完成客人信息​

  1. 选择 Guest Information → Fill

  2. 确认所有字段。必填字段会显示 *

  3. 如有需要，更新 Document Number

  4. 选择 Save

    ✓ Guest Information 步骤会显示为完成

相同联系方式切换

对于额外客人，Guest Information 卡片顶部会显示 Same contact details as [main guest name]。 开启后，会从主客人复制 Email、Phone 和 Address。 复制后的字段仍可见且可编辑。 如果主客人没有联系方式，AVA 会禁用该开关并显示手动输入提示。

电话国家代码

如果客人没有电话号码，AVA 会使用护照国籍作为默认国家代码。 已有电话号码会保留其已保存的国家代码。

地址建议

当客人输入地址或旅行字段时，AVA 会让 Google Places 更偏向客人的国籍。 如果国籍为空，AVA 会回退到酒店所在国家。

证件号警告

如果你在 Document Number 下方看到警告，请再次核对证件。警告不会阻止入住。

如果客人信息保存失败

你会看到： 选择 Save 后，Guest Information 卡片显示错误状态。

解决方法：

  1. 检查必填字段并纠正无效值。

  2. 再次打开 Guest Information → Fill。

  3. 选择 Save。

  4. 如果错误再次出现，请刷新页面后重试。

    ✓ 成功重试后，卡片应恢复为已保存状态。

5. 采集签名（如需要）​

  1. 选择 Signature → Sign

  2. 采集客人签名

    ✓ Signature 步骤会显示为完成

说明： 默认情况下，主客人必须签名。某些酒店要求所有客人都签名。

6. 进行面部验证（仅自助入住）​

如果显示 Facial Verification：

  1. 选择 Facial Verification → Verify

  2. 按照屏幕提示操作摄像头

    ✓ Facial Verification 步骤会显示为完成

提示： 面部验证仅在 Self Check-In (CCI) 模式下出现。

说明： AVA 会优先比较证件上最清晰的面部。 这样可以减少护照淡水印的干扰。

如果面部验证失败
  • 选择 Take another selfie 拍摄更清晰的照片
  • 如果仍然失败，选择 Re-upload document 重新扫描

7. 收取押金或付款（仅自助入住）​

如果 Reservation Requirements 显示 Deposit 或 Payment：

  1. 选择 Pay

  2. 完成支付步骤

    ✓ 支付要求会显示为完成

终端重试处理

如果终端支付已经完成，AVA 在重试时会保持该要求为完成状态。 除非收据显示扣款失败，否则不要发起第二次支付。

说明： 只有所有显示的付款都成功后，入住才能完成。

8. 完成入住​

  1. 选择 Proceed to Check-In

  2. 等待进度页面完成

    ✓ 房卡会显示入住完成状态

提示： 在入住过程中，系统会执行 Checking Availability → Assigning Room → Generating Keys → Finalizing。

如果这是抵达前预登记
  1. 完成上面的所有必需步骤
  2. 选择 Complete Pre-Arrival，而不是 Proceed to Check-In

✓ 房间会被标记为已完成抵达前预登记。客人到达时会发放房间访问权限。

如果房间已经办理入住

选择 Proceed to Check-In 可完成剩余客人的入住。这不会重新分配房间。

9. 提供房间访问权限​

入住完成后，打开房卡上的 Room Information：

  • Room Number 显示在顶部
  • Room Access 取决于你的物业设置

如果你使用 Keycards：

  1. 如果你在 ACI 中，请先确认交接完成。

  2. 选择 Retrieve Keycard 现在编码卡片。

  3. 如果卡片已提前编码，选择 Already Encoded。

  4. 在提示时为每张卡片执行编码。

  5. 如果你需要更少的卡片，请在 keycard 弹窗中选择 Complete Check-In

    ✓ 如果只有一个编码器在线，AVA 会在开始编码前短暂显示 Preparing keycard encoding...。

可选完成弹窗

如果出现 Win A Complimentary 1-Night Stay 弹窗，请先关闭它。 然后选择 Complete Check-In。

如果你使用 Smart Locks：

  1. 选择 Show PIN

  2. 将 PIN 提供给客人

    ✓ 如果房卡仍显示 Pending 或 Partial success，请先等待状态变为就绪。

如果你使用 Lockers：

  1. 提供 Locker Number
  2. 选择 Show Code 并分享 locker code

如果你看到的是房间访问消息而不是 code，请按屏幕提示操作。

房间访问模式检查

只有当 Settings → Room Access 设为 Locker Systems 时，Manage Locker Code 和 locker code 才会出现。 如果 AVA 仍在加载房间访问模式，请等待后从房卡重试。

提示： 如果配置了 WiFi，WiFi 区域会显示名称和密码。房间备注会显示在 General Information 下。

房卡消息会遵循客人语言，即使包含 ko-KR 这样的地区代码也是如此。

如果你使用辅助入住 (ACI)

入住完成后，页面会显示 Check-In Complete 并要求客人归还设备。 如果房间使用 keycard，请先确认交接完成。 随后，keycard 控件会出现在房卡上。 新卡请选择 Retrieve Keycard，提前准备好的卡请选择 Already Encoded。 在演示模式下，keycard 按钮会在交接后出现。

故障排查​

扫描后找不到预订​

你会看到： "Reservation not found" 或者你被带到确认页面。

无效预订重试

如果首个匹配项无效，AVA 会刷新姓名查询并再次尝试活动预订。 你可能无需再次搜索就会看到替代预订。

解决方法：

  1. 改为输入确认号，不要扫描
  2. 确认抵达日期是今天或昨天
  3. 检查预订是否已取消或标记为未入住

找到多个预订​

你会看到： "Multiple reservations found."

解决方法：

  1. 按确认号搜索
  2. 在 Staff Access 中按预订 ID 或外部预订 ID 搜索

入住按钮被禁用​

你会看到： Proceed to Check-In 显示 "Complete all steps."

请检查：

  • 所有客人的 Document Upload 都已完成
  • 每位客人的 Guest Information 都已保存
  • 必要客人的 Signature 已完成
  • Facial Verification 已完成（仅自助入住）
  • 如果有 Deposit 和 Payment，它们都已完成
  • 缺失的客人已标记为 Check In Later 或已添加

房间未准备好或时间太早​

你会看到： "Room not ready"、"No rooms available"，或者在 Proceed to Check-In 后入住失败。

解决方法：

  1. 在 PMS 或 Room Status 中检查房态
  2. 如果允许，分配其他房间
  3. 如果客人还需要完成其他房间，选择 Continue registration
  4. 如果你想停止当前入住，选择 End session
  5. 按你的提前入住政策处理
Continue registration

选择 Continue registration 后，AVA 会把多房间客人留在当前的 Room List 流程中。 你可以在不把所有人送回主页的情况下完成剩余房间。

End session

End session 使用与顶部栏相同的终端退出行为。 它会关闭当前会话并将客人返回到终端开始页面。

Opera 房况

如果你使用 Opera，不允许的房态现在会走同一个房间未就绪流程。

排队预订

如果在入住时间后仍无可用房间，AVA 会排队该预订并发送房间未就绪邮件。 房间就绪邮件之后仍会发送。

可选优惠弹窗阻止完成​

你会看到： Win A Complimentary 1-Night Stay 弹窗出现在 Complete Check-In 之前。

解决方法：

  1. 关闭弹窗
  2. 再次选择 Complete Check-In

证件上传失败​

你会看到： "Document upload failed" 或上传停止。

解决方法：

  1. 用更好的光线再次扫描
  2. 选择 Upload Document 并改用清晰照片
  3. 如果问题仍然存在，请使用 Use Confirmation Number Instead
PMS 客人数同步失败

此部分仅在证件没有保存时适用。 如果证件已保存而只是 PMS 客人数同步失败，AVA 会保留上传结果。 如果客人数在 PMS 中仍然不同，请稍后再检查预订。

批量上传错误​

你会看到： 在 Upload All Documents 模式下，特定护照旁出现错误，例如：

  • "Document number not detected"
  • "Already uploaded for [guest name]"
  • "Guest limit reached"

解决方法：

  1. 对于识别错误，选择 Rescan passport 并在更好的光线下扫描
  2. 对于重复项，把护照分配给其他客人
  3. 对于客人上限，选择现有客人而不是新建
  4. 如果错误仍然存在，请关闭弹窗并对有问题的护照使用单独上传

批量上传期间要求验证码​

你会看到： 选择 Insert Guests 后不会保存，而是打开 Verify Your Booking 面板。这通常发生在 AVA 发现接近边界的姓名不匹配时。

解决方法：

  1. 打开预订邮箱并找到 4 位验证码

  2. 输入验证码并选择 Verify Code

  3. 如果邮件还没到，等倒计时结束后选择 Resend Code

  4. 如果验证码一直失败，请再次确认你查看的是最新邮件

    ✓ 代码被接受后，AVA 会自行保存分配。

没有出现面板

如果证件姓名不同但没有显示验证面板，可能是姓名匹配结果弱到无法触发此回退。 OTP Fallback for Name Mismatch 或 booking name verification for partial matches 也可能已关闭。 请参见 Document Checks。

面部验证持续失败​

你会看到： "Facial Verification Failed" 或不匹配页面。

解决方法：

  1. 在更明亮的光线下重新拍自拍照
  2. 如果头像模糊，请重新上传证件
  3. 如果客人仍然无法通过，请按你的人工复核政策处理

房间访问未显示​

你会看到： 入住完成后没有 code 或 keycard 选项。

解决方法：

  1. 刷新房卡并确认入住已完成
    • 如果 Room Access 显示 Pending 或 Partial success，请等其完成。
  2. 前往 Settings → Room Access 并确认当前启用的房间访问方式
  3. 回到入住并再次打开 Room Information
  4. 检查是否有 Room Access 错误信息并按提示操作
  5. 如果访问仍未出现，请联系支持

ACI 中 keycard 控件被隐藏​

你会看到： 入住后看不到 Retrieve Keycard 或 Already Encoded。

解决方法：

  1. 先确认员工交接完成。
  2. 等待房卡刷新。
  3. 按钮出现后再选择 Retrieve Keycard 或 Already Encoded。

仍然卡住？​

如果出现以下情况，请联系 success@vouch-technologies.com：

  • ❌ 扫描或输入确认号后仍找不到预订
  • ❌ 完成所有步骤后入住仍被阻止
  • ❌ 入住后仍不显示房间访问权限

建议附上：

  • 错误截图
  • 预订确认号
  • 客人姓名和抵达日期
  • 问题开始时间