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如何完成入住登记

快速设置

当文件准备就绪时，大多数入住登记仅需 3-5 分钟。本指南介绍了客人使用 AVA 自助服务终端或辅助入住设备时的体验。

本指南帮助你了解并支持从预订查询到房间门禁的客人入住流程。客人可以使用 AVA 的入住终端（通过扫描二维码或访问链接）以三种模式完成入住登记：自助服务 (CCI)、员工协助 (ACI) 或抵达前预登记。

客人如何进入入住：

  • 扫描酒店展示的二维码
  • 访问你提供的入住链接
  • 员工可通过辅助入住 (ACI) 界面提供协助
员工操作提示

要从员工仪表板管理预订和房间分配，请前往 Reservations 页面（主屏幕）。本指南侧重于面向客人的入住体验。

60 秒演示

此短视频展示了从客人角度出发的完整多房间入住流程。

快速参考​

步骤完成者出现位置
Reservation Lookup客人或员工Check In、Reservation Lookup 或 Staff Access
Document Upload客人或员工每个房间卡片上的 Guest Verification
Bulk Upload员工（团队入住）房间卡片上方的 Upload All Documents 按钮
Guest Information客人或员工Guest Information → Fill
Signature客人（有时是所有客人）Signature → Sign
Facial Verification客人（仅自助入住）Facial Verification → Verify
Deposit / Payment客人（仅自助入住，启用时）Reservation Requirements
Check-In / Pre-Arrival客人或员工Proceed to Check-In 或 Complete Pre-Arrival
Room Access员工或客人Room Information

入住模式​

模式适用场景变化内容
Pre-Arrival客人抵达前不进行面部验证。使用 Complete Pre-Arrival。房间访问权限会在抵达时发放。
Self Check-In (CCI)自助终端上的客人可能会出现面部验证。押金或付款可能会阻止 Proceed to Check-In。
Assisted Check-In (ACI)员工主导入住员工使用 Staff Access 搜索。房间访问权限在移交前保持隐藏。
协助入住演示

此短视频从员工视角展示完整的协助入住 (ACI) 流程。

开始之前​

确认以下事项：

  • 预订处于活动状态（未取消且非未入住）
  • 客人已准备好护照或身份证件
  • 房间已准备就绪或可以分配
  • 你的房卡编码器或智能门锁系统在线

分步入住登记​

1. 查找预订​

  1. 在 Check In 界面扫描客人的护照或身份证件

  2. 如果无法扫描，请选择 Use Confirmation Number Instead

  3. 输入确认号并选择 Continue

    ✓ 你应该会看到该预订的房间卡片

扫描未找到预订时

扫描查找只匹配昨天和今天的抵达。对于提前或未来抵达，请使用确认号。

如果你使用协助入住 (ACI)
  1. 在欢迎屏幕上选择 Check In
  2. 打开 Staff Access
  3. 按客人姓名、预订 ID 或外部预订 ID 搜索
  4. 选择正确的预订

✓ 你会看到房间列表

Staff Access 日期范围

Staff Access 只显示 昨天和今天 的抵达。要查找其他日期，请按确认号搜索。

如果客人已完成抵达前登记

按确认号查找预订，然后在客人抵达时继续使用 Proceed to Check-In。

2. 审核房间和客人​

确认每个房间都有正确的客人。★ 表示主客人。

如果预订有多个房间
  1. 选择 Set Your Rooms
  2. 将客人移动到正确的房间
  3. 之后如需移动客人，请使用 Change Room
  4. 当所有客人都已分配后，选择 I'm Done
入住前的房间标签

如果你在入住完成前重新打开 Change Room，AVA 会显示 Room 1、Room 2 等。 你仍会在每个标签下看到房型。

OPERA 多房间预订

如果你使用 Opera OHIP，当房间确认号匹配时，AVA 会把主客人保留在正确的房间卡片上。 即使 OPERA 使用不同的内部 ID 存储住客记录，这也能正常工作。

Cloudbeds 多房间预订

如果你使用 Cloudbeds，在房间分配后，AVA 会继续同步主预订。 这样当 Cloudbeds 将一笔预订拆分为子预订时，房间卡片仍保持准确。

如果你需要补充缺失的客人
  1. 为该房间选择 Add Guest
  2. 上传客人的证件
  3. 完成客人信息
如果某位客人不在场
  1. 在该客人下方选择 Check In Later
  2. 当他们到达时，选择 Check In Now 继续其步骤

✓ 该客人会被跳过，不会阻塞主客人

3. 上传证件​

  1. 在客人的 Guest Verification 区域选择 Document Upload → Upload

  2. 扫描客人的护照或身份证件

    ✓ 证件状态会变为完成，并显示证件号码

提示： 如果有多位客人办理入住，请使用页面顶部的 Upload All Documents。详细说明见下文。

可接受的证件类型

需要确认允许哪些证件吗？请参见 Accepted Travel Documents。

如果你看到重复证件警告

你可能会看到 “Passport Already Uploaded” 或 “This passport is already registered to...”。

  • 选择 Scan Another Guest's Passport 继续扫描
  • 选择 Go to Existing Guest 查看原始客人
多位客人使用 Upload All Documents

在团队入住时，Upload All Documents 允许你在保存前一次性扫描所有护照。

步骤 1：扫描所有护照

  1. 选择房间列表顶部的 Upload All Documents
  2. 逐一扫描每位客人的护照
  3. 进度追踪器会显示每本护照的上传状态
  4. 如果某次扫描失败，选择 Rescan passport 重试

Scanning progress tracker showing upload status for each passport

步骤 2：查看并分配

扫描完成后，你会看到一份可分配的护照列表。

  • 系统会根据姓名匹配建议每本护照对应的客人
  • 如果建议正确，无需操作
  • 如需分配给其他客人，请在列表中选择对应客人
  • 如需新增客人，请选择 Create new guest

Review and match passports screen with guest assignment options

分配显示方式：

  • 3 位或更少客人：卡片式选择按钮
  • 超过 3 位客人：下拉菜单，便于紧凑显示

步骤 3：保存分配

  1. 检查所有护照与客人的对应关系
  2. 选择 Insert Guests 保存
  3. 任何错误都会显示在受影响的护照旁边
  4. 逐一修复问题，必要时重试

常见错误：

  • “Document number not detected” → 在更好的光线下重新扫描
  • “Already uploaded for [guest]” → 分配给其他客人
  • “Guest limit reached” → 分配给现有客人，不要新建

4. 完善客人信息​

  1. 选择 Guest Information → Fill

  2. 确认所有字段。必填字段显示 *

  3. 如有需要，更新 Document Number

  4. 选择 Save

    ✓ Guest Information 步骤会显示为完成

电话国家代码

如果客人没有电话号码，AVA 会使用护照国籍作为默认国家代码。 已有电话号码会保留其已保存的国家代码。

地址建议

当客人输入地址或旅行字段时，AVA 会让 Google Places 更偏向客人的国籍。 如果国籍为空，AVA 会回退到酒店所在国家。

证件号码警告

如果你在 Document Number 下看到警告，请再次核对证件。警告不会阻止入住。

5. 采集签名（如需要）​

  1. 选择 Signature → Sign

  2. 采集客人的签名

    ✓ Signature 步骤会显示为完成

注意： 默认情况下，主客人必须签名。某些酒店要求所有客人都签名。

6. 运行面部验证（仅限自助入住）​

如果 Facial Verification 可见：

  1. 选择 Facial Verification → Verify

  2. 按照屏幕上的相机提示操作

    ✓ Facial Verification 步骤会显示为完成

提示： 面部验证只会出现在 Self Check-In (CCI) 模式中。

如果面部验证失败
  • 选择 Take another selfie 拍摄更清晰的照片
  • 如果仍然失败，选择 Re-upload document 并再次扫描

7. 收取押金或付款（仅限自助入住）​

如果 Reservation Requirements 显示 Deposit 或 Payment：

  1. 选择 Pay

  2. 完成付款步骤

    ✓ 付款要求会显示为完成

注意： 直到所有显示的付款都成功之前，入住无法完成。

8. 完成入住​

  1. 选择 Proceed to Check-In

  2. 等待进度页面完成

    ✓ 房间卡片会显示入住完成状态

提示： 在入住期间，系统会执行 Checking Availability → Assigning Room → Generating Keys → Finalizing。

如果这是抵达前登记
  1. 完成上方所有必需步骤
  2. 选择 Complete Pre-Arrival，而不是 Proceed to Check-In

✓ 房间会标记为抵达前完成。住客到达时才会发放房间访问权限。

如果房间已经办理入住

选择 Proceed to Check-In 以完成剩余客人的入住。这不会重新分配房间。

9. 提供房间访问​

入住后，打开房间卡片上的 Room Information：

  • Room Number 显示在顶部
  • Room Access 取决于你的酒店设置

如果你使用 Keycards：

  1. 如果你在 ACI 中，先确认移交

  2. 选择 Retrieve Keycard 立即编码房卡

  3. 如果房卡已提前编码，选择 Already Encoded

  4. 按提示逐张编码

  5. 如果你需要更少的卡，请在房卡弹窗中选择 Complete Check-In

    ✓ 如果只有一个编码器在线，AVA 会在开始编码前短暂显示 Preparing keycard encoding...。

可选完成弹窗

如果出现 Win A Complimentary 1-Night Stay 弹窗，请先关闭它。 然后选择 Complete Check-In。

如果你使用 Smart Locks：

  1. 选择 Show PIN

  2. 将 PIN 告诉客人

    ✓ 如果房间访问卡仍显示 Pending 或 Partial success，请先等待其变为就绪状态。

如果你使用 Lockers：

  1. 提供 Locker Number
  2. 选择 Show Code 并提供储物柜代码

如果你看到的是房间访问消息而不是代码，请按照屏幕上的说明操作。

房间访问模式检查

只有当 Settings → Room Access 设置为 Locker Systems 时，Manage Locker Code 和储物柜代码才会显示。 如果 AVA 仍在加载房间访问模式，请等待后再从房间卡片重试。

提示： 如果已配置 WiFi，WiFi 区域会显示名称和密码。房间备注会显示在 General Information 下方。

如果你使用协助入住 (ACI)

入住完成后，屏幕会显示 Check-In Complete 并要求客人归还设备。 如果房间使用房卡，请先确认移交。 然后房卡控制会出现在房间卡片上。 新卡使用 Retrieve Keycard，预先准备好的卡使用 Already Encoded。 在演示模式下，房卡按钮会在移交后出现。

故障排查​

扫描后未找到预订​

现象： “Reservation not found” 或系统将你带到确认页面。

解决方法：

  1. 不要扫描，改为输入确认号
  2. 确认抵达日期是今天或昨天
  3. 检查预订没有被取消或标记为未入住

找到多个预订​

现象： “Multiple reservations found.”

解决方法：

  1. 按确认号搜索
  2. 在 Staff Access 中按预订 ID 或外部预订 ID 搜索

入住按钮被禁用​

现象： Proceed to Check-In 显示 “Complete all steps.”

检查：

  • 所有客人的 Document Upload 都已完成
  • 每位客人的 Guest Information 都已保存
  • 需要签名的客人的 Signature 已完成
  • Facial Verification 已完成（仅限自助入住）
  • 如果显示了 Deposit 和 Payment，它们都已完成
  • 缺失的客人已标记为 Check In Later 或已添加

房间未准备好或时间过早​

现象： “Room not ready”、“No rooms available”，或在 Proceed to Check-In 之后失败。

解决方法：

  1. 在你的 PMS 或 Room Status 中检查房间状态
  2. 如果允许，分配其他房间
  3. 按照你的提前入住政策处理

可选优惠弹窗阻止完成​

现象： Win A Complimentary 1-Night Stay 弹窗在 Complete Check-In 前出现。

解决方法：

  1. 关闭弹窗
  2. 再次选择 Complete Check-In

证件上传失败​

现象： “Document upload failed” 或上传中止。

解决方法：

  1. 在更好的光线下重新扫描
  2. 选择 Upload Document，并改用一张清晰的照片
  3. 如果问题仍然存在，请使用 Use Confirmation Number Instead

批量上传错误​

现象： 在 Upload All Documents 模式下，特定护照旁出现错误，例如：

  • “Document number not detected”
  • “Already uploaded for [guest name]”
  • “Guest limit reached”

解决方法：

  1. 对于识别错误，选择 Rescan passport 并在更好的光线下重新扫描
  2. 对于重复项，将护照分配给其他客人
  3. 对于客人数量上限，选择已有客人而不是新建
  4. 如果错误仍然存在，关闭弹窗，并对有问题的护照改用单独上传

面部验证一直失败​

现象： “Facial Verification Failed” 或不匹配页面。

解决方法：

  1. 在更亮的光线下重新自拍
  2. 如果人像模糊，重新上传证件
  3. 如果客人无法通过，按照你的人工审核流程处理

未显示房间访问​

现象： 入住后没有代码或房卡选项。

解决方法：

  1. 刷新房间卡片并确认入住已完成
    • 如果 Room Access 显示 Pending 或 Partial success，请等待其完成。
  2. 前往 Settings → Room Access，确认当前启用的房间访问方式
  3. 返回入住页面并再次打开 Room Information
  4. 检查是否有 Room Access 错误信息，并按说明操作
  5. 如果访问权限仍未出现，请联系支持

ACI 中房卡控制被隐藏​

现象： 入住后看不到 Retrieve Keycard 或 Already Encoded。

解决方法：

  1. 先确认员工移交。
  2. 等待房间卡片刷新。
  3. 按钮出现后，选择 Retrieve Keycard 或 Already Encoded。

仍有问题？​

如果出现以下情况，请联系 success@vouch-technologies.com：

  • ❌ 无法通过扫描或确认号找到预订
  • ❌ 所有步骤完成后，入住仍然被阻塞
  • ❌ 入住后仍未显示房间访问

建议附上：

  • 错误截图
  • 预订确认号
  • 客人姓名和抵达日期
  • 问题开始时间

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