Check-In Pertama

Penyiapan Cepat

Sisihkan sekitar 5 menit. Anda akan memindai ID, mengonfirmasi detail tamu, mengumpulkan tanda tangan, dan menerbitkan akses kamar.

Panduan ini membantu Anda menjalankan check-in tamu pertama dari lookup sampai akses kamar.

Buka: Operations → Check-ins

---

Referensi Cepat

Langkah	Fungsi	Di mana muncul
Reservation Lookup	Menemukan booking	Check In atau Staff Access
Document Upload	Memindai paspor/ID	Guest Verification pada setiap room card
Guest Information	Mengonfirmasi detail	Guest Information → Fill
Signature	Mengambil tanda tangan	Signature → Sign
Check-In	Menyelesaikan check-in	Proceed to Check-In
Room Access	Menerbitkan kunci/PIN	Room Information

---

Sebelum Memulai

Pastikan hal berikut:

• Reservasi aktif (bukan cancelled atau no-show)
• Tamu sudah menyiapkan paspor atau ID
• Kamar sudah siap atau bisa ditetapkan
• Keycard encoder atau smart lock Anda online

---

Langkah-langkah

1. Temukan reservasi

1. Di layar Check In, pindai paspor atau ID tamu.

2. Jika Passport Scan Booking Lookup mati, pilih Use Confirmation Number Instead.

3. Masukkan nomor konfirmasi lalu pilih Continue.

   ✓ Room card muncul.

   

Jika Anda memakai Assisted Check-In (ACI)

1. Di layar sambutan, pilih Check In.

2. Buka Staff Access.

3. Cari berdasarkan nama tamu, reservation ID, atau external booking ID.

4. Pilih reservasi yang benar.

   

Rentang tanggal Staff Access

Staff Access hanya menampilkan kedatangan dari kemarin dan hari ini. Untuk tanggal lain, cari dengan nomor konfirmasi.

2. Unggah dokumen

1. Pilih Document Upload → Upload untuk tamu utama.

2. Pindai paspor atau ID.

   ✓ Status dokumen muncul sebagai complete.

Tip: Gunakan Upload All Documents untuk memindai semua tamu sekaligus.

Setelah satu unggahan

Jika Guest Step Auto-Advance aktif, AVA otomatis membuka Guest Information untuk tamu itu. Jika mati, Anda tetap berada di room card sampai Anda membuka langkahnya sendiri. Bulk upload tetap berada di jalur review grup.

3. Lengkapi informasi tamu

1. Pilih Guest Information → Fill.

2. Pastikan field wajib.

3. Pilih Save.

   ✓ Langkah Guest Information selesai.

Setelah simpan

Jika Guest Step Auto-Advance aktif, AVA membuka Signature atau langkah wajib berikutnya setelah Anda menyimpan. Jika mati, Anda harus memilih langkah berikutnya sendiri. Gunakan modal yang terbuka, bukan klik room card lagi.

Kode negara telepon

Jika tamu tidak punya nomor telepon, AVA memakai kewarganegaraan paspor sebagai country code default. Nomor telepon yang sudah ada tetap memakai country code yang tersimpan.

4. Ambil tanda tangan

1. Pilih Signature → Sign.

2. Ambil tanda tangan tamu.

   ✓ Langkah Signature selesai.

   

Jika tanda tangan kecil atau tidak lengkap, AVA menampilkan panduan inline alih-alih menyimpan diam-diam. Minta tamu menandatangani lebih panjang di garisnya, lalu ketuk Save Signature.

Jika submit gagal: Pilih lagi Sign pada baris yang sama, lalu ambil dan kirim tanda tangan lagi.

5. Selesaikan check-in

1. Pilih Proceed to Check-In.

2. Tunggu layar progres selesai.

   ✓ Room card menampilkan status check-in selesai.

6. Berikan akses kamar

Buka Room Information di room card:

• Keycards: Di ACI, konfirmasi handover terlebih dahulu, lalu pilih Create Keycard atau Already Encoded.

  

• Smart Locks: Pilih Show PIN dan bagikan kode.

• Lockers: Bagikan Locker Number dan Show Code.

---

Setelah Check-In

• Status kamar diperbarui menjadi occupied.
• Room access muncul di room card setelah handover di ACI.
• Detail WiFi muncul di bawah WiFi saat toggle post-check-in aktif.

---

Masih Buntu?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Reservasi tidak bisa ditemukan
• ❌ Check-in tetap terblokir setelah semua langkah selesai
• ❌ Room access tidak muncul setelah check-in

Sebaiknya sertakan:

• Screenshot error
• Nomor konfirmasi reservasi
• Waktu masalah mulai terjadi

Panduan Terkait

• Proses Check-In
• Kebijakan Check-In
• Pembayaran