Check-In Pertama

Pengaturan Cepat

Sisihkan sekitar 5 menit. Anda akan memindai ID, mengonfirmasi detail tamu, mengambil tanda tangan, dan menerbitkan akses kamar.

Panduan ini membantu Anda menjalankan check-in tamu pertama, dari pencarian reservasi sampai akses kamar.

Buka: Operations → Check-ins

---

Referensi Cepat

Langkah	Fungsinya	Muncul di
Reservation Lookup	Menemukan booking	Check In atau Staff Access
Document Upload	Memindai paspor/ID	Guest Verification pada setiap room card
Guest Information	Mengonfirmasi detail	Guest Information → Fill
Signature	Mengambil tanda tangan	Signature → Sign
Check-In	Menyelesaikan check-in	Proceed to Check-In
Room Access	Menerbitkan kunci/PIN	Room Information

---

Sebelum Memulai

Pastikan hal berikut:

• Reservasi aktif (bukan cancelled atau no-show)
• Tamu menyiapkan paspor atau ID
• Kamar siap atau bisa ditetapkan
• Keycard encoder atau smart lock Anda online

---

Langkah-langkah

1. Cari reservasi

1. Di layar Check In, pindai paspor atau ID tamu.

2. Jika pemindaian tidak tersedia, pilih Use Confirmation Number Instead.

3. Masukkan nomor konfirmasi lalu pilih Continue.

   ✓ Room card akan muncul.

   

Jika Anda menggunakan Assisted Check-In (ACI)

1. Pada layar sambutan, pilih Check In.

2. Buka Staff Access.

3. Cari berdasarkan nama tamu, reservation ID, atau external booking ID.

4. Pilih reservasi yang benar.

   

Rentang tanggal Staff Access

Staff Access hanya menampilkan tamu kedatangan dari kemarin dan hari ini. Untuk tanggal lain, gunakan pencarian dengan nomor konfirmasi.

2. Unggah dokumen

1. Pilih Document Upload → Upload untuk tamu utama.

2. Pindai paspor atau ID.

   ✓ Status dokumen akan ditandai selesai.

Tip: Gunakan Upload All Documents untuk memindai semua tamu sekaligus.

3. Lengkapi informasi tamu

1. Pilih Guest Information → Fill.

2. Konfirmasi field yang wajib.

3. Pilih Save.

   ✓ Langkah Guest Information selesai.

Kode negara telepon

Jika tamu tidak memiliki nomor telepon, AVA menggunakan kewarganegaraan paspor sebagai kode negara default. Nomor telepon yang sudah ada tetap memakai kode negara yang tersimpan.

4. Ambil tanda tangan

1. Pilih Signature → Sign.

2. Ambil tanda tangan tamu.

   ✓ Langkah Signature selesai.

   

Jika tanda tangan terlalu kecil atau tidak lengkap, AVA akan menampilkan panduan di layar alih-alih menyimpannya diam-diam. Minta tamu menandatangani lebih panjang di garis yang tersedia, lalu ketuk Save Signature.

Jika submit gagal: Pilih Sign lagi pada baris yang sama, lalu ambil dan kirim tanda tangan lagi.

5. Selesaikan check-in

1. Pilih Proceed to Check-In.

2. Tunggu sampai layar progres selesai.

   ✓ Room card menampilkan status check-in selesai.

6. Berikan akses kamar

Buka Room Information pada room card:

• Keycards: Di ACI, konfirmasi serah terima terlebih dahulu, lalu pilih Retrieve Keycard atau Already Encoded.

  

• Smart Locks: Pilih Show PIN dan bagikan kodenya.

• Lockers: Bagikan Locker Number dan Show Code.

---

Setelah Check-In

• Status kamar diperbarui menjadi occupied.
• Akses kamar muncul di room card setelah serah terima di ACI.
• Detail WiFi muncul di bawah WiFi jika sudah dikonfigurasi.

---

Masih Terkendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Reservasi tidak dapat ditemukan
• ❌ Check-in tetap terblokir setelah semua langkah selesai
• ❌ Akses kamar tidak muncul setelah check-in

Informasi yang sebaiknya disertakan:

• Tangkapan layar error
• Nomor konfirmasi reservasi
• Waktu masalah mulai terjadi

Panduan Terkait

• Proses Check-In
• Kebijakan Check-In
• Pembayaran