Siapkan Encoder Kartu

Pengaturan Cepat

Pilih jenis encoder, tentukan metode koneksi yang sesuai, lalu tambahkan encoder. Siapkan sekitar 15 menit.

Panduan ini membantu Anda mengonfigurasi encoding keycard berbasis encoder untuk penggunaan kiosk atau front desk, termasuk pilihan koneksi dan device fisik.

Referensi Cepat

Tugas	Fungsinya	Lokasi klik
Select method	Mengaktifkan keycard encoding	Room Access → Key Card Encoding (Kiosk)
Choose encoder type	Memilih sistem lock Anda	Encoder Type
Choose connection method	Direct vs. Windows Agent (Saflok/Be-Tech/GreatLocks)	Advanced options → Enable direct communication
Configure encoder	Menambahkan detail server atau credential	Field khusus per tipe
Add encoders	Mendaftarkan device fisik dengan encoder ID asli	Physical Encoder Devices
Choose kiosk routing	Mengontrol aturan routing khusus kiosk	Kiosk to Encoder Routing → Enable guest selection
Download Windows Agent	Mengunduh paket bootstrap untuk agent	Windows Agent
Check agent version	Menampilkan status versi terpasang dan terbaru	Windows Agent
Update agent	Membuka modal instruksi update	Update
Manage agent cards	Kartu utama menampilkan aksi install, update, atau reinstall	Windows Agent
Advanced agent actions	Lihat log, rotasi secret, atau hapus agent	Advanced options
Set encoding defaults	Cards per stay + expiry time	Encoding Options

Lokasi

Settings → Room Access → Keycard Encoding

Langkah 1: Pilih metode keycard

1. Buka Settings → Room Access.
2. Pilih Keycard Encoding sebagai metode room access.
3. Klik Save.

Langkah 2: Pilih jenis encoder

1. Gulir ke Keycard Encoder Settings.

2. Pilih Saflok, Be-Tech, GreatLocks, atau PMS Integration.

   ✓ AVA hanya mempertahankan jenis encoder yang Anda pilih tetap aktif.

Langkah 3: Pilih metode koneksi (khusus Saflok + Be-Tech + GreatLocks)

1. Pada Select Encoder Type, buka Advanced options.
2. Nyalakan Enable direct communication untuk melewati Windows Agent.
3. Biarkan mati untuk memakai Windows Agent (default).
4. Jika Anda memilih PMS Integration, langkah ini dilewati.

Langkah 4: Konfigurasikan sistem encoder

Judul Encoder Credentials

Jika Anda memakai beberapa encoder, judul bagian menampilkan Encoder Credentials & Devices.

Jika Anda memakai Saflok

• Direct communication
  • Masukkan PMSI Server URL, Username, dan Password.
  • Server PMSI harus dapat dijangkau dari internet.
  • Klik Test Connection.
• Windows Agent
  • Masukkan Username dan Password saja.
  • URL PMSI dan pengujian koneksi ditangani oleh agent.
• Tambahkan device encoder di Physical Encoder Devices (Encoder ID wajib).
• Opsional: atur Location untuk tiap encoder.
• Jika beberapa kiosk berbagi encoder, tambahkan aturan Kiosk to Encoder Routing (Kiosk IDs berasal dari Kiosk Management).

Jika Anda memakai Be-Tech

• Direct communication
  • Masukkan Base URL untuk layanan Be-Tech.
  • Layanan harus dapat dijangkau dari internet.
  • Masukkan Hotel Name, Chain No, Workstation, dan Reader No.
  • Set Category dan Card Type jika setup Be-Tech Anda membutuhkannya.
  • Klik Test Connection untuk memastikan encoder merespons.
• Windows Agent
  • Masukkan Hotel Name, Chain No, Workstation, dan Reader No.
  • Agent menangani base URL dan pengujian koneksi.
• Tambahkan device encoder di Physical Encoder Devices.
• Opsional: tambahkan aturan Kiosk to Encoder Routing jika Anda memakai beberapa encoder.

Jika Anda memakai GreatLocks

• Direct communication
  • Masukkan Server Name (opsional), XHLSI Server IP Address, dan TCP Port.
  • Server harus dapat dijangkau dari internet.
  • GreatLocks mendukung satu encoder per server.
  • Klik Test Connection.
• Windows Agent
  • Detail server ditangani agent; tidak diperlukan IP/port.
  • GreatLocks mendukung satu encoder per server.

Note: AVA menggunakan record server GreatLocks yang Anda simpan di Room Access. Jika Anda memperbarui setup lama, klik Save sebelum Test Connection.

Jika Anda memakai PMS Integration

• Pastikan integrasi PMS aktif (Cloudbeds atau Opera).
• Di Physical Encoder Devices, lakukan salah satu:
  • Klik Load Encoders dan Add Selected, atau
  • Klik Add Encoder dan masukkan Encoder ID dan PMS Encoder ID.
• Device yang dimuat kini menyimpan provider encoder ID secara langsung.
• Gunakan Active untuk menonaktifkan encoder yang tidak ingin dipakai.

Langkah 5: Atur routing kiosk (opsional)

Gunakan bagian ini hanya untuk perilaku routing khusus kiosk:

1. Buka Kiosk to Encoder Routing.

2. Nyalakan Enable guest selection agar tamu bisa memilih encoder di kiosk.

3. Biarkan mati untuk menambahkan aturan Kiosk to Encoder Routing bagi setiap kiosk.

   ✓ Saat guest selection aktif, AVA menyembunyikan aturan routing manual. ⚠️ Anda tetap memerlukan minimal satu device encoder yang ditambahkan di Physical Encoder Devices. ✓ AVA dapat mengirim permintaan encode menggunakan encoderId tanpa mapping kiosk.

Perilaku pemilihan encoder di operations

• Jika tepat satu encoder online, AVA memilihnya otomatis.
• Jika beberapa encoder online, staf harus memilih satu secara eksplisit.

Status online live

Online berarti encoder memiliki device yang sehat dan tunnel agent yang dapat dijangkau. Baris Status: menampilkan online hanya setelah koneksi itu aktif. Jika encoder offline, perbaiki agent atau tunnel terlebih dahulu.

Langkah 6: Siapkan Windows Agent (khusus Windows Agent)

Jika Anda tidak mengaktifkan Direct communication, pasang Windows Agent:

1. Buka Windows Agent.

2. Klik Download Windows Agent pada kartu baru, atau Reinstall pada kartu yang sudah ada.

3. Instal agent di PC Windows yang terhubung ke encoder.

4. Jika kartu menampilkan Not connected atau Never online, ekstrak zip yang diunduh, lalu jalankan download-installer.bat.

5. Saat unduhan selesai, jalankan installer .exe yang disimpan.

   ✓ Agent muncul di Registered Agents dengan detail status. ✓ AVA memakai status live ini saat menentukan apakah encoder tersedia. ✓ Setiap kartu menampilkan Installed version dan, bila tersedia, Latest version. ✓ Jika agent sudah terbaru, Anda melihat Latest version installed. ✓ Jika agent usang, klik Update sebelum Reinstall.

Saat agent usang, Update muncul sebelum Reinstall pada kartu utama. Buka Advanced options untuk View Logs, Rotate Secret, atau Delete.

Yang Anda lihat saat versinya usang

Yang Anda lihat: Kartu menampilkan Outdated, atau menyebut versi terpasang tidak dilaporkan oleh heartbeat.

Perbaikan:

1. Klik Update.
2. Baca modal update.
3. Buka aplikasi Windows Agent.
4. Klik Check for Update.
5. Instal update yang ditawarkan.
6. Refresh Settings → Room Access dan pastikan status versi sudah mutakhir.

Status versi yang sama juga muncul pada kartu agent LockSDK.

Langkah 7: Atur default encoding

1. Atur Number of Cards to Encode (biasanya 1-2).
2. Atur Keycard Expiration Time (default: 11:00 AM). Waktu ini mengisi Valid Until secara otomatis saat manual keycard encoding.

Opsional: buka Advanced options untuk mengaktifkan Heartbeat Monitor.

Opsional: Petakan kamar PMS ke nama encoder

Jika encoder Anda memakai nama kamar yang berbeda dari PMS:

• Gunakan Keycard Room Mapping.

Pemecahan Masalah

Jika encoder tidak merespons atau kartu gagal di-encode, gunakan checklist lengkap:

• Keycard Encoder Troubleshooting

Masih Terkendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Pengaturan encoder tersimpan tetapi device tetap offline
• ❌ Kartu tidak bisa di-encode untuk kamar mana pun
• ❌ Agent tidak pernah terlihat online di Registered Agents

Informasi yang sebaiknya disertakan:

• Jenis dan model encoder
• Screenshot Keycard Encoder Settings
• Waktu masalah mulai terjadi

Panduan Terkait

• Keycard Encoders Overview
• Keycard Room Mapping
• Keycard Guest Instructions
• Keycard Encoder Troubleshooting