Atur Keycard Encoder

Penyiapan Cepat

Pilih jenis encoder, pilih metode koneksi jika diperlukan, lalu tambahkan encoder. Siapkan waktu sekitar 15 menit.

Panduan ini membantu Anda mengonfigurasi encoding keycard berbasis encoder untuk penggunaan kiosk atau front desk. Kini panduan ini juga mencakup penyiapan Be-Tech Windows Agent. Secara default, Be-Tech memakai Windows Agent kecuali Anda mengonfigurasi Base URL langsung. Routing kiosk kini berada di Settings → Kiosk.

Referensi Cepat

Tugas	Fungsinya	Di mana klik
Select method	Mengaktifkan keycard encoding	Room Access → Keycard Encoding
Choose encoder type	Memilih sistem lock Anda	Encoder Type
Choose connection method	Direct vs. Windows Agent (Saflok/Be-Tech/GreatLocks)	Advanced options → Enable direct communication
Configure encoder	Menambahkan detail server atau kredensial	Field khusus tipe
Add encoders	Mendaftarkan device fisik dengan ID encoder nyata	Physical Encoder Devices
Choose kiosk routing	Mengontrol aturan routing khusus kiosk	Settings → Kiosk → Device Routing
Download Windows Agent	Mengunduh package bootstrap untuk agent	Windows Agent
Check agent version	Menampilkan status versi terpasang dan terbaru	Windows Agent
Update agent	Membuka modal instruksi pembaruan	Update
Manage agent cards	Kartu utama menampilkan aksi install, update, atau reinstall	Windows Agent
Advanced agent actions	Melihat log, memutar secret, atau menghapus agent	Advanced options
Set encoding defaults	Jumlah kartu per stay + waktu kedaluwarsa	Encoding Options

Lokasinya

Settings → Room Access → Keycard Encoding

Langkah 1: Pilih metode keycard

1. Buka Settings → Room Access.
2. Pilih Keycard Encoding sebagai metode room access.
3. Klik Save.

Langkah 2: Pilih jenis encoder

1. Gulir ke Keycard Encoder Settings.

2. Pilih Saflok, Be-Tech, LockSDK, GreatLocks, atau PMS Integration.

   ✓ AVA hanya menyisakan jenis encoder yang Anda pilih sebagai aktif.

Langkah 3: Pilih metode koneksi

1. Di Select Encoder Type, buka Advanced options.
2. Untuk Saflok, GreatLocks, atau LockSDK, aktifkan Enable direct communication untuk melewati Windows Agent.
3. Biarkan mati untuk memakai Windows Agent (default).
4. Be-Tech memakai Windows Agent kecuali Anda sudah mengonfigurasi Base URL langsung.
5. PMS Integration hanya memakai direct communication, jadi langkah ini dilewati.

Langkah 4: Konfigurasi sistem encoder

Judul Kredensial Encoder

Jika Anda memakai beberapa encoder, judul bagian akan menampilkan Encoder Credentials & Devices.

Jika Anda memakai Saflok

• Direct communication
  • Masukkan PMSI Server URL, Username, dan Password.
  • Server PMSI harus dapat dijangkau dari internet.
  • Klik Test Connection.
• Windows Agent
  • Masukkan hanya Username dan Password.
  • URL PMSI dan pengujian koneksi ditangani oleh agent.
  • AVA terus memeriksa kesiapan Saflok PMSI, jadi boot yang lambat dan restart biasanya pulih otomatis.
• Tambahkan device encoder di Physical Encoder Devices (Encoder ID wajib).
• Opsional: atur Location untuk setiap encoder.
• Jika beberapa kiosk berbagi encoder, tambahkan routing dari Settings → Kiosk → Device Routing.

Jika Anda memakai Be-Tech

• Direct communication
  • Masukkan Base URL untuk layanan Be-Tech.
  • Layanan harus dapat dijangkau dari internet.
  • Masukkan Hotel Name, Chain No, Workstation, dan Reader No.
  • Atur Category dan Card Type jika penyiapan Be-Tech Anda memerlukannya.
  • Jika Base URL tersimpan, AVA menjaga Be-Tech tetap dalam mode direct.
  • Klik Test Connection untuk memastikan encoder merespons.
• Windows Agent
  • Pasang agent di PC Windows yang terhubung ke workstation Be-Tech.
  • Masukkan Hotel Name, Chain No, Workstation, dan Reader No.
  • Agent menangani adapter Be-Tech lokal dan memproksi trafik vendor.
  • AVA memeriksa agent di /check setiap 5 menit.
  • Status dapat memerlukan beberapa menit untuk diperbarui setelah restart.
  • Jika Base URL tidak tersimpan, AVA kembali ke alur Windows Agent.
• Tambahkan device encoder di Physical Encoder Devices.
• Opsional: tambahkan routing dari Settings → Kiosk → Device Routing jika Anda memakai beberapa encoder.

Jika Anda memakai GreatLocks

• Direct communication
  • Masukkan Server Name (opsional), XHLSI Server IP Address, dan TCP Port.
  • Server harus dapat dijangkau dari internet.
  • GreatLocks mendukung satu encoder per server.
  • Klik Test Connection.
• Windows Agent
  • Detail server ditangani oleh agent; IP/port tidak diperlukan.
  • GreatLocks mendukung satu encoder per server.

Catatan: AVA memakai record server GreatLocks yang Anda simpan di Room Access. Jika Anda memperbarui penyiapan lama, klik Save sebelum Test Connection. Jika sinkron inventaris diaktifkan, AVA membaca data building, floor, dan room melalui tunnel agent aktif. Biarkan agent online agar daftar room tetap mutakhir. Aktifkan Enable lift access saat Anda ingin GreatLocks memakai nilai building dan floor untuk akses lift. Pengaturan itu hanya tersedia untuk GreatLocks.

Jika Anda memakai LockSDK

• Direct communication
  • Tambahkan setiap encoder LockSDK di Physical Encoder Devices.
  • Masukkan Encoder ID dan Service URL untuk setiap encoder.
  • Klik Test Connection setelah menambahkan entri encoder.
• Windows Agent
  • Tambahkan setiap encoder LockSDK di Physical Encoder Devices.
  • Daftarkan satu Windows Agent untuk setiap encoder LockSDK.
  • Kartu agent menampilkan encoder yang cocok dan status live.
• Opsional: tambahkan routing dari Settings → Kiosk → Device Routing jika Anda memakai beberapa encoder.
• Untuk combined rooms, LockSDK mendukung hingga 4 room dan memerlukan jenis lock RF50/Mifare lock type 5.

Jika Anda memakai PMS Integration

• Pastikan integrasi PMS aktif (Cloudbeds atau Opera).
• Di Physical Encoder Devices, pilih salah satu:
  • Klik Load Encoders lalu Add Selected, atau
  • Klik Add Encoder dan masukkan Encoder ID serta PMS Encoder ID.
• Device yang dimuat kini menyimpan provider encoder ID secara langsung.
• Gunakan Active untuk menonaktifkan encoder yang tidak ingin dipakai.

Routing dipindahkan

AVA kini mengelola routing kiosk di Settings → Kiosk → Device Routing. Halaman Room Access tetap menyimpan pengaturan encoder dan mengarahkan Anda ke sana untuk routing.

Langkah 5: Atur routing kiosk (opsional)

Gunakan bagian ini hanya untuk perilaku routing khusus kiosk:

1. Buka Settings → Kiosk.

2. Buka Device Routing.

3. Aktifkan Enable guest selection agar tamu bisa memilih encoder di kiosk.

4. Matikan jika Anda ingin menambahkan aturan routing untuk setiap kiosk.

5. AVA menyimpan aturan kiosk tersebut berdasarkan Mini MDM Device ID.

6. Pemetaan ID device lama akan diperbarui otomatis saat Anda menyimpan.

   ✓ Saat guest selection aktif, AVA menyembunyikan aturan routing manual. ⚠️ Anda tetap perlu menambahkan setidaknya satu device encoder di Physical Encoder Devices. ✓ AVA dapat mengirim request encode menggunakan encoderId tanpa mapping kiosk.

Perilaku pemilihan encoder di operations

• Jika hanya ada satu encoder online, AVA memilihnya otomatis.
• Jika ada beberapa encoder online, staf harus memilih satu secara eksplisit.

Status online live

Online berarti encoder memiliki device yang sehat dan tunnel agent yang dapat dijangkau. Baris Status: akan menampilkan online hanya setelah koneksi tersebut hidup. Jika encoder offline, perbaiki agent atau tunnel terlebih dahulu.

Langkah 6: Siapkan Windows Agent (hanya Windows Agent)

Jika Anda tidak mengaktifkan Direct communication, pasang Windows Agent:

1. Buka Windows Agent.

2. Klik Download Windows Agent pada kartu baru, atau Reinstall pada kartu yang sudah ada.

3. Pasang agent di PC Windows yang terhubung ke encoder.

4. Jika kartu menampilkan Not connected atau Never online, ekstrak zip yang diunduh lalu jalankan download-installer.bat.

5. Setelah unduhan selesai, jalankan file installer .exe yang tersimpan.

   ✓ Agent muncul di Registered Agents dengan detail status. ✓ AVA memakai status live ini saat menentukan apakah encoder tersedia. ✓ Setiap kartu menampilkan Installed version dan, jika ada, Latest version. ✓ Jika agent sudah terbaru, Anda akan melihat Latest version installed. ✓ Jika agent usang, klik Update sebelum Reinstall.

Be-Tech, Saflok, GreatLocks, dan LockSDK semuanya dapat memakai Windows Agent. Saat agent usang, Update muncul sebelum Reinstall di kartu utama. Buka Advanced options untuk View Logs, Rotate Secret, atau Delete. Rotate Secret kini membuka dialog konfirmasi sebelum AVA memutus agent saat ini.

Kontrol layanan

Gunakan Start, Stop, atau Restart di tray Windows Agent saat Anda perlu mengontrol service. Jika Windows meminta izin, setujui prompt UAC untuk melanjutkan. Jika Anda membatalkan prompt, ulangi aksinya dan setujui.

Yang terlihat saat versinya usang

Yang Anda lihat: Kartu menampilkan Outdated, atau mengatakan versi terpasang tidak dilaporkan oleh heartbeat.

Perbaikan:

1. Klik Update.
2. Baca modal pembaruan.
3. Buka aplikasi Windows Agent.
4. Klik Check for Update.
5. Pasang update yang ditawarkan.
6. Segarkan Settings → Room Access dan pastikan status versi sudah terbaru.

Status versi yang sama juga muncul pada kartu agent LockSDK.

Langkah 7: Atur default encoding

1. Atur Number of Cards to Encode (biasanya 1–2).
2. Atur Keycard Expiration Time (default: 11:00 AM). Waktu ini akan terisi otomatis ke Valid Until saat manual keycard encoding.

Opsional: perluas Advanced options untuk mengaktifkan Heartbeat Monitor.

Opsional: Petakan room PMS ke nama encoder

Jika encoder Anda memakai nama room yang berbeda dari PMS:

• Gunakan Keycard Room Mapping.

Pemecahan Masalah

Jika encoder tidak merespons atau kartu gagal di-encode, gunakan daftar pemeriksaan lengkap:

• Keycard Encoder Troubleshooting

Masih Terkendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Pengaturan encoder tersimpan tetapi device tetap offline
• ❌ Kartu tidak bisa di-encode untuk kamar apa pun
• ❌ Agent tidak pernah tampil online di Registered Agents

Detail yang membantu untuk disertakan:

• Jenis dan model encoder
• Screenshot Keycard Encoder Settings
• Waktu masalah mulai terjadi

Panduan Terkait

• Keycard Encoders Overview
• Keycard Room Mapping
• Keycard Guest Instructions
• Keycard Encoder Troubleshooting