Menyiapkan Assisted Check-In

Penyiapan Cepat

Sebagian besar properti selesai dalam sekitar 5 menit. Anda akan mengonfirmasi detail hotel, aturan registrasi, dan QR code tablet.

Panduan ini membantu Anda menyelesaikan wizard Assisted Check-In Setup untuk check-in yang dipandu staf.

ACI dua perangkat

Jika kiosk Anda menggunakan ACI dua perangkat, staf mengirimkan langkah tamu ke tablet tamu yang dipasangkan. Tablet tamu menampilkan Pair this tablet hingga alur dimulai. AVA dapat memulihkan pemasangan setelah reload atau hilangnya kredensial browser lokal. AVA juga dapat memulihkan kredensial tersimpan yang kedaluwarsa jika identitas perangkat yang sama masih digunakan. Safari dapat memulihkan pemasangan setelah mengembalikan tab latar belakang. Tablet tamu yang dicabut aksesnya atau dinonaktifkan harus dipasangkan kembali. Kiosk tetap harus menggunakan Two devices. AVA menjaga tablet tamu tetap aktif saat idle jika browser dan perangkat mengizinkannya. Jika browser atau perangkat menolak hal ini, alur tamu tetap berjalan secara normal. Lengkapi field informasi tamu pada perangkat yang aktif, lalu simpan sebelum check-in final.

Kesiapan perangkat staf

ACI kini menampilkan kesiapan perangkat staf pada layar check-in dan checkout staf. Pencarian staf, daftar reservasi, dan tindakan ACI yang mengubah status memerlukan perangkat staf yang siap. Mode demo tetap tersedia tanpa verifikasi perangkat. Jika AVA menemukan browser terverifikasi yang sudah ada dengan kredensial kedaluwarsa, AVA dapat memulihkan kredensial tersebut secara otomatis. Jika pemulihan tidak tersedia, pilih Verify Device dan pindai QR kiosk sekali pakai terbaru. Gunakan tautan Kiosk Settings hanya jika pemindai dalam halaman tidak tersedia.

Setelah Anda memilih Verify Device, pemindai menampilkan lima langkah bernomor bersama pratinjau kamera. Pratinjau menyesuaikan ukuran agar sesuai dengan layar Anda. Strip status menampilkan startup kamera, petunjuk pemindaian, atau error kamera. Langkah-langkah tetap terlihat saat status kamera berubah. Pada tablet lanskap dan jendela desktop, pratinjau dan langkah-langkah tampil berdampingan.

---

Referensi Cepat

Langkah	Yang diatur	Di mana Anda berada
Overview	Hal yang Anda butuhkan dan hasil yang didapat	langkah 1 Assisted Check-In Setup
Hotel Information	Nama hotel, negara, timezone	Hotel Information
PMS Integration	Hubungkan PMS Anda, termasuk Cloudbeds OAuth dan Furama iPMS	PMS Integration
AVA PMS Setup (optional)	Buat room type + room (hanya AVA)	AVA Setup
Create Reservation	Buat reservasi uji	Create Reservation
Assign Room (AVA only)	Tetapkan room ke booking uji	Assign Room
Check-In Time	Waktu check-in yang diizinkan dan usia minimum	Check-In Time
Registration Fields	Data tamu yang wajib	Registration Fields
Registration Card Signing	Siapa yang menandatangani kartu	Registration Card Signing
Room Access	Akses dengan bantuan staf	Room Access
Try Check-In Now	Toggle mode, tautan, dan QR	Try Check-In Now

Sebelum Memulai

Pastikan hal-hal berikut:

• Anda memiliki izin settings:write
• Nama hotel dan negara sudah siap
• Timezone diketahui, atau Anda dapat menggunakan auto-set
• Kredensial PMS tersedia, jika diperlukan
• Akses admin Cloudbeds dan property ID sudah siap, jika berlaku
• Tablet tersedia untuk assisted check-in
• Tablet tamu tersedia jika Anda menggunakan ACI dua perangkat

Langkah demi Langkah

1. Buka wizard penyiapan

1. Buka Onboarding → Assisted Check-In Setup.

2. Jika penawaran akses gratis muncul, pilih Dismiss.

3. Tinjau kartu ikhtisar dan pilih Begin Setup.

   ✓ Anda berpindah ke Hotel Information.

Ingin melihat alurnya terlebih dahulu?

Pilih Try demo untuk membuka check-in uji di tab baru. Jika reservasi demo menggunakan keycard, prompt handover muncul terlebih dahulu. Setelah handover, gunakan Create Keycard atau Already Encoded.

Di mana ini muncul

Hotel pada paket assisted-only diarahkan ke sini setelah login. Tanyakan kepada admin jika Anda tidak melihat tautannya.

2. Tambahkan informasi hotel

1. Masukkan Hotel Name.

2. Pilih Country.

3. Konfirmasi Timezone.

4. Pilih Next.

   ✓ Langkah tersimpan dan status menampilkan "Saved ✓".

3. Hubungkan PMS (opsional)

1. Pilih PMS Provider.

2. Jika memilih Cloudbeds, pilih Connect to Cloudbeds dan berikan otorisasi akses. AVA menerima Property ID dan API key melalui OAuth.

3. Untuk PMS lain, lengkapi field yang ditampilkan untuk provider tersebut.

4. Kembali ke wizard dan pilih Next.

   ✓ Pengaturan koneksi tersimpan.

Field provider

Wizard hanya menampilkan field yang berlaku untuk PMS yang Anda pilih. Field wajibnya sama dengan Settings → Essentials → PMS Integration. Secret yang tersimpan tetap disamarkan saat Anda kembali nanti.

Tidak menggunakan PMS?

Pilih AVA PMS atau Use AVA. Langkah penyiapan AVA muncul sebelum Room Access.

Belum memiliki kredensial PMS?

Pilih Next setelah menyimpan langkah sebelumnya. Lalu gunakan Save & Exit untuk keluar dan kembali nanti.

Jika Anda tidak menggunakan PMS (pilih AVA PMS)

1. Pada PMS Integration, pilih AVA PMS atau Use AVA.

2. Pilih Next untuk menyimpan.

3. Buat Room Type pertama Anda.

4. Masukkan nama room type.

5. Pilih Room View.

6. Pilih Save.

   ✓ Anda melihat pesan berhasil.

7. Buat Room pertama Anda.

8. Buat Test Reservation.

9. Tetapkan room ke reservasi uji.

   ✓ Langkah-langkah ini muncul sebelum Room Access.

Jika Anda menggunakan Cloudbeds

1. Pilih Cloudbeds pada langkah PMS Integration.
2. Pilih Connect to Cloudbeds.
3. Login ke Cloudbeds dan pilih Authorize atau Allow.
4. Kembali ke wizard dan pilih Next.
5. Pada Create Reservation, pilih Create reservation.

✓ Reservasi uji dibuat tanpa langkah penyiapan room AVA.

Jika Anda menggunakan Furama iPMS

1. Pilih Furama iPMS pada langkah PMS Integration.

2. Masukkan iPMS Base URL, Organisation Unit, User Code, dan API Key.

3. Tambahkan Control Unit dan Business User Code jika Furama memberikan nilai terpisah.

4. Pilih Next.

   ✓ Wizard menyimpan koneksi Furama dan melanjutkan penyiapan.

Control Unit secara default menggunakan Organisation Unit. Business User Code secara default menggunakan User Code dengan kapitalisasi aslinya.

4. Atur waktu check-in default (opsional)

1. Masukkan Allowed Check-In Time.

2. Atur Minimum Age jika kebijakan Anda memerlukannya.

3. Pilih Next untuk menyimpan.

   ✓ Waktu default tersimpan.

Lewati langkah ini: Pilih Skip / Do Later.

Memerlukan aturan check-in lanjutan?

Wizard ini hanya menampilkan Allowed Check-In Time dan Minimum Age pada langkah ini. Gunakan Settings → Check-In Rules untuk toggle kebijakan lanjutan.

5. Pilih field registrasi

1. Tinjau field yang wajib untuk Check-in.

2. Beralih ke Pre-arrival jika Anda menginginkan field tamu yang berbeda di sana.

3. Aktifkan toggle pada field opsional yang ingin Anda kumpulkan.

4. Pilih Next.

   ✓ Field registrasi tersimpan untuk check-in berikutnya.

Jika PMS aktif Anda memerlukan suatu field, AVA menampilkan badge PMS Required. Field tersebut tetap terlihat dan wajib diisi untuk semua tamu.

PMS	Field yang dikunci
Cloudbeds	Nationality
eZee	Email Address
Mews, Opera, dan AVA PMS	Tidak ada field tambahan

Wizard menggunakan satu pengaturan field registrasi bersama. Gunakan Configure Guest Registration Fields untuk mode yang terpisah. Jika Anda mengganti provider PMS, AVA memeriksa kembali field wajib sebelum menyimpan.

Persyaratan PMS tidak tersedia

AVA menonaktifkan pengeditan field registrasi hingga kapabilitas PMS aktif selesai dimuat. Refresh wizard, lalu coba Next lagi.

Jika hotel Anda berada di Thailand

1. Pilih Yes, enable compliance reporting untuk mengatur field TM30/RR3 secara otomatis.
2. Pilih No, let me customize untuk mengedit field secara manual.

✓ Field kepatuhan terisi otomatis saat Anda memilih Yes.

6. Atur penandatanganan registration card

1. Pilih Only main guest signs atau All guests must sign.

2. Pilih Next.

   ✓ Aturan tanda tangan tersimpan.

7. Konfirmasi metode akses kamar

1. Tinjau catatan Room Access.

2. Pilih Next.

   ✓ Akses kamar diatur menjadi akses dengan bantuan staf untuk assisted check-in.

8. Coba Check-In Now (tautan + QR)

1. Pilih Assisted Check-In atau Self Check-In.

2. Pilih View QR Code.

3. Gunakan Open link atau Copy link untuk menguji halaman.

4. Pindai QR code dengan tablet.

5. Buka halaman di browser tablet.

6. Gunakan Share atau opsi menu browser, lalu pilih Add to Home Screen.

   ✓ Tablet menampilkan shortcut layar utama untuk halaman check-in.

ACI dua perangkat

Jika Anda menggunakan ACI dua perangkat, tablet tamu membuka alur tamu yang dipasangkan. Staf menggunakan Send to guest tablet untuk setiap langkah tamu. Saat idle, tablet tamu menampilkan screensaver. AVA secara otomatis berusaha menjaga layar ini tetap aktif pada browser yang didukung. Setelah pemindaian QR dan pemasangan tablet, AVA mengulangi permintaan agar layar tetap aktif pada perangkat yang didukung. Hal ini membantu iPad yang didukung tetap aktif setelah penautan. AVA mengulangi permintaan setelah halaman kembali ke latar depan atau jaringan pulih. Jika tablet tamu melakukan reload, tablet kembali ke alur yang dipasangkan tanpa pendaftaran ulang. Jika kredensial tersimpan kedaluwarsa, AVA dapat memulihkan pemasangan selama instalasi browser yang sama masih digunakan. Setelah Safari memulihkan tab, biarkan tab yang sama tetap terbuka saat AVA memulihkan pemasangan. Tablet yang dicabut aksesnya atau dinonaktifkan tetap memerlukan pemasangan baru.

Ikon tersimpan di cache

Browser menyimpan ikon shortcut dan favicon tab di cache secara agresif. Jika logo lama masih terlihat, hapus shortcut lalu tambahkan kembali.

9. Selesaikan penyiapan

1. Pilih Finish setup.

2. Anda kembali ke Reservations.

3. Jika melihat pesan akses gratis, pilih Dismiss.

4. Setelah check-in pertama, kirim email ke success@vouch-technologies.com untuk mengklaim bulan gratis.

5. Tinjau detail kapan saja di Settings → Check-In.

   ✓ Anda siap menjalankan assisted check-in.

---

Pemecahan Masalah

Penyimpanan gagal

Yang terlihat: "Save failed" atau langkah tidak mau berlanjut.

Perbaikan:

1. Pastikan Anda memiliki izin settings:write.
2. Lengkapi semua field wajib untuk langkah tersebut.
3. Pilih Next lagi.

Jika langkah registrasi menampilkan peringatan persyaratan PMS, tunggu hingga peringatan tersebut hilang. AVA tidak dapat menyimpan perubahan itu sampai kapabilitas PMS aktif valid.

Field registrasi PMS terkunci

Yang terlihat: Sebuah field menampilkan PMS Required, dan Anda tidak dapat mengubahnya.

Perbaikan:

1. Biarkan field tersebut terlihat untuk All guests.
2. Biarkan field tersebut wajib diisi untuk All guests.
3. Pilih Next setelah persyaratan PMS aktif selesai dimuat.

Hal ini mencegah kegagalan sinkronisasi tamu reservasi nantinya.

Koneksi Cloudbeds tidak dimulai

Yang terlihat: Memilih Connect to Cloudbeds tidak membuka Cloudbeds.

Perbaikan:

1. Pastikan Anda memilih Cloudbeds.

2. Refresh halaman wizard.

3. Pilih Connect to Cloudbeds lagi.

4. Coba browser lain atau jendela privat.

   ✓ Cloudbeds menyediakan Property ID setelah otorisasi.

Field PMS muncul atau menghilang

Yang terlihat: Wizard menampilkan field yang berbeda setelah Anda memilih provider.

Mengapa ini terjadi: Setiap PMS memiliki kredensial wajib dan kondisionalnya sendiri.

Perbaikan:

1. Lengkapi field yang ditampilkan untuk provider yang dipilih.

2. Untuk Opera, masukkan OHIP Enterprise ID dalam mode OCIM atau SSD.

3. Untuk Opera SSD, masukkan juga OHIP Username dan OHIP Password yang ditampilkan.

4. Untuk Mews, tanyakan kepada dukungan AVA mengenai nilai lanjutan yang kosong.

5. Pilih Next setelah field divalidasi.

   ✓ Wizard dan halaman pengaturan PMS menggunakan persyaratan kredensial yang sama.

Pilihan kepatuhan wajib (Thailand)

Yang terlihat: "Please choose a compliance reporting option."

Perbaikan:

1. Pilih Yes, enable compliance reporting atau No, let me customize.
2. Pilih Next untuk menyimpan.

QR code tidak muncul

Yang terlihat: Kotak QR kosong atau "Failed to generate QR code."

Perbaikan:

1. Tunggu 10 detik lalu coba lagi View QR Code.
2. Periksa koneksi internet Anda.
3. Coba Open link, lalu pindai dari halaman tersebut.
4. Jika pemasangan pertama gagal, coba lagi. AVA mencabut challenge pemasangan yang gagal sebelum membuat yang baru.

Pemasangan tablet tamu tidak dimulai

Yang terlihat: Tablet tamu tetap berada di Pair this tablet atau meminta dipasangkan lagi setelah reload.

Perbaikan:

1. Pastikan tablet staf menggunakan ACI dua perangkat.
2. Biarkan instalasi browser yang sama tetap terbuka di tablet tamu.
3. Tunggu AVA memulihkan pemasangan.
4. Refresh tablet tamu satu kali jika pemasangan tidak kembali.
5. Buka Settings → Kiosk dan pastikan kiosk masih menggunakan Two devices.
6. Jika tablet dicabut aksesnya atau dinonaktifkan, pilih Link guest tablet dan pasangkan kembali.
7. Jika pemulihan tetap gagal, pilih Link guest tablet dan pasangkan kembali.
8. Jika tablet tamu tidak tersedia, periksa apakah kiosk mengizinkan fallback satu perangkat.

Perlindungan pemulihan

AVA tidak memulihkan pemasangan jika kiosk tidak lagi menggunakan Two devices. Kembalikan kiosk ke pengaturan tersebut sebelum memasangkan tablet tamu lagi.

Verifikasi staf disarankan

Yang terlihat: Pencarian staf, reservasi, atau kontrol checkout tidak tersedia. ACI menampilkan "Staff verification recommended" pada perangkat staf.

Mengapa ini terjadi: Browser sudah terverifikasi, tetapi kredensial STAFF tersimpannya hilang atau kedaluwarsa.

Perbaikan:

1. Lanjutkan check-in atau checkout jika diperlukan.

2. Pastikan Anda menggunakan browser staf atau perangkat kiosk yang dimaksud.

3. Minta admin menampilkan QR ACI sekali pakai terbaru dari Settings → Kiosk.

4. Pilih Verify Device pada panel kesiapan ACI.

5. Izinkan akses kamera, lalu pindai QR.

6. Tunggu halaman ACI melakukan reload.

   ✓ ACI memuat ulang dan mengaktifkan operasi staf setelah daftar dimuat ulang.

Jika kesiapan hilang, AVA menghapus status staf yang kedaluwarsa dan meminta Anda melakukan verifikasi lagi. Pemindai menjaga verifikasi tetap berada dalam konteks Web Clip, PWA, atau browser-wrapper saat ini.

Jika pemindai tidak dapat dibuka, gunakan Settings → Kiosk dan pilih Re-verify staff device. Selesaikan tautan verifikasi sekali pakai terbaru pada perangkat fisik yang sama.

Tab yang dipulihkan Safari tetap berada di Pair this tablet

Yang terlihat: Safari memulihkan tab tablet tamu, tetapi tab tetap berada di Pair this tablet.

Perbaikan:

1. Biarkan tab Safari yang dipulihkan tetap terbuka di tablet yang sama.

2. Tunggu AVA memulihkan pemasangan yang tersimpan.

3. Refresh tab satu kali jika pemasangan tidak kembali.

4. Pastikan kiosk masih menggunakan Two devices di Settings → Kiosk.

5. Pilih Link guest tablet dan pasangkan kembali jika pemulihan tetap gagal.

   ✓ Tablet tamu kembali ke alur yang dipasangkan tanpa pendaftaran ulang.

Layar tablet tamu mati

Yang terlihat: Layar tablet mati saat screensaver terlihat.

Perbaikan:

1. Bangunkan tablet dan buka kuncinya.

2. Tampilkan halaman check-in AVA di latar depan.

3. Pastikan tablet terhubung ke daya dan internet.

4. Periksa pengaturan Auto-Lock atau Screen timeout pada perangkat.

5. Perpanjang batas waktu untuk penggunaan yang menghadap tamu jika kebijakan perangkat mengizinkannya.

   ✓ AVA akan kembali berusaha menjaga layar tetap aktif jika didukung.

Pembatasan browser atau perangkat

Beberapa browser dan kebijakan perangkat tidak mengizinkan AVA menjaga layar tetap aktif. Alur tamu yang dipasangkan tetap berfungsi, tetapi tablet mungkin kembali tidur.

Tablet staf menampilkan tablet tamu sebagai offline

Yang terlihat: Tablet tamu sudah pulih, tetapi tablet staf masih menampilkan Offline.

Status mengikuti heartbeat tablet tamu. Reconnect browser staf saja tidak menandai tablet tamu sebagai siap.

Perbaikan:

1. Pastikan halaman tablet tamu terbuka dan terhubung ke internet.

2. Bangunkan tablet tamu dan tampilkan halaman AVA di latar depan.

3. Tunggu status staf diperbarui.

4. Pilih Send to guest tablet lagi.

5. Jika status tetap Offline, refresh tablet tamu satu kali.

6. Gunakan fallback satu perangkat jika tamu harus segera melanjutkan.

   ✓ Kehilangan koneksi yang sebenarnya akan tetap Offline hingga tablet tamu tersambung kembali.

Tidak ada shortcut layar utama

Yang terlihat: Browser tablet tidak menawarkan prompt instalasi ber-brand.

Perbaikan:

1. Buka halaman check-in di browser tablet.
2. Gunakan Share atau menu browser.
3. Pilih Add to Home Screen.
4. Uji shortcut dari layar utama tablet.

Ikon shortcut masih menampilkan logo lama

Yang terlihat: Tab browser atau shortcut masih menampilkan ikon Vouch lama.

Perbaikan:

1. Refresh halaman.

2. Tutup browser sepenuhnya.

3. Hapus shortcut dari layar utama tablet.

4. Buka kembali halaman check-in.

5. Tambahkan kembali ke layar utama.

   ✓ Shortcut seharusnya kini menggunakan logo AVA.

Clipboard tidak tersedia

Yang terlihat: "Clipboard not available. Please copy manually."

Perbaikan:

1. Pilih field Link.
2. Salin URL secara manual.

Tidak ada tombol Next pada Overview

Yang terlihat: Layar ikhtisar tidak memiliki tombol Next.

Perbaikan:

1. Pilih Begin Setup.
2. Anda berpindah ke Hotel Information.

Tombol simpan room type dinonaktifkan (AVA PMS)

Yang terlihat: Tombol Save tetap dinonaktifkan di Create Room Type.

Perbaikan:

1. Masukkan Room Type Name.
2. Pilih Room View.
3. Pilih Save lagi.

---

Masih Mengalami Kendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Wizard tidak mau menyimpan setelah beberapa kali percobaan
• ❌ QR code tidak pernah dibuat
• ❌ Pemasangan tablet tamu tidak kembali setelah langkah pemulihan
• ❌ Anda tidak dapat mengakses tautan Assisted Check-In Setup

Sebaiknya sertakan:

• Screenshot masalah
• Nama hotel
• Waktu masalah dimulai
• Apakah Anda menggunakan assisted check-in satu perangkat atau dua perangkat

Panduan Terkait

• Halaman Landing Check-In
• Aturan Check-In
• Field Registrasi
• Opsi Akses Kamar