Cara Menyelesaikan Check-In

Penyiapan Cepat

Sebagian besar check-in memakan waktu 3-5 menit saat dokumen sudah siap. Panduan ini menjelaskan pengalaman check-in tamu di kiosk self-service AVA atau perangkat assisted check-in.

Panduan ini membantu Anda memahami dan mendukung proses check-in tamu, dari lookup reservasi hingga akses kamar. Tamu menyelesaikan check-in menggunakan kiosk check-in AVA (diakses lewat QR code atau URL) dalam tiga mode: self-service (CCI), staff-assisted (ACI), atau pre-arrival.

Cara tamu mengakses check-in:

• Memindai QR code yang ditampilkan di properti Anda
• Mengunjungi URL check-in yang Anda berikan
• Staf dapat membantu menggunakan antarmuka assisted check-in (ACI)

Untuk operasi staf

Untuk mengelola reservasi dan penugasan kamar dari dashboard staf, buka halaman Reservations (layar utama). Panduan ini berfokus pada pengalaman check-in dari sisi tamu.

Panduan 60 detik

Video singkat ini menunjukkan seluruh perjalanan check-in multi-kamar dari perspektif tamu.

---

Referensi Singkat

Langkah	Siapa yang menyelesaikan	Muncul di mana
Reservation Lookup	Tamu atau staf	Check In, Reservation Lookup, atau Staff Access
Document Upload	Tamu atau staf	Guest Verification pada setiap kartu kamar
Bulk Upload	Staf (untuk grup)	Tombol Upload All Documents di atas kartu kamar
Guest Information	Tamu atau staf	Guest Information → Fill
Signature	Tamu (kadang semua tamu)	Signature → Sign
Facial Verification	Tamu (hanya self check-in)	Facial Verification → Verify
Deposit / Payment	Tamu (hanya self check-in, bila diaktifkan)	Reservation Requirements
Check-In / Pre-Arrival	Tamu atau staf	Proceed to Check-In atau Complete Pre-Arrival
Room Access	Staf atau tamu	Room Information

---

Mode Check-In

Mode	Paling cocok untuk	Yang berubah
Pre-Arrival	Tamu sebelum kedatangan	Tidak ada facial verification. Gunakan Complete Pre-Arrival. Akses kamar diberikan saat kedatangan.
Self Check-In (CCI)	Tamu di kiosk	Facial verification bisa muncul. Deposit atau pembayaran dapat memblokir Proceed to Check-In.
Assisted Check-In (ACI)	Check-in yang dipandu staf	Staf menggunakan pencarian Staff Access. Akses kamar tetap tersembunyi sampai serah terima.

Panduan assisted check-in

Video singkat ini menunjukkan alur assisted check-in (ACI) lengkap dari perspektif staf.

---

Sebelum Memulai

Pastikan item berikut:

• Reservasi masih aktif (bukan cancelled atau no-show)
• Tamu menyiapkan paspor atau ID
• Kamar siap atau dapat dialokasikan
• Encoder keycard atau sistem smart lock Anda online

---

Check-In Langkah Demi Langkah

1. Temukan reservasi

1. Di layar Check In, pindai paspor atau ID tamu

2. Jika pemindaian tidak tersedia, pilih Use Confirmation Number Instead

3. Masukkan confirmation number lalu pilih Continue

   ✓ Anda seharusnya melihat kartu kamar untuk reservasi tersebut

Saat pemindaian tidak menemukan reservasi

Pencarian scan hanya cocok untuk kedatangan dari kemarin dan hari ini. Gunakan confirmation number untuk kedatangan lebih awal atau di masa mendatang.

Jika Anda menggunakan Assisted Check-In (ACI)

1. Di layar sambutan, pilih Check In
2. Buka Staff Access
3. Cari berdasarkan nama tamu, reservation ID, atau external booking ID
4. Pilih reservasi yang benar

✓ Anda akan melihat daftar kamar

Rentang tanggal Staff Access

Staff Access hanya menampilkan kedatangan dari kemarin dan hari ini. Untuk mencari tanggal lain, gunakan confirmation number.

Jika tamu sudah menyelesaikan pre-arrival

Temukan reservasi dengan confirmation number, lalu lanjutkan dengan Proceed to Check-In saat tamu tiba.

2. Tinjau kamar dan tamu

Pastikan setiap kamar berisi tamu yang benar. Tanda ★ menandai tamu utama.

Jika reservasi memiliki beberapa kamar

1. Pilih Set Your Rooms
2. Pindahkan tamu ke kamar yang benar
3. Gunakan Change Room untuk memindahkan tamu nanti
4. Pilih I'm Done saat semua tamu sudah ditetapkan

Label kamar sebelum check-in

Jika Anda membuka kembali Change Room sebelum check-in selesai, AVA menampilkan Room 1, Room 2, dan seterusnya. Anda tetap akan melihat tipe kamar di bawah setiap label.

Reservasi multi-kamar OPERA

Jika Anda menggunakan Opera OHIP, AVA menjaga tamu utama tetap berada pada kartu kamar yang benar ketika room confirmation cocok. Ini membantu bahkan saat OPERA menyimpan record tamu dengan internal ID yang berbeda.

Reservasi multi-kamar Cloudbeds

Jika Anda menggunakan Cloudbeds, AVA menjaga reservasi utama tetap sinkron setelah penetapan kamar. Ini menjaga kartu kamar tetap akurat saat Cloudbeds memecah satu booking menjadi sub-reservasi.

Jika Anda perlu menambahkan tamu yang hilang

1. Pilih Add Guest untuk kamar itu
2. Unggah dokumen tamu
3. Lengkapi guest information mereka

Jika seorang tamu belum hadir

1. Pilih Check In Later di bawah tamu tersebut
2. Saat mereka tiba, pilih Check In Now untuk melanjutkan langkah mereka

✓ Tamu tersebut dilewati dan tidak memblokir tamu utama

3. Unggah dokumen

1. Di bagian Guest Verification milik tamu, pilih Document Upload → Upload

2. Pindai paspor atau ID tamu

   ✓ Status dokumen berubah menjadi selesai dan nomor dokumen muncul

Tip: Jika beberapa tamu sedang check-in, gunakan Upload All Documents di bagian atas halaman. Lihat bagian di bawah untuk detail.

Jenis dokumen yang diterima

Perlu memastikan ID mana yang diizinkan? Lihat Accepted Travel Documents.

Jika Anda melihat peringatan dokumen duplikat

Anda mungkin melihat "Passport Already Uploaded" atau "This passport is already registered to...".

• Pilih Scan Another Guest's Passport untuk melanjutkan pemindaian
• Pilih Go to Existing Guest untuk meninjau tamu asal

Menggunakan Upload All Documents untuk beberapa tamu

Saat check-in grup, Upload All Documents memungkinkan Anda memindai semua paspor dalam satu sesi sebelum menyimpannya.

Langkah 1: Pindai semua paspor

1. Pilih Upload All Documents di bagian atas daftar kamar
2. Pindai paspor setiap tamu satu per satu
3. Pelacak progres menunjukkan status unggahan setiap paspor
4. Jika pemindaian gagal, pilih Rescan passport untuk mencoba lagi

Langkah 2: Tinjau dan tetapkan

Setelah pemindaian, Anda akan melihat daftar semua paspor yang siap ditetapkan.

• Sistem menyarankan tamu yang cocok untuk setiap paspor berdasarkan kecocokan nama
• Jika saran sudah benar, tidak ada tindakan yang diperlukan
• Untuk menetapkan tamu yang berbeda, pilih dari daftar
• Untuk menambah orang baru, pilih Create new guest

Tampilan penetapan:

• 3 tamu atau kurang: tombol pilihan bergaya kartu
• Lebih dari 3 tamu: menu dropdown agar lebih ringkas

Langkah 3: Simpan penetapan

1. Tinjau semua penetapan paspor-ke-tamu
2. Pilih Insert Guests untuk menyimpan
3. Error apa pun muncul di samping paspor yang terdampak
4. Perbaiki masalah satu per satu lalu coba lagi jika perlu

Error umum:

• "Document number not detected" → pindai ulang dengan pencahayaan yang lebih baik
• "Already uploaded for [guest]" → tetapkan ke tamu lain
• "Guest limit reached" → tetapkan ke tamu yang sudah ada alih-alih membuat yang baru

4. Lengkapi informasi tamu

1. Pilih Guest Information → Fill

2. Konfirmasi semua field. Field yang wajib ditandai dengan *

3. Perbarui Document Number jika perlu

4. Pilih Save

   ✓ Langkah Guest Information akan ditandai selesai

Kode negara telepon

Jika tamu tidak memiliki nomor telepon, AVA menggunakan nationality paspor untuk kode negara default. Nomor telepon yang sudah ada mempertahankan kode negara yang tersimpan.

Saran alamat

Saat tamu mengetik field alamat atau perjalanan, AVA mengarahkan Google Places ke nationality tamu. Jika nationality kosong, AVA kembali ke negara hotel.

Peringatan nomor dokumen

Jika Anda melihat peringatan di bawah Document Number, periksa ulang ID. Peringatan tidak menghalangi check-in.

5. Tangkap tanda tangan (jika diperlukan)

1. Pilih Signature → Sign

2. Tangkap tanda tangan tamu

   ✓ Langkah Signature ditandai selesai

Catatan: Secara default, tamu utama harus menandatangani. Beberapa properti mengharuskan semua tamu menandatangani.

6. Jalankan facial verification (hanya self check-in)

Jika Facial Verification terlihat:

1. Pilih Facial Verification → Verify

2. Ikuti prompt kamera di layar

   ✓ Langkah Facial Verification ditandai selesai

Tip: Facial verification hanya muncul dalam mode Self Check-In (CCI).

Jika facial verification gagal

• Pilih Take another selfie untuk foto yang lebih jelas
• Jika masih gagal, pilih Re-upload document dan pindai ulang

7. Ambil deposit atau pembayaran (hanya self check-in)

Jika Reservation Requirements menampilkan Deposit atau Payment:

1. Pilih Pay

2. Selesaikan langkah pembayaran

   ✓ Persyaratan pembayaran akan ditandai selesai

Catatan: Check-in tidak dapat selesai sampai semua pembayaran yang ditampilkan berhasil.

8. Selesaikan check-in

1. Pilih Proceed to Check-In

2. Tunggu hingga layar progres selesai

   ✓ Kartu kamar menampilkan status check-in selesai

Tip: Saat check-in, sistem menjalankan Checking Availability → Assigning Room → Generating Keys → Finalizing.

Jika ini adalah registrasi pre-arrival

1. Selesaikan semua langkah wajib di atas
2. Pilih Complete Pre-Arrival alih-alih Proceed to Check-In

✓ Kamar ditandai sebagai pre-arrival selesai. Akses kamar diberikan saat tamu tiba.

Jika kamar sudah checked in

Pilih Proceed to Check-In untuk menyelesaikan tamu yang tersisa. Ini tidak akan menetapkan ulang kamar.

9. Berikan akses kamar

Setelah check-in, buka Room Information pada kartu kamar:

• Room Number ditampilkan di bagian atas
• Room Access bergantung pada konfigurasi properti Anda

Jika Anda menggunakan Keycards:

1. Jika Anda berada di ACI, konfirmasi serah terima terlebih dahulu.

2. Pilih Retrieve Keycard untuk mengodekan kartu sekarang.

3. Jika keycard sudah dikodekan sebelumnya, pilih Already Encoded.

4. Kodekan setiap kartu saat diminta.

5. Jika Anda membutuhkan lebih sedikit kartu, pilih Complete Check-In di modal keycard

   ✓ Jika satu encoder online, AVA sebentar menampilkan Preparing keycard encoding... sebelum encoding dimulai.

Modal penyelesaian opsional

Jika modal Win A Complimentary 1-Night Stay muncul, tutup terlebih dahulu. Lalu pilih Complete Check-In.

Jika Anda menggunakan Smart Locks:

1. Pilih Show PIN

2. Bagikan PIN kepada tamu

   ✓ Jika kartu akses kamar masih menampilkan Pending atau Partial success, tunggu hingga status siap terlebih dahulu.

Jika Anda menggunakan Lockers:

1. Bagikan Locker Number
2. Pilih Show Code dan bagikan kode locker

Jika Anda melihat pesan akses kamar alih-alih kode, ikuti petunjuk di layar.

Pemeriksaan mode akses kamar

Manage Locker Code dan kode locker hanya muncul ketika Settings → Room Access diatur ke Locker Systems. Jika AVA masih memuat mode akses kamar, tunggu lalu coba lagi dari kartu kamar.

Tip: Jika WiFi dikonfigurasi, bagian WiFi menampilkan nama dan kata sandi. Catatan kamar muncul di bawah General Information.

Jika Anda menggunakan Assisted Check-In (ACI)

Setelah check-in, layar menampilkan Check-In Complete dan meminta tamu mengembalikan perangkat. Jika kamar menggunakan keycard, konfirmasi serah terima terlebih dahulu. Lalu kontrol keycard akan muncul di kartu kamar. Gunakan Retrieve Keycard untuk kartu baru atau Already Encoded untuk kartu yang disiapkan sebelumnya. Dalam demo mode, tombol keycard muncul setelah serah terima.

---

Pemecahan Masalah

Reservasi tidak ditemukan setelah scan

Yang Anda lihat: "Reservation not found" atau Anda diarahkan ke layar konfirmasi.

Perbaikan:

1. Masukkan confirmation number alih-alih memindai
2. Pastikan tanggal kedatangan adalah hari ini atau kemarin
3. Periksa apakah reservasi tidak dibatalkan atau no-show

Beberapa reservasi ditemukan

Yang Anda lihat: "Multiple reservations found."

Perbaikan:

1. Cari dengan confirmation number
2. Di Staff Access, cari dengan reservation ID atau external booking ID

Tombol check-in nonaktif

Yang Anda lihat: Proceed to Check-In menampilkan "Complete all steps."

Periksa:

• Semua tamu sudah menyelesaikan Document Upload
• Guest Information tersimpan untuk setiap tamu
• Signature selesai untuk tamu yang wajib menandatangani
• Facial Verification selesai (hanya Self Check-In)
• Deposit dan Payment selesai jika ditampilkan
• Tamu yang belum hadir ditandai Check In Later atau sudah ditambahkan

Kamar belum siap atau terlalu awal

Yang Anda lihat: "Room not ready", "No rooms available", atau check-in gagal setelah Proceed to Check-In.

Perbaikan:

1. Periksa status kamar di PMS Anda atau Room Status
2. Tetapkan kamar lain jika diizinkan
3. Ikuti kebijakan early check-in Anda

Modal penawaran opsional menghalangi penyelesaian

Yang Anda lihat: Modal Win A Complimentary 1-Night Stay muncul sebelum Complete Check-In.

Perbaikan:

1. Tutup modal
2. Pilih Complete Check-In lagi

Unggah dokumen gagal

Yang Anda lihat: "Document upload failed" atau unggahan berhenti.

Perbaikan:

1. Coba pindai lagi dengan pencahayaan lebih baik
2. Pilih Upload Document dan gunakan foto yang lebih jelas
3. Jika masalah berlanjut, gunakan Use Confirmation Number Instead

Error bulk upload

Yang Anda lihat: Error muncul di samping paspor tertentu dalam mode Upload All Documents, seperti:

• "Document number not detected"
• "Already uploaded for [guest name]"
• "Guest limit reached"

Perbaikan:

1. Untuk error deteksi, pilih Rescan passport dan pindai dengan pencahayaan lebih baik
2. Untuk duplikat, tetapkan paspor ke tamu lain
3. Untuk batas tamu, pilih tamu yang sudah ada alih-alih membuat yang baru
4. Jika error tetap muncul, tutup modal dan gunakan unggah individual untuk paspor bermasalah

Facial verification terus gagal

Yang Anda lihat: "Facial Verification Failed" atau layar mismatch.

Perbaikan:

1. Ambil ulang selfie dengan pencahayaan yang lebih terang
2. Unggah ulang dokumen jika foto potret buram
3. Jika tamu tidak bisa lolos, ikuti kebijakan review manual Anda

Akses kamar tidak muncul

Yang Anda lihat: Tidak ada kode atau opsi keycard setelah check-in.

Perbaikan:

1. Muat ulang kartu kamar dan pastikan check-in selesai
   • Jika Room Access menampilkan Pending atau Partial success, tunggu sampai selesai.
2. Buka Settings → Room Access dan pastikan metode akses kamar aktif sudah benar
3. Kembali ke check-in dan buka lagi Room Information
4. Periksa pesan error Room Access lalu ikuti instruksinya
5. Jika akses masih tidak muncul, hubungi support

Kontrol keycard tersembunyi di ACI

Yang Anda lihat: Anda tidak melihat Retrieve Keycard atau Already Encoded setelah check-in.

Perbaikan:

1. Konfirmasi serah terima staf terlebih dahulu.
2. Tunggu kartu kamar disegarkan.
3. Pilih Retrieve Keycard atau Already Encoded setelah tombol muncul.

---

Masih Terjebak?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Reservasi tidak ditemukan setelah scan atau confirmation number
• ❌ Check-in tetap terblokir setelah semua langkah selesai
• ❌ Akses kamar tidak muncul setelah check-in

Informasi yang membantu untuk disertakan:

• Screenshot error
• Nomor konfirmasi reservasi
• Nama tamu dan tanggal kedatangan
• Waktu masalah dimulai

Panduan Terkait

• Kebijakan Check-In
• Pembayaran
• Peringatan Nomor Dokumen Saat Check-In