Cara Menyelesaikan Check-In

Pengaturan Cepat

Sebagian besar check-in membutuhkan waktu 3-5 menit jika dokumen sudah siap. Panduan ini menjelaskan pengalaman check-in tamu di kiosk mandiri AVA atau perangkat assisted check-in.

Panduan ini membantu Anda memahami dan mendukung proses check-in tamu, mulai dari pencarian reservasi hingga akses kamar. Tamu menyelesaikan check-in menggunakan kiosk check-in AVA (diakses melalui kode QR atau URL) dalam tiga mode: mandiri (CCI), dibantu staf (ACI), atau sebelum kedatangan.

Cara tamu mengakses check-in:

• Pindai kode QR yang ditampilkan di properti Anda
• Kunjungi URL check-in yang Anda berikan
• Staf dapat membantu menggunakan antarmuka assisted check-in (ACI)

Untuk operasional staf

Untuk mengelola reservasi dan penugasan kamar dari dashboard staf, buka halaman Reservations (layar beranda). Panduan ini berfokus pada pengalaman check-in yang dihadapi tamu.

Panduan 60 detik

Video singkat ini menunjukkan seluruh perjalanan check-in multi-kamar dari sudut pandang tamu.

---

Referensi Cepat

Langkah	Siapa yang menyelesaikan	Di mana muncul
Reservation Lookup	Tamu atau staf	Check In, Reservation Lookup, atau Staff Access
Document Upload	Tamu atau staf	Guest Verification pada setiap kartu kamar
Bulk Upload	Staf (untuk grup)	Tombol Upload All Documents di atas kartu kamar
Guest Information	Tamu atau staf	Guest Information → Fill
Signature	Tamu (terkadang semua tamu)	Signature → Sign
Facial Verification	Tamu (CCI atau ACI, jika diaktifkan)	Facial Verification → Verify atau tablet tamu yang dipasangkan
Deposit / Payment	Tamu (hanya check-in mandiri, jika diaktifkan)	Reservation Requirements
Check-In / Pre-Arrival	Tamu atau staf	Proceed to Check-In atau Complete Pre-Arrival
Room Access	Staf atau tamu	Room Information

---

Mode Check-In

Mode	Cocok untuk	Yang berubah
Pre-Arrival	Tamu sebelum kedatangan	Tidak ada verifikasi wajah. Gunakan Complete Pre-Arrival. AVA mengirim perkiraan waktu kedatangan tamu pertama ke PMS yang didukung. Akses kamar diberikan saat kedatangan.
Self Check-In (CCI)	Tamu di kiosk	Verifikasi wajah mungkin muncul. Deposit atau pembayaran dapat memblokir Proceed to Check-In.
Assisted Check-In (ACI)	Check-in yang dipandu staf	ACI satu perangkat berjalan di perangkat staf. ACI dua perangkat mengirim langkah tamu ke tablet yang dipasangkan. Keduanya menampilkan kesiapan perangkat staf.

Panduan assisted check-in

Video singkat ini menunjukkan seluruh alur assisted check-in (ACI) dari sudut pandang staf.

---

Sebelum Memulai

Pastikan hal-hal berikut:

• Reservasi aktif (bukan dibatalkan atau no-show)
• Tamu telah menyiapkan paspor atau ID
• Kamar siap atau dapat ditugaskan
• Encoder keycard atau sistem smart lock Anda aktif

Jika ACI menampilkan Staff verification recommended, pilih Verify Device dan pindai QR kiosk satu kali terbaru. Pencarian staf dan daftar reservasi aktif tetap tidak tersedia sampai verifikasi selesai. Tindakan ACI yang mengubah status, termasuk check-in, memerlukan perangkat staf yang telah diverifikasi. Mode demo tetap tersedia tanpa verifikasi perangkat.

---

Check-In Langkah demi Langkah

Perkembangan langkah

Jika Guest Step Auto-Advance aktif, AVA membuka langkah wajib tamu berikutnya setelah Anda menyimpan. Jika nonaktif, Anda harus memilih langkah berikutnya secara manual.

1. Menemukan reservasi

1. Pada layar Check In, pindai paspor atau ID tamu

2. Jika pemindaian tidak tersedia, pilih Use Confirmation Number Instead

3. Masukkan nomor konfirmasi dan pilih Continue

   ✓ Anda seharusnya melihat kartu kamar reservasi

Pencarian ulang di ACI satu perangkat

Jika Anda mengulangi pencarian, AVA menyegarkan sesi ACI satu perangkat saat ini. Riwayat pencarian yang ada tetap dipertahankan dan Anda dapat melanjutkan pada perangkat staf yang sama.

Verifikasi perangkat staf ACI sebelum operasional staf

Verifikasi perangkat staf sebelum memuat atau menyegarkan daftar reservasi aktif. Setelah verifikasi, AVA memuat daftar baru untuk browser dan hotel saat ini. Jika kredensial dicabut atau tidak lagi tersedia, AVA menghapus daftar tersebut dan meminta Anda memverifikasi lagi.

Referensi pemesanan OTA atau eksternal

Jika nilai tamu adalah referensi pemesanan OTA atau eksternal, masukkan di kolom yang sama. AVA memeriksa nomor konfirmasi terlebih dahulu, lalu menggunakan referensi eksternal sebagai cadangan. Untuk reservasi Opera, AVA memverifikasi catatan lengkap sebelum memilih hasil. Jika pencarian referensi yang sama persis tidak menghasilkan apa pun, AVA mencoba sekali lagi dengan referensi dalam huruf besar. AVA membandingkan referensi tanpa membedakan huruf besar-kecil pada catatan reservasi lengkap. Perilaku pencarian berdasarkan nomor konfirmasi tidak berubah. Pencarian memeriksa referensi eksternal dan tanggal kedatangan, sehingga data ringkasan yang kedaluwarsa tidak memilih pemesanan yang salah. Jika detailnya tidak cocok atau Opera mengembalikan hasil yang ambigu, AVA tidak memilih pemesanan.

Jika pemindaian tidak menemukan reservasi

Pencarian melalui pemindaian hanya mencocokkan kedatangan kemarin dan hari ini. Gunakan nomor konfirmasi untuk kedatangan lebih awal atau di masa mendatang.

Waktu pencarian Cloudbeds

Jika Anda menggunakan Cloudbeds, pencarian reservasi menunggu hingga 20 detik. Jika Cloudbeds berhenti merespons, AVA menampilkan kesalahan layanan tidak tersedia dan tidak terus menunggu. Coba lakukan pencarian lagi setelah menunggu sebentar.

Mencoba ulang reservasi yang tidak aktif

Jika pemindaian mengarah ke reservasi yang dibatalkan atau sudah check-out, AVA menyegarkan pencarian nama dan mencoba mencocokkan reservasi aktif lagi. Jika hasil yang disegarkan masih ambigu, AVA menampilkan alur Multiple reservations found yang biasa.

Permintaan verifikasi reservasi

Anda juga mungkin melihat Verify Your Booking setelah pencarian melalui pemindaian, pencarian dengan nomor konfirmasi, atau percobaan ulang unggah dokumen Room List. Fitur ini menggunakan alur verifikasi nama reservasi yang sama. Jika reservasi sudah diverifikasi, AVA mempertahankan hasil tersebut saat Anda mencoba lagi. Di ACI, staf dapat mengonfirmasi pengesampingan alih-alih mengirim OTP tamu ketika properti mengaktifkannya. Lihat Pengesampingan Staf ACI untuk Ketidaksesuaian Nama.

Produk termasuk dalam tarif Mews

Produk Mews yang telah diverifikasi dan termasuk dalam tarif dapat mengikuti pembebasan paket kamar yang sesuai. Biaya layanan relatif kamar juga mengikuti pembebasan tersebut, meskipun Mews melaporkan Once tetapi membebankannya setiap malam. Jika AVA tidak dapat membuktikan klasifikasinya, AVA menahan jumlah tersebut untuk ditinjau staf. Saat pengumpulan pembayaran kamar diaktifkan, AVA memblokir pencarian reservasi dan mengarahkan tamu ke meja depan. AVA tidak menggunakan saldo tersimpan atau mengumpulkan jumlah yang belum diverifikasi. Bandingkan jumlah tak terduga dengan tagihan Mews langsung sebelum mengumpulkan pembayaran. Lihat Peninjauan Tagihan Diperlukan Sebelum Check-In.

Jika Anda menggunakan Assisted Check-In (ACI)

Pengelompokan manual berfungsi di ACI jika kiosk memiliki kredensial staf yang telah diverifikasi. ACI satu perangkat menggunakan kredensial yang ada tanpa memulai runtime dua perangkat. Sesi CCI dan AVA biasa tidak dapat mengotorisasi pengelompokan manual.

1. Pada layar sambutan, pilih Check In
2. Buka Staff Access
3. Cari berdasarkan nama tamu, ID reservasi, atau ID reservasi eksternal
4. Pilih reservasi yang benar

✓ Anda akan melihat daftar kamar

Pencarian nama yang sama di OPERA

Jika Anda menggunakan OPERA, AVA mencari direktori profil tamunya saat pencarian berdasarkan nama. Hal ini membantu staf menemukan reservasi aktif ketika beberapa tamu memiliki nama yang sama. Setelah memilih satu reservasi, tinjau Other reservations with the same guest name. Pilih hanya reservasi yang termasuk kedatangan yang sama.

Referensi reservasi bersama Mews

Beberapa reservasi Mews menggunakan ID reservasi eksternal yang sama. Meskipun Mews menggunakan kembali family ID, AVA tetap memisahkan setiap masa inap. Tamu, kamar, tanggal, status, dan total tetap berada pada reservasi tersebut.

Mengelompokkan reservasi dengan nama sama yang dipesan terpisah dalam ACI

Gunakan opsi ini ketika satu tamu memiliki beberapa reservasi OPERA terpisah untuk masa inap yang sama. Opsi ini menggabungkan kamar untuk perjalanan ACI ini tanpa mengubah keluarga reservasi di OPERA. Anda tidak perlu memasukkan nomor konfirmasi lain secara manual.

Verifikasi perangkat staf terlebih dahulu

Pengelompokan manual memerlukan kredensial staf kiosk yang telah diverifikasi. Tindakan ini berfungsi pada ACI satu perangkat dan dua perangkat. ACI satu perangkat menggunakan kredensial yang ada tanpa memulai runtime dua perangkat. Jika perlu, pilih Verify Device pada panel kesiapan ACI. Gunakan Settings → Kiosk → Re-verify staff device ketika pemindai tidak tersedia. Jika verifikasi gagal selama pengelompokan, AVA menampilkan panduan perangkat staf secara langsung. AVA tidak menganggap kegagalan tersebut sebagai reservasi yang hilang atau menggunakan kredensial yang belum diverifikasi.

1. Pilih reservasi utama di Staff Access.

2. Tinjau Other reservations with the same guest name (optional).

3. Pilih setiap reservasi tambahan yang termasuk kedatangan yang sama.

4. Periksa nomor dan tanggal masa inap setiap reservasi yang dipilih.

5. Pilih Proceed.

   ✓ AVA membuka kamar yang digabungkan dalam satu alur assisted check-in.

Gunakan hanya reservasi dengan tamu utama yang sama dan tanggal masa inap yang saling tumpang tindih. Jangan pilih reservasi yang dibatalkan, no-show, sudah check-out, atau sudah check-in.

Reservasi	Yang dilakukan AVA
Primary	Mempertahankan tamu utamanya sebagai tamu utama untuk check-in
Additional	Hanya mengabaikan pendaftaran tamu utama reservasi tersebut
Additional guest updates	Menambahkan tamu yang menginap tanpa menimpa tamu utama

Cara AVA menghitung tamu di kamar yang dikelompokkan

Di setiap kamar tambahan, AVA menyembunyikan tamu utama yang disalin dari reservasi tambahan. Profil yang disalin tersebut tidak menggunakan slot tamu atau menambah okupansi PMS. Anda dapat mendaftarkan tamu sebenarnya yang dipesan untuk kamar tersebut.

Sebagai contoh, kamar yang dipesan untuk dua tamu menerima dua pendaftaran. Okupansi PMS tetap dua setelah check-in ACI yang dikelompokkan.

Perilaku ini hanya berlaku untuk reservasi yang dipilih untuk pengelompokan ACI manual. Grup ACI biasa dan identitas duplikat yang tidak terkait tetap menggunakan perilaku yang ada.

Konfirmasikan kamar sebelum melanjutkan

Pilih reservasi hanya jika reservasi tersebut milik tamu dan kedatangan yang sama. Tautan pengelompokan manual hanya berlaku untuk perjalanan ACI saat ini.

Rentang tanggal Staff Access

Staff Access hanya menampilkan kedatangan kemarin dan hari ini. Untuk menemukan tanggal lain, cari menggunakan nomor konfirmasi.

Tanggal PMS historis di ACI

Jika Opera atau PMS lain mengirimkan tanggal bisnis historis, ACI tetap dapat menyelesaikan check-in. AVA mempertahankan tanggal yang dihitung untuk diagnostik dan menampilkan instruksi akses kamar manual. Pengecualian ini tidak berlaku untuk Smart Locks, Keycards, atau Lockers.

Jika tamu telah menyelesaikan pre-arrival

Temukan reservasi menggunakan nomor konfirmasi, lalu lanjutkan dengan Proceed to Check-In saat tamu tiba.

2. Meninjau kamar dan tamu

Pastikan setiap kamar memiliki tamu yang benar. Tanda ★ menandai tamu utama.

Memilih kamar di ponsel dan tablet kecil

Untuk reservasi multi-kamar, AVA menanyakan kamar mana yang akan Anda gunakan untuk check-in terlebih dahulu. Ini muncul di ponsel dan tablet kecil dalam mode potret ketika masih ada dua kamar atau lebih yang terbuka.

1. Tinjau setiap ubin kamar.
2. Periksa nomor kamar, tipe kamar, nomor konfirmasi, dan nama tamu yang dipesan.
3. Pilih ubin kamar yang Anda perlukan.

✓ AVA membuka kamar tersebut di Room List.

Pemilih kamar muncul sebelum pendaftaran tamu dimulai. Setelah pendaftaran dimulai, gunakan konteks kamar atau Change Room untuk memperbaiki kamar tamu.

Jika reservasi memiliki beberapa kamar

1. Pilih Set Your Rooms
2. Pindahkan tamu ke kamar yang benar
3. Pilih Change Room pada kartu tamu untuk memindahkan tamu tersebut nanti
4. Pilih I'm Done setelah semua tamu ditugaskan

Konfirmasi kamar sebelum menambahkan tamu

Bagian tambah tamu menunjukkan kamar yang akan menerima tamu. Contohnya, Anda mungkin melihat Adding to Room 2 of 2 · Twin Deluxe.

1. Konfirmasi nomor kamar dan tipe kamar sebelum memilih Add Guest.
2. Pilih Wrong room? jika kamar yang ditampilkan tidak benar.
3. Pilih kamar yang benar dari pemilih kamar.

Saat sebuah kamar selesai, AVA mengumumkan kamar berikutnya alih-alih mengubahnya tanpa pemberitahuan. Periksa pesan Room 1 is complete atau Now showing Room 2 of 2 sebelum melanjutkan.

Pemilihan Change Room

Change Room sekarang mempertahankan tamu yang Anda pilih, bahkan ketika tamu tersebut belum mengunggah dokumen. Ini mencegah AVA memindahkan orang yang salah dalam reservasi multi-kamar.

Tamu yang telah diverifikasi

Setelah tamu berstatus Verified, AVA menyembunyikan Change Room. Pindahkan tamu sebelum langkah verifikasi terakhir.

Label kamar sebelum check-in

Jika Anda membuka kembali Change Room sebelum check-in selesai, AVA menampilkan Room 1, Room 2, dan seterusnya. Anda tetap akan melihat tipe kamar di bawah setiap label.

Reservasi multi-kamar OPERA

Jika Anda menggunakan Opera OHIP, AVA mempertahankan kamar yang Anda cari sebagai kartu kamar utama setelah pencarian. Hal ini tetap berlaku meskipun Opera menormalkan family menjadi konfirmasi utama. Jika Opera mengulangi nameId yang sama di kamar lain, AVA membiarkan slot tamu kamar tersebut kosong untuk diisi staf. Ini membantu meskipun OPERA menyimpan catatan tamu dengan ID internal yang berbeda. Untuk keluarga multi-kamar SiteMinder yang dinyatakan secara eksplisit, AVA juga merekonsiliasi bentuk profil pendamping yang berulang. AVA hanya menampilkan slot tamu yang didukung oleh okupansi dewasa yang dinyatakan di seluruh keluarga. Jika AVA tidak dapat membuktikan bahwa keluarga atau okupansi tersebut aman, AVA mempertahankan daftar tamu asli.

Reservasi multi-kamar Cloudbeds

Jika Anda menggunakan Cloudbeds, AVA mempertahankan reservasi utama tetap tersinkron setelah penugasan kamar. Ini menjaga kartu kamar tetap akurat ketika Cloudbeds memecah satu reservasi menjadi sub-reservasi.

Reservasi multi-kamar Furama

Furama iPMS v2 mempertahankan setiap kamar dalam masa inap multi-kamar sebagai entri kamar tersendiri. Pilih kartu kamar sebelum menetapkan kamar, melakukan check-in, atau menambahkan tamu. AVA mengirim tindakan tersebut ke kamar itu, bukan ke kamar pertama dalam masa inap. Proses kamar lainnya secara terpisah.

Pemeriksaan kesiapan kamar per kamar

Saat check-in dimulai, AVA memeriksa ulang setiap kamar yang ditugaskan. Jika salah satu kamar belum siap, seluruh keluarga tetap diblokir. Untuk Opera, AVA hanya menerima kamar yang sudah ditugaskan ke reservasi tersebut. Jika Opera mengembalikan kamar tersedia yang berbeda untuk kamar yang telah ditetapkan dengan status Dirty, AVA mempertahankan kamar asli tetap diblokir. Jika Opera merepresentasikan suite dengan kamar komponen, AVA juga memeriksa setiap kamar anggota yang terhubung. Kamar anggota yang terisi mempertahankan alasan terisi sebagai status prioritas. Jika suite komponen yang dipilih secara otomatis tidak dapat diverifikasi, AVA memblokir penugasan.

Kamar saudara yang tidak aktif

Jika satu kamar dalam reservasi multi-kamar dibatalkan atau sudah check-out, AVA melewati kamar tersebut. Anda hanya melihat kartu kamar aktif setelah pencarian.

Pemindahan tamu utama

AVA memblokir pemindahan tamu utama reservasi antar kamar selama check-in. Jika Anda perlu memindahkan tamu utama, perbarui penugasan kamar sebelum check-in dimulai.

Perubahan kamar selama check-in

Jika staf memperbarui kamar di PMS, AVA menyegarkan kamar saat ini sebelum penugasan kamar dibuka. Anda melihat nomor kamar dan ID kamar terbaru, bukan catatan check-in yang lama. Jika PMS sekarang tidak menampilkan kamar, AVA menghapus kamar lokal yang sudah tidak berlaku dan mencoba ulang dengan penugasan otomatis tanpa kamar saat pengaturan tersebut aktif.

Tipe kamar yang ditagihkan Opera

Jika Anda menggunakan Opera OHIP, AVA mempertahankan tipe kamar yang ditagihkan saat menetapkan kamar fisik baru. Ini menjaga tipe kamar folio tetap stabil selama perubahan kamar.

Meninjau status kamar ACI

Dalam Assisted Check-In (ACI) dua perangkat, setiap kartu kamar menampilkan informasi kamar PMS setelah pencarian reservasi. Detail kamar dan tindakan kamar ini hanya tersedia di ACI dua perangkat. ACI satu perangkat tidak memuat data operasional kamar PMS.

Kolom	Artinya	Yang harus Anda lakukan
Assigned room	Kamar yang saat ini ditugaskan di PMS Anda	Pastikan cocok dengan reservasi
Room status	Kondisi dan kode status PMS	Lanjutkan jika kamar Clean atau Inspected
Occupancy	Apakah PMS melaporkan kamar sebagai Vacant atau Occupied	Pastikan kamar kosong sebelum check-in

Kondisi kamar mencakup Clean, Dirty, Inspected, dan Out of service. Kode singkat di samping kondisi berasal dari PMS Anda. Jika PMS Anda belum menetapkan kamar, Assigned room menampilkan Unassigned. Jika data housekeeping tidak tersedia, Room status dan Occupancy menampilkan Unavailable.

Jika kamar Dirty, Out of service, atau Occupied, AVA menampilkan peringatan kesiapan.

1. Pilih Find ready rooms.
2. Tinjau kamar dengan tipe kamar yang sama yang kosong dan siap.
3. Pilih kamar, lalu pilih Confirm.

✓ AVA memperbarui penugasan PMS dan menyegarkan informasi kamar.

AVA memeriksa kembali kamar yang dipilih sebelum penugasan ulang. Jika kamar tersebut tidak lagi siap, segarkan daftar kamar siap dan pilih kamar lain.

Segarkan informasi kamar

Pilih refresh icon di samping Assigned room setelah perubahan kamar di PMS. AVA hanya menyimpan penugasan baru ketika PMS mengembalikan satu kamar yang cocok. Jika PMS tidak mengembalikan kamar atau hasil beberapa kamar yang ambigu, AVA mempertahankan penugasan yang tersimpan. Kolom status menampilkan Unavailable sampai PMS mengembalikan kecocokan yang jelas. Untuk Opera, respons out-of-service kosong yang valid berarti tidak ada kamar yang diblokir karena kondisi tersebut. Respons yang hilang atau formatnya salah tetap berstatus Unavailable dan perlu ditinjau di PMS.

Batas penugasan ulang kamar

Tetapkan ulang kamar sebelum check-in dan sebelum akses kamar diberikan. Setelah salah satu peristiwa tersebut, minta staf memperbarui penugasan di PMS Anda.

Jika Anda perlu menambahkan tamu yang belum ada

1. Pilih Add Guest untuk kamar tersebut
2. Unggah dokumen tamu
3. Lengkapi informasi tamu

Tamu tambahan Furama

Untuk Furama, Anda dapat menambahkan beberapa tamu sekamar dalam satu penyimpanan. Masukkan detail setiap tamu, bukan memilih profil tamu yang sudah ada. Furama tidak memiliki direktori profil tamu, sehingga penambahan tamu berdasarkan ID tidak tersedia.

Kamar Opera

Jika Anda menggunakan Opera OHIP, AVA juga memperbarui daftar tamu kamar di Opera saat Anda menyimpan. Ini membuat tamu yang ditambahkan tetap terkait dengan kamar setelah check-in.

Tamu pendamping Opera

Saat Opera menggunakan profil tamu pendamping, AVA mempertahankan tamu utama yang ada sebagai profil utama reservasi. Jika tamu utama tidak ada, segarkan reservasi sebelum mencoba lagi penetapan tamu. AVA menyegarkan reservasi Opera yang menjadi sumber kebenaran sebelum melampirkan profil pendamping. Jika tamu utama masih tidak ada, atau muncul lebih dari satu tamu utama, perbaiki reservasi di Opera. Kemudian segarkan reservasi dan coba lagi penetapan tamu satu kali. Jangan membuat profil pengganti secara manual di Opera.

Jika seorang tamu tidak hadir

1. Pilih Check In Later di bawah tamu tersebut
2. Saat mereka tiba, pilih Check In Now untuk melanjutkan langkahnya

✓ Tamu tersebut dilewati dan tidak memblokir tamu utama

3. Mengunggah dokumen

1. Di bagian Guest Verification tamu, pilih Document Upload → Upload

2. Pindai paspor atau ID tamu

   ✓ Status dokumen berubah menjadi selesai dan nomor dokumen muncul

Waktu okupansi ACI

Di ACI, menyimpan dokumen tidak mengubah okupansi PMS. AVA memeriksa okupansi saat membuat atau menyinkronkan pendamping yang tertunda selama Registration. AVA memeriksa okupansi lagi sebelum Proceed to Check-In final. Jika Cloudbeds menolak kapasitas atau tarif, dokumen yang diunggah tetap tersimpan. Perbaiki jumlah tamu atau tarif di Cloudbeds, lalu coba lagi langkah yang diblokir.

Tip: Jika beberapa tamu sedang check-in, gunakan Upload All Documents di bagian atas halaman. Lihat bagian di bawah untuk rinciannya.

Panduan pergantian kamera

Jika tamu berpindah antara kamera depan dan belakang, AVA memperbarui panduan pemindaian secara otomatis. Ini menjaga instruksi di layar sesuai dengan kamera yang aktif.

Jenis dokumen yang diterima

Perlu memastikan ID yang diizinkan? Lihat Dokumen Perjalanan yang Diterima.

Jika Anda melihat peringatan dokumen duplikat

Anda mungkin melihat "Passport Already Uploaded" atau "This passport is already registered to...".

• Pilih Scan Another Guest's Passport untuk melanjutkan pemindaian
• Pilih Go to Existing Guest untuk meninjau tamu asli

Jika tamu baru saja berpindah kamar, tunggu hingga perpindahan selesai, lalu coba lagi pemindaian. AVA menjaga klaim tetap selaras selama perpindahan dalam keluarga reservasi yang sama. Klaim lama yang tidak lagi cocok dengan tamu aktif dapat terhapus otomatis setelah 15 menit. Klaim baru atau klaim yang tidak dapat diverifikasi tetap diblokir demi keamanan.

Menggunakan Upload All Documents untuk beberapa tamu

Saat check-in grup, Upload All Documents memungkinkan Anda memindai semua paspor dalam satu sesi sebelum menyimpannya.

Memindai melebihi jumlah tamu yang dipesan di ACI

Dalam Assisted Check-In (ACI), unggahan massal dapat menggunakan kapasitas kamar. Dengan demikian, Anda dapat memindai tamu tambahan yang tidak tercantum dalam pemesanan awal.

AVA menampilkan tamu yang dipesan terlebih dahulu sebagai slot wajib. Slot kapasitas tambahan yang kosong tetap opsional dan tidak memblokir penyelesaian. Slot tersebut juga tidak muncul dalam daftar peninjauan atau hitungan Scanned sampai Anda menggunakannya.

Setelah semua dokumen tamu yang dipesan dipindai, pilih Add extra guest. Anda juga dapat memilih Add an extra guest's passport or ID pada langkah peninjauan. Pemindai memberi label slot ini Extra guest. Pilih Proceed untuk melewatinya jika Anda tidak memerlukan slot tambahan tersebut.

Kapasitas kamar harus lebih besar daripada jumlah tamu saat ini. CCI dan pre-arrival tetap menggunakan batas tamu yang dipesan seperti sebelumnya.

Kapasitas eZee

Untuk kamar eZee, AVA memperlakukan batas maksimum dewasa dan anak sebagai batas pada tempat tidur yang sama. AVA menggunakan nilai maksimum kategori yang lebih besar, sambil mempertahankan okupansi dasar yang dikonfigurasi. AVA tidak menjumlahkan batas maksimum dewasa dan anak.

Langkah 1: Pindai semua paspor

1. Pilih Upload All Documents di bagian atas daftar kamar
2. Pindai paspor setiap tamu satu per satu
3. Pelacak progres menampilkan status unggahan setiap paspor
4. Jika pemindaian gagal, pilih Rescan passport untuk mencoba lagi

Langkah 2: Tinjau dan tetapkan

Setelah pemindaian, Anda melihat daftar semua paspor yang siap ditetapkan.

• Sistem menyarankan tamu pemilik setiap paspor berdasarkan pencocokan nama
• Jika saran tersebut benar, tidak diperlukan tindakan
• Untuk menetapkan tamu lain, pilih tamu tersebut dari daftar
• Untuk menambahkan orang baru, pilih Create new guest

Tampilan penetapan:

• 3 tamu atau kurang: tombol pilihan bergaya kartu
• Lebih dari 3 tamu: menu dropdown agar lebih ringkas

Langkah 3: Simpan penetapan

1. Tinjau semua penetapan paspor-ke-tamu
2. Pilih Insert Guests untuk menyimpan
3. Kesalahan apa pun muncul di samping paspor yang terdampak
4. Perbaiki masalah satu per satu dan coba lagi jika perlu

Kesalahan umum:

• "Document number not detected" → pindai ulang dengan pencahayaan yang lebih baik
• "Already uploaded for [guest]" → tetapkan ke tamu lain
• "Guest limit reached" → tetapkan ke tamu yang sudah ada, bukan membuat tamu baru
• "Payment method is not enabled for reservations" → aktifkan metode pembayaran untuk penggunaan reservasi di Opera, lalu coba lagi

Penolakan tamu tambahan Opera

Saat Opera menolak tamu tambahan karena metode pembayaran dinonaktifkan, AVA menampilkan pesan yang dilokalkan dan aman bagi tamu. Staf tetap dapat melihat detail metode pembayaran Opera dalam informasi kesalahan. Lihat Penolakan Pembayaran Tamu Tambahan Opera.

Langkah 4: Verifikasi reservasi (hanya jika nama berbeda)

Jika nama pada dokumen yang dipindai tidak cocok dengan reservasi, AVA berhenti di Insert Guests dan menampilkan panel Verify Your Booking.

1. Baca permintaan: "The document name differs from this reservation."

2. Periksa email reservasi untuk 4-digit verification code

3. Masukkan kode dan pilih Verify Code

4. Jika kode tidak kunjung tiba, pilih Resend Code (tersedia setelah hitung mundur singkat)

   ✓ Setelah kode diterima, AVA menyimpan penetapan secara otomatis. Anda tidak perlu memilih Insert Guests lagi.

Kapan langkah ini muncul

Panel Verify Your Booking muncul ketika AVA memerlukan konfirmasi reservasi tambahan. Lihat Verifikasi Nama Reservasi untuk Kecocokan Parsial dan Fallback OTP untuk Ketidaksesuaian Nama. Di ACI, pengesampingan staf dapat menggantikan OTP tamu ketika properti Anda mengaktifkannya. Lihat Pengesampingan Staf ACI untuk Ketidaksesuaian Nama.

4. Melengkapi informasi tamu

1. Pilih Guest Information → Fill

2. Konfirmasi semua kolom. Kolom wajib ditandai dengan *

3. Perbarui Document Number jika diperlukan

4. Pilih Save

   ✓ Langkah Guest Information ditampilkan sebagai selesai

Opsi kontak yang sama

Untuk tamu tambahan, kartu Guest Information menampilkan Same contact details as [main guest name] di bagian atas. Aktifkan untuk menyalin nilai bersama yang terlihat di formulir tamu saat ini. Untuk tamu anak, AVA hanya menyalin kolom yang terlihat, seperti alamat atau detail perjalanan yang sama. Kolom Email dan Phone yang tersembunyi tetap tidak berubah untuk tamu anak. Jika informasi alamat atau perjalanan tersedia, AVA menjelaskan bahwa kolom tersebut akan disalin. Kolom yang disalin tetap terlihat dan dapat diedit. Nonaktifkan opsi tersebut untuk memulihkan nilai tamu anak sebelum penyalinan. Jika tamu anak tidak memiliki informasi alamat atau perjalanan untuk disalin, AVA menonaktifkan opsi tersebut dan menampilkan petunjuk input manual. Untuk tamu tambahan lainnya, AVA menonaktifkan opsi tersebut ketika tamu utama tidak memiliki nilai bersama yang terlihat.

Catatan tamu ACI yang dikelompokkan

Untuk reservasi ACI yang dikelompokkan secara manual, AVA mempertahankan tamu utama reservasi utama tanpa perubahan. Untuk setiap reservasi tambahan yang dipilih, AVA hanya melewati pendaftaran tamu utama reservasi tersebut. Tambahkan dokumen dan informasi tamu yang menginap ke kamar tersebut. Jika Anda memperbarui nama tamu yang dilewati, AVA akan membuat tamu tambahan. Pembaruan yang hanya mengubah email, telepon, atau alamat tetap diterapkan pada catatan tamu tersebut. Hal ini mencegah pembaruan menimpa tamu utama.

Kode negara telepon

Jika tamu tidak memiliki nomor telepon, AVA menggunakan kewarganegaraan paspor untuk kode negara default. Nomor telepon yang sudah ada mempertahankan kode negara yang tersimpan.

Saran alamat

Saat tamu mengetik kolom alamat atau perjalanan, AVA memprioritaskan Google Places berdasarkan kewarganegaraan tamu. Jika kewarganegaraan kosong, AVA menggunakan negara hotel sebagai pilihan cadangan.

Peringatan nomor dokumen

Jika Anda melihat peringatan di bawah Document Number, periksa kembali ID tersebut. Peringatan tidak memblokir check-in.

Jika penyimpanan informasi tamu gagal

Yang Anda lihat: Kartu Guest Information menampilkan status kesalahan setelah Anda memilih Save.

Perbaikan:

1. Periksa kolom wajib dan koreksi nilai yang tidak valid.

2. Buka kembali Guest Information → Fill.

3. Pilih Save.

4. Jika kesalahan muncul lagi, segarkan halaman dan coba sekali lagi.

   ✓ Kartu seharusnya kembali ke status tersimpan setelah percobaan ulang berhasil.

Draf informasi tamu ACI dua perangkat

Dalam ACI dua perangkat, AVA menyimpan perubahan tamu sebagai draf setelah suatu kolom kehilangan fokus. Perangkat staf yang dipasangkan secara otomatis menyegarkan formulir Guest Information yang terbuka setelah pembaruan yang sesuai. AVA hanya menyegarkan reservasi dan tamu yang aktif, sehingga formulir lain yang terbuka tidak berubah. Edit lokal yang belum selesai tetap berada dalam formulir selama penyegaran. Penyimpanan draf tidak menggantikan Save final atau menandai langkah sebagai selesai.

Perubahan informasi tamu tidak muncul di perangkat staf

Yang Anda lihat: Tamu mengedit informasi, tetapi perangkat staf masih menampilkan nilai lama.

Perbaikan:

1. Minta tamu menyelesaikan pengeditan kolom saat ini.

2. Minta tamu mengetuk di luar kolom.

3. Tunggu sebentar hingga pembaruan draf selesai.

4. Biarkan formulir Guest Information yang sesuai tetap terbuka di perangkat staf.

5. Konfirmasikan nilai yang disegarkan, lalu pilih Save.

   ✓ Perangkat staf seharusnya menampilkan informasi tamu terbaru yang tersimpan.

Jika formulir tidak disegarkan, buka kembali Guest Information → Fill dan coba lagi.

5. Mengambil tanda tangan (jika diperlukan)

1. Pilih Signature → Sign

2. Ambil tanda tangan tamu

   ✓ Langkah Signature ditampilkan sebagai selesai

Catatan: Secara default, tamu utama harus menandatangani. Beberapa properti mewajibkan semua tamu menandatangani.

Sinkronisasi persetujuan privasi opsional tidak memblokir pengiriman tanda tangan. Jika PMS lambat atau tidak tersedia, AVA melanjutkan check-in dan mencoba ulang sinkronisasi persetujuan. AVA menyimpan tanda tangan terlebih dahulu, lalu menyelesaikan sinkronisasi lanjutan di latar belakang.

6. Menjalankan verifikasi wajah di CCI atau ACI

Jika Facial Verification terlihat:

1. Pilih Facial Verification → Verify

2. Ikuti petunjuk kamera di layar

   ✓ Langkah Facial Verification ditampilkan sebagai selesai

Tip: Verifikasi wajah muncul dalam mode Self Check-In (CCI) atau Assisted Check-In (ACI) jika diaktifkan untuk mode tersebut.

Catatan: AVA terlebih dahulu membandingkan wajah yang paling jelas pada dokumen. Ini membantu agar watermark paspor yang samar tidak mengganggu.

AVA menyimpan hasil verifikasi wajah yang berhasil sebelum menyelesaikan sinkronisasi lanjutan. Jika layanan terhubung lambat, lanjutkan check-in sementara AVA menyelesaikan sinkronisasi tersebut.

Jika Anda menggunakan ACI dua perangkat

1. Staf mengirim Facial Verification ke tablet tamu yang dipasangkan.

2. Minta tamu mengikuti petunjuk kamera.

3. Jika pencocokan gagal, kirim ulang langkah wajah yang sama dari panel staf.

   ✓ Tablet tamu membuka kembali kamera dan menghapus status ketidakcocokan sebelumnya.

Jika percobaan berikutnya gagal, gunakan Staff override jika properti Anda mengizinkannya. Dalam ACI dua perangkat, tablet tamu yang dipasangkan dan kegagalan wajah yang aktif harus tetap terlihat. Perangkat staf yang telah diverifikasi harus ditautkan ke perjalanan ACI saat ini. Masukkan alasan setelah memeriksa identitas tamu secara langsung. Lihat Menyiapkan Verifikasi Wajah.

Jika verifikasi wajah gagal

• Pilih Take another selfie untuk mengambil foto yang lebih jelas
• Jika masih gagal, pilih Re-upload document dan pindai ulang

7. Mengumpulkan deposit atau pembayaran (hanya check-in mandiri)

Jika Reservation Requirements menampilkan Deposit atau Payment:

1. Pilih Pay

   ✓ Pay berubah menjadi Processing dengan spinner dan tidak tersedia saat AVA menyiapkan langkah pembayaran.

2. Selesaikan langkah pembayaran

   ✓ Persyaratan pembayaran ditampilkan sebagai selesai

Inisiasi pembayaran

AVA memeriksa kutipan kamar dan paket yang memenuhi syarat sebelum membuka langkah pembayaran berikutnya. Tunggu hingga langkah tersebut muncul. Jangan pilih Pay lagi saat statusnya Processing.

Penanganan percobaan ulang terminal

Jika pembayaran terminal sudah selesai, AVA mempertahankan persyaratan tetap selesai saat dicoba ulang. Jangan memulai pembayaran kedua kecuali tanda terima menunjukkan tagihan gagal.

Catatan: Check-in tidak dapat selesai sampai semua pembayaran yang ditampilkan berhasil.

8. Menyelesaikan check-in

1. Pilih Proceed to Check-In

2. Tunggu hingga layar progres selesai

   ✓ Kartu kamar menampilkan status check-in selesai

Tip: Selama check-in, sistem menjalankan Checking Availability → Assigning Room → Generating Keys → Finalizing.

Jika ini adalah registrasi pre-arrival

1. Selesaikan semua langkah wajib di atas
2. Pilih Complete Pre-Arrival alih-alih Proceed to Check-In

✓ Kamar ditandai sebagai pre-arrival selesai. Akses kamar diberikan saat tamu tiba.

Sinkronisasi ETA

Jika PMS Anda mendukung pembaruan ETA, AVA mengirimkan kembali perkiraan waktu kedatangan tamu pertama setelah pre-arrival. Jika PMS Anda tidak mendukungnya, check-in tetap selesai secara normal. Reservasi Opera/OHIP kini mendukung jalur pembaruan ini.

Jika kamar sudah check-in

Pilih Proceed to Check-In untuk menyelesaikan tamu yang tersisa. Tindakan ini tidak menetapkan ulang kamar.

9. Memberikan akses kamar

Setelah check-in, buka Room Information pada kartu kamar:

• Room Number ditampilkan di bagian atas
• Room Access bergantung pada pengaturan properti Anda

Jika Anda menggunakan Keycards:

Konfirmasi Opera

Jika Anda menggunakan Opera dengan encoder yang terintegrasi ke PMS, AVA menunggu status key yang telah dikonfirmasi terlebih dahulu. Respons Opera lama mungkin tidak menyertakan status tersebut. AVA kemudian memeriksa kamar yang tersimpan, jumlah key, dan jendela validitas hingga 30 detik. Jika permintaan tetap berakhir karena waktu habis, coba lagi kartu dari kamar yang sama.

Identitas kamar reservasi

Sebelum melakukan encoding, AVA mengonfirmasi kamar melalui PMS Anda ketika kartu reservasi tidak memiliki nilai kamar yang dapat digunakan. Identitas kamar PMS yang valid tetap berlaku, termasuk pengenal PMS AVA yang panjang. Anda tidak perlu mengedit atau memendekkan identitas kamar.

1. Jika Anda berada di ACI, konfirmasikan serah terima terlebih dahulu.

2. Pilih Retrieve Keycard untuk melakukan encoding kartu sekarang.

3. Jika keycard telah di-encode sebelumnya, pilih Already Encoded.

4. Encode setiap kartu saat diminta.

5. Jika Anda memerlukan lebih sedikit kartu, pilih Complete Check-In pada modal keycard

   ✓ Jika satu encoder aktif, AVA sebentar menampilkan Preparing keycard encoding... sebelum encoding dimulai.

Keycard multi-kamar

AVA tetap berada di kamar saat ini sampai encoding keycard berhasil. Kamar berikutnya terbuka setelah respons encoding berhasil terakhir menandai kartu sebagai diambil.

Modal penyelesaian opsional

Jika modal Win A Complimentary 1-Night Stay muncul, tutup terlebih dahulu. Lalu pilih Complete Check-In.

Jika Anda menggunakan Smart Locks:

1. Pilih Show PIN

2. Bagikan PIN kepada tamu

   ✓ Jika kartu akses kamar masih menampilkan Pending atau Partial success, tunggu status siap terlebih dahulu.

Jika Anda menggunakan Lockers:

1. Bagikan Locker Number
2. Pilih Show Code dan bagikan kode locker

Jika Anda melihat pesan akses kamar alih-alih kode, ikuti instruksi di layar.

Pemeriksaan mode akses kamar

Manage Locker Code dan kode locker hanya muncul ketika Settings → Room Access diatur ke Locker Systems. Jika AVA masih memuat mode akses kamar, tunggu dan coba lagi dari kartu kamar.

Tip: Jika WiFi dikonfigurasi, bagian WiFi menampilkan nama dan kata sandi. Catatan kamar muncul di bawah General Information.

Pesan pada kartu kamar mengikuti bahasa tamu, termasuk kode regional seperti ko-KR.

Jika Anda menggunakan Assisted Check-In (ACI)

Setelah check-in, layar menampilkan Check-In Complete dan meminta tamu mengembalikan perangkat. Jika kamar menggunakan keycard, konfirmasikan serah terima terlebih dahulu. Setelah itu, kontrol keycard muncul pada kartu kamar. Gunakan Retrieve Keycard untuk kartu baru atau Already Encoded untuk kartu yang disiapkan sebelumnya. Dalam mode demo, tombol keycard muncul setelah serah terima. Dalam masa inap multi-kamar, AVA menunggu keberhasilan keycard sebelum membuka kamar berikutnya.

---

Pemecahan Masalah

Verifikasi perangkat staf diperlukan untuk alur tertentu

Yang Anda lihat: ACI menampilkan Staff verification recommended, atau alur yang bergantung pada kredensial tidak dapat dilanjutkan.

Mengapa ini terjadi: Kredensial STAFF pada browser tertentu tidak ada, sudah kedaluwarsa, dicabut, atau berasal dari perangkat atau hotel lain.

Perbaikan:

1. Pastikan Anda menggunakan browser staf atau perangkat kiosk yang dimaksud.
2. Minta admin menampilkan QR verifikasi ACI terbaru dari Settings → Kiosk.
3. Pilih Verify Device pada panel kesiapan ACI.
4. Izinkan akses kamera, lalu pindai QR tersebut.
5. Tunggu halaman ACI saat ini dimuat ulang dan coba lagi alur tertentu tersebut.

Pemindai menjaga verifikasi tetap berada dalam konteks browser saat ini. Hal ini membantu mempertahankan penyimpanan dalam Web Clip, PWA, atau pembungkus browser. QR hanya dapat digunakan satu kali, jadi buat pengganti jika sudah dipindai.

Selama verifikasi, AVA menjaga kelima instruksi bernomor tetap terlihat. Pratinjau responsif dan strip status menampilkan progres kamera, petunjuk pemindaian, atau kesalahan kamera. Pada layar lanskap, pratinjau berada di samping instruksi. Lihat Verifikasi perangkat staf ACI.

Jika pemindai tidak dapat dibuka, gunakan Settings → Kiosk lalu pilih Re-verify staff device. Selesaikan tautan satu kali terbaru pada perangkat fisik yang sama.

AVA mungkin memulihkan kredensial lama secara otomatis ketika browser terverifikasi yang sama masih memiliki otorisasi resetnya. Setelah pemulihan, AVA melakukan pemuatan baru daftar reservasi sebelum menampilkan operasional staf. Jika kesiapan hilang, AVA menghapus reservasi lama dan pilihan check-out. Verifikasi kiosk dan mode demo tetap menggunakan jalur yang ada.

ACI satu perangkat berhenti setelah pencarian ulang

Yang Anda lihat: Setelah mencari lagi, ACI satu perangkat tidak melanjutkan. Anda mungkin melihat "Unable to bind the assisted check-in journey to this staff device."

Perbaikan:

1. Cari reservasi lagi dari layar Staff Access yang sama.
2. Tunggu hingga kartu kamar reservasi muncul.
3. Lanjutkan check-in pada perangkat staf yang sama.
4. Jika AVA meminta verifikasi staf, ikuti Verifikasi perangkat staf diperlukan untuk alur tertentu.

Jika alur tetap terblokir setelah satu kali percobaan ulang, segarkan AVA dan hubungi dukungan.

Waktu pencarian reservasi Cloudbeds habis

Yang Anda lihat: Pencarian terus berputar, lalu menampilkan pesan waktu habis atau kesalahan layanan tidak tersedia.

Mengapa ini terjadi: AVA berhenti menunggu setelah 20 detik jika Cloudbeds tidak menjawab.

Perbaikan:

1. Tunggu beberapa detik.
2. Coba lakukan pencarian lagi.
3. Pastikan Cloudbeds dapat dijangkau dan reservasi tersebut ada.
4. Hubungi dukungan jika waktu habis terus terjadi.

Reservasi tidak ditemukan setelah pemindaian

Yang Anda lihat: "Reservation not found" atau Anda diarahkan ke layar konfirmasi.

Mencoba ulang reservasi yang tidak aktif

Jika kecocokan pertama tidak aktif, AVA menyegarkan pencarian nama dan mencoba reservasi aktif lagi. Anda mungkin melihat reservasi pengganti tanpa harus mencari ulang.

Huruf besar-kecil referensi OTA Opera

AVA mencoba ulang referensi OTA atau eksternal Opera sekali dalam huruf besar ketika pencarian yang sama persis tidak menghasilkan apa pun. Jika reservasi tetap tidak muncul, cari menggunakan nomor konfirmasinya.

Perbaikan:

1. Masukkan nomor konfirmasi alih-alih melakukan pemindaian
2. Pastikan tanggal kedatangan adalah hari ini atau kemarin
3. Pastikan reservasi bukan dibatalkan atau no-show

Beberapa reservasi ditemukan

Yang Anda lihat: "Multiple reservations found."

Perbaikan:

1. Cari berdasarkan nomor konfirmasi

2. Di Staff Access, cari berdasarkan ID reservasi atau ID reservasi eksternal

3. Untuk ACI dengan OPERA, cari nama lengkap tamu di Staff Access.

4. Pilih reservasi utama, lalu tinjau Other reservations with the same guest name.

5. Pilih reservasi tambahan hanya jika reservasi tersebut termasuk kedatangan yang sama.

   ✓ Setiap reservasi yang dipilih muncul sebagai opsi terpisah sebelum Anda melanjutkan.

Pengelompokan reservasi dengan nama sama tidak tersedia

Yang Anda lihat: Anda tidak dapat memilih reservasi dengan nama sama, atau AVA menolak pengelompokan tersebut. Jika otorisasi gagal setelah Anda memilih reservasi, AVA menampilkan panduan verifikasi perangkat staf secara langsung. AVA tidak membuka modal reservasi tidak ditemukan.

Perbaikan:

1. Pastikan Anda menggunakan Assisted Check-In (ACI).
2. Pastikan perangkat staf kiosk telah diverifikasi.
3. Cari nama lengkap tamu di Staff Access.
4. Pilih reservasi utama terlebih dahulu.
5. Pilih hanya reservasi aktif untuk tamu yang sama dan tanggal yang saling tumpang tindih.
6. Hapus reservasi yang sudah check-in, akan check-out, dibatalkan, atau merupakan bagian dari grup lain.

Jika kredensial kiosk tidak tersedia, AVA menghentikan tindakan pengelompokan secara lokal. AVA tidak mengirim permintaan pengelompokan ke API. Verifikasi perangkat kiosk, lalu coba lagi tindakan pengelompokan.

Jika AVA menolak permintaan setelah mencapai server, verifikasi ulang perangkat staf yang dimaksud. Hal ini melindungi pengelompokan dari kredensial yang hilang, tidak valid, salah peran, atau salah merchant.

Dukungan PMS

Pengelompokan manual memerlukan koneksi PMS yang mendukung check-in multi-kamar atomik. Hubungi dukungan jika reservasi OPERA yang memenuhi syarat tetap tidak dapat dikelompokkan.

Kamar tambahan menampilkan tamu ekstra

Yang Anda lihat: Kamar tambahan menampilkan profil utama yang disalin. Anda tidak dapat mendaftarkan tamu terakhir yang dipesan.

Perbaikan:

1. Pastikan Anda memilih reservasi di Other reservations with the same guest name.

2. Pastikan reservasi tersebut milik tamu dan kedatangan yang sama.

3. Keluar dari alur pengelompokan, lalu mulai lagi dari Staff Access.

4. Pastikan profil yang disalin disembunyikan sebelum mendaftarkan tamu sebenarnya di kamar tersebut.

   ✓ Kamar tambahan menerima tamu yang dipesan tanpa menambah okupansi PMS.

Hubungi dukungan jika profil yang disalin masih muncul setelah memulai ulang alur ACI yang dikelompokkan.

Tombol check-in dinonaktifkan

Yang Anda lihat: Proceed to Check-In menampilkan "Complete all steps."

Periksa:

• Semua tamu telah menyelesaikan Document Upload
• Guest Information tersimpan untuk setiap tamu
• Signature selesai untuk tamu yang wajib menandatangani
• Facial Verification selesai jika diperlukan untuk CCI atau ACI
• Deposit dan Payment selesai jika ditampilkan
• Tamu yang belum ada ditandai Check In Later atau ditambahkan

Langkah pembayaran tidak terbuka

Yang Anda lihat: Pay tetap dinonaktifkan dan menampilkan Processing.

Perbaikan:

1. Tunggu saat AVA menyiapkan kutipan kamar dan memeriksa paket yang memenuhi syarat.
2. Jangan pilih Pay lagi. AVA memblokir permulaan pembayaran duplikat.
3. Hubungi dukungan jika langkah pembayaran berikutnya tidak terbuka.

Kamar belum siap atau terlalu awal

Yang Anda lihat: "Room not ready", "No rooms available", atau check-in gagal setelah Proceed to Check-In.

Perbaikan:

1. Periksa status kamar di PMS atau Room Status
2. Tetapkan kamar lain jika diizinkan
3. Pilih Continue registration jika tamu masih perlu menyelesaikan kamar lain
4. Pilih End session jika Anda ingin menghentikan check-in saat ini
5. Ikuti kebijakan check-in lebih awal Anda

Untuk ACI dua perangkat, periksa kartu kamar terlebih dahulu. Jika kartu menampilkan Dirty, Out of service, atau Occupied, pilih Find ready rooms. Jika status menampilkan Unavailable, pilih refresh icon dan periksa koneksi PMS Anda.

Pemeriksaan penugasan Cloudbeds

Untuk Cloudbeds, AVA membaca reservasi, kamar yang belum ditugaskan, dan data housekeeping terbaru sebelum penugasan otomatis. AVA secara eksplisit meminta kamar housekeeping yang kosong, lalu mengonfirmasi kembali kamar yang dipilih. AVA menghentikan penugasan jika hasil pembacaan tersebut terlalu berbeda atau pemeriksaan memerlukan waktu terlalu lama. Hal ini mencegah kamar ditugaskan setelah statusnya berubah di PMS.

Melanjutkan registrasi

Saat Anda memilih Continue registration, AVA mempertahankan tamu multi-kamar dalam alur Room List saat ini. Anda dapat menyelesaikan kamar yang tersisa tanpa mengirim semua orang kembali ke layar beranda.

Mengakhiri sesi

End session menggunakan perilaku keluar kiosk yang sama seperti bilah atas. Ini menutup sesi saat ini dan mengembalikan tamu ke layar awal kiosk.

Kondisi kamar Opera

Jika Anda menggunakan Opera, kondisi kamar yang tidak diizinkan kini menggunakan alur kamar belum siap yang sama. Untuk suite komponen, periksa setiap kamar anggota yang terhubung sebelum mencoba lagi.

Keluarga multi-kamar

Jika satu kamar dalam reservasi multi-kamar masih belum siap, AVA memblokir seluruh keluarga. Periksa setiap kamar yang ditugaskan di Housekeeping atau PMS Anda sebelum mencoba lagi.

Reservasi dalam antrean

Jika tidak ada kamar yang tersedia setelah waktu check-in, AVA mengantrekan reservasi dan mengirim email kamar belum siap. Email kamar siap tetap dikirim kemudian.

Kamar yang telah ditetapkan sebelumnya di Furama

Untuk Furama, AVA memeriksa kamar yang telah ditetapkan sebelumnya sebelum menulis penugasan. Kamar tersebut harus dapat diverifikasi kosong dan bebas dari blok okupansi, kunci, tidak beroperasi, atau pemeliharaan. Kamar Dirty yang disetujui tetap memenuhi syarat ketika Allow Vacant Dirty Rooms diaktifkan. Jika kamar gagal dalam pemeriksaan ini, AVA tidak menulis penugasan dan menggunakan alur Room Not Ready.

Penugasan kamar ACI tidak disegarkan

Yang Anda lihat: Status kamar menampilkan Unavailable, atau nomor kamar tetap tidak berubah setelah pembaruan PMS.

Mengapa ini terjadi: PMS belum mengembalikan satu penugasan kamar yang jelas untuk reservasi tersebut.

Perbaikan:

1. Konfirmasikan penugasan kamar di PMS Anda.

2. Di ACI dua perangkat, pilih refresh icon di samping Assigned room.

3. Tunggu hingga status kamar dan okupansi diperbarui.

4. Jika beberapa kamar muncul, pertahankan penugasan yang dimaksud di PMS Anda.

5. Segarkan AVA lagi setelah pembaruan PMS selesai.

   ✓ AVA memperbarui kamar ketika PMS mengembalikan satu penugasan yang cocok.

Penugasan kamar Cloudbeds memerlukan status terbaru

Yang Anda lihat: Penugasan kamar Cloudbeds berhenti dengan pesan ketersediaan yang kedaluwarsa atau waktu penugasan habis.

Mengapa ini terjadi: Hasil kamar, reservasi, dan housekeeping Cloudbeds tidak menggambarkan satu keadaan terkini. AVA berhenti sebelum menulis penugasan ketika hasilnya kedaluwarsa atau batas waktu bersama berakhir.

Perbaikan:

1. Buka reservasi di Cloudbeds.

2. Konfirmasikan tanggal reservasi dan tipe kamar.

3. Pastikan kamar yang cocok berstatus Vacant dan siap di housekeeping Cloudbeds.

4. Selesaikan perubahan kamar atau pembaruan housekeeping yang masih berlangsung.

5. Segarkan reservasi di AVA.

6. Coba lagi penugasan kamar satu kali.

   ✓ AVA seharusnya menetapkan kamar setelah Cloudbeds mengembalikan status terkini yang cocok.

Periksa Cloudbeds sebelum mencoba ulang setelah waktu habis

AVA tidak secara otomatis mengulangi penulisan penugasan kamar final setelah waktu habis. Konfirmasikan penugasan kamar di Cloudbeds terlebih dahulu, lalu coba lagi hanya jika tidak ada penugasan yang terjadi.

Modal penawaran opsional memblokir penyelesaian

Yang Anda lihat: Modal Win A Complimentary 1-Night Stay muncul sebelum Complete Check-In.

Perbaikan:

1. Tutup modal
2. Pilih Complete Check-In lagi

Unggah dokumen gagal

Yang Anda lihat: "Document upload failed" atau unggahan berhenti.

Perbaikan:

1. Coba pindai lagi dengan pencahayaan yang lebih baik
2. Pilih Upload Document dan pilih foto yang jelas sebagai gantinya
3. Jika masalah berlanjut, gunakan Use Confirmation Number Instead

Pemeriksaan okupansi ACI setelah unggah

Pemindaian dokumen tidak memicu pembaruan okupansi PMS di ACI. Jika dokumen sudah tersimpan, jangan pindai lagi setelah kesalahan kapasitas atau tarif. Coba lagi Registration atau Proceed to Check-In final setelah memperbaiki reservasi PMS.

Paspor hanya menampilkan tahun lahir

Yang Anda lihat: Paspor mencantumkan tahun lahir, tetapi tidak mencantumkan tanggal lahir lengkap.

Beberapa paspor secara resmi hanya mencantumkan tahun lahir. AVA dapat menerimanya jika zona yang dapat dibaca mesin pada paspor mengonfirmasi tanggal parsial tersebut. AVA membiarkan tanggal lahir tetap tidak lengkap dan tidak pernah menambahkan hari atau bulan berdasarkan asumsi.

Perbaikan:

1. Lanjutkan check-in ketika AVA menerima paspor tersebut.

2. Jangan memasukkan 1 Januari sebagai pengganti tanggal lahir.

3. Pindai ulang paspor jika AVA menyatakan tanggal tidak dapat dibaca atau tidak ada.

4. Gunakan pencahayaan yang merata dan ambil seluruh halaman paspor.

   ✓ Tanggal lahir yang secara resmi hanya mencantumkan tahun dapat dilanjutkan tanpa mengurangi verifikasi dokumen.

Tanggal parsial resmi versus tidak dapat dibaca

Buram, silau, terpotong, atau kolom paspor yang hilang tetap memerlukan pemindaian yang lebih jelas. Zona yang dapat dibaca mesin membedakan tanggal parsial resmi dari dokumen yang tidak dapat dibaca.

Okupansi Cloudbeds tidak dapat dipesan

Yang Anda lihat: Check-in berhenti dengan PMS_OCCUPANCY_NOT_BOOKABLE. Detail kesalahan staf menampilkan pembagian dewasa dan anak yang dicoba.

Mengapa ini terjadi: Cloudbeds tidak memiliki tarif untuk okupansi, tipe kamar, atau masa inap tersebut. Klasifikasi tanggal lahir yang salah juga dapat membuat pembagian tersebut ditolak.

Di ACI, pemeriksaan ini terjadi setelah dokumen disimpan selama Registration atau sebelum check-in final. Jika dokumen sudah tersimpan, Anda tidak perlu mengunggahnya lagi.

Perbaikan:

1. Periksa jumlah Adults dan Children yang dicoba.

2. Verifikasi tanggal lahir tamu dan Child Maximum Age di AVA.

3. Periksa tipe kamar, tanggal, dan aturan okupansi di Cloudbeds.

4. Koreksi reservasi atau paket tarif di Cloudbeds jika diperlukan.

5. Segarkan AVA dan coba check-in sekali lagi.

   ✓ Lanjutkan check-in setelah Cloudbeds menerima okupansi yang telah dikoreksi.

Jangan ulangi pembagian yang sama

Mencoba ulang okupansi yang tidak tersedia tidak akan membuat tarif Cloudbeds. Hubungi dukungan jika pembagian yang telah dikoreksi masih gagal.

Cloudbeds tidak memiliki ketersediaan untuk tanggal ini

Yang Anda lihat: Check-in berhenti dengan PMS_OCCUPANCY_UNAVAILABLE_FOR_DATES. Pesan tersebut meminta Anda mengubah tanggal atau memilih lebih sedikit kamar.

Mengapa ini terjadi: Cloudbeds tidak dapat memenuhi tanggal atau ketersediaan kamar yang diminta. Hal ini berbeda dari pembagian dewasa atau anak yang tidak benar.

Pembaruan okupansi tidak selesai. Jangan mengulangi permintaan yang sama selama ketersediaan belum berubah.

Perbaikan:

1. Periksa tanggal reservasi, tipe kamar, dan kamar yang tersedia di Cloudbeds.

2. Pilih kamar atau tanggal yang tersedia, atau ikuti proses meja depan hotel Anda.

3. Segarkan AVA setelah Cloudbeds menampilkan ketersediaan yang diterima.

4. Coba check-in lagi satu kali.

   ✓ Lanjutkan check-in setelah Cloudbeds menerima ketersediaan yang diminta.

Penyiapan pajak sumber Cloudbeds perlu ditinjau

Yang Anda lihat: Check-in berhenti dengan PMS_RATE_PRESERVATION_SOURCE_TAX_UNSUPPORTED. Anda mungkin juga melihat bahwa okupansi Cloudbeds tidak berubah.

Mengapa ini terjadi: AVA tidak dapat memodelkan aturan pajak atau biaya sumber reservasi dengan aman.

AVA menganggap ini sebagai kesalahan terminal untuk perubahan jumlah tamu saat ini. AVA menyimpan penanda pajak sumber dan mempertahankan panduan yang sama pada percobaan ulang berikutnya. Percobaan ulang berikutnya tidak mengirim permintaan okupansi yang sama ke Cloudbeds lagi.

Perbaikan:

1. Jangan mencoba ulang perubahan jumlah tamu yang sama sebelum meninjau pengaturan sumber.

2. Buka reservasi di Cloudbeds.

3. Periksa sumber reservasi, tipe kamar, dan aturan pajak atau biaya sumber.

4. Minta administrator Cloudbeds memperbaiki aturan sumber yang tidak didukung. Ini dapat mencakup biaya campuran, non-persentase, tidak terbaca, atau beberapa biaya eksklusif.

5. Segarkan AVA dan coba lagi Registration atau check-in final satu kali.

   ✓ Lanjutkan check-in setelah Cloudbeds menampilkan kebijakan sumber yang didukung.

Tidak ada perubahan okupansi

AVA berhenti sebelum menulis okupansi ke Cloudbeds. Hal ini mencegah penetapan harga ulang ketika AVA tidak dapat memulihkan total yang dipesan dengan aman. Percobaan ulang berikutnya mempertahankan instruksi ini tanpa mengirim permintaan okupansi lain.

Perbedaan pembulatan Cloudbeds tidak memerlukan koreksi manual

Cloudbeds mungkin memindahkan beberapa sen antara pendapatan kamar dan pajak, tetapi total tamu tetap tidak berubah. AVA menerima perbedaan yang sama besar dan berlawanan arah hingga 10 sen. Pembaruan yang memperhitungkan sumber dapat menerima perbedaan total yang koheren hingga 5 sen setelah percobaan verifikasi final. Cloudbeds menambahkan catatan yang menjelaskan jumlah yang diselesaikan ketika totalnya berbeda. Jangan melakukan koreksi manual untuk kedua catatan pembulatan tersebut. Perbedaan yang lebih besar atau tidak koheren tetap memerlukan peninjauan manual.

Konflik reservasi PMS sementara

Jika reservasi berubah saat AVA menyimpan jumlah tamu, PMS dapat mengembalikan PMS_RESERVATION_CONCURRENT_MODIFICATION. AVA mempertahankan perubahan dalam status tertunda dan mencoba ulang secara otomatis. 409 biasa tanpa kode ini tetap bersifat permanen dan menggunakan jalur peninjauan manual di bawah.

Rekonsiliasi jumlah tamu diperlukan

Yang Anda lihat: AVA menampilkan panduan rekonsiliasi jumlah tamu saat menyimpan informasi tamu atau melakukan check-in final. Kode errornya adalah PMS_GUEST_COUNT_RECONCILIATION_REQUIRED.

Mengapa ini terjadi: PMS mengarantina perubahan jumlah tamu untuk tinjauan manual. Mencoba ulang perubahan yang sama tidak dapat menyelesaikan reservasi.

Perbaikan:

1. Pilih End session.
2. Buka reservasi di PMS Anda.
3. Rekonsiliasikan jumlah tamu dan total reservasi.
4. Pastikan reservasi PMS sudah benar.
5. Mulai pendaftaran baru di AVA.

Jangan ulangi perubahan jumlah tamu yang sama

End session adalah satu-satunya tindakan pemulihan untuk pesan ini. Jangan memilih Continue registration atau mencoba ulang perubahan yang dikarantina.

Batas percobaan ulang sinkronisasi jumlah tamu tercapai

Yang Anda lihat: Tamu melihat panduan untuk mendapatkan bantuan staf setelah sinkronisasi jumlah tamu gagal berulang kali. Staf mungkin melihat PMS_GUEST_COUNT_RETRY_EXHAUSTED.

Mengapa ini terjadi: Kegagalan PMS atau jaringan sementara terus terjadi setelah empat kali percobaan dari sisi tamu. AVA menghentikan loop percobaan ulang tamu, tetapi tetap menunda perubahan jumlah tamu.

Perbaikan:

1. Berhenti meminta tamu mencoba ulang langkah yang sama.

2. Lanjutkan proses check-in yang dibantu staf atau manual.

3. Bandingkan jumlah tamu yang terdaftar dengan reservasi di PMS Anda.

4. Perbaiki reservasi PMS jika jumlahnya tidak cocok.

5. Lanjutkan perubahan jumlah tamu yang tertunda ketika alur staf mengizinkannya.

   ✓ Tamu dapat melanjutkan melalui bantuan staf tanpa mengulangi percobaan yang terblokir.

Hubungi dukungan jika alur staf tidak dapat dilanjutkan setelah PMS tersedia.

Kesalahan unggahan massal

Yang Anda lihat: Kesalahan muncul di samping paspor tertentu dalam mode Upload All Documents, seperti:

• "Document number not detected"
• "Already uploaded for [guest name]"
• "Guest limit reached"
• "Payment method is not enabled for reservations"

Perbaikan:

1. Untuk kesalahan deteksi, pilih Rescan passport dan pindai dalam pencahayaan yang lebih baik
2. Untuk duplikat, tetapkan paspor ke tamu lain
3. Untuk batas tamu, pilih tamu yang sudah ada alih-alih membuat tamu baru
4. Untuk kesalahan metode pembayaran Opera, aktifkan metode pembayaran untuk penggunaan reservasi di Opera
5. Jika kesalahan tetap muncul, tutup modal dan gunakan unggahan individual untuk paspor yang bermasalah

Tindakan pemindai berada di bawah layar

Yang Anda lihat: Pemindai terbuka, tetapi Proceed, Next, atau tautan unggah tidak terlihat.

Perbaikan:

1. Gulir di dalam modal pemindai hingga bilah tindakan muncul.

2. Pertahankan jendela browser pada tinggi penuh selama pemindaian.

3. Pilih Proceed atau Next dari bilah tindakan yang menempel.

4. Jika kontrol tetap tersembunyi, tutup modal dan buka Upload All Documents lagi.

   ✓ Pemindai mempertahankan bilah tindakan tetap terlihat saat Anda meninjau atau mengambil dokumen.

Kode verifikasi diminta saat unggahan massal

Yang Anda lihat: Memilih Insert Guests membuka panel Verify Your Booking alih-alih menyimpan. Ini terjadi ketika AVA menemukan ketidaksesuaian nama yang berada di ambang batas.

Perbaikan:

1. Buka email reservasi dan temukan 4-digit code

2. Masukkan kode dan pilih Verify Code

3. Jika email belum tiba, pilih Resend Code setelah hitung mundur berakhir

4. Jika kode terus gagal, pastikan kembali bahwa Anda membaca email terbaru

   ✓ AVA menyimpan penetapan secara otomatis setelah kode diterima.

Panel tidak muncul

Jika nama dokumen berbeda tetapi panel verifikasi tidak muncul, kecocokan nama mungkin terlalu lemah untuk pilihan cadangan ini. OTP Fallback for Name Mismatch atau booking name verification for partial matches mungkin juga dinonaktifkan. Lihat Pemeriksaan Dokumen. Di ACI, periksa apakah pengesampingan staf diaktifkan untuk properti Anda. Permintaan pengesampingan menggantikan OTP tamu saat diaktifkan.

Verifikasi wajah terus gagal

Yang Anda lihat: "Facial Verification Failed" atau layar ketidakcocokan.

Perbaikan:

1. Ambil ulang selfie dengan pencahayaan yang lebih terang
2. Unggah ulang dokumen jika foto wajah buram
3. Jika tamu tidak dapat lolos, ikuti kebijakan tinjauan manual Anda

Tanda tangan atau verifikasi wajah terlalu lama

Yang Anda lihat: Langkah tanda tangan atau verifikasi wajah membutuhkan waktu lebih lama dari yang diharapkan.

Perbaikan:

1. Tunggu sebentar hingga AVA selesai menyimpan hasilnya.
2. Lanjutkan check-in jika langkah tersebut ditampilkan sebagai selesai.
3. Segarkan data tamu atau reservasi nanti untuk mengonfirmasi detail lanjutan.
4. Hubungi dukungan jika hasil yang disimpan atau status tamu tidak ada setelah penyegaran.

AVA mempertahankan hasil tanda tangan atau verifikasi wajah yang telah disimpan ketika layanan terhubung merespons dengan lambat. Sinkronisasi yang tersisa dapat selesai setelah langkah yang dihadapi tamu selesai.

Pengesampingan staf ACI tidak tersedia

Yang Anda lihat: Kegagalan wajah ACI dua perangkat muncul, tetapi Staff override tidak tersedia.

Perbaikan:

1. Pastikan perangkat staf telah diverifikasi untuk hotel saat ini.
2. Pastikan tablet tamu tetap dipasangkan dengan reservasi saat ini.
3. Kirim ulang Facial Verification dari panel staf.
4. Minta tamu menyelesaikan langkah verifikasi wajah lagi.
5. Biarkan kegagalan wajah aktif tetap terlihat, lalu pilih Staff override.
6. Masukkan alasan setelah memeriksa identitas tamu secara langsung.

✓ Pengesampingan seharusnya berfungsi untuk kegagalan ACI dua perangkat aktif saat ini.

Jika tetap tidak tersedia, ikuti kebijakan tinjauan manual Anda dan hubungi dukungan.

Pengiriman ulang ACI tidak membuka kembali kamera

Yang Anda lihat: Anda mengirim ulang langkah wajah ACI yang sama, tetapi tablet tamu tetap menampilkan layar ketidakcocokan lama.

Perbaikan:

1. Pastikan panel staf masih menampilkan reservasi yang benar.

2. Kirim ulang Facial Verification dari panel staf.

3. Tunggu hingga tablet tamu membuka kembali kamera.

4. Minta tamu menyelesaikan langkah wajah lagi.

5. Jika tablet menampilkan Pair this tablet, pulihkan pemasangan dua perangkat terlebih dahulu.

   ✓ Tablet tamu seharusnya menampilkan permintaan verifikasi wajah yang baru.

Lihat Penyiapan Assisted Check-In.

Akses kamar tidak muncul

Yang Anda lihat: Tidak ada kode atau opsi keycard setelah check-in.

Perbaikan:

1. Segarkan kartu kamar dan pastikan check-in selesai
   • Jika Room Access menampilkan Pending atau Partial success, tunggu sampai selesai.
2. Buka Settings → Room Access dan pastikan metode akses kamar yang aktif
3. Kembali ke check-in dan buka Room Information lagi
4. Periksa pesan kesalahan Room Access dan ikuti instruksinya
5. Jika akses masih tidak muncul, hubungi dukungan

Kesalahan Room Access yang dipertahankan

Jika Room Access mengembalikan kegagalan terstruktur, AVA kini menampilkan pesan dari layanan sumber terlebih dahulu. Pesan tersebut dapat mencakup teks message atau error.message bertingkat dari Room Access atau PMS. Anda tidak akan lagi melihat [object Object] dalam alur ini.

Kamar keycard tidak dapat ditentukan

Yang Anda lihat: AVA tidak dapat membuka alur keycard karena tidak dapat menentukan kamar reservasi.

Perbaikan:

1. Segarkan kartu kamar.
2. Pastikan reservasi memiliki kamar yang ditugaskan di PMS Anda.
3. Buka kembali Room Information.
4. Coba lagi Retrieve Keycard.
5. Hubungi dukungan jika kamar sudah ditugaskan tetapi pesan tersebut muncul lagi.

AVA menerima pengenal kamar PMS yang valid, baik yang panjang maupun yang tampak internal. Jangan mengubah identitas kamar secara manual.

Kontrol keycard tersembunyi di ACI

Yang Anda lihat: Anda tidak melihat Retrieve Keycard atau Already Encoded setelah check-in.

Perbaikan:

1. Konfirmasikan serah terima staf terlebih dahulu.
2. Tunggu hingga kartu kamar disegarkan.
3. Pilih Retrieve Keycard atau Already Encoded setelah tombol muncul.

---

Masih Terkendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Reservasi tidak dapat ditemukan setelah pemindaian atau nomor konfirmasi
• ❌ Waktu pencarian reservasi Cloudbeds habis atau menampilkan kesalahan layanan
• ❌ Check-in tetap terblokir setelah semua langkah selesai
• ❌ Two-device ACI atau pengelompokan nama sama tetap tidak tersedia setelah verifikasi ulang
• ❌ Akses kamar tidak muncul setelah check-in

Sebaiknya sertakan:

• Tangkapan layar kesalahan
• Nomor konfirmasi reservasi
• Nama tamu dan tanggal kedatangan
• Waktu masalah mulai terjadi

Panduan Terkait

• Kebijakan Check-In
• Dasbor Housekeeping
• Peringatan Nomor Dokumen Saat Check-In