Lewati ke konten utama

Kebijakan Check-In AVA

Penyiapan Cepat

Atur batas usia, waktu check-in, dan aturan kamar. Sebagian besar properti selesai dalam sekitar 5 menit.

Panduan ini membantu Anda menentukan siapa yang boleh melakukan self check-in, kapan mereka dapat mulai, dan kamar mana yang memenuhi syarat. Aturan ini berlaku untuk alur self-service dan assisted check-in.

Lokasi​

Settings → Check-In → Check-In Policy

Referensi Cepat​

PengaturanYang DikontrolDampak ke Tamu
Minimum AgeUsia termuda yang boleh self check-inTamu di bawah umur diarahkan ke front desk
Allow DOB EditingApakah tamu dapat memperbaiki tanggal lahir hasil OCRMencegah pemblokiran usia yang tidak disengaja akibat kesalahan OCR
Allow Travel Document UploadMengizinkan unggah foto sebagai pengganti pemindaian kamera langsungTamu dapat mengunggah foto paspor atau ID
Image Retention PolicyMenghapus gambar dokumen perjalanan dan selfie secara otomatis setelah jumlah hari tertentuGambar lama dapat dihapus setelah Anda menerapkan perubahan
Document StorageMemilih tempat penyimpanan dokumen dan tanda tangan yang ditangkapMengontrol lokasi penyimpanan catatan check-in
PMS Upload PolicyMengontrol apakah dokumen check-in dikirim ke PMS AndaDokumen dapat tetap di Streamliner tanpa sinkron ke PMS
Mandatory Guest RegistrationMewajibkan setiap tamu PMS menyelesaikan registrasiTamu tambahan tidak dapat melewati detail tamu
Allowed Check-In TimeWaktu paling awal self check-in dimulaiTamu yang datang lebih awal melihat pesan tunggu
Validate Check-In Time OnlyApakah AVA hanya memeriksa waktu, atau tanggal dan waktu kedatangan sekaligusMengontrol seberapa ketat validasi kedatangan awal
Long Stay LimitJumlah malam maksimum yang diizinkan untuk self check-inMasa inap panjang memerlukan check-in staf
Kiosk Welcome ButtonsMenampilkan atau menyembunyikan Check-In dan Check-Out pada layar sambutan kioskTamu hanya melihat tombol yang Anda aktifkan di layar beranda kiosk
Group CheckoutMengizinkan alur checkout tamu menangani reservasi tertaut sekaligusTamu dapat menyelesaikan checkout beberapa reservasi tertaut dalam satu alur
Room Assignment RulesPenetapan kamar otomatis, status kamar yang diizinkan, dan fallback penetapan ulangMengontrol kesiapan kamar, keamanan, dan perilaku pindah kamar
OPERA Specials CodesKode yang dapat dicari untuk langkah perjalananMelacak progres registrasi, pre-auth, check-in, dan check-out

Atur Kelayakan Tamu​

Usia Minimum untuk Check-In​

  1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy
  2. Masukkan nilai di Minimum Age for Check-In (umumnya 18 atau 21)
  3. Klik Save

Cara kerjanya:

  • Pemeriksaan usia berlaku untuk primary guest pada reservasi
  • Jika primary guest berusia di bawah batas minimum, self check-in diblokir
  • Usia dihitung dari Date of Birth yang dikumpulkan saat registrasi

Izinkan Tamu Mengedit Tanggal Lahir​

Gunakan Allow editing guest date of birth untuk mengontrol apakah tamu dapat memperbaiki kesalahan OCR:

  • Enabled: Tamu dapat mengoreksi tanggal lahir yang dipindai
  • Disabled: Tanggal lahir tetap terkunci sesuai dokumen hasil pemindaian

Pertimbangkan menonaktifkannya saat:

  • Regulasi lokal mengharuskan kecocokan dokumen yang tepat
  • Anda memerlukan verifikasi usia yang ketat, misalnya untuk fasilitas dengan batasan usia
Akurasi OCR

Mengizinkan pengeditan mengurangi pemblokiran usia palsu saat pemindaian dokumen salah membaca tanggal.

Izinkan Unggah Dokumen Perjalanan​

Gunakan Allow travel document upload untuk memberi tamu opsi mengunggah foto dokumen:

  • Enabled: Tamu dapat mengunggah foto paspor atau ID
  • Disabled: Tamu harus memindai dengan kamera langsung
  1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy
  2. Nyalakan atau matikan Allow travel document upload
  3. Klik Save

Atur Kebijakan Retensi Gambar​

Gunakan Image retention policy untuk menghapus gambar tersimpan setelah sejumlah hari tertentu.

Jika sebuah toggle dimatikan, Streamliner tidak menghapus jenis gambar tersebut berdasarkan retensi.

Penghapusan Data

Menyimpan periode retensi yang lebih pendek akan langsung menghapus gambar dokumen perjalanan atau selfie yang lebih lama dari jumlah hari yang dipilih.

  1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

  2. Di Image retention policy, aktifkan Travel document atau Selfie

  3. Masukkan jumlah hari retensi (1-365). Default-nya adalah 180.

  4. Klik Save

  5. Jika jendela konfirmasi muncul, ketik DELETE IMAGES

  6. Klik Save and apply now

    ✓ Kebijakan retensi Anda tersimpan dan aktif.

Atur Penyimpanan Dokumen​

Gunakan Document storage untuk memilih tempat penyimpanan dokumen check-in dan tanda tangan.

  1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

  2. Di Document storage, gunakan Use your own server (on-premises)

  3. Pilih salah satu mode:

    • Matikan untuk memakai penyimpanan cloud S3
    • Nyalakan untuk memakai layanan penyimpanan gambar di lokasi Anda

  4. Jika on-premises aktif, masukkan Image storage URL

  5. Jika secret ditampilkan, klik Copy di samping Image storage secret

  6. Klik Save

    ✓ Pengaturan penyimpanan dokumen Anda tersimpan.

Image storage secret

Field Image storage secret bersifat read-only. Anda dapat menyalinnya ketika nilainya tersedia.

Atur Kebijakan Upload PMS​

Gunakan PMS upload policy untuk mengontrol dokumen check-in mana yang dikirim Streamliner ke PMS Anda.

Ini tidak mengubah penyimpanan lokal atau aturan retensi di Streamliner.

  1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

  2. Di PMS upload policy, aktifkan atau nonaktifkan:

    • Upload travel document to PMS
    • Upload registration card to PMS

  3. Klik Save

    ✓ Kebijakan sinkronisasi dokumen Anda tersimpan.

AVA PMS

Jika PMS aktif Anda adalah AVA, toggle ini dinonaktifkan. Kebijakan ini tidak berlaku untuk AVA PMS.

Wajibkan Registrasi Tamu untuk Guest PMS​

Penyiapan Cepat

Aktifkan ini ketika setiap tamu yang terhubung ke reservasi PMS harus menyelesaikan registrasi. Ini memerlukan waktu sekitar 1 menit.

Gunakan Mandatory Guest Registration untuk mewajibkan registrasi bagi setiap tamu yang terhubung dengan reservasi.

  1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

  2. Di Registration, aktifkan Mandatory Guest Registration

  3. Klik Save

    ✓ Setiap tamu PMS harus menyelesaikan registrasi sebelum check-in selesai.

Cakupan

Pengaturan ini muncul untuk semua provider PMS. Kontrol registrasi khusus Opera tetap berada di bagian Registration.

Gunakan Saran Kode Specials OPERA​

Saat PMS aktif Anda adalah OPERA OHIP, AVA memuat saran kode specials yang cocok untuk setiap field perjalanan.

Anda tetap dapat mengetik kode secara manual jika tidak ingin menggunakan saran.

  1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

  2. Temukan bagian OPERA Specials Codes

  3. Isi field perjalanan berikut:

    • Specials code for registration
    • Specials code for pre-authorisation
    • Specials code for check-in
    • Specials code for check-out

  4. Mulai mengetik di setiap field untuk mencari daftar kode yang valid

  5. Pilih saran atau masukkan kode sendiri

  6. Klik Save Check-In Policy

    ✓ Nilai kode Anda tetap dapat diedit dan dicari.

Ketersediaan

Saran hanya muncul ketika PMS aktif Anda adalah OPERA OHIP dan pengaturan PMS sudah lengkap.

Harus cocok persis

Nilai yang dimasukkan harus cocok persis dengan Opera Specials. Nilai yang salah dapat merusak pemetaan status.

Atur Waktu Check-In​

  1. Di Allowed Check-In Time, pilih waktu check-in resmi Anda
  2. Klik Save

Aturan format:

  • Gunakan format 24 jam, misalnya 14:00
  • Biarkan kosong untuk mengizinkan check-in kapan saja

Pengalaman tamu:

  • Sebelum waktu check-in -> pesan kedatangan awal muncul
  • Setelah waktu check-in -> tamu dapat melanjutkan jika aturan lain mengizinkan

Validate Check-In Time Only​

Gunakan Validate Check-In Time Only ketika Anda ingin AVA memeriksa waktu tanpa membandingkan tanggal kedatangan.

  • Yes: AVA memvalidasi menggunakan waktu check-in saja
  • No: AVA memvalidasi menggunakan tanggal kedatangan dan waktu check-in

  1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

  2. Nyalakan atau matikan Validate Check-In Time Only

  3. Klik Save

    ✓ Aturan validasi waktu check-in Anda tersimpan.

Kapan digunakan

Gunakan Yes jika properti Anda menginginkan aturan berbasis waktu saja untuk kedatangan. Gunakan No jika Anda ingin tanggal dan waktu kedatangan diperiksa bersama.

Pengaturan Pembayaran Dipindahkan​

Pengaturan payment gateway dan kontrol kebijakan pembayaran Opera kini berada di Settings → Payment.

Gunakan halaman itu untuk mengonfigurasi:

  • Koneksi gateway (Stripe atau Red Dot)
  • Pengumpulan deposit dan pembayaran penuh

Koordinasi Housekeeping​

Minta Housekeeping Mengonfirmasi Checkout pada Hari yang Sama​

Aktifkan ini jika Anda ingin housekeeping mengonfirmasi checkout sebelum menyelesaikan pembaruan pembersihan untuk hari yang sama. Ini membantu staf menutup kamar yang terlewat oleh resepsionis.

Pembatasan Long Stay​

  1. Aktifkan Block Long Stay Check-ins
  2. Atur Maximum Nights for Kiosk Check-in
  3. Klik Save

Reservasi yang lebih lama dari batas ini harus check-in dengan staf.

Atur Tombol Sambutan Kiosk​

Gunakan Kiosk Welcome Buttons untuk menampilkan atau menyembunyikan tombol Check-In dan Check-Out pada layar sambutan kiosk.

  1. Buka Pengaturan → Check-In → Kebijakan Check-In
  2. Temukan Kiosk Welcome Buttons
  3. Nyalakan atau matikan Check-In dan Check-Out
  4. Klik Save

✓ Layar sambutan kiosk diperbarui setelah Anda memuat ulang.

Walk-In tetap terpisah

Gunakan pengaturan Walk-In Booking yang sudah ada untuk mengontrol tombol Walk-In. Pengaturan ini tidak mengubah tombol Walk-In.

Preferensi Penetapan Kamar​

Aktifkan Penetapan Kamar Otomatis​

Saat diaktifkan, AVA menetapkan kamar secara otomatis jika PMS menyediakan kamar yang memenuhi syarat.

Batasan eZee

Jika PMS aktif Anda adalah eZee, toggle ini tetap dinonaktifkan. eZee tidak mendukung penetapan atau penetapan ulang kamar otomatis selama check-in.

Auto-Assign dan Dirty Rooms

Jika Allow Vacant Dirty Rooms diaktifkan, penetapan kamar otomatis dinonaktifkan untuk menghindari penetapan kamar yang belum bersih.

Izinkan Penetapan Kamar Tanpa Status Housekeeping​

Aktifkan ini jika PMS Anda tidak mengirim status housekeeping. Saat diaktifkan, AVA mengabaikan filter status kamar.

Status Kamar yang Diizinkan​

Pilih status kamar yang memenuhi syarat untuk check-in:

  • Allow Vacant Inspected Rooms (disarankan)
  • Allow Vacant Clean Rooms
  • Allow Vacant Dirty Rooms (hanya untuk keadaan darurat)
Standar Keamanan

Mengizinkan kamar kotor dapat menimbulkan masalah kesehatan dan layanan. Gunakan hanya jika Anda sudah memiliki proses manual.

Seleksi Wajib

Setidaknya satu status kamar harus diaktifkan agar self check-in berfungsi.

Pemecahan Masalah​

Tamu diblokir tanpa diduga​

Yang Anda lihat: Tamu yang valid diarahkan ke resepsionis

Periksa:

  1. Minimum Age dan akurasi DOB
  2. Allowed Check-In Time
  3. Validate Check-In Time Only
  4. Batas long stay
  5. Kelayakan status kamar
  6. Pengaturan pembayaran di Pengaturan → Payment

Opsi unggah tidak ada​

Yang Anda lihat: Tamu hanya melihat pemindaian kamera langsung

Perbaikan:

  1. Aktifkan Allow travel document upload
  2. Simpan perubahan Anda dan uji lagi

Tombol konfirmasi tetap nonaktif​

Yang Anda lihat: Save and apply now berwarna abu-abu di jendela konfirmasi.

Perbaikan:

  1. Ketik DELETE IMAGES persis seperti yang ditampilkan
  2. Klik Save and apply now

Field hari retensi berwarna abu-abu​

Yang Anda lihat: Anda tidak bisa mengedit jumlah hari retensi.

Perbaikan:

  1. Aktifkan Travel document atau Selfie
  2. Masukkan jumlah harinya

URL penyimpanan on-premises terus kembali ke nilai lama​

Yang Anda lihat: Image storage URL tidak tersimpan.

Perbaikan:

  1. Nyalakan Use your own server (on-premises)
  2. Masukkan URL lengkap, misalnya https://image-storage.yourhotel.local
  3. Klik Save dan muat ulang halaman sekali

Tombol copy untuk image storage secret tidak aktif​

Yang Anda lihat: Copy berwarna abu-abu dan tidak bisa diklik.

Perbaikan:

  1. Nyalakan Use your own server (on-premises)
  2. Pastikan ada nilai secret di Image storage secret
  3. Jika kosong, minta tim admin Anda mengatur secret terlebih dahulu

Toggle upload PMS dinonaktifkan​

Yang Anda lihat: Anda tidak bisa mengubah Upload travel document to PMS atau Upload registration card to PMS.

Perbaikan:

  • Periksa provider PMS aktif Anda
  • Jika itu AVA PMS, ini memang perilaku yang diharapkan
  • Gunakan provider PMS non-AVA untuk mengonfigurasi toggle ini

Penetapan kamar otomatis dinonaktifkan​

Yang Anda lihat: Toggle mati atau nonaktif

Perbaikan:

  • Periksa provider PMS aktif Anda
  • Jika itu eZee, ini memang perilaku yang diharapkan
  • Pastikan Allow Vacant Dirty Rooms dalam keadaan OFF
  • Pastikan PMS Anda mengirim pembaruan status kamar
  • Jika Anda membutuhkan auto-assign, gunakan PMS yang mendukungnya

Pesan kedatangan awal tidak pernah muncul​

Yang Anda lihat: Tamu check-in lebih awal tanpa pesan

Perbaikan:

Validasi waktu check-in terasa terlalu ketat​

Yang Anda lihat: Tamu diblokir meskipun waktu check-in terlihat benar.

Perbaikan:

  1. Periksa Validate Check-In Time Only
  2. Setel ke Yes jika Anda ingin validasi hanya berdasarkan waktu
  3. Setel ke No jika Anda ingin tanggal dan waktu kedatangan diperiksa bersama
  4. Simpan dan uji dengan reservasi baru

Kode specials Opera tidak berpengaruh​

Yang Anda lihat: Progres perjalanan tidak ditandai dengan benar di Opera.

Perbaikan:

  1. Pastikan PMS aktif Anda adalah Opera
  2. Periksa setiap kode agar cocok persis dengan Opera, termasuk ejaannya
  3. Simpan lagi menggunakan Save Check-In Policy
  4. Uji dengan sesi check-in baru

Saran kode OPERA tidak muncul​

Yang Anda lihat: Field kode spesial tetap kosong atau tidak menampilkan kecocokan.

Perbaikan:

  1. Pastikan PMS aktif Anda adalah OPERA OHIP
  2. Pastikan pengaturan PMS OPERA sudah lengkap
  3. Ketik sebagian kode untuk menyaring daftar
  4. Masukkan kode secara manual jika Anda sudah mengetahuinya
  5. Simpan dan buka ulang halaman

Panduan Terkait​