Kebijakan Check-In

Penyiapan Cepat

Atur batas usia, waktu check-in, dan aturan kamar. Sebagian besar properti menyelesaikannya dalam sekitar 5 menit.

Panduan ini membantu Anda menentukan siapa yang dapat melakukan check-in mandiri, kapan mereka dapat mulai, dan kamar mana yang memenuhi syarat. Aturan ini berlaku untuk alur check-in mandiri dan check-in dengan bantuan.

Di Mana Menemukannya

Settings → Check-In → Check-In Policy

Referensi Cepat

Pengaturan	Yang Dikendalikan	Dampak pada Tamu
Minimum Age	Usia termuda yang diizinkan melakukan check-in mandiri	Tamu di bawah umur diarahkan ke meja depan
Child Maximum Age	Usia yang menjadi batas atau di bawahnya tamu hasil pemindaian dihitung sebagai anak-anak	Mengirimkan komposisi dewasa dan anak-anak yang tepat ke PMS Anda
Allow DOB Editing	Apakah tamu dapat memperbaiki tanggal lahir hasil OCR	Mencegah pemblokiran usia yang tidak disengaja akibat kesalahan OCR
Allow Travel Document Upload	Mengizinkan unggahan foto sebagai pengganti pemindaian dengan kamera langsung	Tamu dapat mengunggah foto paspor atau ID
Image Retention Policy	Menghapus gambar dokumen perjalanan dan selfie secara otomatis setelah jumlah hari yang ditetapkan	Gambar lama dapat dihapus setelah Anda menerapkan perubahan
Document Storage	Memilih tempat penyimpanan dokumen dan tanda tangan yang diambil	Mengontrol tujuan penyimpanan catatan check-in
PMS Upload Policy	Mengontrol apakah dokumen check-in dikirim ke PMS Anda	Dokumen dapat tetap berada di Streamliner tanpa disinkronkan ke PMS
Registration Card Upload Timing	Memilih kapan kartu registrasi diunggah ke PMS	Unggahan dapat menunggu hingga sinkronisasi tamu atau check-in selesai
Mandatory Guest Registration	Mewajibkan setiap tamu PMS menyelesaikan registrasi	Tamu tambahan tidak dapat melewati detail tamu
Allowed Check-In Time	Waktu paling awal check-in mandiri dimulai	Tamu yang datang lebih awal melihat pesan tunggu
Validate Check-In Time Only	Apakah AVA hanya memeriksa waktu, atau tanggal dan waktu kedatangan	Mengontrol seberapa ketat validasi kedatangan lebih awal
Long Stay Limit	Jumlah malam maksimum yang diizinkan untuk check-in mandiri	Masa inap panjang memerlukan check-in oleh staf
Kiosk Welcome Buttons	Menampilkan atau menyembunyikan Check-In dan Check-Out di layar sambutan kiosk	Tamu hanya melihat tombol yang Anda aktifkan di layar utama kiosk
Group Checkout	Memungkinkan alur checkout tamu menangani reservasi tertaut secara bersamaan	Tamu dapat menyelesaikan checkout untuk reservasi tertaut dalam satu alur saat PMS Anda mendukungnya
Show smart-lock PIN during guest checkout	Menampilkan PIN yang sudah ada untuk masa inap saat pengembalian kunci fisik	Tamu dapat membuka kembali kontainer pintar dan mengembalikan kunci fisik
Guest Step Auto-Advance	Membuka langkah tamu berikutnya yang diperlukan setelah penyimpanan	Menjaga alur check-in tetap berjalan, atau memungkinkan tamu maju secara manual
Check-in blocking by mode	Menerapkan aturan pembayaran, saldo, reservasi, routing, dan kode yang dipilih untuk setiap perjalanan	Mengarahkan perjalanan yang diblokir ke dukungan staf
Room Automation	Kontrol terpisah untuk reservasi tanpa kamar, perpindahan kamar yang sudah ditetapkan, dan antrean	Mengontrol pemeriksaan kesiapan kamar dan keamanan antrean
Expected room-assignment behaviour	Matriks sebelum dan sesudah check-in untuk reservasi tanpa kamar dan reservasi yang kamarnya sudah ditetapkan	Membantu staf menjelaskan waktu tunggu dan email Room Ready
OPERA Specials Codes	Kode yang dapat dicari untuk langkah-langkah perjalanan	Melacak progres registrasi, pre-auth, check-in, dan checkout

Atur Pemblokiran Check-In berdasarkan Mode

Gunakan aturan pemblokiran terpisah untuk Pre-arrival, Self Check-In, dan Assisted Check-In. Aturan checkout tetap terpisah dari pengaturan ini. Mode yang dipilih hanya menampilkan daftar kodenya setelah Anda mengaktifkan aturan kode. Ganti mode untuk meninjau atau mengedit daftar mode lain.

Aturan	Yang Diblokir
Block Check-in When Guest Needs To Pay At Hotel	Perjalanan dengan pembayaran hotel yang harus dibayar dan saldo terutang
Block Check-in for Outstanding Balance	Perjalanan dengan saldo folio di atas nol
Block Kiosk Check-In for Travel Agent Bookings	Perjalanan yang dipesan melalui agen perjalanan
Block Kiosk Check-In for Existing Routing Instructions	Perjalanan dengan instruksi routing
Apply Check-In code rules for this mode	Reservasi yang cocok dengan salah satu kode check-in yang dipilih

Ketersediaan PMS

Kontrol kode kiosk memerlukan PMS aktif untuk melaporkan dukungan terhadap kemampuan ini. Opera mendukung kemampuan ini, termasuk alias OHIP yang telah dinormalisasi. Cloudbeds, Mews, eZee, AVA, dan Furama saat ini menyembunyikan kontrol ini.

Pengaturan yang sudah ada

Pengaturan pemblokiran datar yang sudah ada mempertahankan perilaku Self Check-In. Pemblokiran Pre-arrival dan Assisted Check-In tidak aktif sampai Anda mengaktifkannya.

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy.

2. Temukan Check-in blocking by mode.

3. Pilih Pre-arrival, Self Check-In, atau Assisted Check-In.

4. Aktifkan aturan yang harus memblokir perjalanan tersebut.

5. Untuk menggunakan kode, aktifkan Apply Check-In code rules for this mode.

6. Tambahkan kode di Block Kiosk Usage for Check-In Codes.

7. Gunakan Copy from Self Check-In jika mode lain harus menggunakan kode yang sama.

8. Klik Save Check-In Policy.

   ✓ Setiap perjalanan hanya menerapkan aturan yang disimpan untuk mode yang dipilih.

Menyalin tidak mengaktifkan pemblokiran

Setelah menyalin kode, aktifkan Apply Check-In code rules for this mode secara terpisah. Penyalinan hanya mengisi daftar mode tersebut.

Pemblokiran umum tetap tersedia

Jika kontrol kode kiosk tidak tersedia, Anda tetap dapat mengedit aturan pembayaran hotel dan saldo terutang.

Checkout tidak berubah

Kontrol ini hanya memengaruhi perjalanan check-in. Pengaturan pemblokiran checkout yang sudah ada tetap berfungsi secara terpisah.

Satu mode masih mengizinkan reservasi yang diblokir

Yang Anda lihat: Reservasi dengan kode yang cocok tetap berlanjut dalam satu perjalanan check-in.

Perbaikan:

1. Kembali ke Settings → Check-In → Check-In Policy.
2. Pilih perjalanan yang terdampak di bawah Check-in blocking by mode.
3. Pastikan Apply Check-In code rules for this mode diaktifkan.
4. Pastikan kode yang cocok muncul di Block Kiosk Usage for Check-In Codes.
5. Klik Save Check-In Policy.
6. Coba lagi pencarian reservasi dalam perjalanan yang terdampak.

Setiap mode memiliki pengaturan daftar kode sendiri. Copy from Self Check-In menyalin kode Self Check-In saat ini ke mode lain. Pengaturan ini tidak menautkan perubahan mendatang antar-mode.

Pengaturan Self Check-In yang sudah ada

Sebelum Anda menyimpan kebijakan mode baru, pengaturan pemblokiran check-in datar yang sudah ada tetap berlaku untuk Self Check-In. Pre-arrival dan Assisted Check-In tidak mewarisi pengaturan tersebut secara otomatis.

Kontrol kode kiosk tidak tersedia

Yang Anda lihat: Anda tidak dapat menemukan pemilih mode, kotak centang aturan kode, atau daftar kode.

Mengapa ini terjadi: PMS aktif Anda tidak melaporkan kemampuan kode kiosk.

Perbaikan:

1. Buka Settings → Essentials → PMS Integration.

2. Pastikan PMS yang dimaksud aktif dan terhubung.

3. Kembali ke Settings → Check-In → Check-In Policy.

4. Jika PMS Anda adalah Opera atau OHIP, muat ulang halaman setelah menghubungkan kembali.

5. Gunakan aturan pembayaran atau saldo jika PMS Anda tidak mendukung kode kiosk.

   ✓ AVA menjaga nilai kode yang tersimpan tetap aman saat data kemampuan tidak tersedia untuk sementara.

Kontrol kemampuan

Jangan mengganti penyedia PMS hanya untuk mengembalikan kontrol kode kiosk. Pilih aturan yang didukung PMS aktif dan alur kerja operasional Anda.

Atur Kelayakan Tamu

Usia Minimum untuk Check-In

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy
2. Masukkan nilai pada Minimum Age for Check-In (umumnya 18 atau 21)
3. Klik Save

Cara kerjanya:

• Pemeriksaan usia berlaku untuk tamu utama pada reservasi
• Jika tamu utama berusia di bawah usia minimum, check-in mandiri diblokir
• Usia dihitung dari Date of Birth yang diambil saat registrasi

Atur Usia Maksimum Anak

Gunakan Child Maximum Age untuk mengklasifikasikan tamu yang dipindai saat check-in. Tamu yang berusia sama dengan atau di bawah batas ini dihitung sebagai anak-anak. Tamu yang lebih tua dihitung sebagai orang dewasa.

Pengaturan ini menerima bilangan bulat dari 0 hingga 17. Nilai bawaannya adalah 12, sesuai dengan label formulir tamu Age 0-12 yang sudah ada.

Sesuaikan dengan paket harga PMS Anda

Vendor PMS tidak menyediakan rentang usia anak melalui integrasi. Atur nilai ini agar sesuai dengan rentang usia anak yang digunakan dalam paket harga properti Anda. Jika nilainya berbeda, PMS Anda mungkin menolak komposisi dewasa dan anak-anak.

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

2. Temukan Child Maximum Age di bawah Guest identity & documents

3. Masukkan usia maksimum anak yang digunakan dalam paket harga PMS Anda

4. Klik Save

   ✓ AVA menggunakan batas tersimpan saat mengklasifikasikan tamu yang dipindai selama check-in.

Misalnya, 12 mengklasifikasikan tamu berusia 0–12 tahun sebagai anak-anak. Tamu berusia 13 tahun ke atas diklasifikasikan sebagai orang dewasa.

Izinkan Tamu Mengedit Tanggal Lahir

Gunakan Allow editing guest date of birth untuk mengatur apakah tamu dapat memperbaiki kesalahan OCR:

• Enabled: Tamu dapat mengoreksi tanggal lahir yang dipindai
• Disabled: Tanggal lahir tetap terkunci sesuai dokumen yang dipindai

Pertimbangkan untuk menonaktifkannya ketika:

• Regulasi setempat mewajibkan kecocokan dokumen yang tepat
• Anda memerlukan verifikasi usia yang ketat, misalnya untuk fasilitas dengan batasan usia

Akurasi OCR

Mengizinkan pengeditan mengurangi pemblokiran usia yang keliru ketika pemindaian dokumen salah membaca tanggal.

Izinkan Unggah Dokumen Perjalanan

Gunakan Allow travel document upload untuk mengizinkan tamu mengunggah foto dokumen:

• Enabled: Tamu dapat mengunggah foto paspor atau ID
• Disabled: Tamu harus memindai dengan kamera langsung

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy
2. Aktifkan atau nonaktifkan Allow travel document upload
3. Klik Save

Atur Kebijakan Retensi Gambar

Gunakan Image retention policy untuk menghapus gambar yang tersimpan setelah jumlah hari tertentu.

Jika sakelar dimatikan, Streamliner tidak menghapus jenis gambar tersebut berdasarkan retensi.

Penghapusan Data

Menyimpan periode retensi yang lebih singkat akan langsung menghapus gambar dokumen perjalanan atau selfie yang lebih lama daripada jumlah hari yang dipilih.

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

2. Di Image retention policy, aktifkan Travel document atau Selfie

3. Masukkan jumlah hari retensi (1-365). Nilai bawaannya adalah 180.

4. Klik Save

5. Jika jendela konfirmasi muncul, ketik DELETE IMAGES

6. Klik Save and apply now

   ✓ Kebijakan retensi Anda tersimpan dan aktif.

Perilaku Penyimpanan

Jika Anda mengubah retensi gambar lalu langsung mengklik Save, AVA menggunakan nilai terbaru Anda. Jendela konfirmasi juga muncul saat perubahan memerlukan persetujuan destruktif.

Atur Penyimpanan Dokumen

Gunakan Document storage untuk memilih tempat penyimpanan dokumen check-in dan tanda tangan.

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

2. Di Document storage, gunakan Use your own server (on-premises)

3. Pilih salah satu mode:

   • Matikan untuk menggunakan penyimpanan cloud S3
   • Nyalakan untuk menggunakan layanan penyimpanan gambar di lokasi Anda

4. Jika on-premises aktif, masukkan Image storage URL

5. Jika rahasia ditampilkan, klik Copy di samping Image storage secret

6. Klik Save

   ✓ Pengaturan penyimpanan dokumen Anda tersimpan.

Image storage secret

Kolom Image storage secret bersifat hanya-baca. Anda dapat menyalinnya jika nilainya tersedia.

Atur Kebijakan Upload PMS

Gunakan PMS upload policy untuk mengontrol dokumen check-in mana yang dikirim Streamliner ke PMS Anda.

Pengaturan ini tidak mengubah penyimpanan lokal atau aturan retensi di Streamliner.

Periksa Dukungan Lampiran PMS

AVA memeriksa kemampuan PMS aktif Anda sebelum menawarkan kontrol unggah dokumen. Dukungan dokumen perjalanan dan kartu registrasi diperiksa secara terpisah.

Dokumen	Yang Diperiksa AVA	Jika Tidak Didukung
Travel document	Dukungan lampiran dokumen perjalanan	AVA menyimpan dokumen secara lokal dan melewati pengiriman ke PMS
Registration card	Dukungan lampiran kartu registrasi	AVA menyimpan kartu secara lokal dan melewati pengiriman ke PMS

Dukungan foto profil tidak dihitung sebagai dukungan dokumen perjalanan. Kontrol yang tidak tersedia berarti AVA telah memverifikasi bahwa PMS Anda tidak dapat menerima jenis dokumen tersebut. Hal ini tidak memengaruhi penyimpanan dokumen, retensi, atau unduhan di AVA.

Dukungan dapat berbeda menurut jenis dokumen

PMS Anda dapat mendukung dokumen perjalanan tetapi tidak mendukung kartu registrasi, atau sebaliknya. Periksa setiap kontrol secara terpisah sebelum menguji check-in tamu.

Kartu registrasi Furama

Furama iPMS mendukung lampiran dokumen perjalanan dan kartu registrasi. Saat Upload registration card to PMS diaktifkan, AVA mengirim kartu yang telah ditandatangani menggunakan waktu yang Anda pilih. Tinjau pengirimannya di Operations → Command Center.

Waktu unggah v4

Di v4, AVA terlebih dahulu menyimpan dokumen perjalanan dan foto tamu secara lokal. Selanjutnya, AVA mengirimkannya ke PMS secara asinkron saat tamu menjadi Verified. Ini adalah perilaku bawaan untuk pengaturan yang sudah ada. Nilai waktu lama yang hilang atau guestSync juga menggunakan guestVerified. Pengaturan waktu eksplisit checkIn tetap berfungsi untuk data lama. Untuk reservasi sharer, AVA mengirim dokumen perjalanan setiap tamu terverifikasi ke reservasi PMS milik tamu tersebut. Dengan demikian, dokumen tetap terlampir pada sharer yang benar. Jika Upload travel document to PMS dimatikan, AVA melewati unggahan tersebut. Hanya foto dokumen berukuran besar yang dikompresi sebelum diunggah ke PMS. File yang lebih kecil tetap tidak berubah. Dokumen dapat muncul di AVA sebelum pengiriman ke PMS selesai. Periksa status lampiran di Operations → Command Center.

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

2. Di PMS upload policy, aktifkan atau nonaktifkan:

   • Upload travel document to PMS
   • Upload registration card to PMS

3. Klik Save

   ✓ Kebijakan sinkronisasi dokumen Anda tersimpan. ✓ AVA menampilkan progres pengiriman ke PMS secara terpisah dari penyimpanan dokumen lokal.

AVA PMS

Jika PMS aktif Anda adalah AVA, sakelar ini dinonaktifkan. Kebijakan ini tidak berlaku untuk AVA PMS.

Atur Waktu Upload Kartu Registrasi

Gunakan Registration card upload timing untuk memilih kapan AVA mengirim kartu ke PMS Anda.

Secara bawaan, AVA menggunakan When check-in completes. Dengan begitu, properti yang sudah ada tetap menggunakan alur saat ini. AVA membuat dan menyimpan kartu registrasi sebelum pengiriman ke PMS dimulai. Kartu dapat muncul di AVA sementara unggahan ke PMS masih tertunda.

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

2. Di PMS upload policy, aktifkan Upload registration card to PMS

3. Di Registration card upload timing, pilih salah satu:

   • When guest syncs - AVA mengunggah setelah sinkronisasi tamu PMS berhasil
   • When check-in completes - AVA mengunggah setelah check-in selesai

4. Klik Save

   ✓ Waktu unggah kartu registrasi Anda tersimpan.

Kapan pengaturan ini muncul

Anda hanya melihat pengaturan ini saat Upload registration card to PMS aktif. Pengaturan ini tetap tersembunyi untuk AVA PMS. Jika nilai yang tersimpan hilang atau tidak valid, AVA kembali ke When check-in completes. Setelah kartu disimpan, periksa status lampirannya di Operations → Command Center.

Sinkronisasi tamu multi-room Opera

Jika properti Anda menggunakan Opera dalam alur multi-room dengan accompany-profile, AVA mengunggah kartu registrasi tamu utama untuk kamar 2. Ini terjadi saat Registration card upload timing adalah When guest syncs dan verifikasi tamu kamar 2 menjadi Verified. AVA tetap menggunakan tanda tangan tamu utama saat hanya tamu utama yang menandatangani.

Wajibkan Registrasi Tamu untuk Tamu PMS

Penyiapan Cepat

Aktifkan ini saat setiap tamu yang terhubung ke reservasi PMS harus menyelesaikan registrasi. Proses ini memerlukan waktu sekitar 1 menit.

Gunakan Mandatory Guest Registration untuk mewajibkan registrasi bagi setiap tamu yang terhubung ke reservasi.

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

2. Di Registration, aktifkan Mandatory Guest Registration

3. Klik Save

   ✓ Setiap tamu PMS harus menyelesaikan registrasi sebelum check-in selesai.

Cakupan

Pengaturan ini muncul untuk semua penyedia PMS. Kontrol registrasi khusus Opera tetap berada di bagian Registration.

Gunakan Saran Kode Specials OPERA

Saat PMS aktif Anda adalah OPERA-family PMS, seperti Opera atau OHIP, AVA memuat saran kode khusus yang cocok untuk setiap kolom perjalanan. Penyedia PMS lain mengabaikan kolom ini, sehingga tidak memengaruhi reservasi non-Opera.

Anda tetap dapat mengetik kode secara manual jika tidak ingin menggunakan saran.

Prioritas Lifecycle Override

Jika permintaan PMS Anda menyertakan lifecycle override, AVA menggunakan kode tersebut terlebih dahulu. Jika pengaturan PMS kosong atau null, AVA mempertahankan kode terakhir yang tersimpan alih-alih menghapusnya. Checkout menggunakan jalur lifecycle yang sama dengan registrasi, pre-auth, dan check-in. Anda tidak memerlukan panggilan special-code terpisah untuk checkout.

Cadangan Pembayaran Registrasi

Selama registrasi Opera, AVA dapat mengirim metode pembayaran Cash yang aktif terlebih dahulu jika reservasi belum memiliki metode pembayaran. AVA menggunakan daftar tipe pembayaran Opera dan membiarkan metode pembayaran yang sudah ada tetap tidak berubah.

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

2. Temukan bagian OPERA Specials Codes

3. Isi kolom perjalanan berikut:

   • Specials code for registration
   • Specials code for pre-authorisation
   • Specials code for check-in
   • Specials code for check-out

4. Mulai mengetik di setiap kolom untuk mencari daftar kode yang valid

5. Pilih saran atau masukkan kode Anda sendiri

6. Klik Save Check-In Policy

   ✓ Nilai kode Anda tetap dapat diedit dan dicari.

Ketersediaan

Saran hanya muncul ketika PMS aktif Anda adalah Opera atau OHIP dan pengaturan PMS sudah lengkap.

Kecocokan Kode Persis Diperlukan

Nilai yang dimasukkan harus sama persis dengan Opera Specials. Nilai yang salah dapat merusak pemetaan status.

Atur Waktu Check-In

1. Di Allowed Check-In Time, pilih waktu check-in resmi Anda
2. Klik Save

Aturan format:

• Gunakan format 24 jam (contoh: 14:00)
• Kosongkan untuk mengizinkan check-in kapan saja

Pengalaman tamu:

• Sebelum waktu check-in → pesan kedatangan lebih awal muncul
• Setelah waktu check-in → tamu dapat melanjutkan jika aturan lain mengizinkannya

Validasi Hanya Waktu Check-In

Gunakan Validate Check-In Time Only saat Anda ingin AVA memeriksa waktu tanpa membandingkan tanggal kedatangan.

• Yes: AVA melakukan validasi hanya berdasarkan waktu check-in
• No: AVA melakukan validasi berdasarkan tanggal kedatangan dan waktu check-in

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

2. Aktifkan atau nonaktifkan Validate Check-In Time Only

3. Klik Save

   ✓ Aturan validasi waktu check-in Anda tersimpan.

Kapan menggunakannya

Gunakan Yes jika properti Anda menginginkan aturan waktu saja untuk kedatangan. Gunakan No jika Anda ingin tanggal dan waktu kedatangan diperiksa bersama.

Pengaturan Pembayaran Dipindahkan

Penyiapan gateway pembayaran kini berada di Settings → Payment. Kontrol pembayaran akomodasi, pembulatan checkout, dan yang khusus Opera kini berada di Settings → Payment.

Gunakan halaman tersebut untuk mengonfigurasi:

• Koneksi gateway (Stripe atau Red Dot)
• Pengumpulan deposit dan pembayaran penuh
• Kebijakan biaya akomodasi, pembulatan checkout, dan kontrol pembayaran khusus Opera

Kebijakan Saldo Check-In

Penyiapan Cepat

Proses ini memerlukan waktu sekitar 2 menit. Aktifkan satu kebijakan saldo, lalu kembali ke Payment jika PMS Anda mendukung pembulatan.

Gunakan pengaturan ini saat Anda ingin AVA memblokir atau menyelesaikan saldo terutang selama check-in atau checkout.

Saat checkout, jumlah terutang dikendalikan oleh jumlah yang harus dibayar dari PMS setelah evaluasi. Penanda pembebasan pembayaran dari PMS saja tidak melewati Check-in outstanding-balance blocking. Pembulatan checkout juga bergantung pada kapabilitas PMS aktif.

Pengaturan	Yang Dikendalikan	Dampak Pembayaran
Check-in outstanding-balance blocking	Menghentikan check-in sampai saldo diselesaikan	Mengaktifkan penyesuaian pembulatan di Settings → Payment
Checkout balance settlement	Mengumpulkan sisa saldo saat checkout	Juga mengaktifkan penyesuaian pembulatan di Settings → Payment

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy.

2. Aktifkan Check-in outstanding-balance blocking atau Checkout balance settlement.

3. Klik Save.

   ✓ AVA menyimpan nilai yang telah disimpan untuk pengaturan ini. ✓ Kontrol pembulatan di Payment menjadi aktif selama salah satunya tetap aktif.

Tautan pembulatan pembayaran

Jika kedua kebijakan saldo dinonaktifkan, AVA mempertahankan nilai pembulatan yang tersimpan di Payment. Nilai tersebut hanya berhenti memengaruhi alur pembayaran.

Pengaturan pembulatan tetap tidak aktif

Yang Anda lihat: Rounding adjustment di Settings → Payment dinonaktifkan atau tidak berpengaruh.

Perbaikan:

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy.
2. Aktifkan Check-in outstanding-balance blocking atau Checkout balance settlement.
3. Simpan pengaturan.
4. Kembali ke Payment Gateway Integration.

Koordinasi Housekeeping

Minta Housekeeping Mengonfirmasi Checkout di Hari yang Sama

Aktifkan ini jika Anda ingin housekeeping mengonfirmasi checkout sebelum menyelesaikan pembaruan pembersihan di hari yang sama. Ini membantu staf menutup kamar yang terlewat oleh meja depan.

Pembatasan Masa Inap Panjang

1. Aktifkan Block Long Stay Check-ins
2. Tetapkan Maximum Nights for Kiosk Check-in
3. Klik Save

Reservasi yang melebihi batas ini harus melakukan check-in dengan staf.

Atur Tombol Sambutan Kiosk

Gunakan Kiosk Welcome Buttons untuk menampilkan atau menyembunyikan tombol Check-In dan Check-Out di layar utama kiosk. Pengaturan ini hanya berlaku saat kiosk berjalan dalam mode=cci.

Request Assistance menggunakan pengaturan terpisah

Gunakan Set Up the Kiosk Welcome Screen untuk mengatur Request Assistance. Gunakan Set Up Guest Lost Keycard Replacement untuk mengatur opsi I lost my keycard.

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy
2. Temukan Kiosk Welcome Buttons
3. Aktifkan atau nonaktifkan Check-In dan Check-Out
4. Klik Save

✓ AVA menyimpan nilai tombol yang tersimpan, bahkan saat Anda mematikan sebuah tombol. ✓ Layar sambutan kiosk diperbarui setelah Anda memuat ulang.

Walk-In tetap terpisah

Gunakan pengaturan Walk-In Booking yang sudah ada untuk mengontrol tombol Walk-In. AVA menampilkan tombol tersebut berdasarkan kemampuan reservasi, bukan pengaturan ini.

Atur Group Checkout

Gunakan Group Checkout untuk mengontrol apakah reservasi terkait dapat menyelesaikan checkout bersama-sama.

Dukungan PMS

AVA hanya menampilkan pengaturan ini saat PMS aktif Anda melaporkan dukungan Group Checkout. Opera saat ini melaporkan dukungan. Penyedia PMS lain menyembunyikan pengaturan dan alur checkout ini.

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

2. Temukan Group Checkout di bagian kontrol checkout

3. Aktifkan atau nonaktifkan Group Checkout

4. Klik Save

   ✓ AVA mengingat pilihan Anda untuk alur checkout tamu. ✓ Saat pengaturan ini aktif, tab Group Checkout muncul di layar checkout.

Kapan menggunakannya

Aktifkan ini saat Anda ingin tamu menyelesaikan checkout reservasi tertaut secara bersamaan. Biarkan nonaktif saat Anda ingin setiap reservasi melakukan checkout secara terpisah.

Tampilkan PIN Smart Lock untuk Pengembalian Kunci Fisik

Gunakan hanya saat tamu perlu membuka kembali kontainer pintar untuk mengembalikan kunci fisik.

Bawaan: Nonaktif

Biarkan pengaturan ini nonaktif kecuali hotel Anda menggunakan PIN SmartLock untuk pengembalian kunci fisik.

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy.

2. Cari Physical key return.

3. Aktifkan Show smart-lock PIN during guest checkout.

4. Pilih Save.

   ✓ Tamu yang memenuhi syarat melihat PIN yang sudah ada sebelum checkout selesai.

Khusus masa inap Smart Lock

AVA menampilkan langkah ini hanya saat reservasi sudah memiliki SmartLock PIN. Kode loker dan metode akses kamar lainnya tidak ditampilkan.

Atur Guest Step Auto-Advance

Gunakan Guest Step Auto-Advance untuk menentukan apakah AVA membuka langkah tamu berikutnya yang diperlukan setelah Anda menyimpan.

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

2. Temukan Guest Step Auto-Advance

3. Aktifkan untuk mempertahankan alur buka otomatis saat ini

4. Nonaktifkan agar tamu dan staf membuka setiap langkah secara manual

5. Klik Save

   ✓ Langkah check-in baru langsung mengikuti pengaturan tersebut.

Perilaku bawaan

Jika pengaturan tidak ada, AVA menganggap Guest Step Auto-Advance aktif. Dengan begitu, hotel yang sudah ada tetap menggunakan alur saat ini.

Otomatisasi Kamar dan Aturan Status Kamar

Penyiapan Cepat

Sebagian besar hotel memerlukan waktu sekitar 5 menit di sini. Mulai dengan otomatisasi kamar, lalu pilih status kamar yang diizinkan.

Bagian ini mengontrol kapan AVA menetapkan kamar, memasukkan reservasi ke antrean, atau membiarkan staf menyelesaikannya.

Dukungan PMS mengubah yang Anda lihat

AVA menonaktifkan sakelar yang tidak didukung dan menjelaskan alasannya. Jika PMS Anda tidak dapat menetapkan kamar secara otomatis, Anda harus menetapkan kamar terlebih dahulu di PMS.

Keamanan kamar yang sudah ditetapkan

Jika reservasi sudah memiliki kamar, AVA memeriksa status PMS kamar tersebut saat ini sebelum menetapkannya. Kamar berpenghuni, terkunci, tidak dapat digunakan, tidak ditemukan, dan tidak terverifikasi akan ditolak. Kamar tersebut juga harus memberikan bukti bahwa kamar sedang kosong. Jika kamar tidak memenuhi syarat, AVA menolak penetapan sebelum menuliskannya ke PMS. Setelah waktu check-in, CCI dapat mengirim reservasi melalui antrean Room Not Ready.

Tetapkan kamar saat belum ada kamar yang ditetapkan

Gunakan kontrol ini saat reservasi belum memiliki kamar.

Saat diaktifkan, AVA meminta PMS mencarikan kamar yang tersedia. Saat dinonaktifkan, AVA membiarkan reservasi berada dalam antrean atau menunggu penetapan oleh staf.

Batasan eZee

Jika PMS aktif Anda adalah eZee, kontrol ini tetap dinonaktifkan. AVA tidak menggunakan sakelar penetapan kamar otomatis ini untuk eZee. Untuk eZee, penetapan kamar tetap memerlukan satu kamar bersih dari tipe yang dipesan.

Perlindungan kamar kotor

Jika Allow Vacant Dirty Rooms diaktifkan, AVA menonaktifkan penetapan kamar otomatis. Hal ini mencegah tamu ditetapkan ke kamar yang belum dibersihkan.

Pemilihan kamar eZee

Untuk eZee, AVA hanya menawarkan kamar bersih saat penetapan kamar. Jika semua kamar yang cocok kotor, bersihkan satu kamar di Housekeeping lalu coba lagi.

Dukungan Furama iPMS v2

Furama iPMS v2 mendukung Allow Vacant Dirty Rooms selama check-in. AVA mengizinkan kamar Dirty yang ditetapkan hanya jika Furama mengonfirmasi bahwa kamar tersebut kosong. AVA menolak kamar yang berpenghuni, terkunci, tidak dapat digunakan, tidak ditemukan, atau tidak dapat diverifikasi sebelum penetapan. AVA juga menolak kamar saat Furama melaporkan adanya blokir pemeliharaan, meskipun kondisi housekeeping-nya diizinkan. Gunakan ini hanya jika staf front desk Anda telah menyetujui kamar tersebut untuk kedatangan tamu.

Penetapan ulang kamar Opera

Jika Opera mengembalikan kamar valid yang sama, AVA mempertahankannya. Jika Opera memerlukan kamar lain dan penetapan ulang dinonaktifkan, AVA memasukkan penetapan kamar ke antrean. Jika Opera menolak kamar karena tidak berstatus vacant clean atau inspected, AVA menampilkan pesan Room Not Ready.

Pindahkan reservasi yang kamarnya sudah ditetapkan saat kamar tidak tersedia

Gunakan kontrol ini saat reservasi sudah memiliki kamar, tetapi kamar tersebut tidak tersedia setelah waktu check-in.

Saat diaktifkan, AVA dapat memindahkan reservasi ke kamar lain yang memenuhi syarat. AVA memeriksa kamar yang ditetapkan sebelum memasukkannya ke antrean. Jika kamar berpenghuni, terkunci, tidak dapat digunakan, tidak ditemukan, atau tidak dapat diverifikasi, AVA menolaknya. Jika PMS tidak mengonfirmasi bahwa kamar sedang kosong, AVA menutup akses dan mempertahankan kamar tersebut di luar antrean. Saat dinonaktifkan, AVA mempertahankan kamar asli dan mengikuti alur antrean di bawah.

Kamar yang sudah ditetapkan tetapi kedaluwarsa

Jika penyegaran PMS berhasil dan reservasi tidak lagi memiliki kamar, AVA menghapus kamar lokal yang sudah tidak berlaku. Saat penetapan untuk reservasi tanpa kamar aktif, AVA kemudian menggunakan alur penetapan otomatis normal untuk pengganti yang bersih atau telah diperiksa. Jika penyegaran PMS gagal, AVA mempertahankan target kamar yang ada.

Izinkan Penetapan Kamar Tanpa Status Housekeeping

Aktifkan ini jika PMS Anda tidak mengirim status housekeeping. Saat diaktifkan, AVA mengabaikan filter status kamar. AVA tetap memverifikasi kamar yang sudah ditetapkan sebelum memasukkannya ke antrean. Jika AVA tidak dapat memverifikasi kamar, AVA tidak memasukkan reservasi ke antrean.

Status Kamar yang Diizinkan

Pilih status kamar yang memenuhi syarat untuk check-in:

• Allow Vacant Inspected Rooms (disarankan)
• Allow Vacant Clean Rooms
• Allow Vacant Dirty Rooms (hanya untuk keadaan darurat)

Standar Keselamatan

Mengizinkan kamar kotor dapat menimbulkan masalah kesehatan dan layanan. Gunakan hanya jika Anda memiliki proses manual.

Pilihan Wajib

Setidaknya satu status kamar harus diaktifkan agar check-in mandiri berfungsi.

Ketersediaan khusus PMS

AVA hanya menampilkan Allow Vacant Dirty Rooms saat PMS aktif Anda mendukung check-in di kamar kotor. Jika pengaturan dinonaktifkan, AVA menyebutkan PMS yang memblokir kemampuan ini. Tetapkan kamar bersih atau telah diperiksa sebelum check-in tamu.

Pemeriksaan Kesiapan Multi-Room

Kesiapan multi-room

Jika reservasi memiliki beberapa kamar yang ditetapkan, AVA memeriksa ulang setiap kamar tepat sebelum check-in dimulai. Jika ada kamar yang ditetapkan tidak memenuhi syarat, AVA memblokir seluruh keluarga reservasi. Untuk Opera, kamar PMS harus cocok dengan kamar yang sudah ditetapkan pada reservasi tersebut. Jika Opera mengembalikan kamar tersedia yang berbeda untuk kamar yang sudah ditetapkan berstatus Dirty, AVA menganggapnya belum siap.

Perilaku penetapan kamar yang diharapkan

Aturan cepat

Gunakan tabel ini untuk menyesuaikan pengaturan otomatisasi kamar saat ini.

Status Reservasi	Sebelum waktu check-in	Setelah waktu check-in
Room not assigned	Jika Auto Queue Room aktif, AVA mencoba menetapkan kamar terlebih dahulu. Jika belum ada yang siap, AVA memasukkan reservasi ke antrean. Jika Auto Queue Room nonaktif, tamu tetap berada dalam alur sebelum check-in.	Jika penetapan otomatis aktif, AVA menetapkan kamar yang tersedia. Jika nonaktif, staf harus menetapkan kamar atau memasukkan reservasi ke antrean.
Room pre-assigned	AVA mempertahankan kamar asli. Jika Auto Queue Room aktif, AVA memeriksa kamar terlebih dahulu. Kamar yang tidak aman atau tidak terverifikasi tetap berada di luar antrean.	Jika penetapan ulang aktif, AVA menggunakan kamar lain yang tersedia saat kamar asli tidak tersedia. Jika nonaktif, AVA hanya memasukkan kamar yang memenuhi syarat ke antrean atau staf menyelesaikannya.
Room already clean or inspected	AVA melanjutkan check-in.	AVA melanjutkan check-in.

Dukungan antrean PMS

Pengantrean memerlukan dukungan antrean dari PMS Anda. Jika pengantrean PMS tidak tersedia, AVA tetap memblokir check-in dan menampilkan pesan belum siap. Reservasi mungkin tidak tetap berada dalam antrean PMS.

Pertahankan kamar siap dalam antrean

Secara bawaan, saat kamar dalam antrean menjadi siap, AVA mengeluarkan reservasi dari antrean PMS. Email Room Ready dan peringatan DO-NOT-MOVE tetap dikirim. Untuk mempertahankan reservasi dalam antrean, aktifkan Keep Booking in Queue When Room Is Ready.

Jika Anda hanya menginginkan satu perilaku

Anda dapat mengaktifkan penetapan untuk reservasi tanpa kamar tanpa mengaktifkan penggantian kamar yang sudah ditetapkan. Anda juga dapat mengaktifkan penggantian kamar yang sudah ditetapkan tanpa mengubah penetapan reservasi tanpa kamar.

Pemecahan Masalah

Tamu Diblokir secara Tidak Terduga

Yang Anda lihat: Tamu yang valid dikirim ke meja depan

Periksa:

1. Minimum Age dan keakuratan DOB
2. Child Maximum Age dan rentang usia anak pada paket harga PMS
3. Allowed Check-In Time
4. Validate Check-In Time Only
5. Long stay limit
6. Kelayakan status kamar
7. Penyiapan pembayaran di Settings → Payment

PMS Menolak Komposisi Dewasa dan Anak-Anak

Yang Anda lihat: Reservasi dengan anak-anak gagal setelah pemindaian dokumen. PMS mungkin melaporkan bahwa tidak ada harga yang cocok untuk komposisi tamu tersebut.

Mengapa ini terjadi: Child Maximum Age tidak cocok dengan rentang usia anak pada paket harga. AVA harus mengklasifikasikan tamu yang dipindai sebelum mengirim jumlah orang dewasa dan anak-anak ke PMS.

Perbaikan:

1. Buka paket harga reservasi di PMS Anda.

2. Pastikan rentang usia anak untuk paket harga tersebut.

3. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy di AVA.

4. Atur Child Maximum Age ke usia maksimum yang sama.

5. Klik Save, lalu coba lagi registrasi tamu.

   ✓ PMS seharusnya menerima komposisi orang dewasa dan anak-anak yang tepat.

Opsi Unggah Tidak Ada

Yang Anda lihat: Tamu hanya melihat pemindaian kamera langsung

Perbaikan:

1. Aktifkan Allow travel document upload
2. Simpan perubahan Anda dan uji lagi

Tombol Konfirmasi Tetap Dinonaktifkan

Yang Anda lihat: Save and apply now berwarna abu-abu di jendela konfirmasi.

Perbaikan:

1. Ketik DELETE IMAGES persis seperti yang ditampilkan
2. Klik Save and apply now

Kolom Hari Retensi Berwarna Abu-Abu

Yang Anda lihat: Anda tidak dapat mengedit jumlah hari retensi.

Perbaikan:

1. Aktifkan Travel document atau Selfie
2. Masukkan jumlah hari

URL Penyimpanan On-Premises Terus Kembali ke Nilai Lama

Yang Anda lihat: Image storage URL tidak tetap tersimpan.

Perbaikan:

1. Aktifkan Use your own server (on-premises)
2. Masukkan URL lengkap, misalnya https://image-storage.yourhotel.local
3. Klik Save lalu muat ulang halaman sekali

Tombol Copy untuk Image Storage Secret Dinonaktifkan

Yang Anda lihat: Copy berwarna abu-abu dan tidak dapat diklik.

Perbaikan:

1. Aktifkan Use your own server (on-premises)
2. Pastikan ada nilai rahasia di Image storage secret
3. Jika kosong, minta tim admin Anda mengatur rahasia terlebih dahulu

Sakelar Upload PMS Dinonaktifkan

Yang Anda lihat: Anda tidak dapat mengubah Upload travel document to PMS, Upload registration card to PMS, atau pengaturan waktunya.

Mengapa ini terjadi: AVA menonaktifkan kontrol saat PMS aktif Anda melaporkan bahwa jenis dokumen tersebut tidak didukung.

Perbaikan:

1. Periksa penyedia PMS aktif Anda di Settings → Essentials → PMS Integration.

2. Periksa apakah dukungan dokumen perjalanan dan kartu registrasi berbeda untuk PMS Anda.

3. Jika kontrol tetap tidak tersedia, simpan dokumen di AVA atau hubungi dukungan.

   ✓ Kontrol yang tidak tersedia tidak mencegah penyimpanan dokumen lokal atau unduhan.

Opsi Waktu Kartu Registrasi Tidak Ada

Yang Anda lihat: Anda tidak dapat menemukan Registration card upload timing.

Perbaikan:

1. Aktifkan Upload registration card to PMS

2. Pastikan PMS Anda melaporkan dukungan lampiran kartu registrasi

3. Simpan halaman lagi

4. Buka kembali Settings → Check-In → Check-In Policy

   ✓ Opsi waktu hanya muncul saat pengiriman kartu registrasi tersedia.

Penetapan Kamar Otomatis Dinonaktifkan

Yang Anda lihat: Sakelar otomatisasi kamar nonaktif, dinonaktifkan, atau tidak ada.

Perbaikan:

• Periksa PMS aktif Anda
• Jika eZee, hal ini memang diharapkan
• Jika PMS tidak mendukung penetapan kamar, AVA menonaktifkan sakelar tersebut
• Jika PMS tidak mendukung pengantrean, Auto Queue Room tetap tersembunyi
• Pastikan Allow Vacant Dirty Rooms nonaktif
• Pastikan PMS Anda mengirim pembaruan status kamar
• Jika memerlukan penetapan otomatis untuk reservasi tanpa kamar, gunakan PMS yang mendukungnya
• Jika juga ingin memindahkan kamar yang sudah ditetapkan, aktifkan kontrol kamar tidak tersedia yang terpisah

Check-In di Kamar Kosong yang Kotor Dinonaktifkan

Yang Anda lihat: Allow Vacant Dirty Rooms dinonaktifkan, dengan catatan yang menyebutkan PMS Anda.

Mengapa ini terjadi: PMS aktif Anda tidak mendukung check-in di kamar kotor.

Perbaikan:

1. Tetapkan kamar Clean atau Inspected sebelum check-in tamu.

2. Pastikan PMS yang benar aktif di Settings → Essentials → PMS Integration.

3. Hubungi dukungan jika PMS Anda seharusnya mendukung check-in di kamar kotor.

   ✓ Pengaturan ini tersedia saat PMS Anda melaporkan dukungan untuk kemampuan tersebut.

Furama iPMS v2

Furama iPMS v2 mendukung operasi kamar dan check-in di kamar kotor. Jika Allow Vacant Dirty Rooms tidak muncul untuk Furama, muat ulang halaman dan pastikan koneksi PMS aktif.

Pesan Kedatangan Lebih Awal Tidak Pernah Muncul

Yang Anda lihat: Tamu melakukan check-in lebih awal tanpa pesan

Perbaikan:

• Tetapkan Allowed Check-In Time
• Tambahkan pesan di Room Not Ready Messages

Validasi Waktu Check-In Terasa Terlalu Ketat

Yang Anda lihat: Tamu diblokir meskipun waktu check-in terlihat benar.

Perbaikan:

1. Periksa Validate Check-In Time Only
2. Atur ke Yes jika Anda menginginkan validasi waktu saja
3. Atur ke No jika Anda ingin tanggal dan waktu kedatangan diperiksa bersama
4. Simpan dan uji dengan reservasi baru

Opsi Group Checkout Tidak Ada

Yang Anda lihat: Tamu hanya dapat melakukan checkout satu reservasi setiap kali.

Perbaikan:

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy
2. Pastikan PMS aktif Anda adalah Opera dan koneksinya aktif
3. Jika pengaturan muncul, aktifkan Group Checkout
4. Simpan perubahan Anda
5. Muat ulang layar checkout tamu dan uji lagi

Ketersediaan Saat Ini

Opera saat ini melaporkan dukungan Group Checkout. Penyedia PMS lain tidak menampilkan pengaturan atau alur checkout ini.

PIN Smart Lock tidak muncul saat checkout

Yang terlihat: Checkout berlanjut tanpa langkah pengembalian kunci.

Perbaikan:

1. Aktifkan Show smart-lock PIN during guest checkout.
2. Pastikan masa inap sudah memiliki SmartLock PIN.
3. Pastikan kamar menggunakan SmartLocks.
4. Simpan pengaturan dan mulai pencarian checkout baru.

Specials Code Opera Tidak Berpengaruh

Yang Anda lihat: Progres perjalanan tidak ditandai dengan benar di Opera.

Perbaikan:

1. Pastikan PMS aktif Anda adalah OPERA-family PMS
2. Periksa setiap kode agar sama persis dengan Opera, termasuk ejaannya
3. Simpan lagi menggunakan Save Check-In Policy
4. Uji dengan sesi check-in baru

Saran Kode OPERA Tidak Muncul

Yang Anda lihat: Kolom kode khusus tetap kosong atau tidak menampilkan kecocokan.

Perbaikan:

1. Pastikan PMS aktif Anda adalah OPERA-family PMS
2. Periksa bahwa pengaturan PMS OPERA sudah lengkap
3. Ketik sebagian kode untuk memfilter daftar
4. Masukkan kode secara manual jika Anda sudah mengetahuinya
5. Simpan dan buka kembali halaman

Panduan Terkait

• Kolom Registrasi - Informasi tamu yang wajib diisi
• Pesan Kamar Belum Siap - Pesan untuk kedatangan lebih awal dan keterlambatan
• Integrasi Opera PMS - Hubungkan dan validasi pengaturan Opera

Masih Terkendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Tamu diblokir padahal seharusnya memenuhi syarat
• ❌ Penetapan kamar tidak berjalan seperti yang diharapkan
• ❌ Anda memerlukan bantuan untuk mengatur aturan usia atau pembayaran

Sebaiknya sertakan:

• Tangkapan layar pengaturan kebijakan Anda
• Contoh reservasi yang diblokir
• Penyedia PMS dan tipe properti