Kebijakan Check-In

Penyiapan Cepat

Atur batas usia, waktu check-in, dan aturan kamar. Sebagian besar properti selesai dalam sekitar 5 menit.

Panduan ini membantu Anda menentukan siapa yang dapat self check-in, kapan mereka dapat mulai, dan kamar mana yang memenuhi syarat. Aturan ini berlaku untuk alur self-service dan assisted check-in.

Lokasi

Settings → Check-In → Check-In Policy

Referensi Cepat

Pengaturan	Yang Dikendalikan	Dampak ke Tamu
Minimum Age	Usia termuda yang boleh self check-in	Tamu di bawah umur diarahkan ke front desk
Allow DOB Editing	Apakah tamu boleh memperbaiki tanggal lahir hasil OCR	Mencegah blokir usia yang tidak disengaja akibat kesalahan OCR
Allow Travel Document Upload	Mengizinkan unggah foto sebagai pengganti pemindaian kamera langsung	Tamu dapat mengunggah foto paspor atau ID
Image Retention Policy	Menghapus otomatis gambar dokumen perjalanan dan selfie setelah jumlah hari tertentu	Gambar lama dapat dihapus setelah Anda menerapkan perubahan
Document Storage	Memilih tempat penyimpanan dokumen dan tanda tangan yang diambil	Mengontrol tujuan penyimpanan catatan check-in
PMS Upload Policy	Mengontrol apakah dokumen check-in dikirim ke PMS Anda	Dokumen dapat tetap di Streamliner tanpa sinkron ke PMS
Registration Card Upload Timing	Memilih kapan registration card diunggah ke PMS	Unggahan dapat menunggu sampai sinkron tamu atau check-in selesai
Mandatory Guest Registration	Mewajibkan setiap tamu PMS menyelesaikan registrasi	Tamu tambahan tidak dapat melewati detail tamu
Allowed Check-In Time	Waktu paling awal self check-in dimulai	Tamu yang datang lebih awal melihat pesan tunggu
Validate Check-In Time Only	Apakah AVA hanya memeriksa waktu, atau tanggal dan waktu kedatangan	Mengontrol seberapa ketat validasi kedatangan awal
Long Stay Limit	Jumlah malam maksimum yang diizinkan untuk self check-in	Masa inap panjang memerlukan check-in staf
Kiosk Welcome Buttons	Menampilkan atau menyembunyikan Check-In dan Check-Out di layar sambutan kiosk	Tamu hanya melihat tombol yang Anda aktifkan di layar utama kiosk
Group Checkout	Membiarkan alur checkout tamu menangani reservasi tertaut bersama-sama	Tamu dapat menyelesaikan checkout untuk reservasi tertaut dalam satu alur
Guest Step Auto-Advance	Membuka langkah tamu berikutnya yang diperlukan setelah save	Menjaga alur check-in tetap bergerak, atau membiarkan tamu maju manual
Room Automation	Kontrol terpisah untuk reservasi tanpa kamar, perpindahan kamar yang sudah ditetapkan, dan antrean	Mengontrol kesiapan kamar dan keamanan
Expected room-assignment behaviour	Matriks sebelum dan sesudah check-in untuk reservasi tanpa kamar dan reservasi yang sudah ditetapkan kamarnya	Membantu staf menjelaskan tunggu dan email Room Ready
OPERA Specials Codes	Kode yang dapat dicari untuk langkah perjalanan	Melacak progres registrasi, pre-auth, check-in, dan check-out

Atur Kelayakan Tamu

Usia Minimum untuk Check-In

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy
2. Masukkan nilai di Minimum Age for Check-In (umumnya 18 atau 21)
3. Klik Save

Cara kerjanya:

• Pemeriksaan usia berlaku untuk primary guest pada reservasi
• Jika primary guest di bawah usia minimum, self check-in diblokir
• Usia dihitung dari Date of Birth yang dikumpulkan saat registrasi

Izinkan Tamu Mengedit Tanggal Lahir

Gunakan Allow editing guest date of birth untuk mengatur apakah tamu dapat memperbaiki kesalahan OCR:

• Enabled: Tamu dapat mengoreksi tanggal lahir yang dipindai
• Disabled: Tanggal lahir tetap terkunci sesuai dokumen yang dipindai

Pertimbangkan untuk mematikannya saat:

• Regulasi lokal mewajibkan kecocokan dokumen yang tepat
• Anda memerlukan verifikasi usia yang ketat, misalnya untuk fasilitas dengan batasan usia

Akurasi OCR

Mengizinkan pengeditan mengurangi blokir usia palsu saat pemindaian dokumen salah membaca tanggal.

Izinkan Unggah Dokumen Perjalanan

Gunakan Allow travel document upload untuk memberi tamu opsi mengunggah foto dokumen:

• Enabled: Tamu dapat mengunggah foto paspor atau ID
• Disabled: Tamu harus memindai dengan kamera langsung

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy
2. Aktifkan atau nonaktifkan Allow travel document upload
3. Klik Save

Atur Kebijakan Retensi Gambar

Gunakan Image retention policy untuk menghapus gambar yang disimpan setelah jumlah hari tertentu.

Jika sebuah toggle dimatikan, Streamliner tidak menghapus jenis gambar itu berdasarkan retensi.

Penghapusan Data

Menyimpan periode retensi yang lebih singkat akan langsung menghapus gambar dokumen perjalanan atau selfie yang lebih lama dari hari yang dipilih.

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

2. Di Image retention policy, aktifkan Travel document atau Selfie

3. Masukkan jumlah hari retensi (1-365). Default adalah 180.

4. Klik Save

5. Jika jendela konfirmasi muncul, ketik DELETE IMAGES

6. Klik Save and apply now

   ✓ Kebijakan retensi Anda tersimpan dan aktif.

Perilaku penyimpanan

Jika Anda mengubah retensi gambar lalu langsung mengklik Save, AVA menggunakan nilai terbaru Anda. Jendela konfirmasi juga muncul saat perubahan memerlukan persetujuan destruktif.

Atur Penyimpanan Dokumen

Gunakan Document storage untuk memilih tempat penyimpanan dokumen check-in dan tanda tangan.

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

2. Di Document storage, gunakan Use your own server (on-premises)

3. Pilih salah satu mode:

   • Matikan untuk memakai penyimpanan cloud S3
   • Nyalakan untuk memakai layanan penyimpanan gambar di lokasi Anda

4. Jika on-premises aktif, masukkan Image storage URL

5. Jika secret ditampilkan, klik Copy di samping Image storage secret

6. Klik Save

   ✓ Pengaturan penyimpanan dokumen Anda tersimpan.

Image storage secret

Field Image storage secret bersifat read-only. Anda dapat menyalinnya jika nilainya ada.

Atur Kebijakan Upload PMS

Gunakan PMS upload policy untuk mengontrol dokumen check-in mana yang dikirim Streamliner ke PMS Anda.

Ini tidak mengubah penyimpanan lokal atau aturan retensi di Streamliner.

Waktu unggah v4

Di v4, AVA mengunggah dokumen perjalanan saat tamu menjadi Verified. Ini adalah perilaku default untuk pengaturan yang sudah ada. Nilai timing lama yang hilang atau guestSync juga memakai guestVerified. Timing eksplisit checkIn masih berfungsi untuk record lama. Jika Upload travel document to PMS dimatikan, AVA melewati unggahan. Hanya foto dokumen berukuran besar yang dikompresi sebelum diunggah ke PMS. File yang lebih kecil tetap tidak berubah.

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

2. Di PMS upload policy, aktifkan atau nonaktifkan:

   • Upload travel document to PMS
   • Upload registration card to PMS

3. Klik Save

   ✓ Kebijakan sinkronisasi dokumen Anda tersimpan.

AVA PMS

Jika PMS aktif Anda adalah AVA, toggle ini dinonaktifkan. Kebijakan ini tidak berlaku untuk AVA PMS.

Atur Waktu Upload Kartu Registrasi

Gunakan Registration card upload timing untuk memilih kapan AVA mengirim kartu ke PMS Anda.

Secara default, AVA menggunakan When check-in completes. Pengaturan itu menjaga properti yang sudah ada tetap berada pada alur saat ini.

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

2. Di PMS upload policy, aktifkan Upload registration card to PMS

3. Di Registration card upload timing, pilih salah satu:

   • When guest syncs - AVA mengunggah setelah sinkron tamu PMS berhasil
   • When check-in completes - AVA mengunggah setelah check-in selesai

4. Klik Save

   ✓ Waktu unggah kartu registrasi Anda tersimpan.

Kapan pengaturan ini muncul

Anda hanya melihat pengaturan ini ketika Upload registration card to PMS aktif. Pengaturan ini tetap tersembunyi untuk AVA PMS. Jika nilai tersimpan hilang atau tidak valid, AVA kembali ke When check-in completes.

Sinkron tamu multi-room Opera

Jika properti Anda memakai Opera dalam alur multi-room dengan accompany-profile, AVA mengunggah kartu registrasi tamu utama untuk room 2. Ini terjadi saat Registration card upload timing adalah When guest syncs dan verifikasi tamu room 2 menjadi Verified. AVA tetap menggunakan tanda tangan tamu utama ketika hanya tamu utama yang menandatangani.

Wajibkan Registrasi Tamu untuk Tamu PMS

Pengaturan Cepat

Aktifkan ini saat setiap tamu yang terhubung ke reservasi PMS harus menyelesaikan registrasi. Ini memakan waktu sekitar 1 menit.

Gunakan Mandatory Guest Registration untuk mewajibkan registrasi bagi setiap tamu yang terhubung dengan reservasi.

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

2. Di Registration, aktifkan Mandatory Guest Registration

3. Klik Save

   ✓ Setiap tamu PMS harus menyelesaikan registrasi sebelum check-in selesai.

Cakupan

Pengaturan ini muncul untuk semua provider PMS. Kontrol registrasi khusus Opera tetap berada di bagian Registration.

Gunakan Saran Kode Specials OPERA

Saat PMS aktif Anda adalah OPERA-family PMS seperti Opera, OHIP, atau OWS, AVA memuat saran kode specials yang cocok untuk setiap field perjalanan. Provider PMS lain mengabaikan field ini, jadi tidak memengaruhi reservasi non-Opera.

Anda tetap dapat mengetik kode secara manual jika tidak ingin memakai saran.

Prioritas override lifecycle

Jika request PMS Anda menyertakan lifecycle override, AVA menggunakan kode itu terlebih dahulu. Jika pengaturan PMS kosong atau null, AVA mempertahankan kode terakhir yang disimpan alih-alih mengosongkannya. Checkout memakai jalur lifecycle yang sama dengan registrasi, pre-auth, dan check-in. Anda tidak perlu panggilan special-code terpisah untuk checkout.

Fallback pembayaran registrasi

Selama registrasi Opera, AVA dapat lebih dulu memposting metode pembayaran Cash aktif saat reservasi belum punya metode pembayaran. AVA menggunakan daftar tipe pembayaran Opera dan membiarkan metode pembayaran yang sudah ada tetap sama.

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

2. Temukan bagian OPERA Specials Codes

3. Isi field perjalanan berikut:

   • Specials code for registration
   • Specials code for pre-authorisation
   • Specials code for check-in
   • Specials code for check-out

4. Mulai mengetik di setiap field untuk mencari daftar kode yang valid

5. Pilih saran atau masukkan kode sendiri

6. Klik Save Check-In Policy

   ✓ Nilai kode Anda tetap dapat diedit dan dicari.

Ketersediaan

Saran muncul hanya ketika PMS aktif Anda adalah OPERA-family PMS dan pengaturan PMS sudah lengkap.

Kode harus cocok persis

Nilai yang dimasukkan harus cocok persis dengan Opera Specials. Nilai yang salah dapat merusak pemetaan status.

Atur Waktu Check-In

1. Di Allowed Check-In Time, pilih waktu check-in resmi Anda
2. Klik Save

Aturan format:

• Gunakan format 24 jam, misalnya 14:00
• Kosongkan untuk mengizinkan check-in kapan saja

Pengalaman tamu:

• Sebelum waktu check-in -> pesan kedatangan awal muncul
• Setelah waktu check-in -> tamu dapat lanjut jika aturan lain mengizinkan

Validate Check-In Time Only

Gunakan Validate Check-In Time Only saat Anda ingin AVA memeriksa waktu tanpa membandingkan tanggal kedatangan.

• Yes: AVA memvalidasi hanya berdasarkan waktu check-in
• No: AVA memvalidasi berdasarkan tanggal kedatangan dan waktu check-in

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

2. Aktifkan atau nonaktifkan Validate Check-In Time Only

3. Klik Save

   ✓ Aturan validasi waktu check-in Anda tersimpan.

Kapan digunakan

Gunakan Yes jika properti Anda ingin aturan berbasis waktu saja untuk kedatangan. Gunakan No jika Anda ingin tanggal dan waktu kedatangan diperiksa bersama.

Pengaturan Pembayaran Dipindah

Penyiapan payment gateway dan kontrol kebijakan pembayaran Opera sekarang berada di Settings → Payment.

Gunakan halaman itu untuk mengonfigurasi:

• Koneksi gateway (Stripe atau Red Dot)
• Pengumpulan deposit dan pembayaran penuh
• Pemetaan Opera dan kontrol kebijakan pembayaran Opera

Koordinasi Housekeeping

Minta Housekeeping Mengonfirmasi Checkout Hari yang Sama

Aktifkan ini jika Anda ingin housekeeping mengonfirmasi checkout sebelum menyelesaikan pembaruan pembersihan untuk hari yang sama. Ini membantu staf menutup kamar yang terlewat oleh front desk.

Pembatasan Masa Inap Panjang

1. Aktifkan Block Long Stay Check-ins
2. Tetapkan Maximum Nights for Kiosk Check-in
3. Klik Save

Reservasi yang lebih lama dari batas ini harus check-in dengan staf.

Atur Tombol Sambutan Kiosk

Gunakan Kiosk Welcome Buttons untuk menampilkan atau menyembunyikan tombol Check-In dan Check-Out di layar utama kiosk. Pengaturan ini hanya berlaku ketika kiosk berjalan dalam mode=cci.

Request Assistance memakai pengaturan terpisah

Gunakan Set Up the Kiosk Welcome Screen untuk mengatur Request Assistance. Gunakan Set Up Guest Lost Keycard Replacement untuk mengatur opsi I lost my keycard.

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy
2. Temukan Kiosk Welcome Buttons
3. Aktifkan atau nonaktifkan Check-In dan Check-Out
4. Klik Save

✓ AVA menyimpan nilai tombol, bahkan saat Anda mematikan sebuah tombol. ✓ Layar sambutan kiosk diperbarui setelah Anda memuat ulang.

Walk-In tetap terpisah

Gunakan pengaturan Walk-In Booking yang sudah ada untuk mengontrol tombol Walk-In. AVA menampilkan tombol itu berdasarkan kemampuan booking, bukan pengaturan ini.

Atur Group Checkout

Gunakan Group Checkout untuk mengontrol apakah reservasi terkait dapat menyelesaikan checkout bersama-sama.

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

2. Temukan Group Checkout di bagian kontrol checkout

3. Aktifkan atau nonaktifkan Group Checkout

4. Klik Save

   ✓ AVA mengingat pilihan Anda untuk alur checkout tamu. ✓ Saat ini aktif, tab Group Checkout muncul di layar checkout.

Kapan digunakan

Aktifkan ini ketika Anda ingin tamu menyelesaikan checkout reservasi tertaut bersama-sama. Biarkan nonaktif jika Anda ingin setiap reservasi checkout secara terpisah.

Atur Guest Step Auto-Advance

Gunakan Guest Step Auto-Advance untuk menentukan apakah AVA membuka langkah tamu berikutnya yang diperlukan setelah Anda menyimpan.

1. Buka Settings → Check-In → Check-In Policy

2. Temukan Guest Step Auto-Advance

3. Aktifkan untuk mempertahankan alur buka otomatis saat ini

4. Nonaktifkan agar tamu dan staf membuka setiap langkah secara manual

5. Klik Save

   ✓ Langkah check-in baru mengikuti pengaturan ini segera.

Perilaku default

Jika pengaturan ini tidak ada, AVA menganggap Guest Step Auto-Advance sebagai on. Ini menjaga hotel yang sudah ada tetap memakai alur saat ini.

Otomasi Kamar dan Aturan Status Kamar

Penyiapan Cepat

Sebagian besar hotel menghabiskan sekitar 5 menit di sini. Mulai dengan otomasi kamar, lalu pilih status kamar yang diizinkan.

Bagian ini mengontrol kapan AVA menetapkan kamar, mengantre reservasi, atau membiarkan staf menyelesaikannya.

Dukungan PMS mengubah apa yang Anda lihat

AVA menonaktifkan toggle yang tidak didukung dan menjelaskan alasannya. Jika PMS Anda tidak dapat menetapkan kamar otomatis, Anda harus menetapkan kamar di PMS terlebih dahulu.

Tetapkan kamar saat belum ada kamar yang ditetapkan

Gunakan kontrol ini saat sebuah reservasi belum punya kamar.

Saat aktif, AVA meminta kamar yang tersedia dari PMS. Saat nonaktif, AVA membiarkan reservasi tetap antre atau menunggu staf menetapkannya.

Batasan eZee

Jika PMS aktif Anda adalah eZee, kontrol ini tetap dinonaktifkan. AVA tidak memakai toggle penetapan kamar otomatis ini untuk eZee. Untuk eZee, assign-room masih memerlukan satu kamar bersih dari tipe yang dipesan.

Perlindungan kamar kotor

Jika Allow Vacant Dirty Rooms aktif, AVA mematikan penetapan kamar otomatis. Ini mencegah tamu ditempatkan di kamar yang belum bersih.

Pemilihan kamar eZee

Untuk eZee, AVA hanya menawarkan kamar bersih saat assign-room. Jika semua kamar yang cocok kotor, bersihkan satu kamar di Housekeeping dan coba lagi.

Penugasan ulang kamar Opera

Jika Opera mengembalikan kamar valid yang sama, AVA mempertahankannya. Jika Opera membutuhkan kamar lain dan reassignment mati, AVA mengantre penetapan kamar. Jika Opera menolak kamar karena tidak vacant clean atau inspected, AVA menampilkan pesan Room Not Ready.

Pindahkan reservasi yang sudah ditetapkan saat kamarnya tidak tersedia

Gunakan kontrol ini saat sebuah reservasi sudah memiliki kamar, tetapi kamar itu tidak tersedia setelah waktu check-in.

Saat aktif, AVA dapat memindahkan reservasi ke kamar lain yang memenuhi syarat. Saat nonaktif, AVA mempertahankan kamar asli dan mengikuti alur antrean di bawah.

Kamar yang sudah ditetapkan namun usang

Jika refresh PMS berhasil dan reservasi tidak lagi memiliki kamar, AVA menghapus kamar lokal yang usang. Saat assignment tanpa kamar aktif, AVA kemudian memakai alur auto-assign normal untuk pengganti yang bersih atau inspected. Jika refresh PMS gagal, AVA mempertahankan target kamar yang ada.

Izinkan Penetapan Kamar Tanpa Status Housekeeping

Aktifkan ini jika PMS Anda tidak mengirim status housekeeping. Saat aktif, AVA mengabaikan filter status kamar.

Status Kamar yang Diizinkan

Pilih status kamar mana yang memenuhi syarat untuk check-in:

• Allow Vacant Inspected Rooms (disarankan)
• Allow Vacant Clean Rooms
• Allow Vacant Dirty Rooms (hanya keadaan darurat)

Standar Keamanan

Mengizinkan kamar kotor dapat menimbulkan masalah kesehatan dan layanan. Gunakan hanya saat Anda memiliki proses manual yang jelas.

Pilihan Wajib

Setidaknya satu status kamar harus diaktifkan agar self check-in berfungsi.

Perilaku Penugasan Kamar yang Diharapkan

Aturan cepat

Gunakan tabel ini untuk mencocokkan pengaturan otomasi kamar saat ini.

Status reservasi	Sebelum waktu check-in	Setelah waktu check-in
Room not assigned	Jika Auto Queue Room aktif, AVA mencoba menetapkan kamar terlebih dahulu. Jika tidak ada yang siap, booking diantre. Jika Auto Queue Room mati, tamu tetap berada di alur sebelum check-in.	Jika penetapan otomatis aktif, AVA menetapkan kamar yang tersedia. Jika mati, staf harus menetapkan kamar atau mengantre booking.
Room pre-assigned	AVA mempertahankan kamar asli. Jika Auto Queue Room aktif dan kamar belum siap, AVA mengantre booking alih-alih memindahkannya.	Jika reassignment aktif, AVA memakai kamar lain yang tersedia saat kamar asli tidak tersedia. Jika mati, AVA mengantre booking atau staf menyelesaikannya.
Room already clean or inspected	AVA melanjutkan check-in.	AVA melanjutkan check-in.

Dukungan antrean PMS

Antrean memerlukan dukungan antrean dari PMS Anda. Jika antrean PMS tidak tersedia, AVA tetap memblokir check-in dan menampilkan pesan not-ready. Reservasi mungkin tidak tetap berada di antrean PMS.

Pertahankan kamar siap di antrean

Secara default, saat kamar yang diantre menjadi siap, AVA menghapus booking dari antrean PMS. Email Room Ready dan peringatan DO-NOT-MOVE tetap dikirim. Untuk mempertahankan booking di antrean, aktifkan Keep Booking in Queue When Room Is Ready.

Jika Anda hanya ingin satu perilaku

Anda dapat mengaktifkan assignment tanpa kamar tanpa mengaktifkan penggantian kamar yang sudah ditetapkan. Anda juga dapat mengaktifkan penggantian kamar yang sudah ditetapkan tanpa mengubah assignment tanpa kamar.

Pemecahan Masalah

Tamu diblokir secara tak terduga

Yang Anda lihat: Tamu yang valid diarahkan ke front desk

Periksa:

1. Minimum Age dan akurasi DOB
2. Allowed Check-In Time
3. Validate Check-In Time Only
4. Long stay limit
5. Kelayakan status kamar
6. Penyiapan pembayaran di Settings → Payment

Opsi unggah hilang

Yang Anda lihat: Tamu hanya melihat pemindaian kamera langsung

Perbaikan:

1. Aktifkan Allow travel document upload
2. Simpan perubahan Anda dan coba lagi

Tombol konfirmasi tetap nonaktif

Yang Anda lihat: Save and apply now berwarna abu-abu di jendela konfirmasi.

Perbaikan:

1. Ketik DELETE IMAGES persis seperti yang ditampilkan
2. Klik Save and apply now

Field hari retensi berwarna abu-abu

Yang Anda lihat: Anda tidak bisa mengedit hari retensi.

Perbaikan:

1. Aktifkan Travel document atau Selfie
2. Masukkan jumlah hari

URL penyimpanan on-premise terus kembali seperti semula

Yang Anda lihat: Image storage URL tidak tetap tersimpan.

Perbaikan:

1. Aktifkan Use your own server (on-premises)
2. Masukkan URL lengkap, misalnya https://image-storage.yourhotel.local
3. Klik Save dan muat ulang halaman sekali

Tombol salin dinonaktifkan untuk image storage secret

Yang Anda lihat: Copy berwarna abu-abu dan tidak dapat diklik.

Perbaikan:

1. Aktifkan Use your own server (on-premises)
2. Pastikan ada nilai secret di Image storage secret
3. Jika kosong, minta tim admin Anda menetapkan secret terlebih dahulu

Toggle upload PMS dinonaktifkan

Yang Anda lihat: Anda tidak dapat mengubah Upload travel document to PMS, Upload registration card to PMS, atau timing.

Perbaikan:

• Periksa provider PMS aktif Anda
• Jika itu AVA PMS, ini memang expected
• Gunakan provider PMS non-AVA untuk mengonfigurasi toggle ini