Konfigurasikan Field Registrasi Tamu

Penyiapan Cepat

Pilih siapa yang dapat melihat dan melengkapi setiap field. Ini memerlukan waktu sekitar 5 menit. First Name, Last Name, dan Travel Document Number tetap wajib.

Gunakan field registrasi untuk mengatur informasi tamu selama pre-arrival dan check-in. Pilih pengaturan field terpisah untuk setiap alur jika pemilih mode tersedia.

Pengaturan Berbeda

Mandatory Guest Registration terpisah dari toggle field ini. Gunakan Kebijakan Check-In untuk mewajibkan setiap tamu PMS melakukan registrasi.

Di Mana Menemukannya

Settings → Check-In → Registration Form

Referensi Cepat

Pengaturan	Opsi	Dampak bagi Tamu
Show to	All guests, Main guest only, atau Hidden	Mengontrol tamu mana yang dapat melihat field
Require from	Optional, Main guest only, atau All guests	Mengontrol tamu mana yang harus melengkapi field
Required fields	Dikunci	Melindungi identifikasi tamu dan persyaratan PMS
PMS Required	Field terkunci khusus provider	Mencegah kegagalan sinkronisasi reservasi-tamu
TM30/RR3 badges	Indikator khusus Thailand	Menyoroti field kepatuhan
Travel document dates	Travel Document Issue Date dan Travel Document Expiry Date	Mengumpulkan tanggal dokumen bila diperlukan
Mode-specific fields	Pre-arrival atau Check-in	Memungkinkan aturan yang berbeda untuk setiap alur tamu

Beralih Antar Mode

1. Gunakan pemilih mode di bagian atas halaman.

2. Pilih Pre-arrival atau Check-in.

3. Perbarui field untuk alur tersebut.

4. Pilih Save Registration Fields.

   ✓ AVA menyimpan pengaturan setiap mode secara terpisah.

Cara Kerja Toggle Field

Gunakan dua pemilih di setiap baris field:

• Show to → All guests menampilkan field kepada setiap tamu.
• Show to → Main guest only hanya menampilkan field kepada tamu utama reservasi.
• Show to → Hidden menghapus field dari formulir tamu.
• Require from → Optional memungkinkan tamu yang dipilih melewati field tersebut.
• Require from → Main guest only hanya mewajibkan tamu utama untuk melengkapinya.
• Require from → All guests mewajibkan setiap tamu untuk melengkapinya.

Field harus ditampilkan sebelum AVA dapat mewajibkannya. Field yang disembunyikan otomatis menjadi opsional. Anda tidak dapat mewajibkan lebih banyak tamu daripada jumlah tamu yang dapat melihat field tersebut. Pengaturan lama yang tidak memiliki cakupan tamu tetap menggunakan perilaku sebelumnya untuk semua tamu.

Contoh Tamu Utama

Untuk mengumpulkan alamat hanya dari tamu utama, pilih Main guest only pada kedua pemilih. Tamu tambahan tidak akan melihat atau melengkapi field alamat tersebut.

Field Wajib

Field berikut selalu terlihat selama check-in:

• First Name
• Last Name
• Travel Document Number

Field yang diwajibkan PMS juga dapat dikunci. AVA menandai field tersebut dengan badge PMS Required jika PMS yang aktif mewajibkannya.

Field yang diwajibkan PMS terlihat dan wajib diisi oleh all guests dalam kedua mode. Field tersebut tidak dapat disembunyikan atau dibatasi hanya untuk tamu utama.

Travel Document Issue Date dan Travel Document Expiry Date adalah field opsional. Dalam mode Check-in, kedua field disembunyikan secara default. Tampilkan keduanya saat properti Anda memerlukan tamu untuk meninjau atau memberikan tanggal tersebut.

Aturan Tanggal Dokumen

AVA dapat menyimpan tanggal penerbitan dan kedaluwarsa dokumen dari pemindaian atau input manual. Tanggal kedaluwarsa di masa depan valid, sehingga tamu dapat memasukkan dokumen yang masih berlaku. Tanggal penerbitan tidak boleh lebih lambat daripada tanggal kedaluwarsa.

Validasi Tanggal

Jika kedua tanggal diisi, AVA memeriksa urutannya sebelum menyimpan informasi tamu. Biarkan tanggal kosong jika dokumen tidak mencantumkannya.

PMS Aktif	Field yang diwajibkan PMS
Cloudbeds	Nationality
eZee	Email Address
Mews, Opera, dan AVA PMS	Tidak ada field tambahan yang diwajibkan PMS

AVA membaca persyaratan ini dari capability PMS yang aktif. AVA tidak menyimpulkan persyaratan dari nama provider. Saat Anda mengganti provider PMS, AVA memeriksa kembali persyaratan sebelum menyimpan.

Capability Tidak Tersedia

Jika AVA tidak dapat memverifikasi capability PMS, AVA menonaktifkan pengeditan field registrasi. Tunggu hingga persyaratan dimuat, lalu coba perubahan Anda lagi.

Nama PMS yang Dikunci

Jika PMS Anda mengunci First Name atau Last Name, AVA membiarkan field yang kosong apa adanya. Anda tetap dapat menyimpan informasi tamu, termasuk reservasi Opera dengan satu nama yang tersimpan.

Field Umum yang Dapat Anda Aktifkan

Kategori	Contoh	Kapan Digunakan
Kontak	Email Address, Phone Number	Konfirmasi dan tindak lanjut
Identitas	Nationality, Date of Birth, Gender, Travel Document Issue Date, Travel Document Expiry Date	Kepatuhan dan pemeriksaan dokumen
Alamat	Address, City, State/Province, Postal Code, Country of Residence	Kebutuhan regulasi atau penagihan
Detail Perjalanan	Place of Departure, Next Destination, Departure Time, Pre Check-In Time	Pelaporan imigrasi
Profil Tamu	Occupation, Purpose of Stay	Pelaporan dan personalisasi

Cara Kerja Aturan Khusus Mode

AVA dapat menampilkan aturan field yang berbeda untuk setiap alur tamu.

Mode	Digunakan untuk	Alur Umum
Pre-arrival	Aturan pre-arrival terpisah	Tamu melakukan registrasi sebelum kedatangan
Check-in	Aturan check-in terpisah	Tamu melakukan registrasi di CCI dan ACI

Jika data lama tidak memiliki aturan khusus mode, AVA menggunakan konfigurasi bersama lama. Saat Anda menyimpan, AVA menyalin pengaturan tersebut ke kedua mode.

Pemetaan Alur

CCI dan ACI sama-sama menggunakan aturan mode Check-in. Gunakan aturan Pre-arrival hanya untuk registrasi tamu sebelum kedatangan.

Aturan Pre-arrival

Pre-arrival dapat menyertakan field tambahan atau aturan yang lebih ketat daripada Check-in. Aturan ini tidak dapat menyembunyikan field yang ditampilkan oleh Check-in, atau mempersempit cakupan untuk semua tamu.

Kepatuhan Thailand (TM30 & RR3)

Jika Country of Hotel Anda disetel ke Thailand, Anda akan melihat badge TM30 Required dan RR3 Required di samping field tertentu.

• TM30 fields biasanya mencakup First Name, Gender, Travel Document Number, Nationality, dan Date of Birth.
• RR3 fields biasanya mencakup Address, Occupation, Place of Departure, Next Destination, Departure Time, dan Pre Check-In Time.

Jika Anda harus mengirimkan laporan ini, biarkan field yang memiliki badge tetap terlihat dan wajib untuk tamu yang diperlukan.

Konfigurasikan Field Registrasi

1. Buka Settings → Check-In → Registration Form.

2. Pilih Pre-arrival atau Check-in saat pemilih mode muncul.

3. Di bawah Show to, pilih All guests, Main guest only, atau Hidden.

4. Di bawah Require from, pilih Optional, Main guest only, atau All guests.

5. Klik Save Registration Fields.

   ✓ Nilai yang Anda pilih tetap terlihat saat meninjau perubahan yang belum disimpan.

Cara Nilai Diisi

Detail tamu dapat diisi sebelumnya dari PMS atau dari pemindaian dokumen. Tamu dapat mengedit field kecuali jika field tersebut dikunci oleh kebijakan, misalnya Date of Birth saat pengeditan dinonaktifkan.

Jika tamu tidak memiliki nomor telepon, AVA menggunakan kewarganegaraan paspor yang dipindai sebagai kode negara default. Nomor telepon yang sudah ada tetap menggunakan kode negara yang tersimpan. AVA menghapus nomor placeholder yang jelas, seperti +1 0000000000, sebelum mengisi data sebelumnya.

Pemilih Negara di Perangkat Seluler

Di ponsel dan tablet, Phone Number, Nationality, Country of Residence, Place of Departure, dan Next Destination membuka bottom sheet yang dapat dicari. Desktop tetap menggunakan autocomplete inline.

Pemeriksaan Kontak yang Diisi Sebelumnya

Jika AVA membuka email atau nomor telepon tersimpan yang tidak valid, AVA langsung menampilkan kesalahan. Hanya nilai tidak kosong yang tidak valid yang ditandai.

Autocomplete Alamat

Saat tamu mengetik alamat, kode pos, alamat keberangkatan, atau tujuan berikutnya, AVA mengarahkan Google Places berdasarkan kewarganegaraan mereka. Jika kewarganegaraan tidak tersedia, AVA menggunakan negara hotel.

Visibilitas Purpose of Stay

Field Purpose of Stay harus terlihat agar muncul selama check-in.

• Aktifkan di sini, atau
• Gunakan tombol Make Visible di Purpose of Stay

Pemecahan Masalah

Pengaturan Khusus Mode Tidak Berubah

Yang Anda lihat: Pre-arrival dan check-in menampilkan field yang sama.

Perbaikan:

1. Pastikan reservasi menggunakan alur yang benar.
2. Pilih Pre-arrival dan tinjau field tersebut.
3. Pilih Check-in dan tinjau field tersebut untuk CCI dan ACI.
4. Simpan setiap mode sekali untuk memperbarui pengaturan bersama lama.

Pilihan Require from Tidak Tersedia

Yang Anda lihat: Anda tidak dapat memilih Main guest only atau All guests di bawah Require from.

Perbaikan:

1. Pastikan Show to bukan Hidden.
2. Pilih Main guest only di bawah Show to jika hanya tamu utama yang harus melengkapinya.
3. Periksa apakah field dikunci sebagai field wajib untuk identifikasi tamu atau oleh PMS Anda.

Cakupan Pre-arrival Tidak Tersedia

Yang Anda lihat: Pre-arrival tidak mengizinkan cakupan yang lebih sempit daripada check-in.

Perbaikan:

1. Pilih Check-in dan tinjau nilai Show to serta Require from untuk field tersebut.
2. Pertahankan Pre-arrival setidaknya seluas Check-in.
3. Simpan Check-in terlebih dahulu jika Anda perlu memperluas persyaratan bersama.

Field TM30/RR3 Tidak Muncul

Yang Anda lihat: Badge kepatuhan atau field wajib tidak muncul.

Periksa:

• Country of Hotel disetel ke Thailand di Hotel Basic Details.
• Muat ulang halaman setelah menyimpan perubahan negara.

Perubahan Tidak Tersimpan

Yang Anda lihat: Pilihan field kembali setelah mengeklik Save Registration Fields.

Perbaikan:

1. Pastikan field wajib tetap diaktifkan.
2. Periksa error validasi atau peringatan PMS registration requirements are unavailable.
3. Simpan kembali setelah peringatan tersebut hilang.
4. Muat ulang halaman dan pastikan cakupan yang tersimpan.

Tanggal Dokumen Ditolak

Yang Anda lihat: Informasi tamu tidak dapat disimpan setelah memasukkan tanggal dokumen.

Perbaikan:

1. Pastikan Travel Document Issue Date sama dengan atau lebih awal dari Travel Document Expiry Date.
2. Pertahankan tanggal kedaluwarsa di masa depan jika dokumen masih berlaku.
3. Biarkan tanggal kosong jika dokumen tidak mencantumkannya.
4. Simpan kembali informasi tamu.

Field yang Diwajibkan PMS Terkunci

Yang Anda lihat: Sebuah field menampilkan PMS Required, dan kontrolnya dinonaktifkan.

Perbaikan:

1. Pastikan field tetap terlihat oleh All guests.
2. Tetap pilih Require from → All guests.
3. Simpan setelah capability PMS dimuat.

Ini melindungi sinkronisasi reservasi-tamu untuk PMS yang aktif.

Persyaratan Registrasi PMS Tidak Tersedia

Yang Anda lihat: Muncul peringatan, "PMS registration requirements are unavailable."

Perbaikan:

1. Pastikan PMS yang benar dipilih di Settings → Essentials → PMS Integration.
2. Muat ulang halaman dan tunggu capability dimuat.
3. Coba lagi Save Registration Fields.
4. Hubungi administrator PMS Anda jika peringatan terus muncul.

AVA tidak menyimpan perubahan registrasi sampai AVA dapat memverifikasi persyaratan PMS.

Masih Mengalami Kendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Aturan khusus mode tidak muncul
• ❌ Field wajib tidak ada.
• ❌ Cakupan field tidak tersimpan dengan benar.

Sebaiknya sertakan:

• Tangkapan layar daftar field registrasi.
• Pengaturan negara hotel Anda.
• Alur dan cakupan field yang tampak salah.

Panduan Terkait

• Purpose of Stay - Konfigurasikan daftar dropdown tamu.
• Kebijakan Check-In - Registrasi tamu, pengeditan DOB, dan aturan usia.
• Disclaimer Kartu Registrasi - Syarat dan tanda tangan.