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设置入住期间客人邮件

快速设置

客人模板使用 Email - Guest，员工收件人使用 Email - Hotel。大约需要 10 分钟。

本指南帮助你管理入住期间的客人模板和酒店通知收件人，并更快定位变量和保存错误。 变量面板现在会自动换行显示说明，筛选出受支持的变量，并可直接插入到光标位置。 当保存失败时，AVA 现在会保留完整模板路径，并在内联位置显示具体字段。

所选模板会显示 Active 或 Inactive 徽标。你也可以在保存前预览桌面和移动端布局。

设置控制内容客人看到的内容
Email type哪种场景会发送邮件对应时机的正确消息
Desktop email type rail在宽屏上折叠左侧列表给编辑器腾出更多空间
Email - Guest / Email - Hotel在客人模板与酒店收件人之间切换显示正确的设置面板
Status badge显示所选模板是否会发送清晰的 Active 或 Inactive 状态
Enabled toggle打开或关闭模板邮件发送或保持静默
Email Sender Name发件人字段中的名称熟悉的酒店发件人
Email Title邮件主题清晰说明发信原因
HTML Editor邮件内容完整的客人消息
Recipient email chips每个事件的酒店通知邮箱列表员工收到入住/退房更新
Template variables支持的个人信息更方便插入和复制
Reset to default template恢复所选模板已保存的自定义版本会被替换
Live Preview示例渲染保存前的布局预览，存在示例房间信息时也会显示
Desktop / Mobile预览框尺寸检查邮件在小屏上的适配情况
HTML editor limit最大消息大小最多 100,000 个字符
Inline validation来自服务器的精确字段路径对应模板或字段会显示错误

分步设置（客人模板）​

  1. 前往 During Stay → Email。

  2. 保持选中 Email - Guest。

  3. 从左侧列表选择一个 Email type。

    ✓ 编辑器会加载该模板。

    在桌面端，你可以把列表折叠成一条窄图标栏。 当校验失败时，AVA 会再次展开它。

  4. 如果你希望发送该模板，请保持 toggle 打开。

    ✓ 卡片会保持高亮为启用状态。

  5. 输入 Email Sender Name 和 Email Title。

  6. 更新 HTML Editor 内容。

  7. 插入 Template variables。

    • 输入 {{ 查看建议。
    • 点击某个变量卡片即可插入到光标位置。
    • 或点击 Template Variables 图标进行复制。

  8. 查看 Live Preview。

    • 点击 Desktop 查看全宽版本。
    • 点击 Mobile 查看 375px 框架。
    • 预览会隐藏 <script> 或 onclick 等不安全 HTML。

  9. 点击 Save Email Settings。

    ✓ 你应该会看到成功提示。

重置确认

点击 Reset to default template 可恢复所选邮件。 在 AVA 替换你的更改之前，你必须先确认警告弹窗。

分步设置（酒店收件人）​

  1. 前往 During Stay → Email。

  2. 选择 Email - Hotel。

  3. 找到每个需要酒店通知的 Email Type。

  4. 在 Add recipient email 中输入地址。

  5. 点击 Add 或按 Enter。

    ✓ 该地址会以标签形式显示在对应邮件类型下方。

  6. 对所有需要的邮件类型重复上述操作。

  7. 点击 Save Email Confirmation。

    ✓ 你应该会看到 “Hotel email confirmation settings saved successfully.”

收件人规则
  • 同一邮件类型内会拦截重复地址。
  • 已保存地址会统一转为小写。
  • 保存前至少添加一个收件人。

邮件类型与触发时机​

Email type发送时机
Registration Success客人完成登记后
Registration Failed登记失败时
Check-in Success客人入住成功后
Check-in Failed入住失败时
Room Not Ready - Before Check-in Time入住时间前房间未准备好时
Room Not Ready - After Check-in Time入住时间后房间未准备好时，包括没有可用房间的排队预订
Room Ready for Check-in房间变为可入住时
Payment Dispute发生支付争议时
Check-out Success客人退房成功后
Check-out Failed退房失败时
Check-in Success 邮件

只有当你的 Check-in Success 模板包含 {{roomInformationHtml}} 或 {{ roomInformationHtml }} 时，AVA 才会插入生成的房间信息块。 如果缺少该占位符，AVA 会保持邮件其余部分不变。 此更新不会改变 Room Access Info 邮件行为。 生成的块可包含房间、门禁、楼栋入口、WiFi、储物柜和 SmartLock 详情。

登记邮件按预订发送一次

AVA 对每个预订最多只发送一次 Registration Success 和 Registration Failed。 如果一个房间里有多位客人，第一位完成登记的客人会占用该邮件名额。 后续客人的提交不会重复发送登记邮件。

排队预订

当 AVA 在入住时间后将预订排队时，会发送 Room Not Ready - After Check-in Time 邮件。 稍后仍会发送 Room Ready for Check-in 邮件。

校验反馈

当保存失败时，AVA 会保留嵌套的模板路径。 这样横幅就能指向正确的邮件块，而不是通用字段。

房间信息默认值

房间信息邮件设置现在默认是 on。 如果保存值缺失，AVA 会将其视为已启用。 显式的 off 值仍保持关闭。 如果你在修复前更改过此设置，请保存一次 Settings → Room Access。 旧的保存可能会丢失该字段，因此重新保存会把它写回。

编辑器建议

编辑 Check-in Success 时，输入 {{ 可查看房间信息、SmartLocks PIN、储物柜和退房日期建议。 这些建议有助于你把生成的内容块放到客人需要的位置。

如果你没有看到 Room Ready for Check-in 或 Payment Dispute

这些选项只会在你的 PMS 支持这些事件时出现。 如果你预期应该看到，请联系支持。

模板变量​

在 HTML Editor 中使用以下变量：

已筛选变量

面板只会显示当前所选模板支持的变量。 点击 Show all variables 可浏览完整列表。

插入或复制变量

点击变量卡片即可插入到光标位置。 如果你只想复制变量文本，请使用复制图标。

Variable显示内容
{{guestName}}客人全名
{{hotelName}}酒店名称
{{arrivalDate}}入住日期
{{departureDate}}退房日期
{{roomNumber}}房号
{{lockCode}}房间门禁码
{{confirmationNumber}}确认号
需要时使用房间门禁信息

如果房间就绪邮件或入住邮件需要房间信息，请加入 {{roomNumber}} 或 {{lockCode}}。

房间门禁变量​

当你的消息需要包含房间门禁详情时，使用这些变量。

Variable显示内容
{{roomInformationHtml}}生成的房间、门禁、楼栋入口和 WiFi 信息
{{pinCode}}Smart lock PIN 别名
{{lockCode}}房间门禁码
{{lockerNumber}}储物柜编号
{{lockerCode}}储物柜门禁码
使用房间门禁分类

打开 Template Variables 并展开 Room & Access Information 即可找到这些字段。 当你希望 AVA 插入房间信息块时，请在 Check-in Success 邮件中使用 {{roomInformationHtml}}。 {{pinCode}} 会提供 smart lock PIN 别名。

故障排查​

邮件未发送​

你会看到： 客人没有收到某封入住期间邮件。

解决方法：

  1. 确认模板开关已打开。
  2. 确保 Email Title 和 HTML Editor 不为空。
  3. 检查该预订是否有客人邮箱地址。
  4. 修改后点击 Save Email Settings。

酒店收件人保存被阻止​

你会看到： “At least one recipient is required when enabled.”

解决方法：

  1. 打开 Email - Hotel。
  2. 在任意 Email Type 行中至少添加一个收件人。
  3. 点击 Save Email Confirmation。

Email 地址被拒绝或重复​

你会看到： “Please enter a valid email address.” 或 “This email is already added.”

解决方法：

  1. 输入完整地址，例如 frontdesk@hotel.com。
  2. 删除同一行中的重复标签。
  3. 再次点击 Save Email Confirmation。

因安全问题导致保存被阻止​

你会看到： 警告提示 HTML 存在安全问题。

解决方法：

  1. 删除 <script> 标签和 javascript: 链接。
  2. 删除 onclick 等内联事件。
  3. 再次点击 Save Email Settings。

Email HTML 过长​

你会看到： 在粘贴较长的邮件正文后，AVA 拒绝保存。

解决方法：

  1. 将 HTML 长度减少到 100,000 个字符以下。
  2. 删除重复的内联样式或未使用的区块。
  3. 重新保存模板。

错误字段显示校验错误​

你会看到： 横幅提到某个模板，但内联错误看起来很泛。

解决方法：

  1. 打开横幅中提到的模板。
  2. 检查该模板中高亮的字段。
  3. 修正内容，或在需要时缩短 HTML。
  4. 再次保存。

Live Preview 隐藏内容​

你会看到： 你的部分 HTML 没有显示在 Live Preview 中。

解决方法：

  1. 删除 <script> 标签和 javascript: 链接。
  2. 删除 onclick 等内联事件。
  3. 重新预览。

列表中缺少某个模板​

你会看到： Room Ready 或 Payment Dispute 缺少。

解决方法：

  1. 这些类型只会在受支持的 PMS 事件中出现。
  2. 检查你的 PMS 设置，或联系支持。

Check-in Success 邮件缺少房间信息​

你会看到： 邮件发送成功，但缺少房间、门禁、楼栋或 WiFi 详情。

解决方法：

  1. 打开 Check-in Success 模板。
  2. 在应显示该区块的位置添加 {{roomInformationHtml}} 或 {{ roomInformationHtml }}。
  3. 保存模板。
  4. 再发送一次测试邮件或完成一次测试入住。
房间详情为空

如果生成的房间信息为空，AVA 会干净地移除占位符。 这样可以保留模板其余部分的可见性。

预览示例数据

Live Preview 现在会在存在占位符时使用示例房间信息 HTML。 这有助于你在保存前确认生成区块的间距和布局。

房间信息开关不会保持​

你会看到： 你关闭了 Show "Email room information"，但 check-in v3 仍然显示房间信息按钮。

解决方法：

  1. 前往 Settings → Room Access。

  2. 再次关闭 Show "Email room information"。

  3. 点击 Save。

  4. 刷新 check-in v3，或发起新的测试入住。

    ✓ 刷新后，房间信息按钮会继续保持隐藏。

如果你是在修复前保存的

如果你在这个后端修复前关闭过该开关，请在部署后再次保存一次。 这样会用新字段重写该设置。

仍未解决？​

如果出现以下情况，请联系 success@vouch-technologies.com：

  • ❌ 按以上步骤后邮件仍未发送
  • ❌ 保存时出现系统错误
  • ❌ 问题持续超过 30 分钟

建议附上：

  • 邮件设置页面截图
  • 你正在编辑的邮件类型
  • 你已经尝试的步骤