跳到主要内容

设置入住期间客人邮件

快速设置

客人模板使用 Email - Guest，员工收件人使用 Email - Hotel，并使用 Send Test Email 检查已保存的草稿。整个过程大约需要 10 分钟。

本指南帮助你管理入住期间的客人模板、酒店通知收件人和测试发送。 Generate with AI 按钮在 Simple Editor 和 HTML Editor 模式下都会保留。 无论使用哪种模式，模式切换开关和 AI 按钮的布局都相同。 变量面板现在会自动换行显示说明，筛选出受支持的变量，并可在光标处插入变量。 保存失败时，AVA 现在会保留完整的模板路径，并在对应位置显示具体字段。 保存时，AVA 只会更新所选的邮件类型。 其他已编辑的类型会继续作为未保存的草稿，直到你分别保存它们。 如果客人在入住期间提交了新的邮箱地址，AVA 会为客人消息保留该地址。 之后的 PMS 刷新不会覆盖预订主客人的这个地址。 你可以在编辑模板时先不启用它。 即使尚未开启发送，AVA 也会保留这些已保存的更改。 模板未启用时，你仍然可以切换邮件类型、预览模板和重置模板。

所选模板会显示 Active 或 Inactive 徽标。你也可以在保存前预览桌面和移动端布局。

移动端邮件发送

AVA 会在发送前为移动端邮件应用准备 HTML 邮件。 这样 Apple Mail 和 Outlook 可以让文本更接近预期大小。 Gmail 仍可能以不同方式重新排版邮件。 使用 Mobile 预览和 Send Test Email 检查酒店使用的邮件应用。

设置控制内容客人看到的内容
Email type哪种场景会发送邮件对应时机的正确消息
Desktop email type rail在宽屏上折叠左侧列表给编辑器腾出更多空间
Email - Guest / Email - Hotel在客人模板与酒店收件人之间切换显示正确的设置面板
Send Test Email将所选的已保存模板发送给一位收件人方便检查最终的客人视图
Status badge显示所选模板是否会发送清晰的 Active 或 Inactive 状态
Activate / Deactivate启用或停用模板邮件发送或保持静默
Email Sender NameFrom 字段中的名称熟悉的酒店发件人
Email Title邮件主题清晰说明邮件原因
Editor mode row在 Simple Editor 和 HTML Editor 之间切换两种模式下都保留模式开关和 AI 按钮
HTML Editor邮件内容完整的客人消息
Generate with AI根据说明、设计或现有 HTML 创建适合移动端的草稿在任一编辑器模式下都显示在开关旁边
Recipient email chips每个事件的酒店通知邮箱列表员工收到入住/退房更新
Template variables受支持的个人信息更方便插入和复制
Reset to default template恢复所选模板已保存的自定义版本会被替换
Live Preview示例渲染保存前的布局；存在实时房间设置时也会使用这些设置
Desktop / Mobile预览框尺寸检查邮件在小屏上的适配情况
HTML editor limit最大消息大小最多 100,000 个字符
Inline validation来自服务器的精确字段路径对应模板或字段会显示错误

分步设置（客人模板）​

  1. 前往 During Stay → Email。

  2. 保持选中 Email - Guest。

  3. 从左侧列表选择一个 Email type。

    ✓ 编辑器会加载该模板。 ✓ 即使模板未启用，也可以执行此操作。

    在桌面端，你可以把列表折叠成一条窄图标栏。 当校验失败时，AVA 会再次展开它。

  4. 模板准备好发送后，点击 Activate。仍在编辑时，点击 Deactivate。

    ✓ 成功更改后，卡片会保持高亮。 ✓ 已保存的未启用内容会保留。

  5. 输入 Email Sender Name 和 Email Title。

  6. 更新 HTML Editor 内容。

  7. 插入 Template variables。

    • 输入 {{ 查看建议。
    • 点击某个变量卡片即可在光标处插入。
    • 或点击 Template Variables 图标进行复制。

  8. 查看 Live Preview。

    • 点击 Desktop 查看全宽版本。
    • 点击 Mobile 查看 375px 框架。
    • 预览会隐藏 <script> 或 onclick 等不安全 HTML。

  9. 点击 Save Email Settings。

    ✓ 你应该会看到成功提示。 ✓ 只会保存所选的邮件类型。 ✓ 其他已编辑的类型会继续作为草稿。

重置确认

点击 Reset to default template 可恢复所选邮件。 在 AVA 替换你的更改之前，你必须先确认警告弹窗。

一次保存一个模板

如果在保存前切换邮件类型，AVA 会将之前的编辑保留为草稿。 准备好后分别保存每个模板。

未启用的模板

你仍然可以预览和重置未启用的模板。 如果想在开启发送前比较不同版本，可以使用此功能。

从现有邮件或设计创建草稿​

使用 Generate with AI 复制邮件或重新创建视觉设计。

两种编辑器模式均可使用

Generate with AI 按钮会显示在 Simple Editor 和 HTML Editor 的模式开关旁边。 在小屏幕上，控件会堆叠显示，但按钮仍然易于操作。

适合移动端的 AI 草稿

AI 生成的草稿使用流式布局，在手机上会收窄。 正文文本至少保持 16px，较小的文本至少保持 14px。 修改旧模板时，AI 会在需要时修复固定宽度和过小的文本。 这些移动端规则优先于旧设计。 编辑器支持这种响应式格式，因此保存草稿时请保留它。

  1. 选择 Email - Guest 标签，然后选择一个 Email type。
  2. 点击 Generate with AI。
  3. 上传 PNG、JPEG、WebP、PDF 或 .eml 文件。
  4. 添加用于生成邮件的可选说明。
  5. 点击 Generate。
  6. 查看草稿以及预览下方的任何警告。
  7. 点击 Accept & Use，然后保存邮件模板。

✓ AVA 会使用所选邮件类型生成草稿。 ✓ AVA 会将已保存的设计图片最长边调整为最大 1600px。 ✓ 每张已保存的设计图片都必须符合 4MB 资源限制。

检查手机布局

接受草稿后打开 Mobile 预览。 然后使用 Send Test Email 检查邮件在酒店使用的邮件应用中的显示效果。

查看图片警告

如果存储系统拒绝图片，弹窗会告诉你有多少张设计图片未被保存。 点击 Accept & Use 前请检查预览。

上传文件不得超过 10MB。 .eml 文件必须是真实的邮件导出文件，并且包含 HTML 正文。

发送测试邮件​

使用此功能检查所选的已保存客人模板。

  1. 前往 During Stay → Email。
  2. 保持选中 Email - Guest。
  3. 打开要检查的模板。
  4. 点击 Send Test Email。
  5. 输入要接收测试邮件的邮箱地址。
  6. 在弹窗中点击 Send Test Email。

✓ AVA 会将所选的已保存模板发送到该收件箱。 ✓ 弹窗只会要求填写收件人邮箱。 ✓ 此页面不使用日期偏移选择器。

先保存

在 Email Sender Name、Email Title 和 HTML Editor 保存之前，AVA 会禁用 Send Test Email。 如果再次编辑模板，请先保存再测试。

分步设置（酒店收件人）​

  1. 前往 During Stay → Email。

  2. 选择 Email - Hotel。

  3. 找到每个需要酒店通知的 Email Type。

  4. 在 Add recipient email 中输入地址。

  5. 点击 Add 或按 Enter。

    ✓ 该地址会以标签形式显示在对应邮件类型下方。

  6. 对所有需要的邮件类型重复上述操作。

  7. 点击 Save Email Confirmation。

    ✓ 你应该会看到“酒店邮件确认设置已成功保存。”

收件人规则
  • 同一邮件类型内会拦截重复地址。
  • 已保存地址会统一转为小写。
  • 保存前至少添加一个收件人。
未启用的共享模板

未启用状态只控制发送给客人的邮件。 已配置的 Email - Hotel 收件人仍会收到已实现的酒店通知。 这样员工或管理员可以接收运营提醒，同时保持客人邮件不发送。

邮件类型与触发时机​

Email type发送时机
Registration Success客人完成登记后
Registration Failed客人登记失败时
Check-in Success客人入住成功后
Check-in Failed入住失败时
Room Not Ready - Before Check-in Time入住时间前房间未准备好时
Room Not Ready - After Check-in Time入住时间后房间未准备好时，包括没有可用房间的排队预订
Room Ready for Check-in房间变为可入住时
Payment Dispute付款出现争议时
Check-out Success客人退房成功后
Check-out Failed退房失败时
已完成的退房

如果有人重复执行成功的退房，AVA 会显示该预订已经退房。 AVA 不会向客人或酒店收件人发送 Check-out Failed 邮件。

Check-in Success 邮件

只有当你的 Check-in Success 模板包含 {{roomInformationHtml}} 或 {{ roomInformationHtml }} 时，AVA 才会插入生成的房间信息块。 如果缺少该占位符，AVA 会保持邮件其余部分不变。 此更新不会改变 Room Access Info 邮件行为。 生成的块可包含房间、门禁、楼栋入口、WiFi、储物柜和 SmartLock 详情。

房间信息预览

存在占位符时，Live Preview 现在会使用你保存的房间设置。 如果缺少楼栋入口代码、房间门禁方式或 Wi-Fi 设置，AVA 会隐藏对应部分。 预览现在会匹配客人收到的邮件。

登记邮件按预订发送一次

AVA 对每个预订最多只发送一次 Registration Success 和 Registration Failed。 如果一个房间里有多位客人，第一位完成登记的客人会占用该邮件名额。 后续客人的提交不会重复发送登记邮件。

排队预订

当 AVA 在入住时间后将预订排队时，会发送 Room Not Ready - After Check-in Time 邮件。 稍后仍会发送 Room Ready for Check-in 邮件。

客人邮箱来源

如果客人在入住期间输入了不同的邮箱地址，AVA 会为客人消息保留该提交的地址。 如果主客人数据缺失，AVA 会使用它能识别的第一位客人。

校验反馈

保存失败时，AVA 会保留嵌套的模板路径。 这样横幅就能指向正确的邮件块，而不是通用字段。

房间信息默认值

房间信息邮件设置现在默认是 on。 如果保存值缺失，AVA 会将其视为已启用。 显式的 off 值仍保持关闭。 如果你在修复前更改过此设置，请保存一次 Settings → Room Access。 旧的保存可能会丢失该字段，因此重新保存会把它写回。

编辑器建议

编辑 Check-in Success 时，输入 {{ 可查看房间信息、SmartLocks PIN、储物柜和退房日期建议。 这些建议有助于你把生成的内容块放到客人需要的位置。

如果你没有看到 Room Ready for Check-in 或 Payment Dispute

这些选项只会在你的 PMS 支持这些事件时出现。 如果你预期应该看到，请联系支持。

模板变量​

在 HTML Editor 中使用以下变量：

已筛选变量

面板只会显示当前所选模板支持的变量。 点击 Show all variables 可浏览完整列表。

插入或复制变量

点击变量卡片即可在光标处插入。 如果你只想复制变量文本，请使用复制图标。

Variable显示内容
{{guestName}}客人全名
{{hotelName}}酒店名称
{{arrivalDate}}入住日期
{{departureDate}}退房日期
{{roomNumber}}房号
{{lockCode}}房间门禁码
{{confirmationNumber}}确认号
需要时使用房间门禁信息

如果房间就绪邮件或入住邮件需要房间信息，请加入 {{roomNumber}} 或 {{lockCode}}。

房间门禁变量​

当你的消息需要包含房间门禁详情时，使用这些变量。

Variable显示内容
{{roomInformationHtml}}生成的房间、门禁、楼栋入口和 WiFi 信息
{{pinCode}}Smart lock PIN 别名
{{lockCode}}房间门禁码
{{lockerNumber}}储物柜编号
{{lockerCode}}储物柜门禁码
使用房间门禁分类

打开 Template Variables 并展开 Room & Access Information 即可找到这些字段。 当你希望 AVA 插入房间信息块时，请在 Check-in Success 邮件中使用 {{roomInformationHtml}}。 {{pinCode}} 会提供 smart lock PIN 别名。

故障排查​

邮件未发送​

你会看到： 客人或测试收件箱没有收到所选的入住期间邮件。

解决方法：

  1. 确认模板已启用。
  2. 确保 Email Title 和 HTML Editor 不为空。
  3. 检查该预订是否有客人邮箱地址。
  4. 修改后点击 Save Email Settings。
未启用的草稿

如果模板未启用，AVA 仍会保存你的邮件内容。 邮件准备好发送后再启用模板。

酒店通知未发送​

你会看到： 酒店收件人没有收到入住期间通知。

解决方法：

  1. 在 During Stay → Email 下打开对应事件。
  2. 选择 Email - Hotel。
  3. 确认该 Email Type 至少配置了一个收件人。
  4. 只有在你也希望发送给客人时，才检查客人模板状态。
  5. 保存 Email Confirmation，然后再次测试该事件。
未启用的客人模板

未启用的客人模板不会阻止已配置的酒店收件人接收邮件。 只有在客人也应收到该消息时，才启用客人模板。

Send Test Email 已禁用​

你会看到： Send Test Email 显示为灰色，或提示框要求先保存更改。

解决方法：

  1. 填写 Email Sender Name、Email Title 和 HTML Editor。
  2. 点击 Save Email Settings。
  3. 再次尝试 Send Test Email。

测试邮件发送失败​

你会看到： 弹窗显示“测试邮件发送失败。请重试。”

解决方法：

  1. 检查收件箱地址是否有效。
  2. 再次保存模板。
  3. 尝试使用其他测试收件箱。
  4. 如果错误重复出现，请联系支持。

部分设计图片未被保存​

你会看到： 生成的草稿警告一张或多张设计图片未被保存。

解决方法：

  1. 查看生成的预览并找出缺失的图片。
  2. 用较小版本替换源图片。
  3. 从上传的设计中删除不必要的图片。
  4. 再次生成草稿。
  5. 点击 Accept & Use 前检查预览。
发生原因

AVA 可能会缩小图片，以符合每张图片的限制。 仍超过限制的图片无法出现在生成的邮件中。

AI 生成的邮件在手机上难以阅读​

你会看到： 文本看起来很小，或邮件超出手机屏幕范围。

解决方法：

  1. 打开当前邮件模板。
  2. 点击 Generate with AI。
  3. 要求 AI 修改现有模板，使其适合在移动端阅读。
  4. 点击 Accept & Use。
  5. 检查 Mobile 预览。
  6. 向手机发送测试邮件。
现有手动 HTML

修改模板时，AI 会升级固定宽度和过小的文本。 手动编辑 HTML 后仍需要进行移动端预览和测试邮件检查。

状态没有变化​

你会看到： 点击 Activate 或 Deactivate 后，徽标没有切换。

解决方法：

  1. 等待请求完成。
  2. 检查模板中的内联校验错误。
  3. 如果进行了编辑，请再次保存模板。
  4. 刷新页面并再次尝试该操作。
编辑内容仍会保存

如果状态更改失败，AVA 会保留你的编辑。 只有请求成功后，徽标才会更改。

酒店收件人保存被阻止​

你会看到： "At least one recipient is required when enabled."

解决方法：

  1. 打开 Email - Hotel。
  2. 在任意 Email Type 行中至少添加一个收件人。
  3. 点击 Save Email Confirmation。

Email 地址被拒绝或重复​

你会看到： "Please enter a valid email address." 或 "This email is already added."

解决方法：

  1. 输入完整地址，例如 frontdesk@hotel.com。
  2. 删除同一行中的重复标签。
  3. 再次点击 Save Email Confirmation。

因安全问题导致保存被阻止​

你会看到： 警告提示 HTML 存在安全问题。

解决方法：

  1. 删除 <script> 标签和 javascript: 链接。
  2. 删除 onclick 等内联事件。
  3. 再次点击 Save Email Settings。

邮件 HTML 过长​

你会看到： 粘贴较大的邮件正文后，AVA 拒绝保存。

解决方法：

  1. 将 HTML 长度减少到 100,000 个字符以内。
  2. 删除重复的内联样式或未使用的区块。
  3. 再次保存模板。

校验错误显示在错误的字段​

你会看到： 横幅提到了某个模板，但内联错误看起来很笼统。

解决方法：

  1. 打开横幅中提到的模板。
  2. 检查该模板中高亮显示的字段。
  3. 修正内容，必要时缩短 HTML。
  4. 再次保存。

Live Preview 隐藏了内容​

你会看到： HTML 的部分内容没有显示在 Live Preview 中。

解决方法：

  1. 删除 <script> 标签和 javascript: 链接。
  2. 删除 onclick 等内联事件。
  3. 再次预览。

列表中缺少模板​

你会看到： 缺少 Room Ready 或 Payment Dispute。

解决方法：

  1. 这些类型仅会在 PMS 支持对应事件时显示。
  2. 检查 PMS 设置或联系支持。

Check-in Success 邮件缺少房间详情​

你会看到： 邮件已发送，但缺少房间、门禁、楼栋或 WiFi 详情。

解决方法：

  1. 打开 Check-in Success 模板。
  2. 在应显示区块的位置添加 {{roomInformationHtml}} 或 {{ roomInformationHtml }}。
  3. 保存模板。
  4. 再次发送测试邮件或完成一次测试入住。
房间详情为空

如果生成的房间信息为空，AVA 会清除占位符。 这样可以保留模板的其余内容。

预览示例数据

存在占位符时，Live Preview 现在会使用示例房间信息 HTML。 这样你可以在保存前确认生成区块的间距和布局。

房间信息开关无法保持关闭​

你会看到： 关闭 Show "Email room information" 后，check-in v3 仍显示房间信息按钮。

解决方法：

  1. 前往 Settings → Room Access。

  2. 再次关闭 Show "Email room information"。

  3. 点击 Save。

  4. 刷新 check-in v3，或开始一次新的测试入住。

    ✓ 刷新后房间信息按钮仍保持隐藏。

如果你在修复前保存过此设置

如果你在此后端修复之前关闭了开关，请在部署后再次保存。 这样会使用新字段重新写入设置。

仍然无法解决？​

如果出现以下情况，请联系 success@vouch-technologies.com：

  • ❌ 按照上述步骤操作后邮件仍未发送
  • ❌ 保存时出现系统错误
  • ❌ 问题持续超过 30 分钟

建议提供：

  • 邮件设置页面的屏幕截图
  • 你正在编辑的邮件类型
  • 你已经尝试过的步骤