Atur Email Tamu Saat Menginap

Pengaturan Cepat

Gunakan Email - Guest untuk template tamu dan Email - Hotel untuk penerima staf. Ini memakan waktu sekitar 10 menit.

Panduan ini membantu Anda mengelola template tamu saat menginap dan penerima email notifikasi hotel. Panel variabel kini membungkus deskripsi, hanya menampilkan variabel yang didukung, dan dapat menyisipkan variabel di posisi kursor. Saat penyimpanan gagal, AVA sekarang mempertahankan path template lengkap dan menampilkan field yang tepat secara inline.

Template yang dipilih menampilkan badge Active atau Inactive. Anda juga dapat melihat tampilan desktop dan mobile sebelum menyimpan.

Pengaturan	Yang Dikendalikan	Yang Dilihat Tamu
Email type	Situasi yang memicu email	Pesan yang tepat pada waktu yang tepat
Desktop email type rail	Menutup daftar kiri di layar lebar	Ruang lebih besar untuk editor
Email - Guest / Email - Hotel	Berpindah antara template tamu dan penerima hotel	Panel pengaturan yang benar
Status badge	Menunjukkan apakah template yang dipilih mengirim email	Status Active atau Inactive yang jelas
Enabled toggle	Menyalakan atau mematikan template	Email terkirim atau tetap diam
Email Sender Name	Nama di field From	Pengirim hotel yang familiar
Email Title	Baris subjek	Alasan email yang jelas
HTML Editor	Konten email	Pesan lengkap untuk tamu
Recipient email chips	Daftar email notifikasi hotel per event	Pembaruan check-in/check-out ke staf
Template variables	Detail pribadi yang didukung	Lebih mudah untuk menyisipkan dan menyalin
Reset to default template	Mengembalikan template yang dipilih	Versi kustom tersimpan diganti
Live Preview	Render contoh	Tata letak sebelum Anda menyimpan, termasuk contoh info kamar bila tersedia
Desktop / Mobile	Ukuran frame pratinjau	Memeriksa apakah email pas di layar kecil
HTML editor limit	Ukuran pesan maksimum	Hingga 100,000 karakter
Inline validation	Path field yang tepat dari server	Template atau field yang benar menampilkan error

Setup Langkah demi Langkah (Template Tamu)

1. Buka During Stay → Email.

2. Biarkan Email - Guest tetap dipilih.

3. Pilih Email type dari daftar di sebelah kiri.

   ✓ Editor memuat template tersebut.

   Di desktop, Anda dapat menutup daftar menjadi rail ikon yang tipis. AVA akan membukanya lagi saat validasi gagal.

4. Biarkan toggle aktif jika Anda ingin email dikirim.

   ✓ Kartu tetap disorot sebagai aktif.

5. Isi Email Sender Name dan Email Title.

6. Perbarui konten HTML Editor.

7. Sisipkan Template variables.

   • Ketik {{ untuk melihat saran.
   • Klik kartu variabel untuk menyisipkannya di kursor.
   • Atau klik ikon Template Variables untuk menyalinnya.

8. Tinjau Live Preview.

   • Klik Desktop untuk memeriksa versi lebar penuh.
   • Klik Mobile untuk memeriksa frame 375px.
   • Pratinjau menyembunyikan HTML yang tidak aman seperti <script> atau onclick.

9. Klik Save Email Settings.

   ✓ Anda akan melihat pesan sukses.

Konfirmasi reset

Klik Reset to default template untuk mengembalikan email yang dipilih. Anda harus mengonfirmasi modal peringatan sebelum AVA mengganti perubahan Anda.

Setup Langkah demi Langkah (Penerima Hotel)

1. Buka During Stay → Email.

2. Pilih Email - Hotel.

3. Temukan setiap Email Type yang membutuhkan notifikasi hotel.

4. Masukkan alamat di Add recipient email.

5. Klik Add atau tekan Enter.

   ✓ Alamat muncul sebagai chip di bawah jenis email tersebut.

6. Ulangi untuk semua jenis email yang Anda butuhkan.

7. Klik Save Email Confirmation.

   ✓ Anda akan melihat "Hotel email confirmation settings saved successfully."

Aturan penerima

• Alamat duplikat diblokir per jenis email.
• Alamat yang disimpan dinormalisasi menjadi huruf kecil.
• Tambahkan minimal satu penerima sebelum menyimpan.

Jenis Email dan Pemicu

Jenis email	Kapan dikirim
Registration Success	Setelah tamu menyelesaikan registrasi
Registration Failed	Saat registrasi gagal
Check-in Success	Setelah tamu check-in
Check-in Failed	Saat check-in gagal
Room Not Ready - Before Check-in Time	Kamar belum siap sebelum waktu check-in
Room Not Ready - After Check-in Time	Kamar belum siap setelah waktu check-in
Room Ready for Check-in	Kamar menjadi siap untuk check-in
Payment Dispute	Saat pembayaran memiliki sengketa
Check-out Success	Setelah tamu check-out
Check-out Failed	Saat check-out gagal

Email Check-in Success

AVA hanya menyisipkan blok info kamar yang dihasilkan ketika template Check-in Success Anda berisi {{roomInformationHtml}} atau {{ roomInformationHtml }}. Jika placeholder tidak ada, AVA membiarkan sisa email tetap sama. Pembaruan ini tidak mengubah perilaku email Room Access Info. Blok yang dihasilkan dapat menyertakan detail kamar, akses, pintu masuk gedung, WiFi, locker, dan SmartLock.

Umpan balik validasi

AVA mempertahankan path template bertingkat saat penyimpanan gagal. Itu membantu banner menunjuk ke blok email yang tepat alih-alih field generik.

Email registrasi hanya terkirim sekali per booking

AVA mengirim Registration Success dan Registration Failed paling banyak sekali per booking. Jika satu kamar punya beberapa tamu, registrasi pertama memakai slot email. Pengiriman tamu berikutnya tidak akan memicu email registrasi duplikat.

Reservasi yang mengantre

Saat AVA mengantre reservasi setelah waktu check-in, AVA mengirim email Room Not Ready - After Check-in Time. Email Room Ready for Check-in tetap akan dikirim nanti.

Default info kamar

Pengaturan email info kamar sekarang default ke on. Jika nilai yang tersimpan hilang, AVA menganggapnya aktif. Nilai off yang eksplisit tetap off. Jika Anda mengubah pengaturan ini sebelum perbaikan, simpan Settings → Room Access sekali. Penyimpanan lama bisa menghilangkan field, jadi penyimpanan baru akan menulisnya kembali.

Saran editor

Saat Anda mengedit Check-in Success, ketik {{ untuk melihat saran info kamar, PIN SmartLocks, locker, dan tanggal keberangkatan. Saran ini membantu Anda menempatkan blok yang dihasilkan di tempat yang dibutuhkan tamu.

Detail pengiriman sekali per booking

Email registrasi menggunakan booking sebagai batas pengiriman, bukan setiap tamu. Itu mencegah email masuk dua kali saat satu booking memiliki beberapa orang.

Jika Anda tidak melihat Room Ready for Check-in atau Payment Dispute

Ini hanya muncul ketika PMS Anda mendukung event tersebut. Hubungi support jika Anda memang mengharapkannya.

Template Variables

Gunakan ini di HTML Editor:

Variabel terfilter

Panel hanya bisa menampilkan variabel yang didukung template yang Anda pilih. Klik Show all variables untuk menelusuri daftar lengkap.

Sisipkan atau salin variabel

Klik kartu variabel untuk menyisipkannya di kursor. Gunakan ikon salin saat Anda hanya ingin teks variabelnya.

Variabel	Yang Ditampilkan
{{guestName}}	Nama lengkap tamu
{{hotelName}}	Nama hotel
{{arrivalDate}}	Tanggal check-in
{{departureDate}}	Tanggal check-out
{{roomNumber}}	Nomor kamar
{{lockCode}}	Kode akses kamar
{{confirmationNumber}}	Nomor konfirmasi

Gunakan detail room access saat diperlukan

Sertakan {{roomNumber}} atau {{lockCode}} di email room-ready atau check-in.

Variabel Room Access

Gunakan ini saat pesan Anda harus menyertakan detail akses kamar.

Variabel	Yang Ditampilkan
{{roomInformationHtml}}	Informasi kamar, akses, pintu masuk gedung, dan WiFi yang dihasilkan
{{pinCode}}	Alias PIN smart lock
{{lockCode}}	Kode akses kamar
{{lockerNumber}}	Nomor locker
{{lockerCode}}	Kode akses locker

Gunakan kategori room access

Buka Template Variables dan perluas Room & Access Information untuk field ini. Gunakan {{roomInformationHtml}} di email Check-in Success saat Anda ingin AVA menyisipkan blok kamar. {{pinCode}} memberi Anda alias PIN smart lock.

Pemecahan Masalah

Email tidak terkirim

Yang Anda lihat: Tamu tidak menerima email tertentu saat menginap.

Perbaikan:

1. Pastikan toggle template aktif.
2. Pastikan Email Title dan HTML Editor tidak kosong.
3. Verifikasi reservasi memiliki alamat email tamu.
4. Klik Save Email Settings setelah perubahan.

Penyimpanan penerima hotel terblokir

Yang Anda lihat: "At least one recipient is required when enabled."

Perbaikan:

1. Buka Email - Hotel.
2. Tambahkan minimal satu penerima pada baris Email Type mana pun.
3. Klik Save Email Confirmation.

Alamat email ditolak atau duplikat

Yang Anda lihat: "Please enter a valid email address." atau "This email is already added."

Perbaikan:

1. Masukkan alamat lengkap, misalnya frontdesk@hotel.com.
2. Hapus chip duplikat pada baris yang sama.
3. Klik Save Email Confirmation lagi.

Penyimpanan terblokir oleh masalah keamanan

Yang Anda lihat: Muncul peringatan bahwa HTML memiliki masalah keamanan.

Perbaikan:

1. Hapus tag <script> dan tautan javascript:.
2. Hapus event inline seperti onclick.
3. Klik Save Email Settings lagi.

HTML email terlalu panjang

Yang Anda lihat: AVA menolak penyimpanan setelah Anda menempelkan isi email yang besar.

Perbaikan:

1. Kurangi panjang HTML di bawah 100,000 karakter.
2. Hapus inline style yang berulang atau blok yang tidak dipakai.
3. Simpan template lagi.

Field yang salah menampilkan error validasi

Yang Anda lihat: Banner menyebut template, tetapi error inline terlihat generik.

Perbaikan:

1. Buka template yang disebut di banner.
2. Periksa field yang disorot di dalam template itu.
3. Perbaiki konten atau persingkat HTML jika perlu.
4. Simpan lagi.

Live Preview menyembunyikan konten

Yang Anda lihat: Sebagian HTML tidak muncul di Live Preview.

Perbaikan:

1. Hapus tag <script> dan tautan javascript:.
2. Hapus event inline seperti onclick.
3. Preview lagi.

Template tidak ada di daftar

Yang Anda lihat: Room Ready atau Payment Dispute hilang.

Perbaikan:

1. Jenis ini hanya muncul untuk event PMS yang didukung.
2. Periksa setup PMS Anda atau hubungi support.

Email Check-in Success tidak menampilkan detail kamar

Yang Anda lihat: Email terkirim, tetapi detail kamar, akses, gedung, atau WiFi hilang.

Perbaikan:

1. Buka template Check-in Success.
2. Tambahkan {{roomInformationHtml}} atau {{ roomInformationHtml }} di tempat blok seharusnya muncul.
3. Simpan template.
4. Jalankan email percobaan atau selesaikan test check-in lagi.

Detail kamar kosong

Jika informasi kamar yang dihasilkan kosong, AVA menghapus placeholder dengan bersih. Itu menjaga sisa template tetap terlihat.

Data contoh di pratinjau

Live Preview sekarang memakai HTML info kamar contoh ketika placeholder ada. Ini membantu Anda memastikan spasi dan tata letak blok yang dihasilkan sebelum menyimpan.

Toggle info kamar tidak bertahan

Yang Anda lihat: Anda mematikan Show "Email room information", tetapi check-in v3 tetap menampilkan tombol info kamar.

Perbaikan:

1. Buka Settings → Room Access.

2. Matikan lagi Show "Email room information".

3. Klik Save.

4. Muat ulang check-in v3 atau mulai test check-in baru.

   ✓ Tombol info kamar tetap tersembunyi setelah refresh.

Jika Anda menyimpan ini sebelum perbaikan

Jika Anda mematikan toggle sebelum perbaikan backend ini, simpan lagi setelah deploy. Itu akan menulis ulang pengaturan dengan field baru.

Masih Terkendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Email masih tidak terkirim setelah langkah di atas
• ❌ Anda melihat error sistem saat menyimpan
• ❌ Masalah berlangsung lebih dari 30 menit

Informasi yang sebaiknya disertakan:

• Screenshot halaman pengaturan email
• Jenis email yang sedang Anda edit
• Langkah yang sudah Anda coba

Panduan Terkait

• Email Pra-Kedatangan
• Pesan Kamar Belum Siap
• Pengalaman Tamu