Menyiapkan Email Tamu Selama Menginap

Pengaturan Cepat

Gunakan Email - Guest untuk template tamu, Email - Hotel untuk penerima staf, dan Send Test Email untuk memeriksa draf yang tersimpan. Proses ini memerlukan waktu sekitar 10 menit.

Panduan ini membantu Anda mengelola template tamu selama menginap, penerima notifikasi hotel, dan pengiriman email percobaan. Tombol Generate with AI tetap tersedia dalam mode Simple Editor dan HTML Editor. Pengalih mode dan tombol AI mempertahankan tata letak yang sama dalam kedua mode. Panel variabel kini membungkus deskripsi, memfilter ke variabel yang didukung, dan dapat menyisipkan variabel pada posisi kursor Anda. Saat penyimpanan gagal, AVA kini mempertahankan path template lengkap dan menampilkan kolom yang tepat secara inline. Saat Anda menyimpan, AVA hanya memperbarui jenis email yang dipilih. Jenis lain yang diedit tetap menjadi draf yang belum disimpan sampai Anda menyimpannya secara terpisah. Jika tamu mengirimkan email baru saat check-in, AVA menyimpan alamat tersebut untuk pesan tamu. Pembaruan PMS berikutnya tidak akan menimpanya untuk tamu utama reservasi. Anda dapat membiarkan template tidak aktif selama menyusunnya. AVA tetap menyimpan perubahan tersebut meskipun pengiriman belum diaktifkan. Saat tidak aktif, Anda tetap dapat berganti jenis email, melihat pratinjau, dan meresetnya.

Template yang dipilih menampilkan badge Active atau Inactive. Anda juga dapat melihat pratinjau tata letak desktop dan mobile sebelum menyimpan.

Pengiriman email mobile

AVA menyiapkan email HTML untuk aplikasi email mobile sebelum mengirimkannya. Apple Mail dan Outlook kemudian dapat mempertahankan ukuran teks agar lebih mendekati ukuran yang dimaksudkan. Gmail mungkin tetap mengatur ulang pesan secara berbeda. Gunakan pratinjau Mobile dan Send Test Email untuk memeriksa aplikasi yang digunakan hotel Anda.

Pengaturan	Yang Dikendalikan	Yang Dilihat Tamu
Email type	Situasi yang mengirim email	Pesan yang tepat untuk situasi tersebut
Desktop email type rail	Menutup daftar kiri pada layar lebar	Ruang editor yang lebih luas
Email - Guest / Email - Hotel	Beralih antara template tamu dan penerima hotel	Panel pengaturan yang sesuai
Send Test Email	Mengirim template tersimpan yang dipilih kepada satu penerima	Memungkinkan Anda memeriksa tampilan akhir bagi tamu
Status badge	Menunjukkan apakah template yang dipilih akan dikirim	Status Active atau Inactive yang jelas
Activate / Deactivate	Mengaktifkan atau menonaktifkan template	Email dikirim atau tetap tidak dikirim
Email Sender Name	Nama pada kolom From	Pengirim hotel yang familier
Email Title	Baris subjek	Alasan email yang jelas
Editor mode row	Beralih antara Simple Editor dan HTML Editor	Pengalih mode dan tombol AI tetap tersedia dalam kedua mode
HTML Editor	Konten email	Pesan lengkap untuk tamu
Generate with AI	Membuat draf siap mobile dari instruksi, desain, atau HTML yang sudah ada	Tersedia di samping pengalih dalam kedua mode editor
Recipient email chips	Daftar email notifikasi hotel untuk setiap peristiwa	Pembaruan check-in/check-out kepada staf
Template variables	Detail pribadi yang didukung	Tindakan menyisipkan dan menyalin yang lebih mudah
Reset to default template	Memulihkan template yang dipilih	Versi kustom yang tersimpan digantikan
Live Preview	Render contoh	Tata letak sebelum Anda menyimpan, menggunakan pengaturan kamar aktif jika tersedia
Desktop / Mobile	Ukuran frame pratinjau	Memeriksa kesesuaian email pada layar yang lebih kecil
HTML editor limit	Ukuran pesan maksimum	Hingga 100,000 karakter
Inline validation	Path kolom yang tepat dari server	Template atau kolom yang benar menampilkan kesalahan

Penyiapan Langkah demi Langkah (Template Tamu)

1. Buka During Stay → Email.

2. Biarkan Email - Guest tetap dipilih.

3. Pilih Email type dari daftar di sebelah kiri.

   ✓ Editor memuat template tersebut. ✓ Anda dapat melakukannya meskipun template tidak aktif.

   Di desktop, Anda dapat menutup daftar menjadi rail ikon yang ramping. AVA akan membukanya lagi saat validasi gagal.

4. Klik Activate saat template siap dikirim. Klik Deactivate selama Anda masih menyusunnya.

   ✓ Kartu tetap disorot setelah perubahan berhasil. ✓ Konten tidak aktif yang tersimpan tetap tersedia.

5. Masukkan Email Sender Name dan Email Title.

6. Perbarui konten HTML Editor.

7. Sisipkan Template variables.

   • Ketik {{ untuk melihat saran.
   • Klik kartu variabel untuk menyisipkannya pada posisi kursor.
   • Atau klik ikon Template Variables untuk menyalinnya.

8. Tinjau Live Preview.

   • Klik Desktop untuk memeriksa versi layar penuh.
   • Klik Mobile untuk memeriksa frame 375px.
   • Pratinjau menyembunyikan HTML yang tidak aman seperti <script> atau onclick.

9. Klik Save Email Settings.

   ✓ Anda akan melihat pesan sukses. ✓ Hanya jenis email yang dipilih yang disimpan. ✓ Jenis lain yang diedit tetap menjadi draf.

Konfirmasi reset

Klik Reset to default template untuk memulihkan email yang dipilih. Anda harus mengonfirmasi modal peringatan sebelum AVA mengganti perubahan Anda.

Simpan satu template setiap kali

Jika Anda berganti jenis email sebelum menyimpan, AVA mempertahankan edit sebelumnya sebagai draf. Simpan setiap template secara terpisah saat Anda siap.

Template tidak aktif

Anda tetap dapat melihat pratinjau dan mereset template yang tidak aktif. Gunakan ini saat ingin membandingkan versi sebelum mengaktifkan pengiriman.

Membuat Draf dari Email atau Desain yang Sudah Ada

Gunakan Generate with AI untuk menyalin email atau membuat ulang desain visual.

Tersedia dalam kedua mode editor

Tombol Generate with AI muncul di samping pengalih mode dalam Simple Editor dan HTML Editor. Pada layar kecil, kontrol akan bertumpuk sementara tombol tetap mudah dijangkau.

Draf AI siap mobile

Draf yang dihasilkan AI menggunakan tata letak fleksibel yang menyempit pada ponsel. Teks isi berukuran minimal 16px, sedangkan teks yang lebih kecil tetap berukuran minimal 14px. Saat merevisi template lama, AI memperbaiki lebar tetap dan teks yang terlalu kecil jika diperlukan. Aturan mobile ini lebih diutamakan daripada desain lama. Editor menerima format responsif ini, jadi pertahankan saat menyimpan draf.

1. Pilih tab Email - Guest dan pilih Email type.
2. Klik Generate with AI.
3. Unggah file PNG, JPEG, WebP, PDF, atau .eml.
4. Tambahkan instruksi opsional untuk email yang dihasilkan.
5. Klik Generate.
6. Tinjau draf dan peringatan apa pun di bawah pratinjau.
7. Klik Accept & Use, lalu simpan template email.

✓ AVA menggunakan jenis email yang dipilih saat membuat draf. ✓ AVA mengubah ukuran gambar desain tersimpan hingga sisi terpanjang maksimum 1600px. ✓ Setiap gambar desain tersimpan harus memenuhi batas aset 4MB.

Periksa tata letak di ponsel

Buka pratinjau Mobile setelah menerima draf. Kemudian gunakan Send Test Email untuk memeriksa pesan di aplikasi email hotel Anda.

Tinjau peringatan gambar

Modal memberi tahu Anda berapa banyak gambar desain yang tidak disertakan ketika penyimpanan menolaknya. Tinjau pratinjau sebelum mengeklik Accept & Use.

File yang diunggah harus berukuran 10MB atau kurang. File .eml harus merupakan ekspor email yang valid dengan isi HTML.

Mengirim Email Percobaan

Gunakan ini untuk memeriksa template tamu tersimpan yang dipilih.

1. Buka During Stay → Email.
2. Biarkan Email - Guest tetap dipilih.
3. Buka template yang ingin diperiksa.
4. Klik Send Test Email.
5. Masukkan alamat email tempat Anda ingin menerima percobaan.
6. Klik Send Test Email pada modal.

✓ AVA mengirim template tersimpan yang dipilih ke kotak masuk tersebut. ✓ Modal hanya meminta email penerima. ✓ Halaman ini tidak menggunakan pemilih offset hari.

Simpan terlebih dahulu

AVA menonaktifkan Send Test Email sampai Email Sender Name, Email Title, dan HTML Editor disimpan. Jika Anda mengedit template lagi, simpan sebelum mengujinya.

Penyiapan Langkah demi Langkah (Penerima Hotel)

1. Buka During Stay → Email.

2. Pilih Email - Hotel.

3. Temukan setiap Email Type yang memerlukan notifikasi hotel.

4. Masukkan alamat pada Add recipient email.

5. Klik Add atau tekan Enter.

   ✓ Alamat muncul sebagai chip di bawah jenis email tersebut.

6. Ulangi untuk semua jenis email yang diperlukan.

7. Klik Save Email Confirmation.

   ✓ Anda akan melihat "Hotel email confirmation settings saved successfully."

Aturan penerima

• Alamat duplikat diblokir untuk setiap jenis email.
• Alamat yang disimpan dinormalisasi menjadi huruf kecil.
• Tambahkan setidaknya satu penerima sebelum menyimpan.

Template bersama yang tidak aktif

Status tidak aktif hanya mengatur pengiriman kepada tamu. Penerima Email - Hotel yang telah dikonfigurasi tetap menerima notifikasi hotel yang diterapkan. Dengan begitu, staf atau admin dapat menerima peringatan operasional saat pengiriman kepada tamu dinonaktifkan.

Jenis Email dan Pemicu

Jenis email	Kapan dikirim
Registration Success	Setelah tamu menyelesaikan registrasi
Registration Failed	Saat registrasi tamu gagal
Check-in Success	Setelah tamu melakukan check-in
Check-in Failed	Saat check-in gagal
Room Not Ready - Before Check-in Time	Kamar belum siap sebelum waktu check-in
Room Not Ready - After Check-in Time	Kamar belum siap setelah waktu check-in, termasuk reservasi yang mengantre tanpa kamar yang tersedia
Room Ready for Check-in	Kamar menjadi siap untuk check-in
Payment Dispute	Saat pembayaran memiliki sengketa
Check-out Success	Setelah tamu melakukan check-out
Check-out Failed	Saat check-out gagal

Check-out yang sudah selesai

Jika seseorang mengulangi check-out yang berhasil, AVA menampilkan bahwa reservasi tersebut sudah check-out. AVA tidak mengirim email Check-out Failed kepada tamu atau penerima hotel.

Email Check-in Success

AVA hanya menyisipkan blok info kamar yang dihasilkan ketika template Check-in Success Anda berisi {{roomInformationHtml}} atau {{ roomInformationHtml }}. Jika placeholder tidak ada, AVA membiarkan bagian email lainnya tetap tidak berubah. Pembaruan ini tidak mengubah perilaku email Room Access Info. Blok yang dihasilkan dapat menyertakan detail kamar, akses, pintu masuk gedung, WiFi, locker, dan SmartLock.

Pratinjau info kamar

Live Preview kini menggunakan pengaturan kamar tersimpan ketika placeholder tersedia. Jika kode pintu masuk gedung, metode akses kamar, atau pengaturan Wi-Fi tidak ada, AVA menyembunyikan bagian tersebut. Pratinjau kini sesuai dengan email yang diterima tamu.

Email registrasi dikirim satu kali per pemesanan

AVA mengirim Registration Success dan Registration Failed paling banyak satu kali per pemesanan. Jika satu kamar memiliki beberapa tamu, registrasi pertama mengambil slot email. Pengiriman tamu berikutnya tidak mengirim email registrasi duplikat.

Reservasi yang mengantre

Saat AVA mengantre reservasi setelah waktu check-in, AVA mengirim email Room Not Ready - After Check-in Time. Email Room Ready for Check-in tetap dikirim kemudian.

Sumber email tamu

Jika tamu memasukkan email berbeda saat check-in, AVA menyimpan alamat yang dikirimkan tersebut untuk pesan tamu. Saat data tamu utama tidak ada, AVA menggunakan tamu pertama yang dapat diidentifikasi.

Umpan balik validasi

AVA mempertahankan path template bertingkat saat penyimpanan gagal. Hal ini membantu banner menunjuk ke blok email yang tepat, bukan kolom generik.

Default info kamar

Pengaturan email info kamar kini secara default on. Jika nilai tersimpan tidak ada, AVA menganggapnya aktif. Nilai off yang eksplisit tetap nonaktif. Jika Anda mengubah pengaturan ini sebelum perbaikan, simpan Settings → Room Access satu kali. Penyimpanan lama dapat menghilangkan kolom tersebut, sehingga penyimpanan baru akan menuliskannya kembali.

Saran editor

Saat mengedit Check-in Success, ketik {{ untuk melihat saran info kamar, SmartLocks PIN, locker, dan tanggal keberangkatan. Saran ini membantu Anda menempatkan blok yang dihasilkan di tempat yang dibutuhkan tamu.

Jika Anda tidak melihat Room Ready for Check-in atau Payment Dispute

Jenis ini hanya muncul ketika PMS Anda mendukung peristiwa tersebut. Hubungi dukungan jika Anda mengharapkannya.

Variabel Template

Gunakan ini di HTML Editor:

Variabel yang difilter

Panel dapat menampilkan hanya variabel yang didukung oleh template yang dipilih. Klik Show all variables untuk menelusuri daftar lengkap.

Menyisipkan atau menyalin variabel

Klik kartu variabel untuk menyisipkannya pada posisi kursor. Gunakan ikon salin jika Anda hanya menginginkan teks variabelnya.

Variabel	Yang Ditampilkan
{{guestName}}	Nama lengkap tamu
{{hotelName}}	Nama hotel
{{arrivalDate}}	Tanggal check-in
{{departureDate}}	Tanggal check-out
{{roomNumber}}	Nomor kamar
{{lockCode}}	Kode akses kamar
{{confirmationNumber}}	Nomor konfirmasi

Gunakan detail akses kamar jika diperlukan

Sertakan {{roomNumber}} atau {{lockCode}} dalam email room-ready atau check-in.

Variabel Akses Kamar

Gunakan ini saat pesan Anda perlu menyertakan detail akses kamar.

Variabel	Yang Ditampilkan
{{roomInformationHtml}}	Informasi kamar, akses, pintu masuk gedung, dan WiFi yang dihasilkan
{{pinCode}}	Alias PIN smart lock
{{lockCode}}	Kode akses kamar
{{lockerNumber}}	Nomor locker
{{lockerCode}}	Kode akses locker

Gunakan kategori akses kamar

Buka Template Variables dan perluas Room & Access Information untuk kolom ini. Gunakan {{roomInformationHtml}} dalam email Check-in Success saat Anda ingin AVA menyisipkan blok kamar. {{pinCode}} memberi Anda alias PIN smart lock.

Pemecahan Masalah

Email tidak terkirim

Yang Anda lihat: Tamu atau kotak masuk percobaan Anda tidak menerima email selama menginap yang dipilih.

Perbaikan:

1. Pastikan template aktif.
2. Pastikan Email Title dan HTML Editor tidak kosong.
3. Verifikasi reservasi memiliki alamat email tamu.
4. Klik Save Email Settings setelah melakukan perubahan.

Draf tidak aktif

Jika template tidak aktif, AVA tetap menyimpan konten email Anda. Aktifkan template saat pesan siap dikirim.

Notifikasi hotel tidak terkirim

Yang Anda lihat: Penerima hotel tidak menerima notifikasi selama menginap.

Perbaikan:

1. Buka peristiwa yang sesuai di During Stay → Email.
2. Pilih Email - Hotel.
3. Pastikan setidaknya satu penerima dikonfigurasi untuk Email Type tersebut.
4. Periksa status template tamu hanya jika Anda juga mengharapkan pengiriman kepada tamu.
5. Simpan Email Confirmation, lalu uji peristiwa tersebut lagi.

Template tamu tidak aktif

Template tamu yang tidak aktif tidak memblokir penerima hotel yang telah dikonfigurasi. Aktifkan template tamu hanya jika tamu juga harus menerima pesan tersebut.

Send Test Email dinonaktifkan

Yang Anda lihat: Send Test Email berwarna abu-abu, atau tooltip meminta Anda menyimpan perubahan terlebih dahulu.

Perbaikan:

1. Isi Email Sender Name, Email Title, dan HTML Editor.
2. Klik Save Email Settings.
3. Coba Send Test Email lagi.

Email percobaan gagal

Yang Anda lihat: Modal menampilkan "Failed to send test email. Please try again."

Perbaikan:

1. Periksa apakah kotak masuk penerima valid.
2. Simpan template lagi.
3. Coba kotak masuk percobaan yang berbeda.
4. Hubungi dukungan jika kesalahan berulang.

Beberapa gambar desain tidak disertakan

Yang Anda lihat: Draf yang dihasilkan memperingatkan bahwa satu atau beberapa gambar desain tidak disertakan.

Perbaikan:

1. Tinjau pratinjau yang dihasilkan dan identifikasi gambar yang hilang.
2. Ganti gambar sumber tersebut dengan versi yang lebih kecil.
3. Hapus gambar yang tidak diperlukan dari desain yang diunggah.
4. Buat ulang draf.
5. Periksa pratinjau sebelum mengeklik Accept & Use.

Mengapa hal ini terjadi

AVA mungkin mengecilkan gambar untuk memenuhi batas per gambar. Gambar yang masih melebihi batas tidak dapat muncul dalam email yang dihasilkan.

Email yang dihasilkan AI sulit dibaca di ponsel

Yang Anda lihat: Teks terlihat terlalu kecil, atau email melebar melampaui layar ponsel.

Perbaikan:

1. Buka template email saat ini.
2. Klik Generate with AI.
3. Minta AI merevisi template yang ada agar mudah dibaca di mobile.
4. Klik Accept & Use.
5. Periksa pratinjau Mobile.
6. Kirim email percobaan ke ponsel.

HTML manual yang sudah ada

AI memperbarui lebar tetap dan teks yang terlalu kecil selama revisi. Edit HTML manual tetap memerlukan pratinjau mobile dan email percobaan.

Status tidak berubah

Yang Anda lihat: Badge tidak berubah setelah Anda mengeklik Activate atau Deactivate.

Perbaikan:

1. Tunggu hingga permintaan selesai.
2. Periksa kesalahan validasi inline dalam template.
3. Simpan template lagi jika Anda telah melakukan edit.
4. Muat ulang halaman dan coba tindakan tersebut lagi.

Edit tetap tersimpan

AVA mempertahankan edit Anda jika perubahan status gagal. Badge hanya berubah setelah permintaan berhasil.

Penyimpanan penerima hotel terblokir

Yang Anda lihat: "At least one recipient is required when enabled."

Perbaikan:

1. Buka Email - Hotel.
2. Tambahkan setidaknya satu penerima pada baris Email Type mana pun.
3. Klik Save Email Confirmation.

Alamat email ditolak atau duplikat

Yang Anda lihat: "Please enter a valid email address." atau "This email is already added."

Perbaikan:

1. Masukkan alamat lengkap, seperti frontdesk@hotel.com.
2. Hapus chip duplikat pada baris yang sama.
3. Klik Save Email Confirmation lagi.

Penyimpanan terblokir oleh masalah keamanan

Yang Anda lihat: Peringatan menyatakan bahwa HTML memiliki masalah keamanan.

Perbaikan:

1. Hapus tag <script> dan tautan javascript:.
2. Hapus event inline seperti onclick.
3. Klik Save Email Settings lagi.

HTML email terlalu panjang

Yang Anda lihat: AVA menolak penyimpanan setelah Anda menempelkan isi email yang besar.

Perbaikan:

1. Kurangi panjang HTML hingga di bawah 100,000 karakter.
2. Hapus inline style yang berulang atau blok yang tidak digunakan.
3. Simpan template lagi.

Kolom yang salah menampilkan kesalahan validasi

Yang Anda lihat: Banner menyebut sebuah template, tetapi kesalahan inline terlihat generik.

Perbaikan:

1. Buka template yang disebutkan dalam banner.
2. Periksa kolom yang disorot di dalam template tersebut.
3. Perbaiki konten atau persingkat HTML jika diperlukan.
4. Simpan lagi.

Live Preview menyembunyikan konten

Yang Anda lihat: Sebagian HTML Anda tidak tampil dalam Live Preview.

Perbaikan:

1. Hapus tag <script> dan tautan javascript:.
2. Hapus event inline seperti onclick.
3. Lihat pratinjau lagi.

Template tidak ada dalam daftar

Yang Anda lihat: Room Ready atau Payment Dispute tidak ada.

Perbaikan:

1. Jenis ini hanya muncul untuk peristiwa PMS yang didukung.
2. Periksa penyiapan PMS Anda atau hubungi dukungan.

Email Check-in Success tidak memiliki detail kamar

Yang Anda lihat: Email terkirim, tetapi detail kamar, akses, gedung, atau WiFi tidak ada.

Perbaikan:

1. Buka template Check-in Success.
2. Tambahkan {{roomInformationHtml}} atau {{ roomInformationHtml }} di tempat blok tersebut seharusnya muncul.
3. Simpan template.
4. Kirim email percobaan atau selesaikan check-in percobaan lagi.

Detail kamar kosong

Jika informasi kamar yang dihasilkan kosong, AVA menghapus placeholder dengan rapi. Dengan begitu, bagian template lainnya tetap terlihat.

Data sampel pratinjau

Live Preview kini menggunakan HTML informasi kamar sampel saat placeholder tersedia. Ini membantu Anda memastikan jarak dan tata letak blok yang dihasilkan sebelum menyimpan.

Pengalih info kamar tidak bertahan

Yang Anda lihat: Anda menonaktifkan Show "Email room information", tetapi check-in v3 tetap menampilkan tombol info kamar.

Perbaikan:

1. Buka Settings → Room Access.

2. Nonaktifkan lagi Show "Email room information".

3. Klik Save.

4. Muat ulang check-in v3 atau mulai check-in percobaan baru.

   ✓ Tombol info kamar tetap tersembunyi setelah dimuat ulang.

Jika Anda menyimpannya sebelum perbaikan

Jika Anda menonaktifkan pengalih sebelum perbaikan backend ini, simpan lagi setelah deployment. Tindakan ini menulis ulang pengaturan dengan kolom baru.

Masih Mengalami Kendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Email tetap tidak terkirim setelah mengikuti langkah-langkah di atas
• ❌ Anda melihat kesalahan sistem saat menyimpan
• ❌ Masalah berlangsung lebih dari 30 menit

Sertakan informasi berikut jika memungkinkan:

• Screenshot halaman pengaturan email
• Jenis email yang sedang Anda edit
• Langkah-langkah yang sudah Anda coba

Panduan Terkait

• Email Pra-Kedatangan
• Pesan Kamar Belum Siap
• Pengalaman Tamu