跳到主要内容

设置到店前邮件

快速设置

打开 Pre-arrival Emails，选择一个预设，然后发送测试邮件。大约 5 分钟即可完成。

本指南帮助你安排到店前邮件、选择哪些预订会收到邮件，并个性化住客看到的内容。 在手机上，编辑器模式行会纵向堆叠，AI 按钮也会保持全宽。 你也可以插入 {{roomAccessInstructionsHtml}}，在邮件正文中显示已配置的房间访问说明。 当房间访问方式提供文本、图片和链接视频时，AVA 会一并包含。

设置控制内容客人看到的内容
Pre-arrival Emails打开或关闭邮件提醒会在入住前送达
Schedule preset邮件发送的日期时间安排符合你的政策
Recipient Targeting哪些 PMS 值算作匹配只有匹配的预订才会被排期
Allow all codes目标为空时向所有预订发送所有带有效邮箱的预订都可收到
Send time (local)每日发送时刻邮件会在固定时间送达
Sender nameFrom 字段中的名称可识别的酒店发件人
Email subject + body邮件内容清晰的说明和下一步操作
Editor mode row在 Simple Editor 与 HTML Editor 之间切换小屏幕上仍可看到模式切换
Generate with AI用 AI 起草邮件文案手机端按钮会保持在屏幕上
Templates bar (Simple Editor)显示起始模板更快完成邮件版式设置
Template variables个人信息字段邮件更具个性化
Test email预览输出便于确认布局和链接
History tab过去的发送尝试、重新发送操作和模板偏移可查看已发送、失败和待发送邮件
Actions column为每条历史记录显示 Resend可快速重新发送上一封邮件
Resend button再次发送一条历史记录先按精确 PMS 查询，必要时再回退到列表搜索
Preview modal显示最新的 PMS 收件人、确认号、住客、入住日期和模板偏移发送前可核对准确的重新发送目标
Mobile cards在 md 以下堆叠历史记录手机上仍然清晰可读

分步设置​

  1. 前往 到店前 → 邮件。

  2. 打开 Pre-arrival Emails。

    ✓ 状态会显示 Active，排程选项也会解锁。

  3. 选择一个 Schedule preset。

    • Arrival Day：在住客到店当天发送
    • Standard：提前 7、3、1 天
    • Extended：提前 14、7、3、1 天
    • Minimal：提前 1 天
    • Custom：从 0-30 天中任选
到店当天时间

当你希望邮件在到店当天发送时，请使用 0。

  1. 如果选择 Custom，请选择发送天数。

    ✓ 至少会保留选择一天。

  2. 设置 Send time (local)。

    ✓ 邮件会使用你酒店的本地时区。

  3. 设置 Recipient Targeting。

    • 添加你希望与 PMS 匹配的值。
    • AVA 会检查 rateCode、market、travelAgent、company 和 groupName。
    • 匹配不区分大小写。
排程关闭时会禁用

如果 Pre-arrival Emails 关闭，整个目标面板都会保持禁用。 先打开排程，再添加或移除目标值。

不同 PMS 的规则一致

AVA 对 Cloudbeds、Opera、Mews、eZee 和 AVA 都使用相同的目标规则。

预订已取消

如果某条预订被取消，AVA 会移除其待处理的到店前排程。

  1. 只有在所有预订都应收到邮件时，才打开 Allow all codes。

    ✓ 如果目标列表为空且此项关闭，AVA 不会向任何预订发送。

  2. 保持选中 Simple Editor 以使用起始模板。

  3. 点击 Templates 打开模板库。

    ✓ 你可以从 Minimal、Luxury、Modern 或 Warm Welcome 中选择版式。

  4. 在你想要的版式上点击 Use Template。

✓ 选定后，Templates 模板库会自动收起。

  1. 输入 Sender name 和 Email subject。
  2. 切换到 HTML Editor 编辑 Email body。
  3. 添加 Template variables 来个性化消息。
  • 点击 Template Variables 可在光标处插入变量。
  • 你也可以输入 {{ 来打开变量建议。
  • 在你想显示房间访问区块的位置插入 {{roomAccessInstructionsHtml}}。
  1. 点击 Send Test Email 并输入测试地址。

✓ 测试邮件会显示你最新的更改。

  1. 点击 Save Settings。

✓ 你应该会看到 "Settings saved successfully!"

查看邮件历史​

使用 History 标签页查看过去的发送尝试。

  1. 前往 到店前 → 邮件。
  2. 点击 History。
  3. 设置日期范围和状态筛选。
  4. 打开某一行，查看发送时间、商户时区、入住详情和失败原因。
  5. 使用分页控件查看更早的记录。
  6. 在手机上查看堆叠卡片，而不是桌面表格。

✓ 你可以确认每封邮件是已发送、失败还是仍在队列中。 ✓ 桌面表格会在更大的屏幕上保持可见。 ✓ 每一行现在都包含该次发送所使用的模板偏移。

重新发送上一封邮件​

当住客在原始发送后更新了 PMS 邮箱时，请使用 Resend。

  1. 前往 到店前 → 邮件。
  2. 点击 History。
  3. 找到你想再次发送的邮件。
  4. 点击 Resend。
  5. 查看确认弹窗。
  6. 点击 Resend Email。
先检查收件人

弹窗会在发送前显示最新的 PMS 收件人、确认号、住客姓名、入住日期和模板偏移。

精确 PMS 查询

AVA 在重新发送时会先按精确预订进行查询。 如果该查询返回类似 404 的未命中，AVA 会再尝试列表路径。 意外的精确查询失败仍然会保留可见。

旧记录

没有保存偏移的旧历史记录会使用当前配置中的第一个到店前偏移。

✓ 成功重新发送后，历史表会刷新。 ✓ 如果重新发送失败，你当前的筛选条件和表格位置会保持不变。

模板变量​

在邮件正文中使用这些变量：

变量显示内容
{{guestName}}住客全名
{{arrivalDate}}入住日期
{{departureDate}}退房日期
{{roomType}}房型
{{confirmationNumber}}确认号
{{preArrivalLink}}到店前链接（无确认）
{{preArrivalLinkWithConfirmation}}到店前链接（带确认）
{{selfCheckInLink}}自助入住链接（无确认）
{{selfCheckInLinkWithConfirmation}}自助入住链接（带确认）
{{roomAccessInstructionsHtml}}房间访问说明区块，带媒体
包含到店前链接

住客需要到店前链接才能开始在线登记。 如需确认后开始，请使用 {{preArrivalLinkWithConfirmation}}；如需直接开始，请使用 {{preArrivalLink}}。

房间访问说明​

当你希望邮件中包含房间访问区块时，请使用 {{roomAccessInstructionsHtml}}。

  • 该区块会使用你配置的房间访问方式和面向住客的文案。
  • AVA 会把图片和媒体以适合邮件客户端的安全格式输出。
  • 你的指引中的换行会保持不变。
  • 视频会保持链接形式，不会作为附件发送。

发送测试邮件​

在你更新主题或正文后使用此功能。

  1. 点击 Send Test Email。
  2. 输入测试地址。
  3. 点击 Send。

✓ 在收件箱中查看预览。

故障排查​

邮件没有发送​

你会看到： 住客没有收到到店前邮件。

解决方法：

  1. 确认 Pre-arrival Emails 已开启。
  2. 确保至少选择了一天。
  3. 核实预订是否有住客邮箱地址。
  4. 等待下一次计划发送时间。

匹配的预订没有收到邮件​

你会看到： 某条预订本应匹配，但 AVA 从未为它排程。

解决方法：

  1. 检查 PMS 中该预订的 rateCode、market、travelAgent、company 和 groupName。
  2. 确认其中一个值与 Recipient Targeting 中的条目匹配。
  3. 保持拼写一致，但大小写不重要。
  4. 只有当你想把所有预订都包含进去时，才打开 Allow All Rate Codes。
  5. 保存并等待下一次排程运行。

保存被安全问题阻止​

你会看到： 有警告提示邮件存在安全问题。

解决方法：

  1. 移除 <script> 标签和 javascript: 链接。
  2. 移除如 onclick 之类的内联事件。
  3. 再次点击 Save Settings。

发送时间看起来不对​

你会看到： 邮件在错误的时刻送达。

解决方法：

  1. 前往 设置 → 基本信息 → 酒店基本信息。
  2. 确认你的 Timezone。
  3. 返回 到店前 → 邮件 并检查 Send time (local)。

模板看起来被隐藏​

你会看到： 在 Simple Editor 中看不到模板卡片。

解决方法：

  1. 点击 Templates 展开模板库。
  2. 如果内容已经存在，先保持收起视图，直到你想更换版式为止。

历史看起来为空​

你会看到： History 中没有任何行。

解决方法：

  1. 清除状态筛选。
  2. 扩大日期范围。
  3. 确认该预订已经到达发送时间。

重新发送显示了错误的邮箱​

你会看到： 重新发送预览显示的是旧收件人。

解决方法：

  1. 在 PMS 中更新住客邮箱。
  2. 刷新 History 标签页。
  3. 再次点击 Resend。

看不到重新发送按钮​

你会看到： History 行中没有 Resend 操作。

解决方法：

  1. 确认你位于 History 标签页。
  2. 确保该行包含历史发送记录。
  3. 检查你的用户角色是否可以编辑设置。

重新发送预览无法打开​

你会看到： 点击 Resend 后预览没有继续打开。

解决方法：

  1. 刷新页面后重试。
  2. 确认该预订仍然存在于 PMS 中。
  3. 验证住客邮箱有效且未被屏蔽。
  4. 检查你的酒店是否支持这个重新发送流程。

PMS 中找不到预订​

你会看到： 重新发送预览显示 “Reservation not found in PMS.”

解决方法：

  1. 确认该预订仍然存在于你的 PMS 中。
  2. 检查历史记录中的确认号。
  3. 刷新 History 标签页并再次尝试 Resend。
  4. 如果预订已移动或更改，先打开最新的 PMS 记录。

重新发送目标看起来不对​

你会看到： 预览显示了意外的模板偏移。

解决方法：

  1. 再次打开原始历史记录。
  2. 确认该记录的模板偏移与你想发送的那次一致。
  3. 对于较旧的记录，按预期使用第一个已配置偏移。

仍然卡住？​

如果出现以下情况，请联系 success@vouch-technologies.com：

  • ❌ 按以上步骤后邮件仍然没有发送
  • ❌ 保存时出现系统错误
  • ❌ 问题持续超过 30 分钟

建议附上：

  • 设置页面截图
  • 你预期邮件发送的时间
  • 你已经尝试过的步骤