跳到主要内容

设置到店前邮件

快速设置

打开 Pre-arrival Emails，选择一个预设，然后发送测试邮件。此操作大约需要 5 分钟。

本指南帮助你安排到店前邮件，并自定义住客收到的内容。

设置项控制内容住客看到什么
Pre-arrival Emails打开或关闭邮件提醒会在入住前送达
Schedule preset邮件发送的日期发送时间符合你的政策
Recipient Targeting哪些 PMS 值算作匹配只有匹配的预订才会被排期
Allow all codes当目标为空时向所有预订发送所有有有效邮箱的预订都可收到
Send time (local)每日发送时刻邮件会在固定时间送达
Sender name发件人字段中的名称住客可识别的酒店发件人
Email subject + body邮件内容清晰的说明和下一步操作
Templates bar (Simple Editor)显示起始模板更快完成邮件版式设置
Template variables个人信息邮件更具个性化
Test email预览输出便于确认版式和链接
History tab过去的发送尝试、重新发送操作和模板偏移可查看已发送、失败和待发送邮件
Actions column为每条历史记录显示 Resend可快速重新发送上一封邮件
Resend button再次发送一条历史记录优先按精确 PMS 查询，必要时再回退到列表搜索
Preview modal显示最新的 PMS 收件人、确认号、住客、入住日期和模板偏移发送前可核对准确的重新发送目标
Mobile cards在 md 以下堆叠历史记录手机上仍然清晰可读

分步设置​

  1. 前往 Pre-Arrival → Email。

  2. 打开 Pre-arrival Emails。

    ✓ 状态会显示 Active，并解锁排程选项。

  3. 选择一个 Schedule preset。

    • Arrival Day：在住客到店当天发送
    • Standard：提前 7、3、1 天
    • Extended：提前 14、7、3、1 天
    • Minimal：提前 1 天
    • Custom：从 0-30 天中任选
到店当天时间

当你希望邮件在到店当天发送时，请使用 0。

  1. 如果选择 Custom，请选择发送天数。

    ✓ 至少会保留选择一天。

  2. 设置 Send time (local)。

    ✓ 邮件会使用你酒店的本地时区。

  3. 设置 Recipient Targeting。

    • 添加你希望与 PMS 匹配的值。
    • AVA 会检查 rateCode、market、travelAgent、company 和 groupName。
    • 匹配不区分大小写。
排程关闭时会禁用

如果 Pre-arrival Emails 关闭，整个目标面板都会保持禁用。 先打开排程，再添加或移除目标值。

不同 PMS 的规则一致

AVA 对 Cloudbeds、Opera、Mews、eZee 和 AVA 都使用相同的目标规则。

预订已取消

如果某条预订被取消，AVA 会移除其待处理的到店前排程。

  1. 只有在所有预订都应收到邮件时，才打开 Allow all codes。

    ✓ 如果目标列表为空且此项关闭，AVA 不会向任何预订发送。

  2. 保持选中 Simple Editor 以使用起始模板。

  3. 点击 Templates 打开模板库。

    ✓ 你可以从 Minimal、Luxury、Modern 或 Warm Welcome 中选择版式。

  4. 在你想要的版式上点击 Use Template。

✓ 选定后，Templates 模板库会自动收起。

  1. 输入 Sender name 和 Email subject。
  2. 切换到 HTML Editor 编辑 Email body。
  3. 添加 Template variables 来个性化消息。
  • 点击 Template Variables 可在光标处插入变量。
  • 你也可以输入 {{ 来打开变量建议。
  1. 点击 Send Test Email 并输入测试地址。

✓ 测试邮件会显示你最新的更改。

  1. 点击 Save Settings。

✓ 你应该会看到 “Settings saved successfully!”

查看邮件历史​

使用 History 标签页查看过去的发送尝试。

  1. 前往 Pre-Arrival → Email。
  2. 点击 History。
  3. 设置日期范围和状态筛选。
  4. 打开某一行，查看发送时间、商户时区、入住信息和失败原因。
  5. 使用分页控件查看更早的记录。
  6. 在手机上查看堆叠卡片，而不是桌面表格。

✓ 你可以确认每封邮件是已发送、失败还是仍在队列中。 ✓ 桌面表格会在较大屏幕上保持可见。 ✓ 每一行现在都包含该次发送所使用的模板偏移。

重新发送上一封邮件​

当住客在原始发送后更新了 PMS 邮箱时，请使用 Resend。

  1. 前往 Pre-Arrival → Email。
  2. 点击 History。
  3. 找到你想再次发送的邮件。
  4. 点击 Resend。
  5. 查看确认弹窗。
  6. 点击 Resend Email。
先检查收件人

弹窗会在发送前显示最新的 PMS 收件人、确认号、住客姓名、入住日期和模板偏移。

精确 PMS 查询

AVA 在重新发送时会先按精确预订进行查询。 如果该查询返回类似 404 的未命中，AVA 会再尝试列表路径。 意外的精确查询失败仍然会保留可见。

旧记录

没有保存偏移的旧历史记录会使用当前配置中的第一个到店前偏移。

✓ 成功重新发送后，历史表会刷新。 ✓ 如果重新发送失败，你当前的筛选条件和表格位置会保持不变。

模板变量​

在邮件正文中使用这些变量：

变量显示内容
{{guestName}}住客全名
{{arrivalDate}}入住日期
{{departureDate}}退房日期
{{roomType}}房型
{{confirmationNumber}}确认号
{{preArrivalLink}}到店前链接（无确认）
{{preArrivalLinkWithConfirmation}}到店前链接（带确认）
{{selfCheckInLink}}自助入住链接（无确认）
{{selfCheckInLinkWithConfirmation}}自助入住链接（带确认）
包含到店前链接

住客需要到店前链接才能开始在线登记。 如需确认后开始，请使用 {{preArrivalLinkWithConfirmation}}；如需直接开始，请使用 {{preArrivalLink}}。

发送测试邮件​

在你更新主题或正文后使用此功能。

  1. 点击 Send Test Email。
  2. 输入测试地址。
  3. 点击 Send。

✓ 在收件箱中查看预览。

故障排查​

邮件未发送​

现象： 住客没有收到到店前邮件。

解决方法：

  1. 确认 Pre-arrival Emails 已开启。
  2. 确保至少选择了一天。
  3. 核实预订是否有住客邮箱地址。
  4. 等待下一次计划发送时间。

匹配的预订没有收到邮件​

现象： 某条预订本应匹配，但 AVA 从未为它排程。

解决方法：

  1. 检查 PMS 中该预订的 rateCode、market、travelAgent、company 和 groupName。
  2. 确认其中一个值与 Recipient Targeting 中的条目匹配。
  3. 保持拼写一致，但大小写不重要。
  4. 只有当你想把所有预订都包含进去时，才打开 Allow all codes。
  5. 保存并等待下一次排程运行。

保存被安全问题阻止​

现象： 有警告提示邮件存在安全问题。

解决方法：

  1. 移除 <script> 标签和 javascript: 链接。
  2. 移除如 onclick 之类的内联事件。
  3. 再次点击 Save Settings。

发送时间看起来不对​

现象： 邮件在错误的时刻送达。

解决方法：

  1. 前往 Settings → Essentials → Hotel Basic Details。
  2. 确认你的 Timezone。
  3. 返回 Pre-Arrival → Email 并检查 Send time (local)。

模板看起来被隐藏​

现象： 你在 Simple Editor 中看不到模板卡片。

解决方法：

  1. 点击 Templates 展开模板库。
  2. 如果内容已经存在，先保持收起视图，直到你想更换版式为止。

历史看起来为空​

现象： History 中没有任何行。

解决方法：

  1. 清除状态筛选。
  2. 扩大日期范围。
  3. 确认该预订已经到达发送时间。

重新发送显示了错误的邮箱​

现象： 重新发送预览显示的是旧收件人。

解决方法：

  1. 在 PMS 中更新住客邮箱。
  2. 刷新 History 标签页。
  3. 再次点击 Resend。

看不到重新发送按钮​

现象： History 行中没有 Resend 操作。

解决方法：

  1. 确认你位于 History 标签页。
  2. 确保该行包含过去的发送记录。
  3. 检查你的用户角色是否可以编辑设置。

重新发送预览打不开​

现象： 你点击 Resend 后预览停住了。

解决方法：

  1. 刷新页面后重试。
  2. 确认该预订仍存在于 PMS 中。
  3. 核实住客邮箱有效且未被屏蔽。
  4. 检查你的酒店是否支持此重新发送流程。

预订在 PMS 中找不到​

现象： 重新发送预览显示 “Reservation not found in PMS.”

解决方法：

  1. 确认预订仍存在于你的 PMS 中。
  2. 检查历史记录行上的确认号。
  3. 刷新 History 标签页并再次尝试 Resend。
  4. 如果预订已经移动或发生更改，先打开最新的 PMS 记录。

重新发送目标看起来不对​

现象： 预览显示了意外的模板偏移。

解决方法：

  1. 再次打开原始历史记录行。
  2. 确认该行的模板偏移与你想发送的记录一致。
  3. 对于旧记录，按预期使用第一个已配置偏移。

仍然卡住？​

如果出现以下情况，请联系 success@vouch-technologies.com：

  • ❌ 按照上述步骤后邮件仍然无法发送
  • ❌ 保存时出现系统错误
  • ❌ 问题持续超过 30 分钟

建议附上：

  • 设置页面截图
  • 你预期邮件发送的时间
  • 你已经尝试过的步骤

相关指南​