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设置到店前邮件

快速设置

打开 Pre-arrival Emails，选择预设并发送测试邮件。整个过程约需 5 分钟。

本指南将帮助你安排到店前邮件、选择接收邮件的预订，并个性化住客看到的内容。 在 Simple Editor 和 HTML Editor 模式下，Generate with AI 按钮都会保持可用。 无论使用哪种模式，模式切换开关和 AI 按钮的布局都相同。 在手机和平板上，编辑器模式行会纵向堆叠，AI 按钮保持全宽，页面也不会出现横向溢出。 历史记录筛选器和安全提示横幅在较小屏幕上也会正常换行。 你可以在完成文案前安全地保存未激活的草稿。 即使稍后才激活发送，AVA 也会保留这些更改。 你还可以添加房间访问详情、预览结果，并测试已保存的未激活草稿。

移动端邮件发送

AVA 会在发送前为移动邮件应用准备 HTML 邮件。 这样 Apple Mail 和 Outlook 可以让文本大小更接近预期。 Gmail 仍可能以不同方式重新排版邮件。 使用 Mobile 预览和 Send Test Email，检查酒店使用的邮件应用中的效果。

设置控制内容住客看到的内容
Pre-arrival Emails打开或关闭邮件提醒会在入住前送达
Schedule preset邮件发送的日期时间安排符合你的政策
Template status使某天的变体保持激活或未激活未激活的草稿会保存，但不会发送
Activate / Deactivate确认发送状态变更成功后徽章会更新
Recipient Targeting哪些 PMS 值算作匹配只有匹配的预订会被排期，已选目标也会保持紧凑
Allow all codes目标为空时向所有预订发送每条带有效邮箱的预订都可以收到邮件
Send time (local)每日发送时间邮件会在固定时间送达
Stop scheduled emails after pre-arrival is complete住客完成到店前流程后跳过剩余的自动发送仍可手动重新发送
Sender nameFrom 字段中的名称易识别的酒店发件人
Email subject + body邮件内容清晰的说明和后续步骤
Editor mode row在 Simple Editor 和 HTML Editor 之间切换两种模式下都可使用模式切换和 AI 按钮
Generate with AI根据说明、设计或上传的 .eml 创建适合移动端的草稿按钮会保持在切换开关旁边，并在移动端堆叠
Reset to Default将当前激活的日期变体恢复为默认模板其他日期变体在保存前保持不变
Templates bar (Simple Editor)显示起始版式起始模板现在使用带确认功能的到店前链接
Template variables个人信息邮件更具个性化
Test email预览输出可以确认布局和链接
History tab过去的发送尝试、重新发送、自动重新发送和模板偏移可以查看已发送、失败和待处理的邮件
History filters日期范围和状态筛选器控件会在较小屏幕上堆叠
Actions column为每条历史记录显示 Resend可以快速重新发送之前的消息
Resend button再次发送一条历史记录先进行精确 PMS 查询，必要时再回退到列表搜索
Preview modal显示最新 PMS 收件人、确认号、住客、入住日期和模板偏移发送前可以核对准确的重新发送目标
Mobile cards在 md 以下堆叠历史记录历史记录在手机上仍清晰易读

分步设置​

  1. 前往 到店前 → 邮件。

  2. 打开 Pre-arrival Emails。

    ✓ 状态显示为 Active，排期选项也会解锁。

  3. 选择 Schedule preset。

    • Arrival Day：在住客到店当天发送
    • Standard：提前 7、3、1 天发送
    • Extended：提前 14、7、3、1 天发送
    • Minimal：提前 1 天发送
    • Custom：从 0-30 天中选择任意日期
到店当天的时间

如果希望邮件在到店当天发送，请使用 0。

  1. 如果选择 Custom，请选择发送日期。

    ✓ 至少会保留一个已选日期。 ✓ AVA 会在激活前检查每个已选变体。

  2. 设置 Send time (local)。

    ✓ 邮件使用酒店的本地时区。

  3. 如果希望住客完成到店前流程后停止剩余的自动发送，请打开 Stop scheduled emails after pre-arrival is complete。

    ✓ 住客完成到店前流程后，AVA 会跳过队列中的排期发送。 ✓ 手动执行 Resend 的操作仍然可用。

默认行为

此选项默认关闭。保持关闭可让所有已配置的排期发送保持激活。

  1. 如果仍在撰写内容，请让选定的日期变体保持未激活。

    ✓ AVA 会保存内容，但住客暂时不会收到邮件。 ✓ 你仍可以预览并添加房间访问内容。

  2. 设置 Recipient Targeting。

    • 添加你希望从 PMS 中匹配的值。
    • 你可以输入单个值，也可以粘贴逗号分隔的列表。
    • AVA 会检查 rateCode、market、travelAgent、company 和 groupName。
    • 匹配不区分大小写。
    • 列表较长时，已选列表会保留在可滚动的 160px 面板中。
    • AVA 会在列表上方显示已选数量。
如何输入目标

使用逗号、分号、换行或制表符分隔值。 空格会保留在值中，因此 ACME CORP 会作为一个目标。 如果值包含分隔符，请使用引号包裹，例如 "Expedia, Inc."。

排期关闭时会禁用

如果 Pre-arrival Emails 关闭，整个目标面板都会保持禁用。 请先打开排期，再添加或移除目标值。

不同 PMS 使用相同规则

AVA 对 Cloudbeds、Opera、Mews、eZee 和 AVA 使用相同的目标规则。

已取消的预订

如果预订被取消，AVA 会移除其待处理的到店前排期。

  1. 仅当所有预订都应收到邮件时，才打开 Allow all codes。

    ✓ 如果目标列表为空且此选项关闭，AVA 不会向任何预订发送邮件。

  2. 保持选中 Simple Editor，以使用起始模板。

  3. 点击 Templates 打开模板库。

✓ 你可以从 Minimal、Luxury、Modern 或 Warm Welcome 中选择版式。 ✓ 新的起始版式默认使用 {{preArrivalLinkWithConfirmation}}。

  1. 在所需版式上点击 Use Template。

✓ 选择后，Templates 模板库会自动收起。

  1. 输入 Sender name 和 Email subject。
  2. 切换到 HTML Editor，编辑 Email body。
两种编辑器模式都可以生成

在两种编辑器模式下，Generate with AI 按钮都会保持在模式切换旁边。 在小屏幕上，该行会堆叠，按钮仍保持全宽。

  1. 添加 Template variables，使消息个性化。
  • 点击 Template Variables，在光标位置插入变量。
  • 也可以输入 {{，打开变量建议。
  • 新的 AI 草稿也会优先使用 {{preArrivalLinkWithConfirmation}} 作为 CTA 链接。
  1. 点击 Send Test Email 并输入测试地址。

✓ 如果更改了内容，请先保存草稿。 ✓ 已保存的未激活模板仍可以发送测试邮件。

✓ 测试邮件会显示最新更改。

  1. 点击 Save Settings。

✓ 你应看到“Settings saved successfully!”

重置到店前模板​

如果想恢复某个发送日期的默认文案，请使用此功能。

  1. 前往 到店前 → 邮件。
  2. 打开要恢复的日期变体。
  3. 点击 Reset to Default。
  4. 确认警告弹窗。
  5. 点击 Save Settings。

✓ AVA 只会重置选定的日期变体。 ✓ 其他日期变体会保留当前编辑内容。 ✓ 在保存前，住客不会看到任何变化。

查看邮件历史​

使用 History 标签页查看过去的发送尝试。

  1. 前往 到店前 → 邮件。
  2. 点击 History。
  3. 设置日期范围和状态筛选器。
  4. 打开一行，查看发送时间、商户时区、入住详情和失败原因。
  5. 使用分页控件查看更早的尝试。
  6. 在手机上查看堆叠的卡片，而不是桌面表格。

✓ 你可以确认每封邮件是已发送、失败、跳过，还是仍在队列中。 ✓ 桌面表格在较大屏幕上保持显示。 ✓ 现在每行都包含该次发送使用的模板偏移。

重新发送之前的邮件​

如果想再次发送过去的消息，请使用 Resend。 住客在 PMS 中更改邮箱后，AVA 也可以自动重新发送已过期偏移对应的邮件。

自动补发

如果住客的邮箱在某个偏移已发送后发生更改，AVA 会将该偏移的邮件重新发送到新地址。

如果住客已完成到店前流程且停止选项已打开，AVA 会跳过此次自动补发。 该操作会在下一次同步、手动同步或文件导入时发生。 新的历史记录行使用 auto-resend-email-change。

  1. 前往 到店前 → 邮件。
  2. 点击 History。
  3. 找到要再次发送的邮件。
  4. 点击 Resend。
  5. 查看确认弹窗。
  6. 点击 Resend Email。
先检查收件人

弹窗会在发送前显示最新 PMS 收件人、确认号、住客姓名、入住日期和模板偏移。

精确 PMS 查询

重新发送时，AVA 会先查询精确的预订。 如果该查询返回类似 404 的未命中，AVA 会接着尝试列表路径。 意外的精确查询失败会继续显示。

最新邮箱

如果住客在 PMS 中更改了邮箱，AVA 会使用最新同步的地址。 如果预览仍显示旧地址，请在下一次同步后刷新 History。

旧记录

没有保存偏移的旧历史记录会使用当前配置的第一个到店前偏移。

✓ 成功重新发送后，历史表会刷新。 ✓ 如果重新发送失败，当前筛选条件和表格位置会保持不变。

模板变量​

在邮件正文中使用以下变量：

变量显示内容
{{guestName}}住客全名
{{arrivalDate}}入住日期
{{departureDate}}退房日期
{{roomType}}房型
{{confirmationNumber}}确认号
{{preArrivalLink}}到店前链接（无确认）
{{preArrivalLinkWithConfirmation}}到店前链接（带确认）
{{selfCheckInLink}}自助入住链接（无确认）
{{selfCheckInLinkWithConfirmation}}自助入住链接（带确认）
包含到店前链接

住客需要到店前链接才能开始在线登记。 需要确认后开始时使用 {{preArrivalLinkWithConfirmation}}，需要直接开始时使用 {{preArrivalLink}}。 {{checkinLink}} 仍可作为带确认链接的旧别名使用。

发送测试邮件​

更新主题或正文后使用此功能。

  1. 点击 Send Test Email。
  2. 输入测试地址。
  3. 点击 Send。

✓ 在收件箱中查看预览。

从现有邮件或设计创建草稿​

使用 Generate with AI 复制邮件或重新创建视觉设计。

适合移动端的 AI 草稿

AI 生成的草稿使用流式布局，在手机上会收窄。 正文文本至少保持 16px，较小文本至少保持 14px。 修改旧模板时，AI 会在需要时修复固定宽度和过小的文本。 这些移动端规则优先于旧设计。 编辑器支持这种响应式格式，因此保存草稿时请保留它。

  1. 点击 Generate with AI。
  2. 上传 PNG、JPEG、WebP、PDF 或 .eml 文件。
  3. 为生成的邮件添加可选说明。
  4. 点击 Generate。
  5. 查看生成的草稿和预览下方的任何警告。
  6. 点击 Accept & Use，编辑文案，然后保存模板。

✓ AVA 在能够读取邮件时，会保留其 HTML、图片和链接。 ✓ AVA 会将存储的设计图片调整为最长边不超过 1600px。 ✓ 每张存储的设计图片都必须符合 4MB 资源限制。

检查手机布局

接受草稿后打开 Mobile 预览。 然后使用 Send Test Email，检查酒店邮件应用中的消息。

透明图片

AVA 会在缩小透明图片的同时将其保留为 PNG 文件。 这样可以防止徽标和其他透明图稿显示黑色背景。

查看图片警告

当存储拒绝设计图片时，弹窗会告知你有多少张图片被排除。 点击 Accept & Use 前请查看预览。

上传的文件必须不超过 10MB。 .eml 文件必须是真实的邮件导出文件，并且包含 HTML 正文。

故障排查​

邮件没有发送​

你会看到： 住客没有收到到店前邮件。

解决方法：

  1. 确认 Pre-arrival Emails 已打开。
  2. 确保至少选择了一天。
  3. 确认该日期变体已激活。
  4. 核实预订有住客邮箱地址。
  5. 等待下一次排期发送时间。
未激活的草稿

如果日期变体保持未激活，AVA 仍会保留已保存的文本。 需要发送时请激活该变体。

激活或停用失败​

你会看到： 点击 Activate 或 Deactivate 后状态没有改变。

解决方法：

  1. 等待请求完成。
  2. 检查已编辑变体中的内联验证错误。
  3. 再次点击 Save Settings。
  4. 刷新页面并重试该操作。
你的编辑内容会保留

如果状态变更失败，AVA 会保留你复制和编辑的内容。 只有请求成功后徽章才会更新。

邮件或设计上传被拒绝​

你会看到： AI 上传失败，或草稿从未出现。

解决方法：

  1. 使用 PNG、JPEG、WebP、PDF 或 .eml。
  2. 确保上传文件不超过 10MB。
  3. 确保 .eml 文件是真实的邮件导出文件。
  4. 确认邮件包含 HTML 正文。
  5. 如有需要，从邮件客户端重新下载邮件。

部分设计图片被排除​

你会看到： 生成的草稿警告一张或多张设计图片被排除。

解决方法：

  1. 查看生成的预览，找出缺失的图片。
  2. 用更小的版本替换源图片。
  3. 从上传的设计中移除不必要的图片。
  4. 再次生成草稿。
  5. 点击 Accept & Use 前检查预览。
为什么会发生

AVA 可能会缩小图片，以满足每张图片的限制。 仍然超过限制的图片无法出现在生成的邮件中。

AI 生成的邮件在手机上难以阅读​

你会看到： 文本看起来很小，或邮件超出手机屏幕。

解决方法：

  1. 打开当前模板。
  2. 点击 Generate with AI。
  3. 要求 AI 修改现有模板，使其适合移动端阅读。
  4. 点击 Accept & Use。
  5. 检查 Mobile 预览。
  6. 向手机发送测试邮件。
现有手动 HTML

修改时，AI 会优化固定宽度和过小的文本。 手动编辑的 HTML 仍需要移动端预览和测试邮件。

匹配的预订没有收到邮件​

你会看到： 某条预订本应匹配，但 AVA 从未为其排期。

解决方法：

  1. 在 PMS 中检查预订的 rateCode、market、travelAgent、company 和 groupName。
  2. 确认其中一个值与 Recipient Targeting 中的条目匹配。
  3. 使用相同的拼写，但大小写不影响匹配。
  4. 只有希望包含所有预订时，才打开 Allow All Rate Codes。
  5. 保存并等待下一次排期运行。

保存被安全问题阻止​

你会看到： 警告提示邮件存在安全问题。

解决方法：

  1. 移除 <script> 标签和 javascript: 链接。
  2. 移除 onclick 等内联事件。
  3. 再次点击 Save Settings。

发送时间看起来不对​

你会看到： 邮件在错误的时间送达。

解决方法：

  1. 前往 设置 → 基本信息 → 酒店基本信息。
  2. 确认 Timezone。
  3. 返回 到店前 → 邮件，检查 Send time (local)。

模板看起来被隐藏​

你会看到： 在 Simple Editor 中看不到模板卡片。

解决方法：

  1. 点击 Templates 展开模板库。
  2. 如果内容已经存在，在需要更换版式前保持此收起视图。

历史记录看起来为空​

你会看到： History 中没有显示任何记录。

解决方法：

  1. 清除状态筛选器。
  2. 扩大日期范围。
  3. 确认预订已经到达其发送时间。

完成后仍发送剩余邮件​

你会看到： 住客完成到店前流程后仍收到排期提醒。

解决方法：

  1. 前往 到店前 → 邮件。
  2. 打开 Stop scheduled emails after pre-arrival is complete。
  3. 点击 Save Settings。
  4. 在 History 中检查未来发送是否标记为已跳过。
已发送的邮件

此选项无法撤回 AVA 已发送的邮件。 它只影响住客完成到店前流程后运行的排期发送。

重新发送显示错误的邮件​

你会看到： 重新发送预览显示旧收件人。

解决方法：

  1. 在 PMS 中更新住客邮箱。
  2. 稍等片刻，等待 PMS 更新同步。
  3. 刷新 History 标签页。
  4. 再次点击 Resend。

缺少重新发送按钮​

你会看到： History 行没有显示 Resend 操作。

解决方法：

  1. 确认你位于 History 标签页。
  2. 确保该行包含过去的发送尝试。
  3. 检查用户角色是否可以编辑设置。

重新发送预览无法打开​

你会看到： 点击 Resend 后预览停止打开。

解决方法：

  1. 刷新页面并重试。
  2. 确认预订仍存在于 PMS 中。
  3. 验证住客邮箱有效且未被抑制。
  4. 检查酒店是否支持此重新发送流程。

PMS 中找不到预订​

你会看到： 重新发送预览显示“Reservation not found in PMS.”

解决方法：

  1. 确认预订仍存在于 PMS 中。
  2. 检查历史记录行中的确认号。
  3. 刷新 History 标签页，再次尝试 Resend。
  4. 如果预订已移动或更改，先打开最新的 PMS 记录。

重新发送目标看起来不对​

你会看到： 预览显示了意外的模板偏移。

解决方法：

  1. 再次打开原始历史记录行。
  2. 确认该记录的模板偏移与希望发送的邮件一致。
  3. 对于旧记录，按预期使用第一个已配置偏移。

仍然卡住？​

如果出现以下情况，请联系 success@vouch-technologies.com：

  • ❌ 按照上述步骤后邮件仍未发送
  • ❌ 保存时出现系统错误
  • ❌ 问题持续超过 30 分钟

建议附上：

  • 设置页面截图
  • 你预期邮件发送的时间
  • 你已经尝试过的步骤