투숙 중 게스트 이메일 설정
게스트 템플릿에는 Email - Guest, 직원 수신자에는 Email - Hotel을 사용하세요. 약 10분이면 끝납니다.
이 가이드는 투숙 중 게스트 템플릿과 호텔 알림 수신자를 관리하는 방법을 안내합니다. 변수 패널은 이제 설명을 줄바꿈해 보여 주고, 지원되는 변수만 필터링하며, 커서 위치에 바로 삽입할 수 있습니다. 저장이 실패해도 AVA는 전체 템플릿 경로를 유지하고, 정확한 필드를 인라인으로 보여 줍니다. 게스트가 체크인 중 새 이메일을 입력하면, AVA는 그 주소를 게스트 메시지에 계속 사용합니다. 이후 PMS 새로고침이 있어도 예약의 주 투숙객 이메일을 덮어쓰지 않습니다. 템플릿은 초안 작성 중에는 비활성 상태로 둘 수 있습니다. AVA는 발송을 켜기 전이라도 저장된 변경 사항을 그대로 유지합니다. 비활성 상태에서도 이메일 유형 전환, 미리보기, 초기화는 계속 할 수 있습니다.
선택한 템플릿에는 Active 또는 Inactive 배지가 표시됩니다. 저장 전에 데스크톱과 모바일 레이아웃을 미리 볼 수도 있습니다.
| 설정 | 제어 내용 | 투숙객에게 보이는 내용 |
|---|---|---|
| Email type | 이메일이 발송되는 상황 | 그 순간에 맞는 메시지 |
| Desktop email type rail | 넓은 화면에서 왼쪽 목록을 접음 | 편집기 공간이 더 넓어짐 |
| Email - Guest / Email - Hotel | 게스트 템플릿과 호텔 수신자 전환 | 올바른 설정 패널 |
| Status badge | 선택한 템플릿의 발송 여부 표시 | Active 또는 Inactive 상태 |
| Activate / Deactivate | 템플릿을 켜거나 끔 | 이메일이 발송되거나 조용히 유지됨 |
| Email Sender Name | From 필드의 이름 | 익숙한 호텔 발신자 |
| Email Title | 제목 줄 | 이메일의 이유가 명확하게 보임 |
| HTML Editor | 이메일 본문 | 전체 게스트 메시지 |
| Recipient email chips | 이벤트별 호텔 알림 이메일 목록 | 직원에게 체크인/체크아웃 업데이트 전달 |
| Template variables | 지원되는 개인 정보 | 더 쉽게 삽입하고 복사 가능 |
| Reset to default template | 선택한 템플릿을 복원 | 저장한 맞춤 버전이 대체됨 |
| Live Preview | 샘플 렌더링 | 저장 전 레이아웃 확인, 샘플 객실 정보가 있으면 함께 표시 |
| Desktop / Mobile | 미리보기 프레임 크기 | 작은 화면에서의 표시 방식 확인 |
| HTML editor limit | 최대 메시지 크기 | 최대 100,000자 |
| Inline validation | 서버가 반환한 정확한 필드 경로 | 올바른 템플릿 또는 필드에 오류가 표시됨 |
단계별 설정(게스트 템플릿)
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During Stay → Email로 이동합니다.
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Email - Guest를 선택된 상태로 둡니다.
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왼쪽 목록에서 Email type을 선택합니다.
✓ 해당 템플릿이 에디터에 로드됩니다. ✓ 템플릿이 비활성 상태여도 이 작업은 가능합니다.
데스크톱에서는 목록을 좁은 아이콘 막대로 접을 수 있습니다. 검증에 실패하면 AVA가 다시 펼칩니다.
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템플릿이 발송 준비가 되면 Activate를 클릭합니다. 초안 작성 중에는 Deactivate를 클릭합니다.
✓ 변경이 성공하면 카드가 계속 강조 표시됩니다. ✓ 저장된 비활성 내용은 그대로 유지됩니다.
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Email Sender Name과 Email Title을 입력합니다.
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HTML Editor 내용을 수정합니다.
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Template variables를 삽입합니다.
{{를 입력하면 추천 항목이 표시됩니다.- 변수 카드를 클릭하면 커서 위치에 삽입됩니다.
- 또는 Template Variables 아이콘을 클릭해 복사할 수 있습니다.
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Live Preview를 검토합니다.
- Desktop을 클릭해 전체 너비 버전을 확인합니다.
- Mobile을 클릭해 375px 프레임을 확인합니다.
- 미리보기는
<script>나onclick같은 안전하지 않은 HTML을 숨깁니다.
-
Save Email Settings를 클릭합니다.
✓ 성공 메시지가 표시되어야 합니다.
Reset to default template를 클릭하면 선택한 이메일을 복원할 수 있습니다. AVA가 변경 사항을 덮어쓰기 전에 경고 모달을 반드시 확인해야 합니다.
비활성 템플릿도 계속 미리보기와 초기화를 할 수 있습니다. 발송을 켜기 전 버전을 비교하고 싶을 때 사용하세요.
단계별 설정(호텔 수신자)
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During Stay → Email로 이동합니다.
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Email - Hotel을 선택합니다.
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호텔 알림이 필요한 각 Email Type을 찾습니다.
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Add recipient email에 주소를 입력합니다.
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Add를 클릭하거나
Enter를 누릅니다.✓ 해당 이메일 유형 아래에 칩 형태로 주소가 표시됩니다.
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필요한 모든 이메일 유형에 대해 반복합니다.
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Save Email Confirmation을 클릭합니다.
✓ "Hotel email confirmation settings saved successfully." 메시지가 표시됩니다.
- 이메일 유형별로 중복 주소는 차단됩니다.
- 저장된 주소는 소문자로 정규화됩니다.
- 저장하기 전에 최소 1명의 수신자를 추가해야 합니다.
이메일 유형과 트리거
| Email type | 발송 시점 |
|---|---|
| Registration Success | 게스트 등록이 완료된 후 |
| Registration Failed | 게스트 등록이 실패했을 때 |
| Check-in Success | 게스트 체크인이 완료된 후 |
| Check-in Failed | 체크인이 실패했을 때 |
| Room Not Ready - Before Check-in Time | 체크인 시간 전에 객실이 준비되지 않았을 때 |
| Room Not Ready - After Check-in Time | 체크인 시간 후에도 객실이 준비되지 않았을 때, 대기 중이지만 배정 가능한 객실이 없는 예약 포함 |
| Room Ready for Check-in | 객실이 체크인 가능 상태가 되었을 때 |
| Payment Dispute | 결제 분쟁이 발생했을 때 |
| Check-out Success | 게스트 체크아웃이 완료된 후 |
| Check-out Failed | 체크아웃이 실패했을 때 |
AVA는 Check-in Success 템플릿에 {{roomInformationHtml}} 또는 {{ roomInformationHtml }}가 포함된 경우에만 생성된 객실 정보 블록을 삽입합니다.
플레이스홀더가 없으면 이메일의 나머지 부분은 그대로 유지됩니다.
이 업데이트는 Room Access Info 이메일 동작을 바꾸지 않습니다.
생성된 블록에는 객실, 출입, 건물 입구, WiFi, 락커, SmartLock 정보가 포함될 수 있습니다.
AVA는 Registration Success와 Registration Failed를 예약당 최대 한 번만 발송합니다. 객실에 게스트가 여러 명이면 첫 등록이 이메일 슬롯을 차지합니다. 이후 게스트 제출분은 중복 등록 이메일을 보내지 않습니다.
AVA가 체크인 시간 이후에 예약을 대기열로 넘기면 Room Not Ready - After Check-in Time 이메일을 발송합니다. Room Ready for Check-in 이메일은 나중에 계속 발송됩니다.
게스트가 체크인 중 다른 이메일을 입력하면, AVA는 그 제출된 주소를 게스트 메시지에 유지합니다. 주 투숙객 정보가 없으면 식별 가능한 첫 번째 게스트를 사용합니다.
저장 실패 시 AVA는 중첩된 템플릿 경로를 유지합니다. 그 덕분에 배너가 일반 필드가 아니라 올바른 이메일 블록을 가리킬 수 있습니다.
객실 정보 이메일 설정은 이제 기본값이 on입니다. 저장된 값이 없으면 AVA는 활성화된 것으로 처리합니다. 명시적인 off 값은 그대로 꺼짐 상태로 유지됩니다. 이 수정 이전에 이 설정을 바꿨다면 Settings → Room Access에서 한 번 저장하세요. 이전 저장에서는 필드가 사라질 수 있었으므로, 다시 저장하면 값이 복원됩니다.
Check-in Success를 편집할 때 {{를 입력하면 객실 정보, SmartLocks PIN, 락커, 출발일 제안을 볼 수 있습니다.
이 제안은 생성된 블록을 게스트가 필요한 위치에 배치하는 데 도움이 됩니다.
Room Ready for Check-in 또는 Payment Dispute가 보이지 않는 경우
이 항목은 PMS가 해당 이벤트를 지원할 때만 표시됩니다. 예상되는데도 보이지 않으면 지원팀에 문의하세요.
템플릿 변수
다음 변수를 HTML Editor에서 사용하세요.
패널은 선택한 템플릿이 지원하는 변수만 보여 줄 수 있습니다. 전체 목록을 보려면 Show all variables를 클릭하세요.
변수 카드를 클릭하면 커서 위치에 삽입됩니다. 변수 텍스트만 필요할 때는 복사 아이콘을 사용하세요.
| 변수 | 표시 내용 |
|---|---|
{{guestName}} | 게스트 전체 이름 |
{{hotelName}} | 호텔 이름 |
{{arrivalDate}} | 체크인 날짜 |
{{departureDate}} | 체크아웃 날짜 |
{{roomNumber}} | 객실 번호 |
{{lockCode}} | 객실 출입 코드 |
{{confirmationNumber}} | 예약 확인 번호 |
객실 준비 완료 또는 체크인 이메일에는 {{roomNumber}}나 {{lockCode}}를 포함하세요.
객실 출입 변수
메시지에 객실 출입 정보가 포함되어야 할 때 사용합니다.
| 변수 | 표시 내용 |
|---|---|
{{roomInformationHtml}} | 생성된 객실, 출입, 건물 입구, WiFi 정보 |
{{pinCode}} | Smart lock PIN 별칭 |
{{lockCode}} | 객실 출입 코드 |
{{lockerNumber}} | 락커 번호 |
{{lockerCode}} | 락커 출입 코드 |
Template Variables를 열고 Room & Access Information을 펼치면 이 필드를 볼 수 있습니다.
객실 블록을 AVA가 삽입하게 하려면 Check-in Success 이메일에 {{roomInformationHtml}}를 사용하세요.
{{pinCode}}는 Smart lock PIN 별칭을 제공합니다.
문제 해결
이메일이 발송되지 않음
보이는 현상: 특정 투숙 중 이메일을 게스트가 받지 못합니다.
해결 방법:
- 템플릿 토글이 켜져 있는지 확인합니다.
- Email Title과 HTML Editor가 비어 있지 않은지 확인합니다.
- 예약 정보에 게스트 이메일 주소가 있는지 확인합니다.
- 변경 후 Save Email Settings를 클릭합니다.
호텔 수신자 저장이 차단됨
보이는 현상: "활성화되어 있으면 수신자가 최소 1명 필요합니다."라는 메시지가 표시됩니다.
해결 방법:
- Email - Hotel을 엽니다.
- 아무 Email Type 행에든 수신자를 1명 이상 추가합니다.
- Save Email Confirmation을 클릭합니다.
이메일 주소가 거부되거나 중복됨
보이는 현상: "유효한 이메일 주소를 입력하세요." 또는 "이 이메일은 이미 추가되었습니다."가 표시됩니다.
해결 방법:
frontdesk@hotel.com처럼 완전한 주소를 입력합니다.- 같은 행의 중복 칩을 제거합니다.
- 다시 Save Email Confirmation을 클릭합니다.
보안 문제로 저장이 차단됨
보이는 현상: HTML에 보안 문제가 있다는 경고가 표시됩니다.
해결 방법:
<script>태그와javascript:링크를 제거합니다.onclick같은 인라인 이벤트를 제거합니다.- 다시 Save Email Settings를 클릭합니다.
Live Preview에서 일부 내용이 숨겨짐
보이는 현상: 작성한 HTML 일부가 Live Preview에 보이지 않습니다.
해결 방법:
<script>태그와javascript:링크를 제거합니다.onclick같은 인라인 이벤트를 제거합니다.- 다시 미리보기로 확인합니다.
잘못된 필드에 검증 오류가 표시됨
보이는 현상: Room Ready 또는 Payment Dispute가 보이지 않습니다.
해결 방법:
- 이 유형은 PMS가 지원하는 이벤트일 때만 표시됩니다.
- PMS 설정을 확인하거나 지원팀에 문의합니다.
계속 해결되지 않나요?
다음 경우 success@vouch-technologies.com으로 문의하세요.
- ❌ 위 단계를 수행해도 이메일이 발송되지 않음
- ❌ 저장할 때 시스템 오류가 발생함
- ❌ 문제가 30분 이상 지속됨
함께 전달하면 좋은 정보:
- 이메일 설정 화면 스크린샷
- 편집한 이메일 유형
- 이미 시도한 단계