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투숙 중 게스트 이메일 설정

빠른 설정

게스트 템플릿에는 Email - Guest, 직원 수신자에는 Email - Hotel을 사용하세요.

이 가이드는 투숙 중 게스트 템플릿, 호텔 알림 수신자, 테스트 발송을 관리하는 데 도움이 됩니다. Generate with AI 버튼은 Simple Editor 및 HTML Editor 모드에서 모두 사용할 수 있습니다. 모드 전환과 AI 버튼은 어느 모드에서나 동일한 레이아웃을 유지합니다. 변수 패널은 설명을 줄바꿈해 표시하고, 지원되는 변수만 필터링하며, 커서 위치에 삽입할 수 있습니다. 저장에 실패하면 AVA는 전체 템플릿 경로를 유지하고 정확한 필드를 인라인으로 표시합니다. 저장할 때 AVA는 선택한 이메일 유형만 업데이트합니다. 다른 편집된 유형은 별도로 저장할 때까지 저장되지 않은 초안으로 남습니다. 게스트가 체크인 중 새 이메일을 제출하면 AVA는 게스트 메시지에 해당 주소를 계속 사용합니다. 이후 PMS 새로고침이 있어도 예약의 주 게스트 주소를 덮어쓰지 않습니다. 초안을 작성하는 동안 템플릿을 비활성 상태로 둘 수 있습니다. AVA는 발송을 켜기 전에도 저장된 변경 사항을 유지합니다. 비활성 상태에서도 이메일 유형을 전환하고, 미리 보고, 초기화할 수 있습니다.

선택한 템플릿에는 Active 또는 Inactive 배지가 표시됩니다. 저장하기 전에 데스크톱 및 모바일 레이아웃을 미리 볼 수도 있습니다.

모바일 이메일 발송

AVA는 발송 전에 모바일 메일 앱에 맞는 HTML 이메일을 준비합니다. Apple Mail과 Outlook에서는 텍스트가 원래 의도한 크기에 가깝게 유지될 수 있습니다. Gmail에서는 메시지가 다르게 재배치될 수 있습니다. 호텔에서 사용하는 앱을 확인하려면 Mobile 미리보기와 Send Test Email을 사용하세요.

설정제어 내용게스트에게 보이는 내용
Email type이메일을 발송하는 상황해당 순간에 맞는 메시지
Desktop email type rail넓은 화면에서 왼쪽 목록을 접음편집기 공간이 더 넓어짐
Email - Guest / Email - Hotel게스트 템플릿과 호텔 수신자 간 전환올바른 설정 패널
Send Test Email선택한 저장 템플릿을 한 명의 수신자에게 발송최종 게스트 화면을 확인할 수 있음
Status badge선택한 템플릿의 발송 여부 표시명확한 Active 또는 Inactive 상태
Activate / Deactivate템플릿을 켜거나 끔이메일이 발송되거나 발송되지 않음
Email Sender NameFrom 필드에 표시되는 이름익숙한 호텔 발신자
Email Title제목 줄이메일 발송 사유가 명확하게 표시됨
Editor mode rowSimple Editor와 HTML Editor 간 전환두 모드에서 모드 전환과 AI 버튼 사용 가능
HTML Editor이메일 콘텐츠전체 게스트 메시지
Generate with AI지시사항, 디자인 또는 기존 HTML에서 모바일에 맞는 초안 생성어느 편집기 모드에서나 전환 버튼 옆에 표시됨
Recipient email chips이벤트별 호텔 알림 이메일 목록직원에게 체크인/체크아웃 업데이트 전달
Template variables지원되는 개인 정보더 쉬운 삽입 및 복사 작업
Reset to default template선택한 템플릿 복원저장된 맞춤 버전이 대체됨
Live Preview샘플 렌더링저장 전 레이아웃 확인
Desktop / Mobile미리보기 프레임 크기작은 화면에서 표시 방식 확인
HTML editor limit최대 메시지 크기최대 100,000자
Inline validation서버가 반환한 정확한 필드 경로올바른 필드에 오류 표시

단계별 설정(게스트 템플릿)​

  1. During Stay → Email로 이동합니다.
  2. Email - Guest를 선택된 상태로 둡니다.
  3. 왼쪽 목록에서 Email type을 선택합니다.
  4. 템플릿이 발송 준비가 되면 Activate를 클릭합니다. 초안 작성 중에는 Deactivate를 클릭합니다.
  5. Email Sender Name과 Email Title을 입력합니다.
  6. HTML Editor 콘텐츠를 업데이트합니다.
  7. Template variables를 삽입합니다. {{를 입력하면 제안이 표시됩니다.
  8. Live Preview를 검토합니다. Desktop은 전체 너비, Mobile은 375px 프레임을 보여 줍니다.
  9. Save Email Settings를 클릭합니다.
초기화 확인

Reset to default template를 클릭하여 선택한 이메일을 복원합니다. AVA가 변경 사항을 대체하기 전에 경고 모달에서 확인해야 합니다.

한 번에 템플릿 하나 저장

저장 전에 이메일 유형을 전환하면 AVA는 이전 편집 내용을 초안으로 유지합니다. 준비가 되면 각 템플릿을 별도로 저장하세요.

기존 이메일 또는 디자인에서 초안 작성​

Generate with AI를 사용하여 이메일을 복사하거나 시각적 디자인을 재현합니다.

모바일에 맞는 AI 초안

AI로 생성한 초안은 휴대폰에서 폭이 좁아지는 유동적 레이아웃을 사용합니다. 본문 텍스트는 최소 16px, 작은 텍스트도 최소 14px로 유지됩니다.

  1. Email - Guest 탭을 선택하고 Email type을 고릅니다.
  2. Generate with AI를 클릭합니다.
  3. PNG, JPEG, WebP, PDF 또는 .eml 파일을 업로드합니다.
  4. 선택적 지시사항을 추가하고 Generate를 클릭합니다.
  5. 초안과 경고를 검토한 뒤 Accept & Use를 클릭하고 저장합니다.

✓ AVA는 선택한 이메일 유형으로 초안을 생성합니다. ✓ 저장된 디자인 이미지는 가장 긴 변이 최대 1600px이고, 각 이미지는 4MB 이하여야 합니다.

테스트 이메일 발송​

선택한 저장 게스트 템플릿을 확인할 때 사용합니다.

  1. During Stay → Email로 이동합니다.
  2. Email - Guest를 선택하고 확인할 템플릿을 엽니다.
  3. Send Test Email을 클릭하고 수신자 주소를 입력합니다.
  4. 모달에서 Send Test Email을 클릭합니다.

✓ AVA는 선택한 저장 템플릿을 해당 받은편지함으로 발송합니다. ✓ 이 페이지에서는 일수 오프셋 선택기를 사용하지 않습니다.

먼저 저장

Email Sender Name, Email Title, HTML Editor가 저장될 때까지 AVA는 Send Test Email을 비활성화합니다.

단계별 설정(호텔 수신자)​

  1. During Stay → Email로 이동합니다.
  2. Email - Hotel을 선택합니다.
  3. 호텔 알림이 필요한 각 Email Type을 찾습니다.
  4. Add recipient email에 주소를 입력하고 Add를 클릭하거나 Enter를 누릅니다.
  5. 필요한 모든 이메일 유형에 대해 반복하고 Save Email Confirmation을 클릭합니다.
수신자 규칙
  • 이메일 유형별로 중복 주소는 차단됩니다.
  • 저장된 주소는 소문자로 정규화됩니다.
  • 저장하기 전에 수신자를 한 명 이상 추가하세요.

이메일 유형 및 트리거​

이메일 유형발송 시점
Registration Success게스트가 등록을 완료한 후
Registration Failed게스트 등록이 실패했을 때
Check-in Success게스트가 체크인한 후
Check-in Failed체크인이 실패했을 때
Room Not Ready - Before Check-in Time체크인 시간 전에 객실이 준비되지 않았을 때
Room Not Ready - After Check-in Time체크인 시간 후에도 객실이 준비되지 않았을 때
Room Ready for Check-in객실이 체크인할 수 있는 상태가 되었을 때
Payment Dispute결제에 분쟁이 발생했을 때
Check-out Success게스트가 체크아웃한 후
Check-out Failed체크아웃이 실패했을 때
Check-in Success 이메일

AVA는 Check-in Success 템플릿에 {{roomInformationHtml}} 또는 {{ roomInformationHtml }}가 포함된 경우에만 객실 정보 블록을 삽입합니다. 플레이스홀더가 없으면 나머지 이메일은 변경하지 않습니다. 생성된 블록에는 객실, 출입, 건물 입구, WiFi, 락커 및 SmartLock 정보가 포함될 수 있습니다.

대기 예약

AVA가 체크인 시간 이후 예약을 대기열에 넣으면 Room Not Ready - After Check-in Time 이메일을 발송합니다. 이후 Room Ready for Check-in 이메일도 발송됩니다.

템플릿 변수​

HTML Editor에서 다음 변수를 사용하세요.

변수표시 내용
{{guestName}}게스트 전체 이름
{{hotelName}}호텔 이름
{{arrivalDate}}체크인 날짜
{{departureDate}}체크아웃 날짜
{{roomNumber}}객실 번호
{{lockCode}}객실 출입 코드
{{confirmationNumber}}예약 확인 번호

객실 출입 변수​

변수표시 내용
{{roomInformationHtml}}생성된 객실, 출입, 건물 입구 및 WiFi 정보
{{pinCode}}Smart lock PIN 별칭
{{lockCode}}객실 출입 코드
{{lockerNumber}}락커 번호
{{lockerCode}}락커 출입 코드
객실 출입 카테고리 사용

Template Variables를 열고 Room & Access Information을 펼치세요. AVA가 객실 블록을 삽입하도록 하려면 Check-in Success 이메일에 {{roomInformationHtml}}를 사용하세요.

문제 해결​

이메일이 발송되지 않음​

보이는 현상: 게스트 또는 테스트 받은편지함에서 선택한 투숙 중 이메일을 받지 못합니다.

해결 방법:

  1. 템플릿이 활성 상태인지 확인합니다.
  2. Email Title과 HTML Editor가 비어 있지 않은지 확인합니다.
  3. 예약에 게스트 이메일 주소가 있는지 확인합니다.
  4. 변경 후 Save Email Settings를 클릭합니다.
비활성 초안

템플릿이 비활성 상태여도 AVA는 이메일 콘텐츠를 저장합니다. 메시지를 발송할 준비가 되면 활성화하세요.

호텔 알림이 발송되지 않음​

보이는 현상: 호텔 수신자가 투숙 중 알림을 받지 못합니다.

해결 방법:

  1. During Stay → Email에서 해당 이벤트를 엽니다.
  2. Email - Hotel을 선택합니다.
  3. 해당 Email Type에 수신자가 한 명 이상 구성되어 있는지 확인합니다.
  4. 게스트 발송도 필요할 때만 게스트 템플릿 상태를 확인합니다.
  5. Email Confirmation을 저장한 다음 이벤트를 다시 테스트합니다.

Send Test Email이 비활성화됨​

보이는 현상: Send Test Email이 회색으로 표시되거나 먼저 변경 사항을 저장하라는 툴팁이 표시됩니다.

해결 방법:

  1. Email Sender Name, Email Title, HTML Editor를 입력합니다.
  2. Save Email Settings를 클릭합니다.
  3. Send Test Email을 다시 시도합니다.

테스트 이메일 실패​

보이는 현상: 모달에 "Failed to send test email. Please try again."이 표시됩니다.

해결 방법:

  1. 수신자 받은편지함이 유효한지 확인합니다.
  2. 템플릿을 다시 저장합니다.
  3. 다른 테스트 받은편지함을 시도합니다.
  4. 오류가 반복되면 지원팀에 문의합니다.

일부 디자인 이미지가 제외됨​

보이는 현상: 생성된 초안에 하나 이상의 디자인 이미지가 제외되었다는 경고가 표시됩니다.

해결 방법:

  1. 생성된 미리보기에서 누락된 이미지를 확인합니다.
  2. 원본 이미지를 더 작은 버전으로 교체합니다.
  3. 업로드한 디자인에서 불필요한 이미지를 제거합니다.
  4. 초안을 다시 생성합니다.
  5. Accept & Use를 클릭하기 전에 미리보기를 확인합니다.
발생 원인

AVA는 이미지별 제한을 충족하기 위해 이미지 크기를 줄일 수 있습니다. 그래도 제한을 초과하는 이미지는 생성된 이메일에 표시할 수 없습니다.

AI로 생성한 이메일을 휴대폰에서 읽기 어려움​

보이는 현상: 텍스트가 너무 작거나 이메일이 휴대폰 화면 밖으로 확장됩니다.

해결 방법:

  1. 현재 이메일 템플릿을 엽니다.
  2. Generate with AI를 클릭합니다.
  3. 휴대폰에서 읽기 쉽도록 기존 템플릿을 수정해 달라고 AI에 요청합니다.
  4. Accept & Use를 클릭합니다.
  5. Mobile 미리보기를 확인합니다.
  6. 휴대폰으로 테스트 이메일을 발송합니다.

상태가 변경되지 않음​

보이는 현상: Activate 또는 Deactivate를 클릭한 후에도 배지가 전환되지 않습니다.

해결 방법:

  1. 요청이 완료될 때까지 기다립니다.
  2. 템플릿에서 인라인 검증 오류를 확인합니다.
  3. 편집한 내용이 있다면 템플릿을 다시 저장합니다.
  4. 페이지를 새로고침하고 작업을 다시 시도합니다.

호텔 수신자 저장이 차단됨​

보이는 현상: "At least one recipient is required when enabled."가 표시됩니다.

해결 방법:

  1. Email - Hotel을 엽니다.
  2. Email Type 행 중 하나에 수신자를 한 명 이상 추가합니다.
  3. Save Email Confirmation을 클릭합니다.

이메일 주소가 거부되거나 중복됨​

보이는 현상: "Please enter a valid email address." 또는 "This email is already added."가 표시됩니다.

해결 방법:

  1. frontdesk@hotel.com과 같은 완전한 주소를 입력합니다.
  2. 같은 행에서 중복 칩을 제거합니다.
  3. Save Email Confirmation을 다시 클릭합니다.

보안 문제로 저장이 차단됨​

보이는 현상: HTML에 보안 문제가 있다는 경고가 표시됩니다.

해결 방법:

  1. <script> 태그와 javascript: 링크를 제거합니다.
  2. onclick과 같은 인라인 이벤트를 제거합니다.
  3. Save Email Settings를 다시 클릭합니다.

이메일 HTML이 너무 김​

보이는 현상: 큰 이메일 본문을 붙여넣은 후 AVA가 저장을 거부합니다.

해결 방법:

  1. HTML 길이를 100,000자 미만으로 줄입니다.
  2. 반복되는 인라인 스타일이나 사용하지 않는 블록을 제거합니다.
  3. 템플릿을 다시 저장합니다.

잘못된 필드에 검증 오류가 표시됨​

보이는 현상: 배너에는 템플릿이 언급되지만 인라인 오류는 일반적인 내용으로 표시됩니다.

해결 방법:

  1. 배너에 표시된 템플릿을 엽니다.
  2. 해당 템플릿에서 강조 표시된 필드를 확인합니다.
  3. 필요한 경우 콘텐츠를 수정하거나 HTML을 줄입니다.
  4. 다시 저장합니다.

Live Preview에서 콘텐츠가 숨겨짐​

보이는 현상: Live Preview에 HTML 일부가 표시되지 않습니다.

해결 방법:

  1. <script> 태그와 javascript: 링크를 제거합니다.
  2. onclick과 같은 인라인 이벤트를 제거합니다.
  3. 다시 미리 봅니다.

목록에서 템플릿이 누락됨​

보이는 현상: Room Ready 또는 Payment Dispute가 표시되지 않습니다.

해결 방법:

  1. 이러한 유형은 지원되는 PMS 이벤트에만 표시됩니다.
  2. PMS 설정을 확인하거나 지원팀에 문의합니다.

Check-in Success 이메일에 객실 정보가 누락됨​

보이는 현상: 이메일은 발송되지만 객실, 출입, 건물 또는 WiFi 정보가 누락됩니다.

해결 방법:

  1. Check-in Success 템플릿을 엽니다.
  2. 블록을 표시할 위치에 {{roomInformationHtml}} 또는 {{ roomInformationHtml }}를 추가합니다.
  3. 템플릿을 저장합니다.
  4. 테스트 이메일을 발송하거나 테스트 체크인을 다시 완료합니다.
객실 정보가 비어 있음

생성된 객실 정보가 비어 있으면 AVA는 플레이스홀더를 깔끔하게 제거합니다. 따라서 템플릿의 나머지 부분은 계속 표시됩니다.

객실 정보 토글이 유지되지 않음​

보이는 현상: **Show "Email room information"**을 끄지만 check-in v3에 객실 정보 버튼이 계속 표시됩니다.

해결 방법:

  1. Settings → Room Access로 이동합니다.

  2. **Show "Email room information"**을 다시 끕니다.

  3. Save를 클릭합니다.

  4. check-in v3을 새로고침하거나 새 테스트 체크인을 시작합니다.

    ✓ 새로고침 후에도 객실 정보 버튼이 숨겨진 상태로 유지됩니다.

수정 전에 저장한 경우

이 백엔드 수정 전에 토글을 껐다면 배포 후 다시 저장하세요. 그러면 새 필드가 포함된 설정으로 다시 기록됩니다.

여전히 해결되지 않나요?​

다음과 같은 경우 success@vouch-technologies.com으로 문의하세요.

  • ❌ 위 단계를 수행한 후에도 이메일이 발송되지 않음
  • ❌ 저장할 때 시스템 오류가 표시됨
  • ❌ 문제가 30분 넘게 지속됨

함께 보내면 좋은 정보:

  • 이메일 설정 페이지 스크린샷
  • 편집 중이던 이메일 유형
  • 이미 시도한 단계