ตั้งค่าอีเมลก่อนเข้าพัก

ตั้งค่าแบบรวดเร็ว

เปิด Pre-arrival Emails เลือก preset แล้วส่งอีเมลทดสอบ ใช้เวลาประมาณ 5 นาที

คู่มือนี้ช่วยคุณตั้งเวลาอีเมลก่อนเข้าพัก เลือกว่าการจองไหนจะได้รับ และปรับข้อความให้ผู้เข้าพักแต่ละรายได้ บนโทรศัพท์ แถวโหมดตัวแก้ไขจะซ้อนลงในแนวตั้ง และปุ่ม AI จะกว้างเต็มพื้นที่เสมอ

การตั้งค่า	ควบคุมอะไร	ผู้เข้าพักเห็นอะไร
Pre-arrival Emails	เปิดหรือปิดอีเมล	ได้รับการแจ้งเตือนก่อนเช็กอิน
Schedule preset	กำหนดว่าอีเมลส่งวันไหน	เวลาส่งสอดคล้องกับนโยบายของคุณ
Recipient Targeting	ค่าจาก PMS ใดที่ถือว่าแมตช์	จะมีการตั้งกำหนดส่งเฉพาะการจองที่ตรงเงื่อนไข
Allow all codes	ส่งถึงทุกการจองเมื่อไม่ได้ตั้งเป้าหมาย	การจองที่มีอีเมลถูกต้องทุกใบจะได้รับอีเมลได้
Send time (local)	ชั่วโมงที่ส่งในแต่ละวัน	อีเมลมาถึงในเวลาที่สม่ำเสมอ
Sender name	ชื่อผู้ส่งในช่อง From	เห็นชื่อโรงแรมที่คุ้นเคย
Email subject + body	เนื้อหาข้อความ	เห็นคำแนะนำและขั้นตอนถัดไปชัดเจน
Editor mode row	สลับระหว่าง Simple Editor และ HTML Editor	ปุ่มสลับโหมดจะยังมองเห็นได้บนหน้าจอขนาดเล็ก
Generate with AI	ร่างเนื้อหาอีเมลด้วย AI	ปุ่มจะยังอยู่บนหน้าจอเมื่อใช้งานมือถือ
Templates bar (Simple Editor)	แสดงเลย์เอาต์เริ่มต้น	ตั้งค่าเลย์เอาต์อีเมลได้เร็วขึ้น
Template variables	ข้อมูลส่วนบุคคล	ทำให้อีเมลดูเป็นส่วนตัว
Test email	แสดงผลลัพธ์ตัวอย่าง	ตรวจเลย์เอาต์และลิงก์ได้
History tab	ความพยายามส่งที่ผ่านมา การส่งซ้ำ และ template offset	ตรวจอีเมลที่ส่งแล้ว ล้มเหลว หรือรอส่งได้
Actions column	แสดง Resend ในแต่ละแถวประวัติ	ส่งข้อความก่อนหน้าได้อย่างรวดเร็ว
Resend button	ส่งแถวประวัติเดิมอีกครั้ง	ใช้การค้นหา PMS แบบตรงก่อน แล้วค่อย fallback ไปค้นหาจากรายการถ้าจำเป็น
Preview modal	แสดงผู้รับล่าสุดจาก PMS หมายเลขยืนยัน ผู้เข้าพัก วันที่เข้าพัก และ template offset	ตรวจปลายทางที่จะส่งซ้ำได้อย่างแม่นยำก่อนส่ง
Mobile cards	แสดงแถวประวัติแบบซ้อนกันใต้ md	อ่านประวัติได้บนโทรศัพท์

ขั้นตอนการตั้งค่าแบบทีละขั้น

1. ไปที่ Pre-Arrival → Email

2. เปิด Pre-arrival Emails

   ✓ สถานะจะแสดงเป็น Active และตัวเลือกตารางเวลาจะปลดล็อก

3. เลือก Schedule preset

   • Arrival Day: ส่งในวันเข้าพัก
   • Standard: 7, 3, 1 วัน
   • Extended: 14, 7, 3, 1 วัน
   • Minimal: 1 วัน
   • Custom: เลือกวันใดก็ได้ตั้งแต่ 0-30

เวลาของวันเข้าพัก

ใช้ 0 เมื่อต้องการให้อีเมลส่งในวันเข้าพัก

4. ถ้าเลือก Custom ให้เลือกวันที่ต้องการส่ง

   ✓ ต้องเลือกไว้อย่างน้อยหนึ่งวัน

5. ตั้งค่า Send time (local)

   ✓ อีเมลจะใช้เขตเวลาท้องถิ่นของโรงแรม

6. ตั้งค่า Recipient Targeting

   • เพิ่มค่าที่คุณต้องการให้ตรงกับ PMS
   • AVA จะตรวจ rateCode, market, travelAgent, company, และ groupName
   • การจับคู่ไม่สนตัวพิมพ์ใหญ่-เล็ก

ปิดอยู่เมื่อปิดการตั้งเวลาส่ง

ถ้า Pre-arrival Emails ปิดอยู่ แผงกำหนดเป้าหมายทั้งหมดจะยังถูกปิดใช้งาน เปิดการตั้งเวลาให้พร้อมก่อน แล้วค่อยเพิ่มหรือลบค่ากำหนดเป้าหมาย

กฎเดียวกันในทุกประเภท PMS

AVA ใช้กฎการกำหนดเป้าหมายชุดเดียวกันกับ Cloudbeds, Opera, Mews, eZee และ AVA

การจองที่ยกเลิก

ถ้าการจองถูกยกเลิก AVA จะลบกำหนดส่งก่อนเข้าพักที่รอดำเนินการออก

7. เปิด Allow all codes เฉพาะเมื่อทุกการจองควรได้รับอีเมล

   ✓ ถ้ารายการกำหนดเป้าหมายว่างและปิดตัวเลือกนี้ไว้ AVA จะไม่ส่งถึงการจองใดเลย

8. คง Simple Editor ไว้หากต้องการใช้เทมเพลตเริ่มต้น

9. คลิก Templates เพื่อเปิดแกลเลอรี

   ✓ คุณสามารถเลือกเลย์เอาต์จาก Minimal, Luxury, Modern, หรือ Warm Welcome

10. คลิก Use Template บนเลย์เอาต์ที่ต้องการ

✓ แกลเลอรี Templates จะย่ออัตโนมัติหลังเลือก

11. กรอก Sender name และ Email subject
12. สลับไป HTML Editor เพื่อแก้ Email body
13. เพิ่ม Template variables เพื่อปรับข้อความให้เฉพาะบุคคล

• คลิก Template Variables เพื่อแทรกตัวแปรที่ตำแหน่งเคอร์เซอร์
• หรือพิมพ์ {{ เพื่อเปิดคำแนะนำตัวแปร

14. คลิก Send Test Email แล้วกรอกอีเมลทดสอบ

✓ อีเมลทดสอบจะแสดงการเปลี่ยนแปลงล่าสุดของคุณ

15. คลิก Save Settings

✓ คุณควรเห็น "Settings saved successfully!"

ตรวจประวัติอีเมล

ใช้แท็บ History เพื่อตรวจความพยายามส่งที่ผ่านมา

1. ไปที่ Pre-Arrival → Email
2. คลิก History
3. กำหนดช่วงวันที่และตัวกรองสถานะ
4. เปิดแถวเพื่อดูเวลาที่ส่ง เขตเวลาของ merchant รายละเอียดการเข้าพัก และสาเหตุความล้มเหลว
5. ใช้ตัวควบคุมการแบ่งหน้าเพื่อตรวจความพยายามเก่ากว่า
6. บนโทรศัพท์ ให้ตรวจการ์ดที่ซ้อนกันแทนตารางบนเดสก์ท็อป

✓ คุณจะยืนยันได้ว่าอีเมลแต่ละฉบับส่งสำเร็จ ล้มเหลว หรือยังรอคิวอยู่ ✓ ตารางบนเดสก์ท็อปยังคงแสดงบนหน้าจอขนาดใหญ่ ✓ ตอนนี้แต่ละแถวจะแสดง template offset ที่ใช้ในการส่งนั้น

ส่งอีเมลเดิมซ้ำ

ใช้ Resend เมื่อผู้เข้าพักอัปเดตอีเมลใน PMS หลังจากส่งครั้งแรกไปแล้ว

1. ไปที่ Pre-Arrival → Email
2. คลิก History
3. หาอีเมลที่ต้องการส่งอีกครั้ง
4. คลิก Resend
5. ตรวจหน้าต่างยืนยัน
6. คลิก Resend Email

ตรวจผู้รับก่อน

หน้าต่างยืนยันจะแสดงผู้รับล่าสุดจาก PMS หมายเลขยืนยัน ชื่อผู้เข้าพัก วันที่เข้าพัก และ template offset ก่อนส่ง

การค้นหา PMS แบบตรง

AVA จะตรวจ reservation แบบตรงก่อนเมื่อคุณกดส่งซ้ำ ถ้าการค้นหานั้นตอบกลับเป็น miss แนว 404 AVA จะลองเส้นทางแบบ list ต่อ ความล้มเหลวของการค้นหาแบบตรงที่ไม่คาดคิดจะยังมองเห็นได้

แถวเก่า

แถวประวัติรุ่นเก่าที่ไม่มี offset ที่บันทึกไว้ จะใช้ pre-arrival offset ตัวแรกที่ตั้งค่าไว้ในปัจจุบัน

✓ ตารางประวัติจะรีเฟรชหลังส่งซ้ำสำเร็จ ✓ ตัวกรองปัจจุบันและตำแหน่งในตารางจะคงเดิมหากการส่งซ้ำล้มเหลว

ตัวแปรของเทมเพลต

ใช้ตัวแปรเหล่านี้ในเนื้อหาอีเมล:

ตัวแปร	แสดงอะไร
{{guestName}}	ชื่อเต็มของผู้เข้าพัก
{{arrivalDate}}	วันที่เช็กอิน
{{departureDate}}	วันที่เช็กเอาต์
{{roomType}}	ประเภทห้อง
{{confirmationNumber}}	หมายเลขยืนยันการจอง
{{preArrivalLink}}	ลิงก์ pre-arrival (ไม่ยืนยันการจอง)
{{preArrivalLinkWithConfirmation}}	ลิงก์ pre-arrival (พร้อมยืนยันการจอง)
{{selfCheckInLink}}	ลิงก์ self check-in (ไม่ยืนยันการจอง)
{{selfCheckInLinkWithConfirmation}}	ลิงก์ self check-in (พร้อมยืนยันการจอง)

ใส่ลิงก์ pre-arrival

ผู้เข้าพักต้องมีลิงก์ pre-arrival เพื่อเริ่มลงทะเบียนออนไลน์ ใช้ {{preArrivalLinkWithConfirmation}} หากต้องการแนบการยืนยัน หรือใช้ {{preArrivalLink}} หากต้องการเริ่มตรง

ส่งอีเมลทดสอบ

ใช้ขั้นตอนนี้หลังคุณอัปเดตหัวเรื่องหรือเนื้อหา

1. คลิก Send Test Email
2. กรอกอีเมลทดสอบ
3. คลิก Send

✓ ตรวจกล่องจดหมายเพื่อดูตัวอย่าง

การแก้ปัญหา

อีเมลไม่ถูกส่ง

สิ่งที่เห็น: ผู้เข้าพักไม่ได้รับอีเมลก่อนเข้าพัก

วิธีแก้:

1. ยืนยันว่า Pre-arrival Emails เปิดอยู่
2. ตรวจว่ามีการเลือกอย่างน้อยหนึ่งวัน
3. ตรวจสอบว่าการจองมีอีเมลของผู้เข้าพัก
4. รอรอบเวลาส่งถัดไป

การจองที่ตรงเงื่อนไขไม่ได้รับอีเมล

สิ่งที่เห็น: การจองควรจะตรง แต่ AVA ไม่เคยตั้งกำหนดส่งให้

วิธีแก้:

1. ตรวจ rateCode, market, travelAgent, company, และ groupName ของการจองใน PMS
2. ยืนยันว่ามีค่าหนึ่งค่าแมตช์กับรายการใน Recipient Targeting
3. ใช้การสะกดเหมือนเดิม แต่ไม่ต้องสนตัวพิมพ์
4. เปิด Allow All Rate Codes เฉพาะเมื่อคุณต้องการรวมทุกการจอง
5. บันทึกและรอรอบกำหนดส่งถัดไป

การบันทึกถูกบล็อกเพราะปัญหาความปลอดภัย

สิ่งที่เห็น: มีคำเตือนว่าอีเมลมีปัญหาด้านความปลอดภัย

วิธีแก้:

1. ลบแท็ก <script> และลิงก์ javascript:
2. ลบเหตุการณ์แบบ inline เช่น onclick
3. คลิก Save Settings อีกครั้ง

เวลาส่งดูไม่ถูกต้อง

สิ่งที่เห็น: อีเมลมาถึงผิดชั่วโมง

วิธีแก้:

1. ไปที่ Settings → Essentials → Hotel Basic Details
2. ตรวจ Timezone
3. กลับไปที่ Pre-Arrival → Email แล้วตรวจ Send time (local)

เทมเพลตดูเหมือนถูกซ่อน

สิ่งที่เห็น: มองไม่เห็นการ์ดเทมเพลตใน Simple Editor

วิธีแก้:

1. คลิก Templates เพื่อขยายแกลเลอรี
2. หากมีเนื้อหาอยู่แล้ว ให้คงมุมมองที่ย่อไว้จนกว่าคุณต้องการเลย์เอาต์อื่น

ประวัติดูว่าง

สิ่งที่เห็น: ไม่มีแถวใดแสดงใน History

วิธีแก้:

1. ล้างตัวกรองสถานะ
2. ขยายช่วงวันที่
3. ยืนยันว่าการจองนั้นถึงเวลาส่งแล้ว

การส่งซ้ำแสดงอีเมลผิด

สิ่งที่เห็น: พรีวิวการส่งซ้ำแสดงผู้รับเก่า

วิธีแก้:

1. อัปเดตอีเมลผู้เข้าพักใน PMS
2. รีเฟรชแท็บ History
3. คลิก Resend อีกครั้ง

ปุ่มส่งซ้ำหายไป

สิ่งที่เห็น: แถวใน History ไม่มีการดำเนินการ Resend

วิธีแก้:

1. ยืนยันว่าคุณอยู่ในแท็บ History
2. ตรวจว่าแถวนั้นมีความพยายามส่งในอดีต
3. ตรวจว่าบทบาทผู้ใช้ของคุณสามารถแก้ไขการตั้งค่าได้

พรีวิวการส่งซ้ำไม่เปิด

สิ่งที่เห็น: พรีวิวหยุดหลังคุณคลิก Resend

วิธีแก้:

1. รีเฟรชหน้าแล้วลองอีกครั้ง
2. ยืนยันว่าการจองยังมีอยู่ใน PMS
3. ตรวจว่าอีเมลผู้เข้าพักยังใช้งานได้และไม่ได้ถูกระงับ
4. ตรวจว่าโรงแรมของคุณรองรับโฟลว์การส่งซ้ำนี้

ไม่พบการจองใน PMS

สิ่งที่เห็น: พรีวิวการส่งซ้ำแสดง "Reservation not found in PMS."

วิธีแก้:

1. ยืนยันว่าการจองยังอยู่ใน PMS ของคุณ
2. ตรวจหมายเลขยืนยันในแถวประวัติ
3. รีเฟรชแท็บ History แล้วลอง Resend อีกครั้ง
4. หากการจองถูกย้ายหรือเปลี่ยน ให้เปิดระเบียน PMS ล่าสุดก่อน

ปลายทางการส่งซ้ำดูผิด

สิ่งที่เห็น: พรีวิวแสดง template offset ที่ไม่คาดคิด

วิธีแก้:

1. เปิดแถวประวัติเดิมอีกครั้ง
2. ยืนยันว่า template offset ของแถวนั้นตรงกับการส่งที่คุณต้องการ
3. สำหรับแถวเก่า ให้ใช้ offset ตัวแรกที่ตั้งค่าไว้ตามที่คาด

ยังติดอยู่?

ติดต่อ success@vouch-technologies.com หาก:

• ❌ อีเมลยังไม่ส่งแม้ทำตามขั้นตอนข้างต้นแล้ว
• ❌ มีข้อผิดพลาดของระบบเมื่อบันทึก
• ❌ ปัญหายืดเยือนานกว่า 30 นาที

ข้อมูลที่ควรแนบ:

• ภาพหน้าจอหน้าการตั้งค่า
• เวลาที่คุณคาดว่าอีเมลควรถูกส่ง
• ขั้นตอนที่คุณลองไปแล้ว

คู่มือที่เกี่ยวข้อง

• อีเมลผู้เข้าพักระหว่างเข้าพัก
• ประสบการณ์ผู้เข้าพัก
• รายละเอียดพื้นฐานของโรงแรม