ตั้งค่าอีเมลก่อนเข้าพัก

ตั้งค่าแบบเร็ว

เปิด Pre-arrival Emails เลือก preset แล้วส่งอีเมลทดสอบ ใช้เวลาประมาณ 5 นาที

คู่มือนี้อธิบายวิธีตั้งเวลาส่งอีเมลก่อนเข้าพัก และปรับเนื้อหาให้เหมาะกับผู้เข้าพัก

การตั้งค่า	ควบคุมอะไร	ผู้เข้าพักเห็นอะไร
Pre-arrival Emails	เปิดหรือปิดการส่งอีเมล	ได้รับอีเมลแจ้งเตือนก่อนเช็กอิน
Schedule preset	กำหนดว่าส่งอีเมลวันไหนบ้าง	เวลาส่งสอดคล้องกับนโยบายของโรงแรม
Recipient Targeting	กำหนดค่าจาก PMS ที่ใช้จับคู่	สร้างกำหนดส่งเฉพาะการจองที่ตรงเงื่อนไข
Allow all codes	ส่งถึงทุกการจองเมื่อไม่ได้ตั้งค่าเป้าหมาย	การจองที่มีอีเมลถูกต้องทุกใบจะได้รับอีเมล
Send time (local)	กำหนดชั่วโมงที่ส่งในแต่ละวัน	ได้รับอีเมลในเวลาเดียวกันทุกครั้ง
Sender name	ชื่อผู้ส่ง	เห็นชื่อโรงแรมที่คุ้นเคย
Email subject + body	เนื้อหาข้อความ	เห็นคำแนะนำและขั้นตอนถัดไปชัดเจน
Templates bar (Simple Editor)	แสดงเลย์เอาต์เริ่มต้น	ตั้งค่าเลย์เอาต์อีเมลได้เร็วขึ้น
Template variables	ข้อมูลเฉพาะบุคคล	ทำให้อีเมลดูเป็นส่วนตัวมากขึ้น
Test email	แสดงตัวอย่างผลลัพธ์	ตรวจรูปแบบและลิงก์ก่อนใช้งานจริง
History tab	ดูความพยายามส่งที่ผ่านมา	ตรวจดูอีเมลที่ส่งสำเร็จ ล้มเหลว หรือรอดำเนินการ
Actions column	แสดง Resend ในแต่ละแถวประวัติ	ส่งข้อความเดิมซ้ำได้รวดเร็ว
Resend button	ส่งแถวประวัติเดิมอีกครั้ง	ใช้ผู้รับล่าสุดจาก PMS
Preview modal	แสดงผู้รับล่าสุด หมายเลขยืนยัน ผู้เข้าพัก วันที่เข้าพัก และ template offset	ตรวจสอบปลายทางก่อนส่งจริง
Mobile cards	แสดงแถวประวัติแบบซ้อนกันบนหน้าจอเล็ก	ดูประวัติได้ชัดเจนบนโทรศัพท์

ขั้นตอนการตั้งค่า

1. ไปที่ Pre-Arrival → Email

2. เปิด Pre-arrival Emails

   ✓ สถานะจะเปลี่ยนเป็น Active และตัวเลือกตารางเวลาจะใช้งานได้

3. เลือก Schedule preset

   • Arrival Day: ส่งในวันเข้าพัก
   • Standard: 7, 3, 1 วัน
   • Extended: 14, 7, 3, 1 วัน
   • Minimal: 1 วัน
   • Custom: เลือกวันได้เอง 0-30 วัน

เวลาสำหรับวันเข้าพัก

ใช้ 0 เมื่อต้องการให้อีเมลส่งในวันเข้าพัก

4. ถ้าเลือก Custom ให้เลือกวันที่ต้องการส่ง

   ✓ ต้องเลือกไว้อย่างน้อย 1 วันเสมอ

5. ตั้งค่า Send time (local)

   ✓ ระบบจะใช้เขตเวลาท้องถิ่นของโรงแรม

6. คงเลือก Simple Editor ไว้หากต้องการใช้เทมเพลตเริ่มต้น

7. คลิก Templates เพื่อเปิดแกลเลอรี

   ✓ เลือกเลย์เอาต์ได้จาก Minimal, Luxury, Modern หรือ Warm Welcome

8. คลิก Use Template บนเลย์เอาต์ที่ต้องการ

   ✓ แกลเลอรี Templates จะย่ออัตโนมัติหลังเลือก

9. กรอก Sender name และ Email subject

10. สลับไป HTML Editor เพื่อแก้ไข Email body

11. เพิ่ม Template variables เพื่อปรับข้อความให้เฉพาะบุคคล

• คลิก Template Variables เพื่อแทรกตัวแปรที่ตำแหน่งเคอร์เซอร์
• หรือพิมพ์ {{ เพื่อเปิดรายการคำแนะนำตัวแปร

12. คลิก Send Test Email แล้วกรอกอีเมลทดสอบ

✓ อีเมลทดสอบจะแสดงการเปลี่ยนแปลงล่าสุดทั้งหมด

13. คลิก Save Settings

✓ ควรเห็นข้อความ "Settings saved successfully!"

ตัวแปรเทมเพลต

ใช้ตัวแปรเหล่านี้ในเนื้อหาอีเมล:

ตัวแปร	แสดงอะไร
{{guestName}}	ชื่อเต็มผู้เข้าพัก
{{arrivalDate}}	วันที่เช็กอิน
{{departureDate}}	วันที่เช็กเอาต์
{{roomType}}	ประเภทห้อง
{{confirmationNumber}}	หมายเลขยืนยัน
{{preArrivalLink}}	ลิงก์ pre-arrival (ไม่ยืนยันการจอง)
{{preArrivalLinkWithConfirmation}}	ลิงก์ pre-arrival (พร้อมยืนยันการจอง)
{{selfCheckInLink}}	ลิงก์ self check-in (ไม่ยืนยันการจอง)
{{selfCheckInLinkWithConfirmation}}	ลิงก์ self check-in (พร้อมยืนยันการจอง)

ควรใส่ลิงก์ pre-arrival

ผู้เข้าพักต้องมีลิงก์ pre-arrival เพื่อเริ่มลงทะเบียนออนไลน์ ใช้ {{preArrivalLinkWithConfirmation}} หากต้องการแนบการยืนยัน หรือใช้ {{preArrivalLink}} หากต้องการเริ่มตรง

ส่งอีเมลทดสอบ

ใช้ขั้นตอนนี้หลังแก้ไขหัวเรื่องหรือเนื้อหา

1. คลิก Send Test Email
2. กรอกอีเมลทดสอบ
3. คลิก Send

✓ ตรวจกล่องจดหมายเพื่อดูตัวอย่าง

การแก้ไขปัญหา

อีเมลไม่ถูกส่ง

อาการ: ผู้เข้าพักไม่ได้รับอีเมลก่อนเข้าพัก

วิธีแก้:

1. ยืนยันว่าเปิด Pre-arrival Emails อยู่
2. ตรวจว่ามีการเลือกอย่างน้อย 1 วัน
3. ตรวจสอบว่าในการจองมีอีเมลของผู้เข้าพัก
4. รอรอบเวลาส่งถัดไป

การบันทึกถูกบล็อกเพราะปัญหาความปลอดภัย

อาการ: มีคำเตือนว่าอีเมลมีส่วนที่ไม่ปลอดภัย

วิธีแก้:

1. ลบแท็ก <script> และลิงก์ javascript:
2. ลบเหตุการณ์แบบ inline เช่น onclick
3. คลิก Save Settings อีกครั้ง

เวลาส่งดูไม่ถูกต้อง

อาการ: อีเมลส่งผิดชั่วโมง

วิธีแก้:

1. ไปที่ Settings → Essentials → Hotel Basic Details
2. ตรวจค่า Timezone
3. กลับไปที่ Pre-Arrival → Email แล้วตรวจ Send time (local)

ไม่เห็นเทมเพลต

อาการ: ไม่เห็นการ์ดเทมเพลตใน Simple Editor

วิธีแก้:

1. คลิก Templates เพื่อขยายแกลเลอรี
2. หากมีเนื้อหาอยู่แล้ว ระบบอาจย่อไว้จนกว่าคุณต้องการเปลี่ยนเลย์เอาต์

ยังติดปัญหาอยู่?

ติดต่อ success@vouch-technologies.com หาก:

• ❌ อีเมลยังไม่ส่งแม้ทำตามขั้นตอนครบแล้ว
• ❌ บันทึกแล้วพบข้อผิดพลาดของระบบ
• ❌ ปัญหายังต่อเนื่องเกิน 30 นาที

ข้อมูลที่ควรแนบ:

• ภาพหน้าจอหน้าการตั้งค่า
• เวลาที่คาดว่าอีเมลควรถูกส่ง
• ขั้นตอนที่ลองทำไปแล้ว

คู่มือที่เกี่ยวข้อง

• อีเมลถึงผู้เข้าพักระหว่างเข้าพัก
• ประสบการณ์ผู้เข้าพัก
• รายละเอียดพื้นฐานของโรงแรม