도착 전 이메일 설정

빠른 설정

Pre-arrival Emails를 켜고, 사전 설정을 선택한 뒤 테스트 이메일을 보내세요. 약 5분이면 끝납니다.

이 가이드는 도착 전 이메일의 발송 시점을 정하고, 어떤 예약에 보낼지 선택하고, 게스트에게 보이는 내용을 개인화하는 방법을 안내합니다. Generate with AI 버튼은 Simple Editor와 HTML Editor 모드 모두에서 계속 사용할 수 있습니다. 모드 전환과 AI 버튼은 어느 모드에서나 같은 배치를 유지합니다. 휴대폰과 태블릿에서는 에디터 모드 행이 세로로 쌓이고, AI 버튼은 화면 너비를 가득 채우며, 페이지는 가로 오버플로를 만들지 않습니다. 히스토리 필터와 보안 배너도 작은 화면에서 깔끔하게 줄바꿈됩니다. 초안을 비활성 상태로 안전하게 저장한 채 카피 작업을 마칠 수 있습니다. AVA는 나중에 발송을 켜더라도 그 변경 사항을 그대로 유지합니다. 객실 출입 정보를 추가하고, 결과를 미리 보고, 저장된 비활성 초안도 테스트할 수 있습니다.

모바일 이메일 발송

AVA는 발송 전에 모바일 메일 앱에 맞게 HTML 이메일을 준비합니다. Apple Mail과 Outlook에서는 텍스트를 의도한 크기에 가깝게 유지할 수 있습니다. Gmail에서는 메시지가 여전히 다르게 재배치될 수 있습니다. 호텔에서 사용하는 앱을 확인하려면 Mobile 미리보기와 Send Test Email을 사용하세요.

설정	제어 내용	투숙객이 보는 내용
Pre-arrival Emails	이메일 켜기/끄기	체크인 전에 안내 메일이 도착합니다
Schedule preset	이메일을 보낼 날짜 선택	발송 시점이 정책과 맞습니다
Template status	날짜별 변형을 활성/비활성으로 유지	비활성 초안은 저장되지만 발송되지는 않음
Activate / Deactivate	발송 상태 변경 확인	성공 후 배지가 업데이트됨
Recipient Targeting	일치로 간주할 PMS 값 선택	일치하는 예약만 발송 대상이 됨
Allow all codes	대상이 비어 있을 때 모든 예약에 발송	유효한 이메일이 있는 모든 예약이 받을 수 있음
Send time (local)	매일 발송되는 시각	일정한 시간에 이메일이 도착함
Stop scheduled emails after pre-arrival is complete	게스트 완료 후 남은 자동 발송을 건너뜀	수동 재전송은 계속 사용할 수 있음
Sender name	From 필드의 이름	알아보기 쉬운 호텔 발신자
Email subject + body	메시지 내용	명확한 안내와 다음 단계
Editor mode row	Simple Editor와 HTML Editor 전환	작은 화면에서도 모드 전환이 보임
Generate with AI	AI로 이메일 초안 작성	모바일에서도 버튼이 계속 보임
Reset to Default	활성 날짜 변형을 기본 템플릿으로 복원	저장할 때까지 다른 날짜 변형은 변경되지 않음
Templates bar (Simple Editor)	시작 레이아웃 표시	이메일 레이아웃을 더 빨리 구성 가능
Template variables	개인 정보 삽입	이메일이 더 개인화되어 보임
Test email	출력 미리보기	레이아웃과 링크를 확인 가능
History tab	과거 발송 시도, 재전송 작업, 템플릿 오프셋	발송됨, 실패, 대기 중인 이메일을 검토 가능
History filters	날짜 범위 및 상태 필터	작은 화면에서 컨트롤이 쌓여 표시됨
Actions column	각 기록 행의 Resend 표시	이전 메시지를 빠르게 다시 보낼 수 있음
Resend button	기록 행을 다시 보냄	먼저 정확한 PMS 조회를 시도하고, 필요하면 목록 검색으로 되돌아감
Preview modal	최신 PMS 수신자, 확인 번호, 게스트, 숙박 날짜, 템플릿 오프셋 표시	전송 전 정확한 재전송 대상을 확인 가능
Mobile cards	md 아래에서는 기록 행을 카드로 표시	휴대폰에서도 기록을 읽기 쉬움

단계별 설정

1. Pre-Arrival → Email로 이동합니다.

2. Pre-arrival Emails를 켭니다.

   ✓ 상태가 Active로 표시되고 일정 옵션이 잠금 해제됩니다.

3. Schedule preset을 선택합니다.

   • Arrival Day: 투숙객 도착일에 전송합니다
   • Standard: 7일, 3일, 1일 전에 전송합니다
   • Extended: 14일, 7일, 3일, 1일 전에 전송합니다
   • Minimal: 1일 전에 전송합니다
   • Custom: 0~30일 사이에서 원하는 날짜를 선택합니다

도착일 기준 시간

이메일을 도착일에 보내려면 0을 사용하세요.

4. Custom을 선택한 경우 전송할 날짜를 고릅니다.

   ✓ 최소 한 날짜는 선택된 상태로 유지됩니다. ✓ AVA는 활성화 전에 선택한 각 변형을 모두 확인합니다.

5. **Send time (local)**을 설정합니다.

   ✓ 이메일은 호텔의 현지 시간대를 사용합니다.

6. 아직 초안을 작성 중이라면 선택한 날짜 변형은 비활성 상태로 둡니다.

   ✓ AVA는 내용을 저장하지만, 게스트에게는 아직 발송하지 않습니다. ✓ 객실 출입 콘텐츠도 계속 미리 볼 수 있습니다.

7. Recipient Targeting을 설정합니다.

   • PMS에서 일치시킬 값을 추가합니다.
   • AVA는 rateCode, market, travelAgent, company, groupName을 확인합니다.
   • 일치는 대소문자를 구분하지 않습니다.

예약이 꺼져 있으면 비활성화

Pre-arrival Emails가 꺼져 있으면 대상 지정 패널 전체가 비활성화됩니다. 먼저 발송을 켠 뒤 대상 값을 추가하거나 제거하세요.

대상 입력 방법

쉼표, 세미콜론, 줄바꿈 또는 탭으로 값을 구분하세요. 공백은 값 안에 유지되므로 ACME CORP는 하나의 대상입니다. 구분자가 포함된 값은 "Expedia, Inc."처럼 따옴표로 묶으세요.

PMS 유형 간 동일한 규칙

AVA는 Cloudbeds, Opera, Mews, eZee, AVA에서 같은 대상 지정 규칙을 사용합니다.

취소된 예약

예약이 취소되면 AVA는 해당 도착 전 발송 일정을 제거합니다.

8. 모든 예약에 이메일을 보내야 할 때만 Allow all codes를 켭니다.

   ✓ 대상 목록이 비어 있고 이 옵션도 꺼져 있으면 AVA는 어떤 예약에도 보내지 않습니다.

9. 스타터 템플릿을 사용하려면 Simple Editor를 선택한 상태로 둡니다.

10. Templates를 클릭해 갤러리를 엽니다.

✓ Minimal, Luxury, Modern, Warm Welcome 중에서 레이아웃을 고를 수 있습니다.

11. 원하는 레이아웃에서 Use Template를 클릭합니다.

✓ 선택 후 Templates 갤러리가 자동으로 접힙니다.

12. Sender name과 Email subject를 입력합니다.
13. HTML Editor로 전환해 Email body를 수정합니다.
14. Template variables를 추가해 메시지를 개인화합니다.

• Template Variables를 클릭하면 커서 위치에 변수가 삽입됩니다.
• 또는 {{를 입력해 변수 추천을 엽니다.

15. Send Test Email을 클릭하고 테스트 주소를 입력합니다.

✓ 내용을 바꿨다면 먼저 초안을 저장하세요. ✓ 저장된 비활성 템플릿도 테스트 이메일은 보낼 수 있습니다. ✓ 테스트 이메일에는 최신 변경 사항이 반영됩니다.

16. Save Settings를 클릭합니다.

✓ "Settings saved successfully!" 메시지가 보여야 합니다.

도착 전 템플릿 초기화

특정 발송일의 기본 문구를 복원하려면 이 방법을 사용하세요.

1. Pre-Arrival → Email로 이동합니다.
2. 복원할 날짜 변형을 엽니다.
3. Reset to Default를 클릭합니다.
4. 경고 모달에서 확인합니다.
5. Save Settings를 클릭합니다.

✓ AVA는 선택한 날짜 변형만 초기화합니다. ✓ 다른 날짜 변형은 현재 편집 내용을 유지합니다. ✓ 게스트에게 보이는 내용은 저장하기 전까지 변경되지 않습니다.

이메일 또는 디자인에서 초안 작성

이메일을 복사하거나 시각적 디자인을 재현하려면 Generate with AI를 사용하세요.

모바일에 맞는 AI 초안

AI가 생성한 초안은 휴대폰에서 좁아지는 유동적 레이아웃을 사용합니다. 본문 텍스트는 최소 16px로 유지되고, 더 작은 텍스트도 최소 14px로 유지됩니다. 이전 템플릿을 수정할 때 AI는 필요한 경우 고정 너비와 작은 텍스트를 수정합니다. 이러한 모바일 규칙은 이전 디자인보다 우선합니다. 초안을 저장할 때 이 반응형 서식을 유지하세요.

1. Generate with AI를 클릭합니다.
2. PNG, JPEG, WebP, PDF 또는 .eml 파일을 업로드합니다.
3. 생성할 이메일에 대한 선택적 지침을 추가합니다.
4. Generate를 클릭합니다.
5. 생성된 초안과 미리보기 아래의 경고를 검토합니다.
6. Accept & Use를 클릭하고 문구를 편집한 다음 템플릿을 저장합니다.

✓ AVA는 읽을 수 있는 경우 이메일의 HTML, 이미지 및 링크를 유지합니다. ✓ AVA는 저장된 디자인 이미지의 긴 변을 최대 1600px로 조정합니다. ✓ 저장되는 각 디자인 이미지는 4MB 에셋 제한을 충족해야 합니다.

휴대폰 레이아웃 확인

초안을 적용한 후 Mobile 미리보기를 엽니다. 그런 다음 Send Test Email을 사용해 호텔의 메일 앱에서 메시지를 확인하세요.

투명 이미지

AVA는 크기를 줄이는 동안 투명 이미지를 PNG 파일로 유지합니다. 따라서 로고와 기타 투명 아트워크가 검은 배경으로 표시되는 것을 방지할 수 있습니다.

이미지 경고 검토

저장 과정에서 디자인 이미지를 거부해 제외한 개수를 모달에 표시합니다. Accept & Use를 클릭하기 전에 미리보기를 검토하세요.

업로드한 파일은 10MB 이하여야 합니다. .eml 파일은 HTML 본문이 포함된 실제 이메일 내보내기 파일이어야 합니다.

이메일 기록 검토

History 탭에서 과거 발송 시도를 확인할 수 있습니다.

1. Pre-Arrival → Email로 이동합니다.
2. History를 클릭합니다.
3. 날짜 범위와 상태 필터를 설정합니다.
4. 행을 열어 발송 시각, 호텔 시간대, 숙박 정보, 실패 이유를 확인합니다.
5. 페이지네이션으로 더 오래된 시도를 검토합니다.
6. 휴대폰에서는 데스크톱 표 대신 세로 카드로 확인합니다.

✓ 각 이메일이 발송됐는지, 실패했는지, 대기 중인지 확인할 수 있습니다. ✓ 데스크톱 표는 큰 화면에서 계속 표시됩니다. ✓ 각 행에는 그 발송에 사용된 템플릿 오프셋도 표시됩니다.

이전 이메일 재전송

과거 메시지를 다시 보내려면 Resend를 사용하세요. 게스트 이메일이 PMS에서 변경된 후 시간이 지난 오프셋을 AVA가 자동으로 재전송할 수도 있습니다.

자동 보완 발송

이미 발송된 오프셋 이후 게스트의 이메일이 변경되면 AVA는 해당 오프셋을 새 주소로 재전송합니다. 게스트가 도착 전 절차를 완료했고 중지 옵션이 켜져 있으면 AVA는 이 자동 보완 발송을 건너뜁니다. 이는 다음 동기화, 수동 동기화 또는 파일 가져오기 때 발생합니다. 새 히스토리 행에는 auto-resend-email-change가 사용됩니다.

1. Pre-Arrival → Email로 이동합니다.
2. History를 클릭합니다.
3. 다시 보내고 싶은 이메일을 찾습니다.
4. Resend를 클릭합니다.
5. 확인 모달을 검토합니다.
6. Resend Email을 클릭합니다.

먼저 수신자를 확인

모달은 전송 전에 최신 PMS 수신자, 확인 번호, 게스트 이름, 숙박 날짜, 템플릿 오프셋을 보여 줍니다.

정확한 PMS 조회

재전송 시 AVA는 먼저 정확한 예약을 확인합니다. 그 조회가 404형 미스라면 다음에 목록 경로를 시도합니다. 예상치 못한 정확한 조회 실패는 그대로 표시됩니다.

이전 행

오래된 기록 행처럼 저장된 오프셋이 없는 경우에는 현재 설정된 첫 번째 도착 전 오프셋을 사용합니다.

✓ 성공적으로 재전송되면 기록 표가 새로고쳐집니다. ✓ 재전송이 실패하면 현재 필터와 표 위치는 그대로 유지됩니다.

템플릿 변수

이메일 본문에서 다음 변수를 사용하세요.

변수	표시 내용
{{guestName}}	게스트 전체 이름
{{arrivalDate}}	체크인 날짜
{{departureDate}}	체크아웃 날짜
{{roomType}}	객실 유형
{{confirmationNumber}}	예약 확인 번호
{{preArrivalLink}}	사전 도착 링크(확인 없음)
{{preArrivalLinkWithConfirmation}}	사전 도착 링크(확인 포함)
{{selfCheckInLink}}	셀프 체크인 링크(확인 없음)
{{selfCheckInLinkWithConfirmation}}	셀프 체크인 링크(확인 포함)

사전 도착 링크 포함

게스트가 온라인 등록을 시작하려면 사전 도착 링크가 필요합니다. 확인이 필요하면 {{preArrivalLinkWithConfirmation}}를, 바로 시작하게 하려면 {{preArrivalLink}}를 사용하세요. {{checkinLink}}은 확인번호를 인식하는 링크의 기존 별칭으로 계속 작동합니다. 디자인 PDF에 클릭 가능한 링크가 있으면 AVA가 이메일 초안을 만들 때 그대로 유지합니다.

테스트 이메일 보내기

제목이나 본문을 바꾼 뒤에 사용하세요.

1. Send Test Email을 클릭합니다.
2. 테스트 주소를 입력합니다.
3. Send를 클릭합니다.

✓ 받은편지함에서 미리보기를 확인하세요.

문제 해결

이메일이 발송되지 않음

보이는 현상: 게스트가 도착 전 이메일을 받지 못합니다.

해결 방법:

1. Pre-arrival Emails가 켜져 있는지 확인합니다.
2. 최소 한 날짜가 선택되어 있는지 확인합니다.
3. 날짜 변형이 활성 상태인지 확인합니다.
4. 예약에 게스트 이메일 주소가 있는지 확인합니다.
5. 다음 예정 발송 시각까지 기다립니다.

비활성 초안

날짜 변형이 비활성 상태여도 AVA는 저장된 내용을 유지합니다. 발송하고 싶을 때 변형을 활성화하세요.

활성화 또는 비활성화 실패

보이는 현상: Activate 또는 Deactivate를 눌러도 상태가 그대로입니다.

해결 방법:

1. 요청이 끝날 때까지 기다립니다.
2. 편집한 변형에 인라인 검증 오류가 있는지 확인합니다.
3. Save Settings를 다시 클릭합니다.
4. 페이지를 새로고치고 작업을 다시 시도합니다.

편집 내용은 유지됨

상태 변경이 실패해도 복사하거나 편집한 내용은 AVA가 유지합니다. 배지는 요청이 성공한 뒤에만 업데이트됩니다.

이메일 또는 디자인 업로드가 거부됨

보이는 현상: AI 업로드가 실패하거나 초안이 나타나지 않습니다.

해결 방법:

1. PNG, JPEG, WebP, PDF 또는 .eml을 사용합니다.
2. 업로드 파일을 10MB 이하로 유지합니다.
3. .eml 파일이 실제 이메일 내보내기 파일인지 확인합니다.
4. 이메일에 HTML 본문이 포함되어 있는지 확인합니다.
5. 필요한 경우 이메일 클라이언트에서 이메일을 다시 다운로드합니다.

일부 디자인 이미지가 제외됨

보이는 현상: 생성된 초안에 하나 이상의 디자인 이미지가 제외되었다는 경고가 표시됩니다.

해결 방법:

1. 생성된 미리보기를 검토하고 누락된 이미지를 확인합니다.
2. 해당 원본 이미지를 더 작은 버전으로 교체합니다.
3. 업로드한 디자인에서 불필요한 이미지를 제거합니다.
4. 초안을 다시 생성합니다.
5. Accept & Use를 클릭하기 전에 미리보기를 확인합니다.

발생 원인

AVA는 이미지별 제한을 충족하기 위해 이미지 크기를 줄일 수 있습니다. 그래도 제한을 초과하는 이미지는 생성된 이메일에 표시할 수 없습니다.

AI가 생성한 이메일을 휴대폰에서 읽기 어려움

보이는 현상: 텍스트가 너무 작거나 이메일이 휴대폰 화면 밖으로 확장됩니다.

해결 방법:

1. 현재 템플릿을 엽니다.
2. Generate with AI를 클릭합니다.
3. 기존 템플릿을 모바일에서 읽기 쉽도록 수정해 달라고 AI에 요청합니다.
4. Accept & Use를 클릭합니다.
5. Mobile 미리보기를 확인합니다.
6. 휴대폰으로 테스트 이메일을 보냅니다.

기존 수동 HTML

AI는 수정 중에 고정 너비와 지나치게 작은 텍스트를 개선합니다. 수동 HTML 편집을 했다면 여전히 모바일 미리보기와 테스트 이메일을 확인해야 합니다.

일치하는 예약이 이메일을 받지 못함

보이는 현상: 예약이 일치해야 하는데 AVA가 전혀 일정을 잡지 않습니다.

해결 방법:

1. PMS에서 해당 예약의 rateCode, market, travelAgent, company, groupName을 확인합니다.
2. 그중 하나가 Recipient Targeting 항목과 일치하는지 확인합니다.
3. 철자는 같게 쓰되 대소문자는 신경 쓰지 않아도 됩니다.
4. 모든 예약을 포함하려는 경우에만 Allow All Rate Codes를 켭니다.
5. 저장한 뒤 다음 일정 실행을 기다립니다.

보안 문제로 저장이 차단됨

보이는 현상: 이메일에 보안 문제가 있다는 경고가 표시됩니다.

해결 방법:

1. <script> 태그와 javascript: 링크를 제거합니다.
2. onclick 같은 인라인 이벤트를 제거합니다.
3. Save Settings를 다시 클릭합니다.

발송 시간이 이상함

보이는 현상: 이메일이 잘못된 시각에 도착합니다.

해결 방법:

1. Settings → Essentials → Hotel Basic Details로 이동합니다.
2. Timezone을 확인합니다.
3. Pre-Arrival → Email로 돌아와 **Send time (local)**을 확인합니다.

템플릿이 숨겨져 보임

보이는 현상: Simple Editor에서 템플릿 카드가 보이지 않습니다.

해결 방법:

1. Templates를 클릭해 갤러리를 펼칩니다.
2. 이미 내용이 있으면 다른 레이아웃을 고를 때까지 이 접힘 상태를 유지합니다.

기록이 비어 보임

보이는 현상: History에 행이 보이지 않습니다.

해결 방법:

1. 상태 필터를 지웁니다.
2. 날짜 범위를 넓힙니다.
3. 예약이 이미 발송 시각에 도달했는지 확인합니다.

완료 후에도 남은 이메일이 발송됨

보이는 현상: 게스트가 도착 전 절차를 완료한 후에도 예약 알림을 받습니다.

해결 방법:

1. Pre-Arrival → Email로 이동합니다.
2. Stop scheduled emails after pre-arrival is complete를 켭니다.
3. Save Settings를 클릭합니다.
4. History에서 이후 발송이 건너뜀으로 표시되는지 확인합니다.

이미 발송된 이메일

이 옵션으로 AVA가 이미 발송한 이메일을 회수할 수는 없습니다. 게스트가 도착 전 절차를 완료한 후 실행되는 예약 발송에 영향을 줍니다.

재전송에 잘못된 이메일이 표시됨

보이는 현상: 재전송 미리보기에 이전 수신자가 표시됩니다.

해결 방법:

1. PMS에서 게스트 이메일을 업데이트합니다.
2. History 탭을 새로고칩니다.
3. Resend를 다시 클릭합니다.

재전송 버튼이 없음

보이는 현상: History 행에 Resend 작업이 보이지 않습니다.

해결 방법:

1. History 탭에 있는지 확인합니다.
2. 해당 행에 과거 발송 시도가 포함되어 있는지 확인합니다.
3. 사용자 역할이 설정을 수정할 수 있는지 확인합니다.

재전송 미리보기가 열리지 않음

보이는 현상: Resend를 누른 뒤 미리보기가 멈춥니다.

해결 방법:

1. 페이지를 새로고침하고 다시 시도합니다.
2. 예약이 아직 PMS에 존재하는지 확인합니다.
3. 게스트 이메일이 유효하고 차단되지 않았는지 확인합니다.
4. 호텔이 이 재전송 흐름을 지원하는지 확인합니다.

PMS에서 예약을 찾을 수 없음

보이는 현상: 재전송 미리보기에 "Reservation not found in PMS."가 표시됩니다.

해결 방법:

1. 예약이 아직 PMS에 존재하는지 확인합니다.
2. 기록 행의 확인 번호를 확인합니다.
3. History 탭을 새로고치고 Resend를 다시 시도합니다.
4. 예약이 이동했거나 바뀌었다면 먼저 최신 PMS 레코드를 엽니다.

재전송 대상이 이상함

보이는 현상: 미리보기에 예상치 못한 템플릿 오프셋이 표시됩니다.

해결 방법:

1. 원래 기록 행을 다시 엽니다.
2. 행의 템플릿 오프셋이 원하는 발송과 일치하는지 확인합니다.
3. 오래된 행은 예상대로 첫 번째 설정 오프셋을 사용합니다.

아직 해결되지 않나요?

다음 경우 success@vouch-technologies.com으로 문의하세요.

• ❌ 위 단계를 따라도 이메일이 여전히 발송되지 않음
• ❌ 저장할 때 시스템 오류가 보임
• ❌ 문제가 30분 이상 지속됨

함께 보내면 좋은 정보:

• 설정 화면 스크린샷
• 이메일이 발송되길 기대한 시각
• 이미 시도한 단계

관련 가이드

• 투숙 중 게스트 이메일
• 게스트 경험
• 호텔 기본 정보