도착 전 이메일 설정

빠른 설정

Pre-arrival Emails를 켜고, 사전 설정을 선택한 뒤 테스트 이메일을 보내세요. 약 5분이면 완료됩니다.

이 가이드는 도착 전 이메일의 발송 일정을 설정하고, 어떤 예약에 보낼지 정하고, 투숙객이 받는 내용을 개인화하는 방법을 안내합니다.

설정	제어 내용	투숙객이 보는 내용
Pre-arrival Emails	이메일을 켜거나 끕니다	체크인 전에 안내 메일이 도착합니다
Schedule preset	이메일을 보낼 날짜	발송 시점이 정책에 맞습니다
Recipient Targeting	어떤 PMS 값이 일치로 간주되는지	일치하는 예약만 발송 대상이 됩니다
Allow all codes	대상이 비어 있을 때 모든 예약에 발송	유효한 이메일이 있는 모든 예약에 보낼 수 있습니다
Send time (local)	매일 발송되는 시간	일정한 시각에 이메일이 도착합니다
Sender name	From 필드의 이름	알아보기 쉬운 호텔 발신자가 표시됩니다
Email subject + body	메시지 내용	명확한 안내와 다음 단계가 보입니다
Templates bar (Simple Editor)	시작 레이아웃 표시	이메일 레이아웃을 더 빨리 구성할 수 있습니다
Template variables	개인 정보 삽입	이메일이 개인화되어 보입니다
Test email	출력 미리보기	레이아웃과 링크를 확인할 수 있습니다
History 탭	과거 발송 시도, 재전송 작업, 템플릿 오프셋	발송됨, 실패, 대기 중인 이메일을 검토할 수 있습니다
Actions column	각 기록 행의 Resend 표시	이전 메시지를 빠르게 다시 보낼 수 있습니다
Resend 버튼	기록 행을 다시 보냄	먼저 정확한 PMS 조회를 시도하고, 필요하면 목록 검색으로 되돌아갑니다
Preview modal	최신 PMS 수신자, 확인 번호, 게스트, 숙박 날짜, 템플릿 오프셋 표시	전송 전에 정확한 재전송 대상을 확인할 수 있습니다
Mobile cards	작은 화면에서는 기록 행을 카드로 표시	휴대폰에서도 기록을 읽기 쉽습니다

단계별 설정

1. Pre-Arrival → Email로 이동합니다.

2. Pre-arrival Emails를 켭니다.

   ✓ 상태가 Active로 표시되고 일정 옵션이 잠금 해제됩니다.

3. Schedule preset을 선택합니다.

   • Arrival Day: 투숙객 도착일에 전송합니다
   • Standard: 7일, 3일, 1일 전에 전송합니다
   • Extended: 14일, 7일, 3일, 1일 전에 전송합니다
   • Minimal: 1일 전에 전송합니다
   • Custom: 0~30일 사이에서 원하는 날짜를 선택합니다

도착일 기준

이메일을 도착일에 보내려면 0을 사용하세요.

4. Custom을 선택한 경우 전송할 날짜를 고릅니다.

   ✓ 최소 한 날짜는 선택된 상태로 유지됩니다.

5. **Send time (local)**을 설정합니다.

   ✓ 이메일은 호텔의 현지 시간대를 사용합니다.

6. Recipient Targeting을 설정합니다.

   • PMS에서 일치시킬 값을 추가합니다.
   • AVA는 rateCode, market, travelAgent, company, groupName을 확인합니다.
   • 일치는 대소문자를 구분하지 않습니다.

예약이 꺼져 있으면 비활성화

Pre-arrival Emails가 꺼져 있으면 대상 지정 패널 전체가 비활성화됩니다. 먼저 일정을 켠 뒤 대상 값을 추가하거나 제거하세요.

PMS 유형 간 동일한 규칙

AVA는 Cloudbeds, Opera, Mews, eZee, AVA 모두에 같은 대상 지정 규칙을 사용합니다.

취소된 예약

예약이 취소되면 AVA는 해당 예약의 대기 중인 도착 전 일정만 제거합니다.

7. 모든 예약에 이메일을 보내야 할 때만 Allow all codes를 켭니다.

   ✓ 대상 목록이 비어 있고 이 설정도 꺼져 있으면 AVA는 어떤 예약에도 보내지 않습니다.

8. 시작 템플릿을 사용하려면 Simple Editor를 유지합니다.

9. Templates를 클릭해 갤러리를 엽니다.

   ✓ Minimal, Luxury, Modern, Warm Welcome 중에서 레이아웃을 선택할 수 있습니다.

10. 원하는 레이아웃에서 Use Template를 클릭합니다.

✓ 선택 후 Templates 갤러리가 자동으로 접힙니다.

11. Sender name과 Email subject를 입력합니다.
12. HTML Editor로 전환해 Email body를 편집합니다.
13. Template variables를 추가해 메시지를 개인화합니다.

• Template Variables를 클릭해 커서 위치에 변수를 삽입합니다.
• {{를 입력해 변수 제안을 열 수도 있습니다.

14. Send Test Email을 클릭하고 테스트 주소를 입력합니다.

✓ 테스트 이메일에 최신 변경 사항이 반영됩니다.

15. Save Settings를 클릭합니다.

✓ "Settings saved successfully!"가 표시됩니다.

이메일 기록 검토

History 탭에서 과거 발송 시도를 검토할 수 있습니다.

1. Pre-Arrival → Email로 이동합니다.
2. History를 클릭합니다.
3. 날짜 범위와 상태 필터를 설정합니다.
4. 행을 열어 발송 시간, 머천트 시간대, 숙박 정보, 실패 사유를 확인합니다.
5. 페이지네이션 컨트롤로 더 오래된 시도를 확인합니다.
6. 휴대폰에서는 데스크톱 표 대신 카드 형태로 확인합니다.

✓ 각 이메일이 발송되었는지, 실패했는지, 대기 중인지 확인할 수 있습니다. ✓ 데스크톱 표는 큰 화면에서 그대로 보입니다. ✓ 각 행에는 발송에 사용된 템플릿 오프셋이 표시됩니다.

이전 이메일 재전송

게스트가 원래 발송 후 PMS 이메일을 업데이트한 경우 Resend를 사용합니다.

1. Pre-Arrival → Email로 이동합니다.
2. History를 클릭합니다.
3. 다시 보내고 싶은 이메일을 찾습니다.
4. Resend를 클릭합니다.
5. 확인 모달을 검토합니다.
6. Resend Email을 클릭합니다.

먼저 수신자를 확인하세요

모달에는 전송 전에 최신 PMS 수신자, 확인 번호, 게스트 이름, 숙박 날짜, 템플릿 오프셋이 표시됩니다.

정확한 PMS 조회

재전송할 때 AVA는 먼저 정확한 예약을 조회합니다. 그 조회가 404처럼 실패하면 다음으로 목록 경로를 시도합니다. 예상치 못한 정확 조회 실패는 그대로 표시됩니다.

이전 기록 행

저장된 오프셋이 없는 오래된 기록 행은 현재 설정된 첫 번째 도착 전 오프셋을 사용합니다.

✓ 재전송이 성공하면 기록 테이블이 새로 고쳐집니다. ✓ 재전송이 실패해도 현재 필터와 테이블 위치는 유지됩니다.

템플릿 변수

이메일 본문에 다음 변수를 사용하세요.

변수	표시 내용
{{guestName}}	투숙객 전체 이름
{{arrivalDate}}	체크인 날짜
{{departureDate}}	체크아웃 날짜
{{roomType}}	객실 유형
{{confirmationNumber}}	확인 번호
{{preArrivalLink}}	도착 전 링크(확인 없음)
{{preArrivalLinkWithConfirmation}}	도착 전 링크(확인 포함)
{{selfCheckInLink}}	셀프 체크인 링크(확인 없음)
{{selfCheckInLinkWithConfirmation}}	셀프 체크인 링크(확인 포함)

도착 전 링크 포함

투숙객이 온라인 등록을 시작하려면 도착 전 링크가 필요합니다. 확인이 필요하면 {{preArrivalLinkWithConfirmation}}을 사용하고, 바로 시작하게 하려면 {{preArrivalLink}}을 사용하세요.

테스트 이메일 보내기

제목이나 본문을 업데이트한 뒤 사용하세요.

1. Send Test Email을 클릭합니다.
2. 테스트 주소를 입력합니다.
3. Send를 클릭합니다.

✓ 받은 편지함에서 미리보기를 확인하세요.

문제 해결

이메일이 전송되지 않음

보이는 현상: 투숙객이 도착 전 이메일을 받지 못합니다.

해결 방법:

1. Pre-arrival Emails가 켜져 있는지 확인합니다.
2. 최소 한 날짜가 선택되어 있는지 확인합니다.
3. 예약에 투숙객 이메일 주소가 있는지 확인합니다.
4. 다음 예약 전송 시간을 기다립니다.

일치하는 예약이 이메일을 받지 못함

보이는 현상: 예약이 일치해야 하는데 AVA가 전송을 예약하지 않습니다.

해결 방법:

1. PMS에서 해당 예약의 rateCode, market, travelAgent, company, groupName을 확인합니다.
2. 해당 값 중 하나가 Recipient Targeting 항목과 일치하는지 확인합니다.
3. 철자는 같게 유지하되 대소문자는 신경 쓰지 않아도 됩니다.
4. 모든 예약을 포함하려면 Allow all codes를 켭니다.
5. 저장한 뒤 다음 일정 실행을 기다립니다.

보안 문제로 저장 차단

보이는 현상: 이메일에 보안 문제가 있다는 경고가 표시됩니다.

해결 방법:

1. <script> 태그와 javascript: 링크를 제거합니다.
2. onclick 같은 인라인 이벤트를 제거합니다.
3. Save Settings를 다시 클릭합니다.

전송 시간이 잘못됨

보이는 현상: 이메일이 잘못된 시각에 도착합니다.

해결 방법:

1. Settings → Essentials → Hotel Basic Details로 이동합니다.
2. Timezone을 확인합니다.
3. Pre-Arrival → Email로 돌아가 **Send time (local)**을 확인합니다.

템플릿이 숨겨져 보임

보이는 현상: Simple Editor에서 템플릿 카드를 볼 수 없습니다.

해결 방법:

1. Templates를 클릭해 갤러리를 펼칩니다.
2. 이미 콘텐츠가 있다면 다른 레이아웃을 선택할 때까지 이 접힌 상태를 유지합니다.

기록이 비어 보임

보이는 현상: History에 행이 표시되지 않습니다.

해결 방법:

1. 상태 필터를 지웁니다.
2. 날짜 범위를 넓힙니다.
3. 예약이 이미 발송 시점에 도달했는지 확인합니다.

재전송에 잘못된 이메일이 표시됨

보이는 현상: 재전송 미리보기에 오래된 수신자가 표시됩니다.

해결 방법:

1. PMS에서 게스트 이메일을 업데이트합니다.
2. History 탭을 새로고침합니다.
3. Resend를 다시 클릭합니다.

Resend 버튼이 없음

보이는 현상: History 행에 Resend 작업이 표시되지 않습니다.

해결 방법:

1. History 탭에 있는지 확인합니다.
2. 행에 과거 발송 시도가 포함되어 있는지 확인합니다.
3. 사용자 역할에 설정 편집 권한이 있는지 확인합니다.

재전송 미리보기가 열리지 않음

보이는 현상: Resend를 클릭한 뒤 미리보기가 멈춥니다.

해결 방법:

1. 페이지를 새로고침하고 다시 시도합니다.
2. 예약이 PMS에 아직 존재하는지 확인합니다.
3. 게스트 이메일이 유효하고 차단되지 않았는지 확인합니다.
4. 숙소가 이 재전송 흐름을 지원하는지 확인합니다.

PMS에서 예약을 찾을 수 없음

보이는 현상: 재전송 미리보기에 "Reservation not found in PMS."가 표시됩니다.

해결 방법:

1. 예약이 PMS에 여전히 존재하는지 확인합니다.
2. 기록 행의 확인 번호를 확인합니다.
3. History 탭을 새로고침하고 Resend를 다시 시도합니다.
4. 예약이 이동했거나 바뀌었다면 최신 PMS 기록을 먼저 엽니다.

재전송 대상이 잘못 보임

보이는 현상: 미리보기에 예상과 다른 템플릿 오프셋이 표시됩니다.

해결 방법:

1. 원래 기록 행을 다시 엽니다.
2. 행의 템플릿 오프셋이 원하는 발송과 일치하는지 확인합니다.
3. 오래된 행은 예상대로 첫 번째 설정 오프셋을 사용합니다.

계속 해결되지 않나요?

다음 경우 success@vouch-technologies.com으로 문의하세요.

• ❌ 위 단계를 거친 후에도 이메일이 여전히 전송되지 않음
• ❌ 저장할 때 시스템 오류가 표시됨
• ❌ 문제가 30분 이상 지속됨

포함하면 도움이 되는 내용:

• 설정 화면 스크린샷
• 이메일이 전송될 것으로 예상한 시간
• 이미 시도한 단계

관련 가이드

• 투숙 중 이메일
• 투숙객 경험
• 호텔 기본 세부 정보