Menyiapkan Email Pra-Kedatangan

Penyiapan Cepat

Aktifkan Pre-arrival Emails, pilih preset, lalu kirim email uji. Proses ini memerlukan waktu sekitar 5 menit.

Panduan ini membantu Anda menjadwalkan email pra-kedatangan, memilih reservasi yang menerimanya, dan mempersonalisasi apa yang dilihat tamu. Tombol Generate with AI tetap tersedia dalam mode Simple Editor dan HTML Editor. Toggle mode dan tombol AI memiliki tata letak yang sama dalam kedua mode. Di ponsel dan tablet, baris mode editor tersusun vertikal, tombol AI tetap selebar penuh, dan halaman mencegah luapan horizontal. Filter riwayat dan banner keamanan juga tersusun rapi pada layar yang lebih kecil. Anda dapat menyimpan draf yang tidak aktif dengan aman sambil menyelesaikan teksnya. AVA mempertahankan perubahan tersebut meskipun Anda mengaktifkan pengiriman nanti. Anda juga dapat menambahkan detail akses kamar, melihat pratinjau hasilnya, dan menguji draf tersimpan yang tidak aktif.

Pengiriman email seluler

AVA menyiapkan email HTML untuk aplikasi email seluler sebelum mengirimkannya. Apple Mail dan Outlook kemudian dapat mempertahankan ukuran teks agar lebih mendekati ukuran yang dimaksudkan. Gmail mungkin masih menyusun ulang pesan secara berbeda. Gunakan pratinjau Mobile dan Send Test Email untuk memeriksa aplikasi yang digunakan hotel Anda.

Pengaturan	Fungsinya	Yang Dilihat Tamu
Pre-arrival Emails	Mengaktifkan atau menonaktifkan email	Pengingat tiba sebelum check-in
Schedule preset	Menentukan hari pengiriman email	Waktunya sesuai kebijakan Anda
Template status	Menjaga varian hari tetap aktif atau tidak aktif	Draf yang tidak aktif tersimpan, tetapi tidak dikirim
Activate / Deactivate	Mengonfirmasi perubahan status pengiriman	Badge diperbarui setelah berhasil
Recipient Targeting	Menentukan nilai PMS mana yang dianggap cocok	Hanya reservasi yang cocok yang dijadwalkan, dan target yang dipilih tetap ringkas
Allow all codes	Mengirim ke semua reservasi saat targeting kosong	Setiap reservasi dengan email valid dapat menerimanya
Send time (local)	Menentukan jam pengiriman harian	Email tiba pada waktu yang konsisten
Stop scheduled emails after pre-arrival is complete	Melewati pengiriman otomatis yang tersisa setelah tamu selesai	Pengiriman ulang manual tetap tersedia
Sender name	Menentukan nama di kolom From	Pengirim hotel yang mudah dikenali
Email subject + body	Menentukan isi pesan	Instruksi dan langkah berikutnya yang jelas
Editor mode row	Beralih antara Simple Editor dan HTML Editor	Toggle mode dan tombol AI tetap tersedia dalam kedua mode
Generate with AI	Membuat draf yang siap untuk seluler dari instruksi, desain, atau .eml yang diunggah	Tombol tetap berada di samping toggle, lalu tersusun di ponsel
Reset to Default	Mengembalikan varian hari aktif ke template default	Varian hari lain tetap tidak berubah sampai Anda menyimpannya
Templates bar (Simple Editor)	Menampilkan layout awal	Template awal kini menggunakan tautan pra-kedatangan yang menyertakan konfirmasi
Template variables	Menyisipkan detail pribadi	Email terasa lebih personal
Test email	Menampilkan pratinjau hasil	Anda dapat memastikan tata letak dan tautan
History tab	Menampilkan percobaan pengiriman, tindakan pengiriman ulang, pengiriman ulang otomatis, dan offset template sebelumnya	Anda dapat meninjau email yang terkirim, gagal, dan tertunda
History filters	Menyediakan filter rentang tanggal dan status	Kontrol tersusun pada layar yang lebih kecil
Actions column	Menampilkan Resend untuk setiap baris riwayat	Anda dapat mengirim ulang pesan sebelumnya dengan cepat
Resend button	Mengirim ulang satu baris riwayat	Menggunakan pencarian PMS yang tepat terlebih dahulu, lalu beralih ke pencarian daftar jika diperlukan
Preview modal	Menampilkan penerima PMS terbaru, nomor konfirmasi, tamu, tanggal menginap, dan offset template	Anda dapat memverifikasi target pengiriman ulang yang tepat sebelum mengirim
Mobile cards	Menumpuk baris riwayat di bawah md	Riwayat tetap mudah dibaca di ponsel

Penyiapan Langkah demi Langkah

1. Buka Pre-Arrival → Email.

2. Nyalakan Pre-arrival Emails.

   ✓ Status menampilkan Active dan opsi penjadwalan terbuka.

3. Pilih Schedule preset.

   • Arrival Day: Kirim pada hari kedatangan tamu
   • Standard: 7, 3, 1 hari
   • Extended: 14, 7, 3, 1 hari
   • Minimal: 1 hari
   • Custom: Pilih hari apa pun dari 0-30

Waktu hari kedatangan

Gunakan 0 jika Anda ingin email dikirim pada hari kedatangan.

4. Jika Anda memilih Custom, pilih hari pengiriman.

   ✓ Setidaknya satu hari tetap dipilih. ✓ AVA memeriksa setiap varian yang dipilih sebelum aktivasi.

5. Atur Send time (local).

   ✓ Email menggunakan zona waktu lokal hotel Anda.

6. Nyalakan Stop scheduled emails after pre-arrival is complete jika Anda ingin menghentikan pengiriman otomatis yang tersisa setelah tamu selesai.

   ✓ AVA melewati pengiriman terjadwal yang berada dalam antrean setelah tamu menyelesaikan pra-kedatangan. ✓ Tindakan Resend manual tetap tersedia.

Perilaku default

Opsi ini dinonaktifkan secara default. Biarkan tetap nonaktif agar semua pengiriman terjadwal yang dikonfigurasi tetap aktif.

7. Biarkan varian hari yang dipilih tetap tidak aktif jika Anda masih menyusun draf.

   ✓ AVA menyimpan konten tersebut, tetapi tamu belum menerimanya. ✓ Anda tetap dapat melihat pratinjau dan menambahkan konten akses kamar.

8. Atur Recipient Targeting.

   • Tambahkan nilai yang ingin Anda cocokkan dari PMS.
   • Anda dapat mengetik satu nilai atau menempelkan daftar yang dipisahkan koma.
   • AVA memeriksa rateCode, market, travelAgent, company, dan groupName.
   • Pencocokan tidak membedakan huruf besar-kecil.
   • Daftar yang dipilih tetap dapat digulir dalam panel 160px jika menjadi panjang.
   • AVA menampilkan jumlah pilihan di atas daftar.

Cara memasukkan target

Gunakan koma, titik koma, baris baru, atau tab untuk memisahkan nilai. Spasi tetap berada di dalam nilai, jadi ACME CORP tetap menjadi satu target. Bungkus nilai dengan tanda kutip jika berisi pemisah, seperti "Expedia, Inc.".

Dinonaktifkan saat penjadwalan mati

Jika Pre-arrival Emails nonaktif, seluruh panel targeting tetap dinonaktifkan. Nyalakan penjadwalan terlebih dahulu, lalu tambahkan atau hapus nilai targeting.

Aturan yang sama di semua tipe PMS

AVA menggunakan aturan targeting yang sama untuk Cloudbeds, Opera, Mews, eZee, dan AVA.

Reservasi yang dibatalkan

Jika reservasi dibatalkan, AVA menghapus jadwal pra-kedatangan yang tertunda.

9. Nyalakan Allow all codes hanya jika setiap reservasi harus menerima email.

   ✓ Jika daftar targeting kosong dan opsi ini nonaktif, AVA tidak mengirim email ke reservasi mana pun.

10. Biarkan Simple Editor tetap dipilih untuk menggunakan template awal.

11. Klik Templates untuk membuka galeri.

✓ Anda dapat memilih layout Minimal, Luxury, Modern, atau Warm Welcome. ✓ Layout awal baru menggunakan {{preArrivalLinkWithConfirmation}} secara default.

12. Klik Use Template pada layout yang Anda inginkan.

✓ Galeri Templates otomatis diciutkan setelah dipilih.

13. Masukkan Sender name dan Email subject.
14. Beralih ke HTML Editor untuk mengedit Email body.

Membuat draf dalam mode editor apa pun

Tombol Generate with AI tetap berada di samping toggle mode dalam kedua mode editor. Pada layar kecil, baris tersebut tersusun dan tombol tetap selebar penuh.

15. Tambahkan Template variables untuk mempersonalisasi pesan.

• Klik Template Variables untuk menyisipkan variabel pada posisi kursor.
• Anda juga dapat mengetik {{ untuk membuka saran variabel.
• Draf AI baru juga lebih memilih {{preArrivalLinkWithConfirmation}} untuk tautan CTA.

16. Klik Send Test Email dan masukkan alamat uji.

✓ Simpan draf terlebih dahulu jika Anda mengubah konten. ✓ Template tidak aktif yang tersimpan tetap dapat mengirim email uji.

✓ Email uji menampilkan perubahan terbaru Anda.

17. Klik Save Settings.

✓ Anda akan melihat "Settings saved successfully!"

Mengatur Ulang Template Pra-Kedatangan

Gunakan ini saat Anda ingin memulihkan teks default untuk satu hari pengiriman.

1. Buka Pre-Arrival → Email.
2. Buka varian hari yang ingin Anda pulihkan.
3. Klik Reset to Default.
4. Konfirmasi modal peringatan.
5. Klik Save Settings.

✓ AVA hanya mengatur ulang varian hari yang dipilih. ✓ Varian hari lain mempertahankan suntingannya saat ini. ✓ Tamu tidak melihat perubahan apa pun sampai Anda menyimpannya.

Meninjau Riwayat Email

Gunakan tab History untuk meninjau percobaan pengiriman sebelumnya.

1. Buka Pre-Arrival → Email.
2. Klik History.
3. Atur rentang tanggal dan filter status.
4. Buka satu baris untuk meninjau waktu pengiriman, zona waktu merchant, detail masa inap, dan alasan kegagalan.
5. Gunakan kontrol penomoran halaman untuk meninjau percobaan yang lebih lama.
6. Di ponsel, tinjau kartu bertumpuk sebagai pengganti tabel desktop.

✓ Anda dapat memastikan apakah setiap email terkirim, gagal, dilewati, atau tetap dalam antrean. ✓ Tabel desktop tetap terlihat di layar yang lebih besar. ✓ Baris kini menyertakan offset template yang digunakan untuk pengiriman tersebut.

Mengirim Ulang Email Sebelumnya

Gunakan Resend saat Anda ingin mengirim ulang pesan yang pernah dikirim. AVA juga dapat mengirim ulang offset yang sudah terlewat secara otomatis setelah email tamu berubah di PMS.

Pengiriman ulang otomatis

Jika email tamu berubah setelah suatu offset dikirim, AVA mengirim ulang offset tersebut ke alamat baru.

Jika tamu telah menyelesaikan pra-kedatangan dan opsi penghentian aktif, AVA melewati pengiriman ulang otomatis ini. Hal ini terjadi pada sinkronisasi berikutnya, sinkronisasi manual, atau impor file. Baris riwayat baru menggunakan auto-resend-email-change.

1. Buka Pre-Arrival → Email.
2. Klik History.
3. Temukan email yang ingin Anda kirim ulang.
4. Klik Resend.
5. Tinjau modal konfirmasi.
6. Klik Resend Email.

Periksa penerima terlebih dahulu

Modal menampilkan penerima PMS terbaru, nomor konfirmasi, nama tamu, tanggal menginap, dan offset template sebelum Anda mengirim.

Pencarian PMS yang tepat

AVA memeriksa reservasi yang tepat terlebih dahulu saat Anda mengirim ulang. Jika pencarian tersebut menghasilkan data yang tidak ditemukan bergaya 404, AVA mencoba jalur daftar berikutnya. Kegagalan pencarian tepat yang tidak terduga tetap terlihat.

Email terbaru

Jika tamu mengubah emailnya di PMS, AVA menggunakan alamat yang terakhir disinkronkan. Segarkan History setelah sinkronisasi berikutnya jika pratinjau masih menampilkan data lama.

Baris lama

Baris riwayat yang lebih lama tanpa offset tersimpan menggunakan offset pra-kedatangan pertama yang saat ini dikonfigurasi.

✓ Tabel riwayat dimuat ulang setelah pengiriman ulang berhasil. ✓ Filter dan posisi tabel Anda saat ini tetap di tempatnya jika pengiriman ulang gagal.

Variabel Template

Gunakan variabel berikut di isi email:

Variabel	Yang Ditampilkan
{{guestName}}	Nama lengkap tamu
{{arrivalDate}}	Tanggal check-in
{{departureDate}}	Tanggal check-out
{{roomType}}	Tipe kamar
{{confirmationNumber}}	Nomor konfirmasi
{{preArrivalLink}}	Tautan pra-kedatangan (tanpa konfirmasi)
{{preArrivalLinkWithConfirmation}}	Tautan pra-kedatangan (dengan konfirmasi)
{{selfCheckInLink}}	Tautan self check-in (tanpa konfirmasi)
{{selfCheckInLinkWithConfirmation}}	Tautan self check-in (dengan konfirmasi)

Sertakan tautan pra-kedatangan

Tamu memerlukan tautan pra-kedatangan untuk memulai pendaftaran online. Gunakan {{preArrivalLinkWithConfirmation}} untuk konfirmasi atau {{preArrivalLink}} untuk memulai secara langsung. {{checkinLink}} tetap berfungsi sebagai alias lama untuk tautan yang menyertakan konfirmasi.

Mengirim Email Uji

Gunakan ini setelah Anda memperbarui subjek atau isi email.

1. Klik Send Test Email.
2. Masukkan alamat uji.
3. Klik Send.

✓ Periksa inbox Anda untuk melihat pratinjau.

Membuat Draf dari Email atau Desain yang Sudah Ada

Gunakan Generate with AI untuk menyalin email atau membuat ulang desain visual.

Draf AI yang siap untuk seluler

Draf yang dibuat AI menggunakan tata letak fleksibel yang menyempit pada ponsel. Teks isi berukuran setidaknya 16px, sementara teks yang lebih kecil tetap berukuran setidaknya 14px. Saat Anda merevisi template lama, AI memperbaiki lebar tetap dan teks yang terlalu kecil jika diperlukan. Aturan seluler ini diprioritaskan di atas desain lama. Editor menerima format responsif ini, jadi pertahankan saat Anda menyimpan draf.

1. Klik Generate with AI.
2. Unggah file PNG, JPEG, WebP, PDF, atau .eml.
3. Tambahkan instruksi opsional untuk email yang dibuat.
4. Klik Generate.
5. Tinjau draf yang dibuat dan peringatan apa pun di bawah pratinjau.
6. Klik Accept & Use, edit teksnya, lalu simpan template.

✓ AVA mempertahankan HTML, gambar, dan tautan email jika dapat membacanya. ✓ AVA mengubah ukuran gambar desain tersimpan hingga sisi terpanjang maksimum 1600px. ✓ Setiap gambar desain tersimpan harus memenuhi batas aset 4MB.

Periksa tata letak di ponsel

Buka pratinjau Mobile setelah menerima draf. Kemudian gunakan Send Test Email untuk memeriksa pesan di aplikasi email hotel Anda.

Gambar transparan

AVA mempertahankan gambar transparan sebagai file PNG sambil mengurangi ukurannya. Ini mencegah logo dan karya seni transparan lainnya menampilkan latar belakang hitam.

Tinjau peringatan gambar

Modal memberi tahu Anda berapa banyak gambar desain yang tidak disertakan ketika penyimpanan menolaknya. Tinjau pratinjau sebelum mengeklik Accept & Use.

File yang diunggah harus berukuran 10MB atau kurang. File .eml harus merupakan ekspor email yang sebenarnya dan memiliki isi HTML.

Pemecahan Masalah

Email tidak terkirim

Yang Anda lihat: Tamu tidak menerima email pra-kedatangan.

Perbaikan:

1. Pastikan Pre-arrival Emails aktif.
2. Pastikan setidaknya satu hari dipilih.
3. Pastikan varian hari aktif.
4. Pastikan reservasi memiliki alamat email tamu.
5. Tunggu waktu pengiriman terjadwal berikutnya.

Draf tidak aktif

Jika varian hari tetap tidak aktif, AVA tetap menyimpan teks yang Anda simpan. Aktifkan varian tersebut saat Anda ingin mengirimnya.

Aktivasi atau penonaktifan gagal

Yang Anda lihat: Status tetap sama setelah Anda mengklik Activate atau Deactivate.

Perbaikan:

1. Tunggu hingga permintaan selesai.
2. Periksa error validasi inline pada varian yang diedit.
3. Klik Save Settings lagi.
4. Segarkan halaman dan coba tindakan tersebut lagi.

Suntingan Anda tetap tersimpan

AVA mempertahankan konten yang Anda salin dan edit jika perubahan status gagal. Badge diperbarui hanya setelah permintaan berhasil.

Pengunggahan email atau desain ditolak

Yang Anda lihat: Pengunggahan AI gagal, atau draf tidak pernah muncul.

Perbaikan:

1. Gunakan PNG, JPEG, WebP, PDF, atau .eml.
2. Pastikan file yang diunggah berukuran maksimal 10MB.
3. Pastikan file .eml merupakan ekspor email yang sebenarnya.
4. Pastikan email tersebut menyertakan isi HTML.
5. Unduh ulang email dari klien email Anda jika diperlukan.

Beberapa gambar desain tidak disertakan

Yang Anda lihat: Draf yang dibuat memperingatkan bahwa satu atau beberapa gambar desain tidak disertakan.

Perbaikan:

1. Tinjau pratinjau yang dibuat dan temukan gambar yang hilang.
2. Ganti gambar sumber tersebut dengan versi yang lebih kecil.
3. Hapus gambar yang tidak diperlukan dari desain yang diunggah.
4. Buat kembali draf tersebut.
5. Periksa pratinjau sebelum mengeklik Accept & Use.

Mengapa ini terjadi

AVA mungkin mengecilkan gambar untuk memenuhi batas per gambar. Gambar yang masih melebihi batas tidak dapat muncul di email yang dibuat.

Email yang dibuat AI sulit dibaca di ponsel

Yang Anda lihat: Teks tampak terlalu kecil, atau email melampaui layar ponsel.

Perbaikan:

1. Buka template saat ini.
2. Klik Generate with AI.
3. Minta AI merevisi template yang ada agar mudah dibaca di ponsel.
4. Klik Accept & Use.
5. Periksa pratinjau Mobile.
6. Kirim email uji ke ponsel.

HTML manual yang sudah ada

AI meningkatkan lebar tetap dan teks yang terlalu kecil selama revisi. Pengeditan HTML manual tetap memerlukan pratinjau seluler dan email uji.

Reservasi yang cocok tidak menerima email

Yang Anda lihat: Reservasi seharusnya cocok, tetapi AVA tidak pernah menjadwalkannya.

Perbaikan:

1. Periksa rateCode, market, travelAgent, company, dan groupName reservasi di PMS Anda.
2. Pastikan satu nilai cocok dengan entri di Recipient Targeting.
3. Gunakan ejaan yang sama, tetapi huruf besar-kecil tidak berpengaruh.
4. Nyalakan Allow All Rate Codes hanya jika Anda ingin semua reservasi disertakan.
5. Simpan dan tunggu hingga jadwal berikutnya berjalan.

Penyimpanan diblokir karena masalah keamanan

Yang Anda lihat: Peringatan menyatakan bahwa email memiliki masalah keamanan.

Perbaikan:

1. Hapus tag <script> dan tautan javascript:.
2. Hapus event inline seperti onclick.
3. Klik Save Settings lagi.

Waktu pengiriman tampak salah

Yang Anda lihat: Email tiba pada jam yang salah.

Perbaikan:

1. Buka Settings → Essentials → Hotel Basic Details.
2. Pastikan Timezone Anda benar.
3. Kembali ke Pre-Arrival → Email dan periksa Send time (local).

Template tampak tersembunyi

Yang Anda lihat: Anda tidak dapat melihat kartu template di Simple Editor.

Perbaikan:

1. Klik Templates untuk memperluas galeri.
2. Jika konten sudah ada, biarkan tampilan yang diciutkan ini sampai Anda ingin menggunakan layout lain.

Riwayat tampak kosong

Yang Anda lihat: Tidak ada baris yang muncul di History.

Perbaikan:

1. Hapus filter status.
2. Perluas rentang tanggal.
3. Pastikan reservasi sudah mencapai waktu pengirimannya.

Email yang tersisa terkirim setelah selesai

Yang Anda lihat: Tamu menerima pengingat terjadwal setelah menyelesaikan pra-kedatangan.

Perbaikan:

1. Buka Pre-Arrival → Email.
2. Nyalakan Stop scheduled emails after pre-arrival is complete.
3. Klik Save Settings.
4. Periksa History untuk pengiriman mendatang yang ditandai sebagai dilewati.

Email yang sudah terkirim

Opsi ini tidak dapat menarik kembali email yang sudah dikirim AVA. Opsi ini memengaruhi pengiriman terjadwal yang berjalan setelah tamu menyelesaikan pra-kedatangan.

Pengiriman ulang menampilkan email yang salah

Yang Anda lihat: Pratinjau pengiriman ulang menampilkan penerima lama.

Perbaikan:

1. Perbarui email tamu di PMS Anda.
2. Tunggu sebentar hingga pembaruan PMS tersinkronisasi.
3. Segarkan tab History.
4. Klik Resend lagi.

Tombol pengiriman ulang hilang

Yang Anda lihat: Baris History tidak menampilkan tindakan Resend.

Perbaikan:

1. Pastikan Anda berada di tab History.
2. Pastikan baris tersebut berisi percobaan pengiriman sebelumnya.
3. Periksa bahwa peran pengguna Anda dapat mengedit pengaturan.

Pratinjau pengiriman ulang tidak terbuka

Yang Anda lihat: Pratinjau berhenti setelah Anda mengklik Resend.

Perbaikan:

1. Segarkan halaman dan coba lagi.
2. Pastikan reservasi masih ada di PMS.
3. Pastikan email tamu valid dan tidak diblokir.
4. Periksa apakah hotel Anda mendukung alur pengiriman ulang ini.

Reservasi tidak ditemukan di PMS

Yang Anda lihat: Pratinjau pengiriman ulang menampilkan "Reservation not found in PMS."

Perbaikan:

1. Pastikan reservasi masih ada di PMS Anda.
2. Periksa nomor konfirmasi pada baris riwayat.
3. Segarkan tab History dan coba Resend lagi.
4. Jika reservasi sudah berpindah atau berubah, buka catatan PMS terbaru terlebih dahulu.

Target pengiriman ulang tampak salah

Yang Anda lihat: Pratinjau menampilkan offset template yang tidak terduga.

Perbaikan:

1. Buka kembali baris riwayat asli.
2. Pastikan offset template pada baris tersebut sesuai dengan pengiriman yang Anda inginkan.
3. Untuk baris lama, gunakan offset pertama yang dikonfigurasi seperti yang diharapkan.

Masih Terkendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Email masih tidak terkirim setelah langkah-langkah di atas
• ❌ Anda melihat error sistem saat menyimpan
• ❌ Masalah berlangsung lebih dari 30 menit

Sebaiknya sertakan:

• Tangkapan layar halaman pengaturan
• Waktu yang Anda harapkan email terkirim
• Langkah yang sudah Anda coba

Panduan Terkait

• Email Tamu Selama Menginap
• Pengalaman Tamu
• Detail Dasar Hotel