Atur Email Pra-Kedatangan

Penyiapan Cepat

Aktifkan Pre-arrival Emails, pilih preset, lalu kirim email uji. Langkah ini memakan waktu sekitar 5 menit.

Panduan ini membantu Anda menjadwalkan email pra-kedatangan, memilih reservasi yang menerimanya, dan mempersonalisasi tampilan tamu. Di ponsel, baris mode editor tersusun vertikal, dan tombol AI tetap selebar penuh.

Pengaturan	Yang Dikendalikan	Yang Dilihat Tamu
Pre-arrival Emails	Menyalakan atau mematikan email	Pengingat tiba sebelum check-in
Schedule preset	Hari email dikirim	Waktunya sesuai kebijakan Anda
Recipient Targeting	Nilai PMS mana yang dianggap cocok	Hanya reservasi yang cocok yang dijadwalkan
Allow all codes	Mengirim ke semua reservasi saat targeting kosong	Setiap reservasi dengan email valid dapat menerima email
Send time (local)	Jam pengiriman harian	Email tiba pada waktu yang konsisten
Sender name	Nama di kolom From	Pengirim hotel yang mudah dikenali
Email subject + body	Isi pesan	Instruksi dan langkah berikutnya yang jelas
Editor mode row	Beralih antara Simple Editor dan HTML Editor	Toggle mode tetap terlihat di layar kecil
Generate with AI	Menyusun draf salinan email dengan AI	Tombol tetap tampil di ponsel
Templates bar (Simple Editor)	Menampilkan layout awal	Penyiapan tata letak email lebih cepat
Template variables	Detail pribadi	Email terasa lebih personal
Test email	Hasil pratinjau	Anda bisa memastikan tata letak dan tautan
History tab	Percobaan kirim sebelumnya, tindakan kirim ulang, dan offset template	Anda bisa meninjau email terkirim, gagal, dan tertunda
Actions column	Menampilkan Resend untuk setiap baris riwayat	Anda bisa mengirim ulang pesan sebelumnya dengan cepat
Resend button	Mengirim ulang satu baris riwayat	Menggunakan lookup PMS yang tepat terlebih dahulu, lalu jatuh ke pencarian daftar jika perlu
Preview modal	Menampilkan penerima PMS terbaru, nomor konfirmasi, tamu, tanggal menginap, dan offset template	Anda bisa memverifikasi target kirim ulang yang tepat sebelum mengirim
Mobile cards	Menumpuk baris riwayat di bawah md	Riwayat tetap terbaca di ponsel

Penyiapan Langkah demi Langkah

1. Buka Pre-Arrival → Email.

2. Nyalakan Pre-arrival Emails.

   ✓ Status menampilkan Active dan opsi penjadwalan terbuka.

3. Pilih Schedule preset.

   • Arrival Day: Kirim pada hari kedatangan tamu
   • Standard: 7, 3, 1 hari
   • Extended: 14, 7, 3, 1 hari
   • Minimal: 1 hari
   • Custom: Pilih hari apa pun dari 0-30

Waktu hari kedatangan

Gunakan 0 saat Anda ingin email dikirim pada hari kedatangan.

4. Jika Anda memilih Custom, pilih hari pengirimannya.

   ✓ Setidaknya satu hari tetap dipilih.

5. Atur Send time (local).

   ✓ Email menggunakan zona waktu lokal hotel Anda.

6. Atur Recipient Targeting.

   • Tambahkan nilai yang ingin Anda cocokkan dari PMS.
   • AVA memeriksa rateCode, market, travelAgent, company, dan groupName.
   • Pencocokan tidak peka huruf besar-kecil.

Dinonaktifkan saat penjadwalan mati

Jika Pre-arrival Emails mati, seluruh panel targeting tetap dinonaktifkan. Nyalakan penjadwalan terlebih dahulu, lalu tambahkan atau hapus nilai targeting.

Aturan yang sama untuk semua tipe PMS

AVA memakai aturan targeting yang sama untuk Cloudbeds, Opera, Mews, eZee, dan AVA.

Reservasi yang dibatalkan

Jika reservasi dibatalkan, AVA menghapus jadwal pra-kedatangan yang tertunda.

7. Nyalakan Allow all codes hanya jika setiap reservasi harus menerima email.

   ✓ Jika daftar targeting kosong dan opsi ini mati, AVA tidak mengirim ke reservasi mana pun.

8. Biarkan Simple Editor tetap dipilih untuk memakai template awal.

9. Klik Templates untuk membuka galeri.

   ✓ Anda bisa memilih layout Minimal, Luxury, Modern, atau Warm Welcome.

10. Klik Use Template pada layout yang Anda inginkan.

✓ Galeri Templates otomatis diciutkan setelah dipilih.

11. Masukkan Sender name dan Email subject.
12. Pindah ke HTML Editor untuk mengedit Email body.
13. Tambahkan Template variables untuk mempersonalisasi pesan.

• Klik Template Variables untuk menyisipkan variabel di posisi kursor.
• Anda juga bisa mengetik {{ untuk membuka saran variabel.

14. Klik Send Test Email lalu masukkan alamat uji.

✓ Email uji menampilkan perubahan terbaru Anda.

15. Klik Save Settings.

✓ Anda akan melihat "Settings saved successfully!"

Tinjau Riwayat Email

Gunakan tab History untuk meninjau percobaan pengiriman sebelumnya.

1. Buka Pre-Arrival → Email.
2. Klik History.
3. Atur rentang tanggal dan filter status.
4. Buka satu baris untuk meninjau waktu pengiriman, zona waktu merchant, detail masa inap, dan alasan kegagalan.
5. Gunakan kontrol penomoran halaman untuk meninjau percobaan yang lebih lama.
6. Di ponsel, tinjau kartu bertumpuk sebagai pengganti tabel desktop.

✓ Anda dapat memastikan apakah setiap email terkirim, gagal, atau tetap mengantre. ✓ Tabel desktop tetap terlihat di layar yang lebih besar. ✓ Baris kini menyertakan offset template yang digunakan untuk pengiriman tersebut.

Kirim Ulang Email Sebelumnya

Gunakan Resend saat tamu memperbarui email PMS mereka setelah pengiriman awal.

1. Buka Pre-Arrival → Email.
2. Klik History.
3. Temukan email yang ingin Anda kirim ulang.
4. Klik Resend.
5. Tinjau modal konfirmasi.
6. Klik Resend Email.

Periksa penerima terlebih dahulu

Modal menampilkan penerima PMS terbaru, nomor konfirmasi, nama tamu, tanggal menginap, dan offset template sebelum Anda mengirim.

Lookup PMS yang tepat

AVA memeriksa reservasi yang tepat terlebih dahulu saat Anda mengirim ulang. Jika lookup itu menghasilkan miss bergaya 404, AVA mencoba jalur daftar berikutnya. Kegagalan lookup yang tepat yang tidak terduga tetap terlihat.

Baris lama

Baris riwayat yang lebih lama tanpa offset tersimpan memakai offset pra-kedatangan pertama yang saat ini dikonfigurasi.

✓ Tabel riwayat akan dimuat ulang setelah pengiriman ulang berhasil. ✓ Filter dan posisi tabel Anda saat ini tetap di tempat jika pengiriman ulang gagal.

Variabel Template

Gunakan variabel berikut di isi email:

Variabel	Yang Ditampilkan
{{guestName}}	Nama lengkap tamu
{{arrivalDate}}	Tanggal check-in
{{departureDate}}	Tanggal check-out
{{roomType}}	Tipe kamar
{{confirmationNumber}}	Nomor konfirmasi
{{preArrivalLink}}	Tautan pra-kedatangan (tanpa konfirmasi)
{{preArrivalLinkWithConfirmation}}	Tautan pra-kedatangan (dengan konfirmasi)
{{selfCheckInLink}}	Tautan self check-in (tanpa konfirmasi)
{{selfCheckInLinkWithConfirmation}}	Tautan self check-in (dengan konfirmasi)

Sertakan tautan pra-kedatangan

Tamu memerlukan tautan pra-kedatangan untuk memulai registrasi online. Gunakan {{preArrivalLinkWithConfirmation}} untuk konfirmasi atau {{preArrivalLink}} untuk memulai langsung.

Kirim Email Uji

Gunakan ini setelah Anda memperbarui subjek atau isi email.

1. Klik Send Test Email.
2. Masukkan alamat uji.
3. Klik Send.

✓ Periksa inbox Anda untuk melihat pratinjau.

Pemecahan Masalah

Email tidak terkirim

Yang Anda lihat: Tamu tidak menerima email pra-kedatangan.

Perbaikan:

1. Pastikan Pre-arrival Emails aktif.
2. Pastikan setidaknya satu hari dipilih.
3. Verifikasi reservasi memiliki alamat email tamu.
4. Tunggu waktu pengiriman terjadwal berikutnya.

Reservasi yang cocok tidak menerima email

Yang Anda lihat: Reservasi seharusnya cocok, tetapi AVA tidak pernah menjadwalkannya.

Perbaikan:

1. Periksa rateCode, market, travelAgent, company, dan groupName reservasi di PMS Anda.
2. Pastikan satu nilai cocok dengan entri di Recipient Targeting.
3. Gunakan ejaan yang sama, tetapi huruf besar-kecil tidak masalah.
4. Nyalakan Allow All Rate Codes hanya saat Anda ingin semua reservasi disertakan.
5. Simpan lalu tunggu jadwal berikutnya berjalan.

Simpan diblokir karena masalah keamanan

Yang Anda lihat: Ada peringatan bahwa email memiliki masalah keamanan.

Perbaikan:

1. Hapus tag <script> dan tautan javascript:.
2. Hapus event inline seperti onclick.
3. Klik Save Settings lagi.

Waktu kirim terlihat salah

Yang Anda lihat: Email tiba pada jam yang salah.

Perbaikan:

1. Buka Settings → Essentials → Hotel Basic Details.
2. Pastikan Timezone Anda benar.
3. Kembali ke Pre-Arrival → Email dan periksa Send time (local).

Template terlihat tersembunyi

Yang Anda lihat: Anda tidak dapat melihat kartu template di Simple Editor.

Perbaikan:

1. Klik Templates untuk membuka galeri.
2. Jika konten sudah ada, biarkan tampilan yang diciutkan ini sampai Anda ingin layout lain.

Riwayat terlihat kosong

Yang Anda lihat: Tidak ada baris yang muncul di History.

Perbaikan:

1. Hapus filter status.
2. Perluas rentang tanggal.
3. Pastikan reservasi sudah mencapai waktu pengirimannya.

Kirim ulang menampilkan email yang salah

Yang Anda lihat: Pratinjau kirim ulang menampilkan penerima lama.

Perbaikan:

1. Perbarui email tamu di PMS Anda.
2. Muat ulang tab History.
3. Klik Resend lagi.

Tombol Resend hilang

Yang Anda lihat: Baris History tidak menampilkan aksi Resend.

Perbaikan:

1. Pastikan Anda berada di tab History.
2. Pastikan baris tersebut berisi percobaan kirim sebelumnya.
3. Periksa bahwa peran pengguna Anda dapat mengedit pengaturan.

Pratinjau kirim ulang tidak terbuka

Yang Anda lihat: Pratinjau berhenti setelah Anda mengklik Resend.

Perbaikan:

1. Muat ulang halaman dan coba lagi.
2. Pastikan reservasi masih ada di PMS.
3. Verifikasi email tamu valid dan tidak disuppression.
4. Periksa apakah hotel Anda mendukung alur kirim ulang ini.

Reservasi tidak ditemukan di PMS

Yang Anda lihat: Pratinjau kirim ulang menampilkan "Reservation not found in PMS."

Perbaikan:

1. Pastikan reservasi masih ada di PMS Anda.
2. Periksa nomor konfirmasi pada baris riwayat.
3. Segarkan tab History dan coba Resend lagi.
4. Jika reservasi sudah berpindah atau berubah, buka record PMS terbaru terlebih dahulu.

Target kirim ulang terlihat salah

Yang Anda lihat: Pratinjau menampilkan offset template yang tidak terduga.

Perbaikan:

1. Buka lagi baris riwayat asli.
2. Pastikan offset template pada baris itu cocok dengan pengiriman yang Anda inginkan.
3. Untuk baris yang lebih lama, gunakan offset pertama yang dikonfigurasi sebagaimana mestinya.

Masih Terkendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Email masih tidak terkirim setelah langkah-langkah di atas
• ❌ Anda melihat error sistem saat menyimpan
• ❌ Masalah berlangsung lebih dari 30 menit

Informasi yang sebaiknya disertakan:

• Tangkapan layar halaman pengaturan
• Waktu yang Anda harapkan email terkirim
• Langkah yang sudah Anda coba

Panduan Terkait

• Email Tamu Saat Menginap
• Pengalaman Tamu
• Detail Dasar Hotel