챗봇 문서 관리(업로드 + 라이브러리)
PDF를 업로드하고 라이브러리를 관리하는 데 약 5분이면 충분합니다. 6MB 이하의 PDF만 지원됩니다.
이 가이드는 챗봇 지식 베이스에 PDF를 업로드하고 문서 라이브러리를 관리하는 방법을 안내합니다. 가맹점이 Agent 모드를 사용하면 Agent Wiki 상태 열도 함께 표시됩니다. AVA는 새 문서가 처리되는 동안에도 목록을 자동으로 새로고침합니다. 문서에 수집 오류가 발생하면 새로고침 후에도 행에 최신 상태와 오류 메시지가 유지됩니다.
빠른 참조
| 작업 | 클릭 위치 | 결과 |
|---|---|---|
| PDF 업로드 | Upload Document | 업로드 마법사가 열립니다 |
| 목적 추가(선택 사항) | Purpose 단계 | 직원이 문서가 왜 필요한지 볼 수 있습니다 |
| 업로드 완료 | Finish | 문서가 생성되고 대기열에 들어갑니다 |
| 처리 대기 | 목록의 자동 새로고침 | 수동 새로고침 없이 상태가 업데이트됩니다 |
| Agent Wiki 동기화 검토 | Agent Wiki 열 | 대기, 처리 중, 준비됨, 실패, 비활성, 동기화 안 됨 상태를 확인합니다 |
| 수집 오류 검토 | 상태 배지 또는 행 메시지 | 문서가 끝까지 처리되지 않은 이유를 확인합니다 |
| 문서 검색 | Search 바 + Enter | 목록이 키워드로 필터링됩니다 |
| 상태로 필터링 | Status 드롭다운 | Active 또는 Inactive만 표시됩니다 |
| 활성화 또는 비활성화 | Enable / Disable 작업 | 확인 후 상태가 바뀝니다 |
| 문서 삭제 | Delete 또는 Delete (n) | 확인 후 파일이 삭제됩니다 |
요금제 접근
- 챗봇 문서 도구를 사용하려면 유료 플랜이 필요합니다.
- 무료 요금제 계정에는 문서 라이브러리 대신 업그레이드 안내가 표시됩니다.
업그레이드하려면 Settings → Billing & Subscription으로 이동하세요.
시작 전 확인
다음 요구사항을 확인하세요:
- 챗봇 문서를 관리할 권한이 있습니다
- 파일이 1KB~6MB 사이의 PDF입니다
- Streamliner에 로그인되어 있습니다
문서 업로드
-
Chatbot → Documents로 이동합니다.
-
Upload Document를 클릭합니다.
✓ 업로드 마법사가 열립니다.
-
PDF를 드롭 영역에 끌어 놓거나 Upload Document를 클릭해 찾아봅니다.
✓ Current Document 아래에 파일 이름과 크기가 표시됩니다.
-
(선택 사항) 짧은 목적을 추가한 뒤 Continue를 클릭합니다.
✓ 목적이 문서와 함께 저장됩니다.
-
요약을 검토한 뒤 Finish를 클릭합니다.
✓ 문서 라이브러리로 돌아갑니다.
문서가 처리 상태로 들어갑니다. 파일 인덱싱이 완료될 때까지 목록이 계속 업데이트를 확인합니다.
문서 상태 배지 이해하기
| 상태 | 의미 |
|---|---|
| Processing | 문서가 인덱싱 중이며 아직 사용할 수 없습니다 |
| Deleting | 문서가 삭제 대기열에 있습니다 |
| Active | 챗봇이 이 문서를 참조할 수 있습니다 |
| Inactive | 라이브러리에는 남아 있지만 사용되지 않습니다 |
새로 업로드한 문서는 잠시 Processing 상태로 남아 있을 수 있습니다. 상태가 바뀔 때까지 페이지가 목록을 자동으로 업데이트합니다. 인덱싱이 실패하면 파일을 교체할 때까지 최신 오류가 계속 표시됩니다.
Agent Wiki 상태 이해하기
| 상태 | 의미 |
|---|---|
| Queued | AVA가 문서를 Agent Wiki로 보냈으며 시작을 기다리고 있습니다 |
| Processing | Agent Wiki가 지금 문서를 인덱싱하고 있습니다 |
| Ready | Agent Wiki가 이 문서를 사용할 수 있습니다 |
| Failed | 수집이 완료되지 않았습니다 |
| Deactivating | Agent Wiki가 이 문서를 비활성화하는 중입니다 |
| Inactive | Agent Wiki가 이 문서를 사용하지 않습니다 |
| Not synced | Agent Wiki 수집이 아직 시작되지 않았습니다 |
이 열은 가맹점이 Agent 모드를 사용할 때만 보입니다. 문서를 비활성화하면 Inactive 전에 Deactivating이 잠시 표시될 수 있습니다. 상태가 Queued, Processing, Deactivating인 동안에는 페이지가 계속 새로고침됩니다. Inactive는 AVA가 Agent Wiki 업데이트를 끝낸 뒤에만 표시됩니다. 재시도 횟수가 모두 소진되면 행에 Failed가 표시될 수 있습니다.
문서 검색 및 필터링
-
Search 바에 키워드를 입력합니다.
-
Enter를 눌러 검색을 적용합니다. -
Status 드롭다운에서 Active 또는 Inactive를 선택합니다.
-
검색 바의 X를 클릭해 검색을 지웁니다.
✓ 전체 목록이 다시 표시됩니다.
문서 활성화 또는 비활성화
-
목록에서 문서를 찾습니다.
-
Enable 또는 Disable를 클릭합니다.
-
작업을 확인합니다.
✓ 표의 상태가 업데이트됩니다. 잠시 Deactivating이 표시된 뒤 Inactive가 나타날 수 있습니다.
문서 삭제
문서 1개 삭제
-
문서 행에서 Delete를 클릭합니다.
-
작업을 확인합니다.
✓ 문서가 목록에서 제거됩니다.
여러 문서 삭제
-
왼쪽 체크박스로 문서를 선택합니다.
-
요약 바에서 **Delete (n)**을 클릭합니다.
-
작업을 확인합니다.
✓ 삭제 작업이 완료되면 목록이 새로고침됩니다.
문제 해결
"Only PDF files are allowed"
보이는 현상: PDF 전용 오류로 업로드가 실패합니다.
해결 방법:
- 파일을 PDF로 변환합니다.
- 다시 업로드합니다.
"File size must not exceed 6MB"
보이는 현상: 업로드가 중단되고 크기 경고가 표시됩니다.
해결 방법:
- PDF를 압축하거나 더 작은 파일로 나눕니다.
- 파일을 하나씩 업로드합니다.
Finish 버튼이 계속 비활성화됨
보이는 현상: 3단계를 완료할 수 없습니다.
해결 방법:
- 업로드 단계가 끝날 때까지 기다립니다.
- 파일 링크가 없으면 파일을 다시 업로드합니다.
- Finish를 다시 시도합니다.
검색 결과가 없음
보이는 현상: 검색 후 표가 비어 있습니다.
해결 방법:
- X로 검색을 지웁니다.
- 더 짧은 키워드를 입력한 뒤
Enter를 누릅니다. - 모든 문서를 보려면 Status 필터를 제거합니다.
문서가 Processing 상태에 머무름
보이는 현상: 상태가 오랫동안 Processing으로 유지됩니다.
해결 방법:
- 자동 새로고침이 실행될 때까지 몇 분 기다립니다.
- 페이지를 한 번 새로고침합니다.
- 30분이 지나도 바뀌지 않으면 지원팀에 문의합니다.
문서에 수집 오류가 표시됨
보이는 현상: 행에 오류 메시지가 표시되거나 Agent Wiki에 Failed가 보입니다.
해결 방법:
- 문서 행에 표시된 오류 메시지를 읽습니다.
- 파일이 여전히 유효한 PDF이고 6MB 미만인지 확인합니다.
- 수정한 문서를 다시 업로드합니다.
- 같은 오류가 다시 나오면 지원팀에 문의합니다.
삭제가 실패하거나 아무 반응이 없음
보이는 현상: 삭제를 확인해도 문서가 남아 있습니다.
해결 방법:
- 페이지를 새로고침하고 상태 배지를 확인합니다.
- 삭제를 다시 시도합니다.
- 계속되면 지원팀에 문의합니다.
계속 해결되지 않나요?
다음 경우 success@vouch-technologies.com으로 문의하세요:
- ❌ 여러 번 시도해도 업로드가 실패함
- ❌ 문서가 Processing에서 30분 이상 유지됨
- ❌ 다시 업로드해도 같은 수집 오류가 표시됨
- ❌ 새로고침 후에도 삭제가 완료되지 않음
함께 전달하면 좋은 정보:
- 파일 이름과 상태
- 문서 표 스크린샷
- 문제가 시작된 시각