Kelola Dokumen Chatbot (Unggah + Pustaka)

Penyiapan Cepat

Unggah PDF dan kelola pustaka dalam sekitar 5 menit. Hanya file PDF hingga 6 MB yang didukung.

Panduan ini membantu Anda mengunggah PDF ke basis pengetahuan chatbot dan mengelola pustaka dokumen. Jika merchant Anda menggunakan mode Agent, Anda juga akan melihat kolom status Agent Wiki. AVA menyegarkan daftar secara otomatis sementara dokumen baru masih diproses. Jika sebuah dokumen mengalami ingest error, barisnya tetap menampilkan status dan pesan error terbaru setelah refresh.

Buka: Chatbot → Documents

---

Referensi Cepat

Tugas	Tempat diklik	Hasil
Unggah PDF	Upload Document	Wizard unggah terbuka
Tambahkan tujuan (opsional)	Langkah Purpose	Staf dapat melihat alasan dokumen ada
Selesaikan unggahan	Finish	Dokumen dibuat dan masuk antrean
Tunggu pemrosesan	Penyegaran otomatis di daftar	Status diperbarui tanpa muat ulang manual
Tinjau sinkronisasi Agent Wiki	Kolom Agent Wiki	Lihat queued, processing, ready, failed, inactive, atau not synced
Tinjau ingest error	Badge status atau pesan baris	Lihat alasan dokumen tidak selesai
Cari dokumen	Baris Search + tekan Enter	Daftar difilter berdasarkan kata kunci
Filter berdasarkan status	Dropdown Status	Tampilkan hanya Active atau Inactive
Aktifkan atau nonaktifkan	Aksi Enable / Disable	Status diperbarui setelah konfirmasi
Hapus dokumen	Delete atau Delete (n)	File dihapus setelah konfirmasi

Akses Paket

• Alat dokumen chatbot memerlukan paket berbayar.
• Akun free-tier akan melihat prompt upgrade sebagai pengganti pustaka dokumen.

Untuk upgrade, buka Settings → Billing & Subscription.

Sebelum Memulai

Pastikan persyaratan berikut:

• Anda memiliki izin untuk mengelola dokumen Chatbot
• File Anda berformat PDF dengan ukuran antara 1 KB dan 6 MB
• Anda sudah login ke Streamliner

Unggah Dokumen

1. Buka Chatbot → Documents

2. Klik Upload Document

   ✓ Wizard unggah terbuka.

3. Seret PDF ke area drop zone atau klik Upload Document untuk menelusuri file

   ✓ Nama file dan ukuran muncul di Current Document.

4. (Opsional) Tambahkan tujuan singkat, lalu klik Continue

   ✓ Tujuan disimpan bersama dokumen.

5. Tinjau ringkasan lalu klik Finish

   ✓ Anda kembali ke pustaka dokumen.

Apa yang terjadi selanjutnya

Dokumen masuk ke proses pemrosesan. Daftar terus memeriksa pembaruan sampai file selesai diindeks.

Memahami Badge Status Dokumen

Status	Artinya
Processing	Dokumen sedang diindeks dan belum siap
Deleting	Dokumen sedang menunggu penghapusan
Active	Chatbot dapat merujuk dokumen ini
Inactive	Dokumen tetap ada di pustaka tetapi tidak digunakan

Tentang pembaruan status

Upload baru mungkin tetap berada di Processing untuk beberapa saat. Halaman memperbarui daftar secara otomatis sampai status berubah. Jika pemrosesan gagal, error terbaru tetap terlihat sampai Anda mengganti file.

Memahami Status Agent Wiki

Status	Artinya
Queued	AVA telah mengirim dokumen ke Agent Wiki dan sedang menunggu untuk memulai
Processing	Agent Wiki sedang mengindeks dokumen sekarang
Ready	Agent Wiki dapat menggunakan dokumen ini
Failed	Ingest tidak selesai
Inactive	Agent Wiki tidak menggunakan dokumen ini
Not synced	Ingest Agent Wiki belum dimulai

Tentang status Agent Wiki

Anda hanya melihat kolom ini ketika merchant menggunakan mode Agent. Halaman terus menyegarkan selama status ini Queued, Processing, atau Deactivating. Saat Anda menonaktifkan dokumen, status dapat sementara menampilkan Deactivating sebelum berubah menjadi Inactive. Jika percobaan habis, baris dapat menampilkan Failed.

Cari dan Filter Dokumen

1. Ketik kata kunci di bar Search

2. Tekan Enter untuk menerapkan pencarian

3. Gunakan dropdown Status untuk memfilter Active atau Inactive

4. Klik X di bar pencarian untuk mengosongkan pencarian

   ✓ Daftar lengkap kembali muncul.

Aktifkan atau Nonaktifkan Dokumen

1. Temukan dokumen di daftar

2. Klik Enable atau Disable

3. Konfirmasi tindakan

   ✓ Status diperbarui di tabel.

Hapus Dokumen

Hapus Satu Dokumen

1. Klik Delete pada baris dokumen

2. Konfirmasi tindakan

   ✓ Dokumen dihapus dari daftar.

Hapus Beberapa Dokumen

1. Pilih dokumen menggunakan checkbox di sisi kiri

2. Klik Delete (n) di bilah ringkasan

3. Konfirmasi tindakan

   ✓ Daftar disegarkan setelah pekerjaan penghapusan selesai.

Pemecahan Masalah

"Only PDF files are allowed"

Yang Anda lihat: Upload gagal dengan error khusus PDF.

Perbaikan:

1. Ubah file menjadi PDF
2. Coba unggah lagi

"File size must not exceed 6MB"

Yang Anda lihat: Upload berhenti dan menampilkan peringatan ukuran.

Perbaikan:

1. Kompres PDF atau pecah menjadi file yang lebih kecil
2. Unggah satu file setiap kali

Tombol Finish tetap nonaktif

Yang Anda lihat: Anda tidak dapat menyelesaikan Langkah 3.

Perbaikan:

1. Tunggu sampai langkah unggah selesai
2. Jika tautan file hilang, unggah ulang file
3. Coba Finish lagi

Pencarian tidak menampilkan hasil

Yang Anda lihat: Tabel kosong setelah Anda mencari.

Perbaikan:

1. Hapus pencarian dengan X
2. Tekan Enter setelah mengetik kata kunci yang lebih pendek
3. Hapus filter Status untuk menampilkan semua dokumen

Dokumen tetap berada di Processing

Yang Anda lihat: Status tetap Processing untuk waktu yang lama.

Perbaikan:

1. Tunggu beberapa menit agar penyegaran otomatis berjalan
2. Refresh halaman sekali
3. Jika masih tidak berubah setelah 30 menit, hubungi support

Dokumen menampilkan ingest error

Yang Anda lihat: Baris menampilkan pesan error atau Agent Wiki menunjukkan Failed.

Perbaikan:

1. Baca pesan error pada baris dokumen
2. Pastikan file masih valid sebagai PDF dan ukurannya di bawah 6 MB
3. Unggah salinan dokumen yang sudah diperbaiki
4. Jika error yang sama muncul lagi, hubungi support

Penghapusan gagal atau tidak melakukan apa-apa

Yang Anda lihat: Dokumen tetap ada setelah Anda mengonfirmasi penghapusan.

Perbaikan:

1. Refresh halaman dan periksa badge status
2. Coba hapus lagi
3. Jika masih berlanjut, hubungi support

Masih Terkendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Upload gagal setelah beberapa percobaan
• ❌ Dokumen tetap berada di Processing lebih dari 30 menit
• ❌ Dokumen menampilkan ingest error yang sama setelah Anda mengunggah ulang
• ❌ Penghapusan tidak selesai setelah refresh

Informasi yang membantu untuk disertakan:

• Nama file dan status
• Screenshot tabel dokumen
• Waktu masalah mulai terjadi

Panduan Terkait

• Atur Chatbot Anda
• Atur Gaya Widget Chatbot
• Buat Tautan Live Chat untuk Tamu