Kelola Dokumen Chatbot (Unggah + Pustaka)

Penyiapan Cepat

Unggah PDF dan kelola pustaka dalam sekitar 5 menit. Biarkan halaman tetap terbuka sampai unggahan selesai.

Panduan ini membantu Anda mengunggah PDF, mengimpor sumber website, dan mengelola pustaka dokumen. AVA memeriksa file terlebih dahulu, lalu browser Anda mengirimkannya langsung ke S3. Panduan ini juga membantu Anda meninjau konflik Agent Wiki dan mencoba kembali pembaruan yang gagal saat mesin jawaban adalah Agent (Pi). Jika mesin jawaban adalah Agent (Pi), Anda juga akan melihat kolom status Agent Wiki dan tab Conflicts. AVA menyegarkan daftar secara otomatis saat dokumen, ingest, atau pembaruan konflik sedang diproses. Setelah pembaruan terminal selesai, AVA terus menyegarkan baris dokumen sampai status akhir ditampilkan.

RAG menyembunyikan kontrol Agent Wiki

Jika mesin jawaban chatbot adalah RAG, Anda hanya akan melihat pustaka dokumen. Kolom Agent Wiki, tab Conflicts, banner peringatan, dan ruang kerja resolusi tetap tersembunyi. Beralih ke Agent (Pi) untuk meninjau pembaruan wiki.

Buka: Chatbot → Documents

---

Referensi Cepat

Tugas	Tempat diklik	Hasil
Mulai mengunggah	Upload Document	Alur unggah terbuka
Pilih file	Pemilih file	Streamliner memeriksa PDF terlebih dahulu
Kirim file	Langkah unggah browser	PDF dikirim langsung ke S3
Tambahkan tujuan (opsional)	Langkah Purpose	Staf dapat melihat alasan dokumen tersebut ada
Selesaikan unggahan	Finish	Dokumen dibuat dan masuk antrean
Biarkan halaman tetap terbuka	Tab browser yang sama	Unggah dan finalisasi tidak terputus
Tunggu pemrosesan	Penyegaran otomatis di daftar	Status diperbarui tanpa penyegaran manual
Lacak pembaruan wiki	Panel kemajuan di bagian atas	Hanya terlihat dalam mode Agent (Pi)
Tinjau sinkronisasi Agent Wiki	Kolom Agent Wiki	Hanya terlihat dalam mode Agent (Pi)
Tinjau konflik	Tab Conflicts atau banner peringatan	Hanya terlihat dalam mode Agent (Pi)
Terapkan resolusi konflik	Tindakan konflik yang dipentaskan	Hanya terlihat dalam mode Agent (Pi)
Coba lagi pembaruan yang gagal	Retry ingestion atau Retry wiki update	Hanya terlihat dalam mode Agent (Pi)
Tinjau error ingest	Badge status atau pesan baris	Lihat alasan dokumen tidak selesai
Cari dokumen	Bar Search + tekan Enter	Daftar difilter berdasarkan kata kunci
Filter berdasarkan status	Dropdown Status	Hanya tampilkan Active atau Inactive
Aktifkan atau nonaktifkan	Tindakan Enable / Disable	Status diperbarui setelah AVA menyelesaikan tugas ingest
Hapus dokumen	Delete atau Delete (n)	File dihapus setelah konfirmasi

Regenerasi Pengetahuan Dokumen

Agent Wiki pada awalnya menggunakan satu tata letak pengetahuan bersama untuk properti yang sudah ada. Regenerasi mengubah sumber aktif menjadi beberapa bundel dokumen terpisah.

Sebelum melakukan regenerasi

Pengetahuan Anda saat ini tetap aktif sampai regenerasi berhasil selesai. Biarkan halaman tetap terbuka saat AVA memproses sumber.

1. Buka Chatbot → Documents

2. Pada tab Sources, klik Regenerate knowledge.

   ✓ AVA menampilkan panel kemajuan Agent Wiki.

3. Tunggu sampai panel menampilkan Agent Wiki is up to date.

   ✓ Tab AI Usage muncul setelah regenerasi berhasil.

Properti yang belum diregenerasi tetap menggunakan perilaku sumber bersama yang sudah ada. Unggahan normal dan pembaruan sumber tetap menggunakan tata letak bundel terpisah setelah migrasi.

Regenerasi masih berjalan

Yang Anda lihat: Panel kemajuan menampilkan suatu tahap atau persentase.

Perbaikan:

1. Biarkan halaman Chatbot → Documents tetap terbuka.
2. Tunggu sampai panel mencapai status selesai.
3. Jangan memulai regenerasi lain saat regenerasi yang sedang aktif belum selesai.

Regenerasi memerlukan pemulihan

Yang Anda lihat: Halaman menampilkan Document knowledge needs recovery.

Perbaikan:

1. Tinjau panel kemajuan dan error sumber apa pun.
2. Klik Retry knowledge generation.
3. Tunggu sampai panel selesai.
4. Buka AI Usage setelah tersedia.

Impor Sumber Website

Anda dapat menambahkan satu sitemap website publik sebagai sumber Agent Wiki. Gunakan URL sitemap HTTPS yang diakhiri dengan .xml, seperti https://example.com/sitemap_index.xml.

1. Buka Chatbot → Documents

2. Klik Upload Document.

3. Pilih Import website sitemap for Agent Wiki.

4. Masukkan URL sitemap publik.

5. Klik Continue.

6. Tambahkan tujuan opsional, lalu klik Continue.

7. Tinjau sitemap dan klik Finish.

   ✓ Sumber website muncul di Sources dan mulai diproses.

AVA memberi label entri website sebagai Website sitemap source. Anda dapat menyegarkan sumber website yang sudah ada dari barisnya dengan Refresh Website Content.

Mengatur Akses Fitur AI

Gunakan AI Usage untuk memilih fitur AI mana yang boleh menggunakan setiap sumber aktif. Setiap sumber menyimpan pilihannya sendiri.

Fitur	Menggunakan sumber untuk
AI Chatbot	Jawaban chat tamu
AI Phone	Percakapan telepon
AI Video	Bantuan panggilan video
Staff Assist	Dukungan tim
Email Autodraft	Draf balasan

1. Buka tab AI Usage.

2. Temukan sumber PDF atau website.

3. Pilih atau hapus pilihan fitur AI yang diizinkan.

4. Biarkan setidaknya satu fitur tetap dipilih.

5. Klik Save changes.

   ✓ Baris menampilkan All changes saved.

Menonaktifkan sumber di Sources menghapus aksesnya dari setiap fitur AI. Aktifkan kembali sumber sebelum menetapkan akses fitur lagi. Setelah menyimpan perubahan, tunggu pemrosesan pengetahuan sebelum menguji balasan.

Akses Paket

• Alat dokumen chatbot memerlukan paket berbayar.
• Akun tingkat gratis akan melihat prompt upgrade sebagai pengganti pustaka dokumen.

Untuk upgrade, buka Settings → Billing & Subscription.

Sebelum Memulai

Pastikan persyaratan berikut terpenuhi:

• Anda memiliki izin untuk mengelola dokumen Chatbot
• File Anda berupa PDF berukuran antara 1 KB dan 6 MB
• Anda sudah masuk ke Streamliner
• Anda membiarkan tab tetap terbuka sampai unggah dan finalisasi selesai

Unggah Dokumen

1. Buka Chatbot → Documents

2. Klik Upload Document

   ✓ Alur unggah terbuka.

3. Pilih PDF.

   ✓ Streamliner memeriksa file dan menyiapkan unggahan.

4. Selesaikan langkah unggah di browser.

   ✓ PDF diunggah langsung ke S3.

5. (Opsional) Tambahkan tujuan singkat, lalu klik Continue

   ✓ Tujuan disimpan bersama dokumen.

6. Tinjau ringkasan lalu klik Finish

   ✓ Anda kembali ke pustaka dokumen.

Biarkan tab tetap terbuka

Jangan menutup, menyegarkan, atau berpindah halaman saat unggahan atau finalisasi berlangsung. Jika tab tertutup, mulai unggahan baru dari Chatbot → Documents.

Apa yang Terjadi Selanjutnya

Dokumen mulai diproses. Daftar terus memeriksa pembaruan sampai file selesai diindeks.

Memahami Badge Status Dokumen

Status	Artinya
Processing	Dokumen sedang diindeks dan belum siap
Failed	Tugas pemrosesan latar belakang tidak dapat dimulai atau diselesaikan
Deleting	Dokumen masuk antrean untuk dihapus
Active	Chatbot dapat merujuk dokumen ini
Inactive	Dokumen tetap berada di pustaka tetapi tidak digunakan

Tentang pembaruan status

Unggahan baru mungkin tetap berada dalam Processing selama beberapa saat. Halaman memperbarui daftar secara otomatis sampai status berubah. Jika pemrosesan gagal, error terbaru tetap terlihat sampai Anda mencoba lagi dengan unggahan baru.

Memahami Status Agent Wiki

Status	Artinya
Queued	AVA telah mengirim dokumen ke Agent Wiki dan menunggu untuk memulai
Processing	Agent Wiki sedang mengindeks dokumen
Ready	Agent Wiki dapat menggunakan dokumen ini
Failed	Ingest tidak selesai
Deactivating	Agent Wiki sedang menonaktifkan dokumen ini
Inactive	Agent Wiki tidak menggunakan dokumen ini
Not synced	Ingest Agent Wiki belum dimulai

Tentang status Agent Wiki

Anda hanya melihat kolom ini ketika mesin jawaban adalah Agent (Pi). Saat menonaktifkan dokumen, Anda mungkin melihat Deactivating sebelum Inactive. Halaman terus menyegarkan saat status ini adalah Queued, Processing, atau Deactivating. Saat proses mencapai status terminal, AVA menyegarkan baris dokumen sampai status akhirnya terlihat. Jika pembaruan gagal dan Retry ingestion muncul, gunakan tindakan tersebut untuk memulai ulang tugas. Inactive hanya muncul setelah AVA menyelesaikan pembaruan Agent Wiki. Jika percobaan ulang habis, baris dapat menampilkan Failed.

Memahami Cakupan Dokumen AI

Beberapa properti menggunakan cakupan dokumen AI untuk mengatur dokumen mana yang dapat digunakan setiap fitur AI. Cakupan dapat membatasi dokumen untuk Chatbot Agent, Phone AI, Video Call, Staff Assist, dan Email Autodraft.

Status Active atau Ready mengonfirmasi bahwa pemrosesan dokumen telah selesai. Status tersebut tidak mengonfirmasi akses untuk setiap fitur AI.

Properti tanpa cakupan yang diregenerasi tetap menggunakan perilaku sebelumnya tanpa cakupan. Setelah mengubah dokumen yang diizinkan, simpan sumber dan tunggu pemrosesan sebelum menguji balasan.

Meninjau Konflik Agent Wiki

Gunakan bagian ini saat halaman menampilkan jumlah konflik atau tab Conflicts muncul. Antrean tetap aktif saat Agent Wiki bekerja.

1. Buka Conflicts.

   ✓ Antrean peninjauan pengetahuan terbuka.

   Jika banner peringatan muncul pada Sources, Anda juga dapat mengekliknya.

2. Pilih konflik dari daftar.

3. Bandingkan Current wiki information dan New document information.

4. Pilih salah satu resolusi:

   • Keep current wiki information
   • Use information from the new document
   • Provide authoritative information
   • Ignore this conflict

5. Jika memilih Provide authoritative information, masukkan teks pengganti yang tepat.

6. Pentaskan konflik lainnya jika diperlukan.

7. Klik Apply.

   ✓ AVA menampilkan ringkasan batch di bagian bawah. ✓ Konflik yang diabaikan tidak mengubah wiki.

8. Klik Confirm and update wiki.

   ✓ AVA memulai satu pembaruan wiki untuk seluruh batch. ✓ Panel kemajuan muncul di atas tab.

9. Tunggu sampai panel kemajuan selesai.

   ✓ Konflik yang diselesaikan berpindah ke Resolved, Ignored, atau Superseded.

Mengapa batch penting

Satu pengiriman dapat mencakup beberapa konflik. AVA tetap hanya memulai satu pembaruan wiki untuk batch tersebut.

Mencari dan Memfilter Dokumen

1. Ketik kata kunci di bar Search

2. Tekan Enter untuk menerapkan pencarian

3. Gunakan dropdown Status untuk memfilter Active atau Inactive

4. Klik X di bar pencarian untuk menghapus pencarian

   ✓ Daftar lengkap kembali ditampilkan.

Mengaktifkan atau Menonaktifkan Dokumen

1. Temukan dokumen dalam daftar

2. Klik Enable atau Disable

3. Konfirmasikan tindakan

   ✓ Status diperbarui dalam tabel. AVA terus melakukan polling terhadap tugas ingest sampai selesai. Anda mungkin melihat Deactivating selama beberapa saat sebelum Inactive muncul.

Mengapa baris dapat tetap sibuk

AVA kini menunggu hasil ingest akhir sebelum memperbarui status dokumen. Jika tugas latar belakang tidak dapat dimulai, AVA menandai dokumen sebagai Failed.

Menghapus Dokumen

Menghapus Satu Dokumen

1. Klik Delete pada baris dokumen

2. Konfirmasikan tindakan

   ✓ Dokumen dihapus dari daftar.

Menghapus Beberapa Dokumen

1. Pilih dokumen menggunakan kotak centang di sisi kiri

2. Klik Delete (n) di bilah ringkasan

3. Konfirmasikan tindakan

   ✓ Daftar disegarkan setelah tugas penghapusan selesai.

Pemecahan Masalah

Hanya file PDF yang diizinkan

Yang Anda lihat: Unggahan gagal dengan error bahwa hanya PDF yang diizinkan.

Perbaikan:

1. Konversi file ke PDF
2. Coba unggah lagi

Ukuran file tidak boleh melebihi 6MB

Yang Anda lihat: Unggahan berhenti dan menampilkan peringatan ukuran.

Perbaikan:

1. Kompres PDF atau pecah menjadi file yang lebih kecil
2. Unggah satu file setiap kali

Tombol Finish tetap nonaktif

Yang Anda lihat: Anda tidak dapat menyelesaikan Langkah 3.

Perbaikan:

1. Tunggu sampai langkah unggah di browser selesai
2. Jika tautan file tidak ada, pilih kembali PDF dan unggah lagi
3. Coba Finish lagi

Tab tertutup saat mengunggah

Yang Anda lihat: Unggahan tidak muncul di pustaka setelah Anda menutup atau menyegarkan halaman.

Perbaikan:

1. Kembali ke Chatbot → Documents
2. Mulai unggahan baru
3. Biarkan tab tetap terbuka sampai Finish selesai

Pencarian tidak mengembalikan hasil

Yang Anda lihat: Tabel kosong setelah Anda mencari.

Perbaikan:

1. Hapus pencarian dengan X
2. Tekan Enter setelah mengetik kata kunci yang lebih pendek
3. Hapus filter Status untuk menampilkan semua dokumen

Dokumen tetap dalam Processing

Yang Anda lihat: Status tetap Processing untuk waktu yang lama.

Perbaikan:

1. Tunggu beberapa menit agar penyegaran otomatis berjalan
2. Segarkan halaman sekali
3. Jika status masih tidak berubah setelah 30 menit, hubungi dukungan

Dokumen menampilkan error ingest

Yang Anda lihat: Baris menampilkan pesan error atau Agent Wiki menampilkan Failed.

Perbaikan:

1. Baca pesan error pada baris dokumen
2. Pastikan file masih berupa PDF yang valid dan berukuran di bawah 6 MB
3. Unggah salinan dokumen yang telah diperbaiki
4. Jika error yang sama muncul lagi, hubungi dukungan

Pembaruan konflik gagal

Yang Anda lihat: Konflik yang dipilih menampilkan Failed atau batch berhenti diperbarui.

Perbaikan:

1. Klik Retry wiki update
2. Tunggu panel kemajuan dimulai ulang
3. Buka konflik lagi dan konfirmasikan teks akhirnya
4. Jika error yang sama muncul lagi, hubungi dukungan

Baris dokumen tampak belum diperbarui setelah pembaruan konflik

Yang Anda lihat: Konflik telah diselesaikan, tetapi baris sumber masih tampak tertunda.

Perbaikan:

1. Biarkan halaman tetap terbuka sampai panel kemajuan mencapai status terminal
2. Tunggu sampai daftar diperbarui
3. Segarkan halaman sekali jika baris masih tampak belum diperbarui
4. Jika masih belum selesai setelah 30 menit, hubungi dukungan

Kontrol Agent Wiki tidak tersedia

Yang Anda lihat: Anda tidak dapat melihat kolom Agent Wiki, tab Conflicts, atau banner peninjauan.

Perbaikan:

1. Periksa Answer Engine chatbot
2. Jika menggunakan RAG, UI Agent Wiki memang disembunyikan
3. Beralih ke Agent (Pi) untuk mengelola pembaruan wiki
4. Jika Agent (Pi) sudah dipilih, segarkan halaman dan coba lagi

Fitur AI tidak dapat menemukan dokumen aktif

Yang Anda lihat: Salah satu fitur AI tidak menggunakan dokumen yang ditandai Active atau Ready.

Perbaikan:

1. Pastikan dokumen menampilkan Active dan Ready.
2. Periksa apakah dokumen diizinkan untuk fitur AI yang terpengaruh.
3. Simpan perubahan sumber di AI Usage.
4. Uji fitur AI lagi setelah pemrosesan selesai.
5. Hubungi dukungan jika dokumen tetap tidak tersedia.

Tab AI Usage tidak tersedia

Yang Anda lihat: Anda tidak menemukan AI Usage di sebelah Sources.

Perbaikan:

1. Periksa apakah chatbot menggunakan Agent (Pi).
2. Jika properti belum dimigrasikan, klik Regenerate knowledge.
3. Tunggu sampai muncul Agent Wiki is up to date.
4. Jika regenerasi gagal, klik Retry knowledge generation.

Saya tidak dapat menghapus pilihan semua fitur AI

Yang Anda lihat: Fitur terakhir yang dipilih tidak dapat dihapus pilihannya.

Perbaikan:

1. Biarkan setidaknya satu fitur tetap dipilih untuk sumber tersebut.
2. Klik Save changes.
3. Untuk menghapus akses di semua tempat, buka Sources.
4. Klik Disable untuk sumber tersebut.

Sumber website tidak menyegarkan

Yang Anda lihat: Konten website tetap lebih lama setelah Refresh Website Content.

Perbaikan:

1. Pastikan URL sitemap bersifat publik dan menggunakan HTTPS.
2. Pastikan URL diakhiri dengan .xml dan berisi sitemap.
3. Mulai lagi Refresh Website Content.
4. Tunggu sampai status sumber dan Agent Wiki selesai.
5. Hubungi dukungan jika sumber masih menampilkan error.

Penghapusan gagal atau tidak melakukan apa-apa

Yang Anda lihat: Dokumen tetap ada setelah Anda mengonfirmasi penghapusan.

Perbaikan:

1. Segarkan halaman dan periksa badge status
2. Coba hapus lagi
3. Jika masalah tetap ada, hubungi dukungan

Masih Mengalami Kendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Unggahan gagal setelah beberapa kali percobaan
• ❌ Dokumen tetap dalam Processing selama lebih dari 30 menit
• ❌ Dokumen menampilkan error ingest yang sama setelah Anda mengunggahnya kembali
• ❌ Penghapusan tidak selesai setelah penyegaran

Informasi yang sebaiknya disertakan:

• Nama file dan status
• Screenshot tabel dokumen
• Waktu masalah mulai terjadi

Panduan Terkait

• Siapkan Chatbot
• Atur Gaya Widget Chatbot
• Buat Tautan Live Chat untuk Tamu