체크인 완료 방법
문서가 준비되어 있으면 대부분의 체크인은 3~5분이면 끝납니다. 이 가이드는 AVA의 셀프 서비스 키오스크 또는 직원 지원 체크인 장치에서 보게 되는 게스트 체크인 경험을 설명합니다.
이 가이드는 예약 조회부터 객실 액세스까지 게스트 체크인 흐름을 이해하고 지원하는 데 도움이 됩니다. 게스트는 QR 코드나 URL로 접속하는 AVA 체크인 키오스크를 통해 셀프 서비스(CCI), 직원 지원(ACI), 또는 도착 전 모드로 체크인을 완료합니다.
게스트가 체크인에 접속하는 방법:
- 숙소에 표시된 QR 코드를 스캔합니다
- 제공된 체크인 URL을 방문합니다
- 직원이 직원 지원 체크인(ACI) 인터페이스로 도와줄 수 있습니다
직원 대시보드에서 예약과 객실 배정을 관리하려면 왼쪽 사이드바의 Reservations 페이지(홈 화면)로 이동하세요. 이 가이드는 게스트가 보는 체크인 경험에 집중합니다.
이 짧은 영상은 게스트 관점에서 전체 다중 객실 체크인 흐름을 보여줍니다.
빠른 참고
| 단계 | 완료 주체 | 표시 위치 |
|---|---|---|
| Reservation Lookup | 게스트 또는 직원 | Check In, Reservation Lookup, 또는 Staff Access |
| Document Upload | 게스트 또는 직원 | 각 객실 카드의 Guest Verification |
| Bulk Upload | 직원(그룹 체크인) | 객실 카드 위의 Upload All Documents 버튼 |
| Guest Information | 게스트 또는 직원 | Guest Information → Fill |
| Signature | 게스트(때로는 모든 게스트) | Signature → Sign |
| Facial Verification | 게스트(셀프 체크인만) | Facial Verification → Verify |
| Deposit / Payment | 게스트(셀프 체크인만, 활성화된 경우) | Reservation Requirements |
| Check-In / Pre-Arrival | 게스트 또는 직원 | Proceed to Check-In 또는 Complete Pre-Arrival |
| Room Access | 직원 또는 게스트 | Room Information |
체크인 모드
| 모드 | 적합한 경우 | 달라지는 점 |
|---|---|---|
| Pre-Arrival | 도착 전 게스트 | 얼굴 인증이 없습니다. Complete Pre-Arrival를 사용합니다. 객실 액세스는 도착 시 발급됩니다. |
| Self Check-In (CCI) | 키오스크를 사용하는 게스트 | 얼굴 인증이 나타날 수 있습니다. 보증금 또는 결제가 Proceed to Check-In을 막을 수 있습니다. |
| Assisted Check-In (ACI) | 직원 주도 체크인 | 직원이 Staff Access 검색을 사용합니다. 객실 액세스는 인계 전까지 숨겨집니다. |
이 짧은 영상은 직원 관점에서 전체 직원 지원 체크인(ACI) 흐름을 보여줍니다.
시작하기 전에
다음 항목을 확인하세요.
- 예약이 활성 상태입니다(취소 또는 노쇼 아님)
- 게스트가 여권 또는 신분증을 준비했습니다
- 객실이 준비되었거나 배정할 수 있습니다
- 키카드 인코더 또는 스마트 락 시스템이 온라인 상태입니다
단계별 체크인
1. 예약 찾기
-
Check In 화면에서 게스트의 여권 또는 신분증을 스캔합니다
-
스캔을 사용할 수 없으면 Use Confirmation Number Instead를 선택합니다
-
확인 번호를 입력하고 Continue를 선택합니다
✓ 예약의 객실 카드가 보여야 합니다
스캔 조회는 어제와 오늘 도착만 찾습니다. 이른 도착이나 미래 도착은 확인 번호를 사용하세요.
직원 지원 체크인(ACI)을 사용하는 경우
- 환영 화면에서 Check In을 선택합니다
- Staff Access를 엽니다
- 게스트 이름, 예약 ID, 또는 외부 예약 ID로 검색합니다
- 올바른 예약을 선택합니다
✓ 객실 목록이 보입니다
Staff Access는 어제와 오늘 도착만 보여줍니다. 다른 날짜를 찾으려면 확인 번호로 검색하세요.
게스트가 도착 전 체크인을 완료한 경우
확인 번호로 예약을 찾은 다음, 도착 시 Proceed to Check-In으로 진행하세요.
2. 객실과 게스트 검토
각 객실에 올바른 게스트가 있는지 확인하세요. **★**는 주 게스트를 표시합니다.
예약에 여러 객실이 있는 경우
- Set Your Rooms를 선택합니다
- 게스트를 올바른 객실로 옮깁니다
- 나중에 게스트를 옮기려면 Change Room을 사용합니다
- 모든 게스트가 배정되면 I'm Done을 선택합니다
체크인이 끝나기 전에 Change Room을 다시 열면 AVA는 Room 1, Room 2처럼 표시합니다. 각 레이블 아래에는 객실 유형이 계속 보입니다.
Opera OHIP을 사용하면, 객실 확인 번호가 일치할 때 AVA가 주 게스트를 올바른 객실 카드에 유지합니다. 이것은 OPERA가 서로 다른 내부 ID로 게스트 기록을 저장할 때도 도움이 됩니다.
Cloudbeds를 사용하면, 객실 배정 후 AVA가 주 예약을 동기화 상태로 유지합니다. 이렇게 하면 Cloudbeds가 하나의 예약을 하위 예약으로 분리해도 객실 카드가 정확하게 유지됩니다.
누락된 게스트를 추가해야 하는 경우
- 해당 객실에서 Add Guest를 선택합니다
- 게스트 문서를 업로드합니다
- 게스트 정보를 입력합니다
게스트가 아직 도착하지 않은 경우
- 해당 게스트 아래에서 Check In Later를 선택합니다
- 게스트가 도착하면 Check In Now를 선택해 해당 단계로 돌아갑니다
✓ 게스트는 건너뛰어지며 주 게스트를 막지 않습니다
3. 문서 업로드
-
게스트의 Guest Verification 섹션에서 Document Upload → Upload를 선택합니다
-
게스트의 여권 또는 신분증을 스캔합니다
✓ 문서 상태가 완료로 바뀌고 문서 번호가 표시됩니다
팁: 여러 게스트가 체크인 중이면 페이지 상단의 Upload All Documents를 사용하세요. 자세한 내용은 아래 섹션을 참고하세요.
어떤 신분증이 허용되는지 확인하려면 Accepted Travel Documents를 참고하세요.
중복 문서 경고가 표시되는 경우
"Passport Already Uploaded" 또는 "This passport is already registered to..." 메시지가 보일 수 있습니다.
- 계속 스캔하려면 Scan Another Guest's Passport를 선택합니다
- 원래 게스트를 보려면 Go to Existing Guest를 선택합니다
여러 게스트에게 Upload All Documents를 사용하는 경우
그룹 체크인에서 Upload All Documents를 사용하면 저장하기 전에 한 번의 세션에서 모든 여권을 스캔할 수 있습니다.
1단계: 모든 여권 스캔
- 객실 목록 상단에서 Upload All Documents를 선택합니다
- 각 게스트의 여권을 하나씩 스캔합니다
- 진행 표시기가 각 여권의 업로드 상태를 보여줍니다
- 스캔이 실패하면 Rescan passport를 선택해 다시 시도합니다
2단계: 검토 및 배정
스캔이 끝나면 배정할 준비가 된 모든 여권 목록이 보입니다.
- 시스템은 이름 일치를 기준으로 각 여권이 어떤 게스트 것인지 제안합니다
- 제안이 맞으면 추가 작업이 필요하지 않습니다
- 다른 게스트에게 배정하려면 목록에서 그 게스트를 선택합니다
- 새 사람을 추가하려면 Create new guest를 선택합니다
배정 표시 방식:
- 3명 이하: 카드형 선택 버튼
- 3명 초과: 더 간단하게 보이도록 드롭다운 메뉴
3단계: 배정 저장
- 모든 여권-게스트 배정을 검토합니다
- 저장하려면 Insert Guests를 선택합니다
- 오류가 있으면 영향받은 여권 옆에 표시됩니다
- 문제를 개별적으로 수정한 뒤 필요하면 다시 시도합니다
자주 보는 오류:
- "Document number not detected" → 더 좋은 조명으로 다시 스캔
- "Already uploaded for [guest]" → 다른 게스트에게 배정
- "Guest limit reached" → 새로 만들지 말고 기존 게스트에 배정
4. 게스트 정보 입력
-
Guest Information → Fill을 선택합니다
-
모든 필드를 확인합니다. 필수 필드는
*로 표시됩니다 -
필요하면 Document Number를 수정합니다
-
Save를 선택합니다
✓ Guest Information 단계가 완료로 표시됩니다
게스트에게 전화번호가 없으면 AVA는 여권 국적을 기본 국가 코드로 사용합니다. 기존 전화번호는 저장된 국가 코드를 유지합니다.
게스트가 주소나 여행 관련 필드를 입력할 때 AVA는 Google Places를 게스트 국적에 맞게 조정합니다. 국적이 비어 있으면 호텔 국가를 기준으로 합니다.
Document Number 아래에 경고가 보이면 신분증을 다시 확인하세요. 경고는 체크인을 막지 않습니다.
5. 서명 수집(필요한 경우)
-
Signature → Sign을 선택합니다
-
게스트의 서명을 받습니다
✓ Signature 단계가 완료로 표시됩니다
참고: 기본적으로 주 게스트가 서명해야 합니다. 일부 숙소는 모든 게스트의 서명을 요구합니다.
6. 얼굴 인증 실행(셀프 체크인만 해당)
Facial Verification이 보이면:
-
Facial Verification → Verify를 선택합니다
-
화면의 카메라 안내를 따릅니다
✓ Facial Verification 단계가 완료로 표시됩니다
팁: 얼굴 인증은 Self Check-In (CCI) 모드에서만 나타납니다. AVA는 문서에서 가장 선명한 얼굴을 먼저 비교합니다. 희미한 여권 워터마크는 보통 매칭을 방해하지 않습니다.
얼굴 인증이 실패하는 경우
- 더 선명한 사진을 위해 Take another selfie를 선택합니다
- 그래도 실패하면 Re-upload document를 선택하고 다시 스캔합니다
7. 보증금 또는 결제 수집(셀프 체크인만 해당)
Reservation Requirements에 Deposit 또는 Payment가 표시되면:
-
Pay를 선택합니다
-
결제 단계를 완료합니다
✓ 결제 요구 사항이 완료로 표시됩니다
참고: 표시된 모든 결제가 성공해야 체크인을 완료할 수 있습니다.
선택적 혜택 모달이 완료를 막는 경우
보이는 내용: Win A Complimentary 1-Night Stay 모달이 Complete Check-In 전에 나타납니다.
해결:
- 모달을 닫습니다
- Complete Check-In을 다시 선택합니다
ACI에서 키카드 제어가 숨겨진 경우
보이는 내용: 체크인 후 Retrieve Keycard 또는 Already Encoded가 보이지 않습니다.
해결:
- 먼저 직원 인계를 확인합니다
- 객실 카드가 새로 고쳐질 때까지 기다립니다
- 버튼이 나타나면 Retrieve Keycard 또는 Already Encoded를 선택합니다
8. 체크인 마무리
-
Proceed to Check-In을 선택합니다
-
진행 화면이 끝날 때까지 기다립니다
✓ 객실 카드에 체크인 완료 상태가 표시됩니다
팁: 체크인 중 시스템은 Checking Availability → Assigning Room → Generating Keys → Finalizing을 실행합니다.
이것이 도착 전 등록인 경우
- 위의 필수 단계를 모두 완료합니다
- Proceed to Check-In 대신 Complete Pre-Arrival를 선택합니다
✓ 객실이 도착 전 완료로 표시됩니다. 객실 액세스는 게스트가 도착할 때 발급됩니다.
객실이 이미 체크인된 경우
남은 게스트를 완료하려면 Proceed to Check-In을 선택합니다. 이 작업으로 객실이 다시 배정되지는 않습니다.
9. 객실 액세스 제공
체크인 후 객실 카드에서 Room Information을 엽니다.
- 상단에 Room Number가 표시됩니다
- Room Access는 숙소 설정에 따라 달라집니다
Keycards를 사용하는 경우:
-
ACI라면 먼저 인계를 확인합니다
-
지금 카드를 인코딩하려면 Retrieve Keycard를 선택합니다
-
키카드를 미리 인코딩했다면 Already Encoded를 선택합니다
-
안내가 뜨면 각 카드를 인코딩합니다
-
카드 수가 더 적으면 키카드 모달에서 Complete Check-In을 선택합니다
✓ 인코더가 하나라도 온라인이면 AVA는 인코딩을 시작하기 전에 잠시 **Preparing keycard encoding...**을 표시합니다
Win A Complimentary 1-Night Stay 모달이 나타나면 먼저 닫으세요. 그다음 Complete Check-In을 선택합니다.
Smart Locks를 사용하는 경우:
-
Show PIN을 선택합니다
-
게스트에게 PIN을 공유합니다
✓ 객실 액세스 카드가 여전히 Pending 또는 Partial success라면 먼저 준비 완료 상태가 될 때까지 기다리세요.
Lockers를 사용하는 경우:
- Locker Number를 공유합니다
- Show Code를 선택하고 락커 코드를 공유합니다
코드 대신 객실 액세스 메시지가 보이면 화면 안내를 따르세요.
Manage Locker Code와 락커 코드는 Settings → Room Access가 Locker Systems로 설정되어 있을 때만 나타납니다. AVA가 여전히 객실 액세스 모드를 로드하는 중이면 기다렸다가 객실 카드에서 다시 시도하세요.
팁: WiFi가 설정되어 있으면 WiFi 섹션에 이름과 비밀번호가 표시됩니다. 객실 메모는 General Information 아래에 나타납니다.
직원 지원 체크인(ACI)을 사용하는 경우
체크인 후 화면에 Check-In Complete가 표시되고 게스트에게 기기를 반환하라고 안내합니다. 객실에 키카드가 필요하면 먼저 인계를 확인합니다. 그다음 객실 카드에 키카드 컨트롤이 나타납니다. 새 카드는 Retrieve Keycard, 미리 준비한 카드는 Already Encoded를 사용합니다. 데모 모드에서는 인계 후 키카드 버튼이 나타납니다.
문제 해결
스캔 후 예약을 찾지 못함
보이는 내용: "Reservation not found"가 표시되거나 확인 화면으로 이동합니다.
해결:
- 스캔 대신 확인 번호를 입력합니다
- 도착 날짜가 오늘 또는 어제인지 확인합니다
- 예약이 취소 또는 노쇼가 아닌지 확인합니다
여러 예약이 검색됨
보이는 내용: "Multiple reservations found."가 표시됩니다.
해결:
- 확인 번호로 검색합니다
- Staff Access에서 예약 ID 또는 외부 예약 ID로 검색합니다
체크인 버튼이 비활성화됨
보이는 내용: Proceed to Check-In에 "Complete all steps."가 표시됩니다.
확인:
- 모든 게스트의 Document Upload가 완료됨
- 각 게스트의 Guest Information이 저장됨
- 필수 게스트의 Signature가 완료됨
- Self Check-In에서만 Facial Verification이 완료됨
- 표시된 경우 Deposit와 Payment가 완료됨
- 누락된 게스트가 Check In Later로 표시되었거나 추가됨
객실이 준비되지 않았거나 너무 이른 경우
보이는 내용: "Room not ready", "No rooms available", 또는 Proceed to Check-In 후 체크인이 실패합니다.
해결:
- PMS 또는 Room Status에서 객실 상태를 확인합니다
- 허용되면 다른 객실을 배정합니다
- 조기 체크인 정책을 따릅니다
선택 혜택 모달이 완료를 막음
보이는 내용: Win A Complimentary 1-Night Stay 모달이 Complete Check-In 전에 나타납니다.
해결:
- 모달을 닫습니다
- Complete Check-In을 다시 선택합니다
문서 업로드 실패
보이는 내용: "Document upload failed"가 표시되거나 업로드가 멈춥니다.
해결:
- 더 좋은 조명에서 다시 스캔합니다
- Upload Document를 선택하고 대신 선명한 사진을 고릅니다
- 문제가 계속되면 Use Confirmation Number Instead를 사용합니다
대량 업로드 오류
보이는 내용: Upload All Documents 모드에서 특정 여권 옆에 다음과 같은 오류가 표시됩니다.
- "Document number not detected"
- "Already uploaded for [guest name]"
- "Guest limit reached"
해결:
- 감지 오류면 Rescan passport를 선택하고 더 좋은 조명에서 다시 스캔합니다
- 중복이면 여권을 다른 게스트에게 배정합니다
- 게스트 한도면 새로 만들지 말고 기존 게스트를 선택합니다
- 오류가 계속되면 모달을 닫고 문제가 있는 여권만 개별 업로드합니다
얼굴 인증이 계속 실패함
보이는 내용: "Facial Verification Failed" 또는 불일치 화면이 표시됩니다.
해결:
- 더 밝은 조명에서 셀피를 다시 찍습니다
- 얼굴 사진이 흐릿하면 문서를 다시 업로드합니다
- 게스트가 통과할 수 없으면 수동 검토 정책을 따릅니다
객실 액세스가 보이지 않음
보이는 내용: 체크인 후 코드나 키카드 옵션이 없습니다.
해결:
- 객실 카드를 새로 고치고 체크인이 완료되었는지 확인합니다
- Room Access가 Pending 또는 Partial success라면 완료될 때까지 기다립니다
- Settings → Room Access로 가서 현재 활성 객실 액세스 방식이 올바른지 확인합니다
- 체크인으로 돌아가 Room Information을 다시 엽니다
- Room Access 오류 메시지가 있는지 확인하고 지침을 따릅니다
- 그래도 액세스가 보이지 않으면 지원팀에 문의합니다
ACI에서 키카드 제어가 숨겨짐
보이는 내용: 체크인 후 Retrieve Keycard 또는 Already Encoded가 보이지 않습니다.
해결:
- 먼저 직원 인계를 확인합니다
- 객실 카드가 새로 고쳐질 때까지 기다립니다
- 버튼이 나타나면 Retrieve Keycard 또는 Already Encoded를 선택합니다
아직도 해결되지 않나요?
다음에 해당하면 success@vouch-technologies.com으로 문의하세요.
- ❌ 스캔 또는 확인 번호로 예약을 찾지 못함
- ❌ 모든 단계가 끝난 뒤에도 체크인이 막힘
- ❌ 체크인 후 객실 액세스가 나타나지 않음
함께 보내면 좋은 정보:
- 오류 스크린샷
- 예약 확인 번호
- 게스트 이름과 도착 날짜
- 문제가 시작된 시각