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查找和管理客人档案

快速设置

大多数客人都能在 1 分钟内通过姓名、邮箱、电话或证件号找到。 除非你拥有隐私访问权限，否则敏感证件字段会保持遮罩状态。

本指南帮助你查找、查看、更新、删除和导出在入住期间创建的客人档案。

前往： Main Menu → Guests

客人管理界面，显示带有搜索和筛选选项的客人档案列表

快速参考​

任务点击位置结果
查找客人Search 搜索栏匹配的档案会显示在列表中
筛选近期客人Filters → Activity → Recent (30 days) → Apply Filters列表仅显示近期客人
编辑档案Edit（铅笔图标）打开编辑面板
查看完整档案拥有隐私访问权限时点击 Edit完整证件值（包括顶层证件号）会加载到编辑面板中
查看同意快照Edit → Consent存储的同意历史会显示为每份同意一张卡片，旧版值会合并其中
查看同意数量客人行中的同意指示器显示现有同意快照的数量
删除档案Delete（垃圾桶图标）打开确认弹窗
将客人标记为 VIPEdit → VIP Guest保存 VIP 状态
导出筛选后的客人Export filtered导出当前搜索和筛选结果
导出选中的客人Export selected (N)跨页面仅导出已勾选的客人
保存更改Save Changes档案更新；你可能会看到同步消息

如果使用 Opera​

Opera 可以支持按客人姓名搜索，但不一定支持每项档案操作。 AVA 会分别检查各项能力，然后为每个客人管理操作选择正确的数据源。

按姓名搜索时可以使用 Opera 客人目录。 如果 Opera 不提供列表、编辑和删除功能，系统可以使用 AVA 的备用路径。 你仍然可以正常使用 Find、Edit 和 Delete。 无需更改或重新连接 Opera 设置。

为什么有些客人信息看起来被隐藏​

客人档案默认会遮罩敏感证件字段。

你可能会看到：

  • 证件号显示为 ***678
  • 日期显示为 ***REDACTED***
  • 嵌套证件数据也会以相同方式遮罩

如果你拥有客人隐私访问权限，打开 Edit 会重新加载完整档案。 当 PMS 发送顶层证件号时，编辑面板也会保留这些号码。 该访问会记录在审计轨迹中。

  1. 找到客人所在行并点击 Edit。

  2. 展开面板顶部附近的 Consent。

  3. 查看存储的同意快照和最新状态。

  4. 完成后关闭面板。

    ✓ 同意历史仅供查看。 ✓ 保存客人档案不会更改同意数据。

该快照来自已签署的客人档案。 它会将规范同意字段和旧版同意字段合并为每份同意一个显示项。 你可能会看到 Promotional Mailing List、Allow Contact Phone、Allow Contact Email 和 Marketing emails。 只有不存在细分同意时才会显示 Marketing emails 项目。 其中包含已保存的 terms、privacy、marketing 和 Opera 同意字段。 只有签署档案的客人才会看到此快照。

同意信息缺失时

如果 Consent 折叠区没有出现，客人可能尚未签署同意。 请检查最新预订，或请客人再次完成入住。

查找客人档案​

  1. 前往 Main Menu → Guests。

  2. 使用 Search 搜索栏输入姓名、邮箱、电话或证件号。

  3. 如有需要，点击 Filters 并设置 Nationality、Activity 或 Sort by。

  4. 点击 Apply Filters。

    ✓ 列表会更新为匹配的档案。

更快获得结果的提示

如果姓名相似，请先使用电话号码或邮箱。

筛选和排序客人​

  1. 点击 Filters。

  2. 选择一个或多个选项：

    • Nationality（开始输入进行搜索，然后选择结果）
    • Activity → Recent (30 days)
    • Sort by：Last Check-in、Name 或 Created Date
    • Order：Ascending 或 Descending

  3. 点击 Apply Filters。

    ✓ 表格会按新的顺序刷新。

    客人筛选面板

要重置所有条件，请点击 Clear all filters。

编辑客人档案​

  1. 找到客人所在行并点击 Edit。

    ✓ Edit Guest Information 面板会打开。

编辑客人信息面板，显示个人信息、基本信息和旅行信息区域

如果你拥有客人隐私访问权限，面板会加载完整证件值。 如果没有，敏感字段会继续保持遮罩状态。 当档案数据中包含顶层证件号时，这些号码仍会显示。 如果存在同意快照，Consent 折叠区会显示在顶部附近。 打开它即可查看存储的历史记录。 你不能在此面板中编辑同意信息。 由于快照会从已签署的入住记录同步，因此它是只读的。

  1. 更新所需字段。

  2. 点击 Save Changes。

    ✓ 你会看到成功消息。

如果最新预订也已更新，你会看到： "Guest profile updated and synced to last reservation"

可更新的内容​

区域可更新内容备注
Personal Details姓名、出生日期、性别、国籍、护照/证件号First Name 和 Last Name 为必填项
Basic Information邮箱、电话、VIP 状态、VIP 描述、职业邮箱必须有效
Travel Information离店/下一目的地、离店时间使用 Same as current address 复选框
Address Information地址行、城市、省/州、国家、邮政编码可选字段
Administrative客人类型、居留状态、验证包含 Permanent resident or work permit holder 和 Guest verified
如果你的物业在泰国
  • Occupation 使用泰国职业列表。
  • Nationality 使用泰国官方国籍列表。

导出客人档案​

快速设置

大多数导出会在几分钟内完成。 按入住日期导出会在后台运行，AVA 会轮询其完成状态。

当你需要根据当前筛选条件、已勾选客人、入住日期范围或隐私请求导出 CSV 时使用此功能。

导出类型作用从哪里开始
Export filtered导出当前结果集中的每位客人Main Menu → Guests
Export selected仅导出已勾选的客人Main Menu → Guests
Export stay date range导出入住日期与所选日期重叠的去重客人Filters → Stayed from / Stayed until

  1. 前往 Main Menu → Guests。

  2. 搜索或筛选客人列表。

  3. 选择一个导出操作：

    • 点击 Export filtered，导出所有匹配的客人。
    • 跨页面勾选客人复选框，然后点击 Export selected (N)。
    • 设置 Stayed from 和 Stayed until，然后点击 Export filtered。

  4. 查看导出消息或错误信息。

  5. 等待 CSV 下载，或在完成文件出现后打开它。

    ✓ 筛选导出包含当前结果集中的所有匹配项。 ✓ 选中导出仅包含已勾选的客人。 ✓ 按入住日期导出包含预订与所选日期范围重叠的去重客人。 ✓ 按入住日期导出会排除已取消和未到店的预订。 ✓ 按入住日期导出的 CSV 文件包含每次入住的开始和结束日期。 ✓ 在同一结果中翻页时，选择内容会保持不变。 ✓ 更改搜索或筛选条件会清除选择内容。

导出数量上限

筛选导出和选中导出最多处理 10,000 位客人。 按入住日期导出同样最多处理 10,000 位客人。 如果达到上限，请缩小搜索范围或取消选择部分客人。

入住日期范围上限

按入住日期导出必须同时提供两个日期。 日期范围最长可覆盖 366 天。

谨慎处理导出文件

只能将客人导出文件分享给已批准的接收方。

按入住日期导出客人​

  1. 前往 Main Menu → Guests。

  2. 点击 Filters。

  3. 设置 Stayed from 和 Stayed until。

  4. 点击 Apply Filters。

    ✓ 列表不会改变。 ✓ AVA 仅保存用于导出的日期。

  5. 点击 Export filtered。

  6. 等待任务完成。

    ✓ AVA 会导出预订与所选范围重叠的去重客人。 ✓ 任务完成后，AVA 会下载 CSV。

日期范围包含哪些内容

AVA 会包含预订与所选日期重叠的客人。 它会忽略已取消和未到店的预订。

删除客人档案​

  1. 找到客人所在行并点击 Delete（垃圾桶图标）。

  2. 查看确认消息。

  3. 点击 Delete 确认。

    ✓ 客人档案会被移除，列表会刷新。

删除是永久操作

此操作无法撤销。Delete 按钮只会对拥有删除权限的用户显示。

活跃入住检查

你不能删除当前正在入住的客人。请先结束入住，再重试。

将客人标记为 VIP​

  1. 找到客人并点击 Edit。

  2. 在 Basic Information 中启用 VIP Guest。

  3. 输入简短的 VIP Description。

  4. 点击 Save Changes。

    ✓ 你会看到成功消息。

谨慎使用 VIP 状态

只有在管理层批准后才设置 VIP。

Opera VIP 值

如果你的物业使用 Opera，AVA 会在之后的客人档案同步中保留现有的 VIP Guest 和 VIP Description 值。 每次同步后无需重新输入这些值。

查看近期客人活动​

  1. 前往 Main Menu → Guests。

  2. 查看顶部的 Recent Guests 卡片。

  3. 在表格中查看 Activity 列里的入住日期。

  4. 点击 Filters → Activity → Recent (30 days)。

  5. 点击 Apply Filters。

    ✓ 列表会显示近期有活动的客人。

需要完整入住历史？

使用 Command Center 查看完整预订记录。

故障排查​

客人管理显示 PMS 不支持错误​

你会看到： "Query guest profiles is not supported by this PMS vendor."

解决方法：

  1. 刷新 Guests 页面。

  2. 如果页面仍然失败，请退出登录后重新登录。

  3. 检查 Settings → Essentials → PMS Integration。

  4. 确认 Opera 显示为已连接。仅因这个错误无需重新连接。

  5. 如果客人管理仍未加载，请联系支持团队。

    ✓ 刷新后，客人管理应当能够加载。

没有找到客人​

你会看到： "No guests found" 或 "No guests match your current filters."

解决方法：

  1. 点击 Clear all filters。
  2. 清除所有搜索文本。
  3. 客人完成入住后再试一次。

更新失败，提示 "cannot update these fields"​

你会看到： 红色错误信息，内容为 "cannot update these fields"。

解决方法：

  1. 在 PMS 中更新这些字段。
  2. 等待下一次同步。
  3. 再次尝试保存。

校验错误​

你会看到： Email、Phone Number 或姓名字段下方出现红字。

解决方法：

  • 使用有效的邮箱格式。
  • 使用国际电话号码格式。
  • 填写 First Name 和 Last Name。

入住日期显示为 "Never"​

你会看到： Activity 列显示 "Never"。

解决方法：

  1. 确认客人已完成入住。
  2. 刷新页面。
  3. 在 Command Center 中检查预订。

近期客人数量为零​

你会看到： Recent Guests 卡片显示 0。

解决方法：

  1. 确认过去 30 天内有客人入住。
  2. 清除筛选条件并刷新。
  3. 如果入住仍在处理中，请稍后再试。

入住历史加载缓慢​

你会看到： 客人入住历史打开时间很长，或大型物业打开时超时。

解决方法：

  1. 请 AVA 管理员在每个环境中创建客人入住索引。

  2. 刷新客人档案。

  3. 再次打开 Edit。

    ✓ 创建索引后，入住历史应当加载得更快。

缺少 Delete 按钮​

你会看到： Actions 列中没有 Delete（垃圾桶图标）。

解决方法：

  1. 确认你的角色包含删除客人的权限。
  2. 权限更新后刷新页面。

活跃入住导致删除受阻​

你会看到： "Guest is currently checked in." 或删除错误消息。

解决方法：

  1. 在 Command Center 中检查客人的当前入住记录。
  2. 完成退房。
  3. 重试删除。

敏感字段仍保持遮罩​

你会看到： 打开 Edit 后证件号仍显示 ***678。

解决方法：

  1. 确认你拥有客人隐私访问权限。
  2. 请经理检查你的角色。
  3. 权限变更后重新打开档案。

无法使用导出请求​

你会看到： 无法为隐私请求启动客人数据导出。

解决方法：

  1. 请授权管理员处理 DSAR 导出。
  2. 确认所需的客人记录正确。
  3. 使用酒店的安全交付流程发送完成的文件。

导出超过上限​

你会看到： 导出因客人过多或选中行过多而失败，并显示本地化消息。

解决方法：

  1. 移除部分筛选条件或缩小搜索范围。
  2. 取消选择客人，直到数量低于 10,000。
  3. 再次运行导出。

需要入住日期​

你会看到： 导出前 AVA 要求你选择两个入住日期。

解决方法：

  1. 打开 Filters。
  2. 同时设置 Stayed from 和 Stayed until。
  3. 点击 Apply Filters。
  4. 再次尝试导出。

导出入住记录已排队或正在处理​

你会看到： 导出按钮显示 Exporting...，或文件尚未下载。

解决方法：

  1. 等待当前任务完成。
  2. 保持 Guests 页面打开。
  3. 如果状态看起来没有更新，刷新一次。
  4. 任务完成后再试。

导出过大​

你会看到： AVA 因日期范围过大而拒绝按入住日期导出。

解决方法：

  1. 缩短入住日期范围。
  2. 如有需要，缩小客人搜索范围。
  3. 再次尝试导出。

删除失败，提示 "Guest ID is missing"​

你会看到： "Guest ID is missing. Please refresh and try again."

解决方法：

  1. 刷新页面。
  2. 重试删除操作。
  3. 如果问题仍然存在，请联系支持团队。

你会看到： Edit 中没有出现 Consent 折叠区。

解决方法：

  1. 确认客人在入住期间签署了同意。
  2. 在 Command Center 中打开最新预订。
  3. 刷新客人档案，然后重新打开 Edit。

仍然无法解决？​

如果出现以下情况，请联系 success@vouch-technologies.com：

  • ❌ 客人无法加载
  • ❌ 尝试上述解决方法后更新仍然失败
  • ❌ 出现同步消息，但数据没有更新

建议提供：

  • 客人姓名和证件号（如有）
  • 尝试更新的时间
  • 错误消息截图