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查找和管理客人档案

快速设置

大多数客人都能在 1 分钟内通过姓名、邮箱、电话或证件号找到。 除非你有隐私权限，否则敏感证件字段会保持遮罩。

本指南帮助你查找、查看、更新、删除和导出在入住过程中创建的客人档案。

前往： Main Menu → Guests

客人管理界面，显示带有搜索和筛选选项的客人档案列表

快速参考​

任务点击位置结果
查找客人Search 搜索栏匹配档案会显示在列表中
筛选近期客人Filters → Activity → Recent (30 days) → Apply Filters列表只显示近期客人
编辑档案Edit（铅笔图标）打开编辑面板
查看完整档案在有隐私权限时点击 Edit完整证件值（包括顶层证件号）会加载到编辑面板中
查看同意记录快照Edit → Consent存储的同意历史会显示在编辑面板中
查看同意次数客人行上的同意指示器显示有多少份同意快照
删除档案Delete（垃圾桶图标）打开确认弹窗
将客人标记为 VIPEdit → VIP Guest保存 VIP 状态
保存更改Save Changes档案会更新，可能会看到同步消息

为什么有些客人信息看起来被隐藏​

客人档案默认会遮罩敏感证件字段。

你可能会看到：

  • 证件号显示为 ***678
  • 日期显示为 ***REDACTED***
  • 嵌套证件数据也以相同方式被遮罩

如果你有客人隐私权限，打开 Edit 会重新加载完整档案。 当 PMS 传入顶层证件号时，编辑面板也会保留这些号码。 该访问会记录在审计轨迹中。

  1. 找到客人所在行并点击 Edit。

  2. 展开面板顶部附近的 Consent。

  3. 查看存储的同意快照和最新状态。

  4. 完成后关闭面板。

    ✓ 同意历史仅供查看。 ✓ 保存客人档案不会更改同意数据。

该快照来自已签署的客人档案。 其中包含已保存的 terms、privacy、marketing 和 Opera 同意字段。 只有签署的那位客人才会显示这个快照。

同意信息缺失时

如果 Consent 折叠区没有出现，客人可能还没有签署同意。 请检查最新预订，或者请客人再次完成入住。

查找客人档案​

  1. 前往 Main Menu → Guests。

  2. 使用 Search 输入姓名、邮箱、电话或证件号。

  3. 如有需要，点击 Filters 并设置 Nationality、Activity 或 Sort by。

  4. 点击 Apply Filters。

    ✓ 列表会更新为匹配的档案。

更快的搜索建议

如果姓名相似，优先使用电话或邮箱。

筛选和排序客人​

  1. 点击 Filters。

  2. 选择一个或多个选项：

    • Nationality（开始输入进行搜索，然后选择结果）
    • Activity → Recent (30 days)
    • Sort by：Last Check-in、Name 或 Created Date
    • Order：Ascending 或 Descending

  3. 点击 Apply Filters。

    ✓ 表格会按新顺序刷新。

    客人筛选面板

要重置全部条件，请点击 Clear all filters。

编辑客人档案​

  1. 找到客人所在行并点击 Edit。

    ✓ Edit Guest Information 面板会打开。

编辑客人信息面板，显示个人信息、基础信息和旅行信息区域

如果你有客人隐私权限，面板会加载完整证件值。 如果没有，敏感字段会继续保持遮罩。 当档案数据中包含顶层证件号时，这些号码仍会可见。 如果存在同意快照，Consent 折叠区会显示在顶部附近。 打开后可以查看存储的历史。 你不能在这个面板中编辑同意信息。 由于它同步自已签署的入住记录，所以该快照是只读的。

  1. 更新需要的字段。

  2. 点击 Save Changes。

    ✓ 你会看到成功消息。

如果最新预订也被更新，你会看到： "Guest profile updated and synced to last reservation"

你可以更新什么​

区域可更新内容备注
Personal Details姓名、出生日期、性别、国籍、护照/证件号First Name 和 Last Name 为必填
Basic Information邮箱、电话、VIP 状态、VIP 描述、职业邮箱必须有效
Travel Information离店/下一目的地、离店时间使用 Same as current address 复选框
Address Information地址行、城市、省/州、国家、邮编可选字段
Administrative客人类型、居留状态、验证包含 Permanent resident or work permit holder 和 Guest verified
如果你的物业在泰国
  • Occupation 使用泰国职业列表。
  • Nationality 使用泰国官方国籍列表。

为隐私请求导出客人数据​

对已批准的访问或可携带性请求，请使用 DSAR 导出流程。

  1. 请授权管理员为所请求的档案运行客人导出。

  2. 在发送给客人之前先检查导出内容。

  3. 通过酒店批准的安全交付渠道分享文件。

    ✓ 导出内容包含完整客人档案及相关证件数据。

谨慎处理导出内容

只能把客人导出内容分享给已批准的接收方。

删除客人档案​

  1. 找到客人所在行并点击 Delete（垃圾桶图标）。

  2. 查看确认消息。

  3. 点击 Delete 确认。

    ✓ 客人档案会被移除，列表也会刷新。

删除是永久操作

此操作无法撤销。Delete 按钮只会对拥有删除权限的用户显示。

活动入住检查

你不能删除当前正在入住的客人。请先结束入住，再重试。

将客人标记为 VIP​

  1. 找到客人并点击 Edit。

  2. 在 Basic Information 中启用 VIP Guest。

  3. 输入简短的 VIP Description。

  4. 点击 Save Changes。

    ✓ 你会看到成功消息。

谨慎使用 VIP 状态

仅在管理层批准后再设置 VIP。

查看近期客人活动​

  1. 前往 Main Menu → Guests。

  2. 查看顶部的 Recent Guests 卡片。

  3. 在表格中查看 Activity 列里的入住日期。

  4. 点击 Filters → Activity → Recent (30 days)。

  5. 点击 Apply Filters。

    ✓ 列表会显示近期有活动的客人。

需要完整入住历史？

请使用 Command Center 查看完整预订记录。

故障排查​

没有找到客人​

你会看到： "No guests found" 或 "No guests match your current filters."

解决方法：

  1. 点击 Clear all filters。
  2. 清除任何搜索文本。
  3. 在客人完成入住后再试一次。

更新失败，提示 "cannot update these fields"​

你会看到： 红色错误信息，内容为 "cannot update these fields"。

解决方法：

  1. 在 PMS 中更新这些字段。
  2. 等待下一次同步。
  3. 再次尝试保存。

校验错误​

你会看到： Email、Phone Number 或姓名字段下方出现红字。

解决方法：

  • 使用有效的邮箱格式。
  • 使用国际电话号码格式。
  • 填写 First Name 和 Last Name。

签到日期显示 "Never"​

你会看到： Activity 列显示 "Never"。

解决方法：

  1. 确认客人已完成入住。
  2. 刷新页面。
  3. 在 Command Center 中检查该预订。

近期客人数量为 0​

你会看到： Recent Guests 卡片显示 0。

解决方法：

  1. 确认最近 30 天内确实有入住。
  2. 清除筛选条件并刷新。
  3. 如果入住仍在处理中，请稍后再试。

入住历史加载缓慢​

你会看到： 客人入住历史打开很慢，或者在大型物业中超时。

解决方法：

  1. 请 AVA 管理员在每个环境中创建客人入住索引。

  2. 刷新客人档案。

  3. 再次打开 Edit。

    ✓ 索引建立后，入住历史应该会加载更快。

删除按钮缺失​

你会看到： Actions 列中没有 Delete（垃圾桶图标）。

解决方法：

  1. 确认你的角色包含删除客人的权限。
  2. 权限更新后刷新页面。

删除被活动入住阻止​

你会看到： "Guest is currently checked in." 或删除错误信息。

解决方法：

  1. 在 Command Center 中查看客人的当前入住。
  2. 完成退房。
  3. 重试删除。

敏感字段仍然被遮罩​

你会看到： 打开 Edit 后，证件号仍显示 ***678。

解决方法：

  1. 确认你有客人隐私权限。
  2. 请经理检查你的角色权限。
  3. 权限变更后重新打开档案。

导出请求不可用​

你会看到： 你无法为隐私请求启动客人数据导出。

解决方法：

  1. 请授权管理员处理 DSAR 导出。
  2. 确认你需要的客人记录是正确的。
  3. 使用酒店的安全交付流程发送完成的文件。

删除失败，提示 "Guest ID is missing"​

你会看到： "Guest ID is missing. Please refresh and try again."

解决方法：

  1. 刷新页面。
  2. 重试删除操作。
  3. 如果问题持续，请联系支持。

你会看到： Edit 中没有出现 Consent 折叠区。

解决方法：

  1. 确认客人在入住时已签署同意。
  2. 在 Command Center 中打开最新预订。
  3. 刷新客人档案并重新打开 Edit。

仍然卡住？​

如果出现以下情况，请联系 success@vouch-technologies.com：

  • ❌ 无法加载客人
  • ❌ 尝试上面的修复后更新仍失败
  • ❌ 同步消息出现，但数据没有更新

建议附上：

  • 客人姓名和证件号（如有）
  • 更新尝试时间
  • 错误信息截图