Temukan dan Kelola Profil Tamu

Penyiapan Cepat

Sebagian besar tamu dapat ditemukan dalam waktu kurang dari satu menit menggunakan nama, email, telepon, atau nomor dokumen. Field dokumen sensitif tetap disamarkan kecuali Anda memiliki akses privasi.

Panduan ini membantu Anda menemukan, meninjau, memperbarui, menghapus, dan mengekspor profil tamu yang dibuat selama check-in.

Buka: Main Menu → Guests

---

Referensi Cepat

Tugas	Lokasi klik	Hasil
Mencari tamu	Bar Search	Profil yang cocok muncul di daftar
Memfilter tamu terbaru	Filters → Activity → Recent (30 days) → Apply Filters	Daftar hanya menampilkan tamu terbaru
Mengedit profil	Edit (ikon pensil)	Panel edit terbuka
Meninjau profil penuh	Edit dengan akses privasi	Nilai dokumen penuh, termasuk nomor dokumen level atas, dimuat di panel edit
Meninjau snapshot consent	Edit → Consent	Riwayat consent tersimpan muncul di panel edit
Melihat jumlah consent	Indikator consent di baris tamu	Menampilkan berapa banyak snapshot consent yang ada
Menghapus profil	Delete (ikon tempat sampah)	Modal konfirmasi terbuka
Menandai tamu sebagai VIP	Edit → VIP Guest	Status VIP tersimpan
Menyimpan perubahan	Save Changes	Profil diperbarui; Anda mungkin melihat pesan sinkronisasi

---

Mengapa Beberapa Detail Tamu Tampak Tersembunyi

Profil tamu menyamarkan field dokumen sensitif secara default.

Anda mungkin melihat:

• Nomor dokumen ditampilkan sebagai ***678
• Tanggal ditampilkan sebagai ***REDACTED***
• Data dokumen bertingkat disamarkan dengan cara yang sama

Jika Anda memiliki akses privasi tamu, membuka Edit akan memuat ulang profil penuh. Panel edit juga mempertahankan nomor dokumen level atas saat PMS mengirimkannya. Akses itu dicatat di audit trail.

Meninjau Snapshot Consent

1. Temukan baris tamu lalu klik Edit.

2. Buka Consent di bagian atas panel.

3. Tinjau snapshot consent yang tersimpan dan status terbaru.

4. Tutup panel jika sudah selesai.

   ✓ Riwayat consent hanya dapat dilihat. ✓ Menyimpan profil tamu tidak mengubah data consent.

Snapshot ini berasal dari profil tamu yang sudah ditandatangani. Isinya mencakup field terms, privacy, marketing, dan consent Opera yang tersimpan. Hanya tamu yang menandatangani yang menampilkan snapshot ini.

Saat consent belum ada

Jika accordion Consent tidak muncul, tamu mungkin belum menandatangani consent. Periksa reservasi terbaru atau minta tamu menyelesaikan check-in lagi.

---

Temukan Profil Tamu

1. Buka Main Menu → Guests.

2. Gunakan bar Search untuk memasukkan nama, email, telepon, atau nomor dokumen.

3. Jika perlu, klik Filters lalu atur Nationality, Activity, atau Sort by.

4. Klik Apply Filters.

   ✓ Daftar diperbarui dengan profil yang cocok.

Tips untuk hasil lebih cepat

Mulailah dengan nomor telepon atau email saat nama serupa.

---

Filter dan Urutkan Tamu

1. Klik Filters.

2. Pilih satu atau beberapa opsi:

   • Nationality (mulai ketik untuk mencari, lalu pilih hasil)
   • Activity → Recent (30 days)
   • Sort by: Last Check-in, Name, atau Created Date
   • Order: Ascending atau Descending

3. Klik Apply Filters.

   ✓ Tabel diperbarui dengan urutan baru.

   

Untuk mengatur ulang semuanya, klik Clear all filters.

---

Edit Profil Tamu

1. Temukan baris tamu lalu klik Edit.

   ✓ Panel Edit Guest Information terbuka.

Jika Anda memiliki akses privasi tamu, panel memuat nilai dokumen penuh. Jika tidak, field sensitif tetap disamarkan. Nomor dokumen level atas tetap terlihat saat menjadi bagian dari data profil. Jika snapshot consent ada, accordion Consent muncul di dekat bagian atas. Buka accordion itu untuk meninjau riwayat yang tersimpan. Anda tidak dapat mengedit consent dari panel ini. Snapshot bersifat hanya baca karena disinkronkan dari record check-in yang ditandatangani.

2. Perbarui field yang Anda perlukan.

3. Klik Save Changes.

   ✓ Anda akan melihat pesan sukses.

Jika reservasi terbaru juga diperbarui, Anda akan melihat: "Guest profile updated and synced to last reservation".

Apa yang Bisa Diperbarui

Bagian	Yang bisa Anda perbarui	Catatan
Personal Details	Nama, tanggal lahir, gender, kewarganegaraan, nomor paspor/dokumen	First Name dan Last Name wajib
Basic Information	Email, telepon, status VIP, deskripsi VIP, pekerjaan	Email harus valid
Travel Information	Keberangkatan/tujuan berikutnya, waktu keberangkatan	Gunakan checkbox Same as current address
Address Information	Alamat, kota, state, negara, kode pos	Field opsional
Administrative	Tipe tamu, status residensi, verifikasi	Termasuk Permanent resident or work permit holder dan Guest verified

Jika properti Anda berada di Thailand

• Occupation menggunakan daftar pekerjaan Thailand.
• Nationality menggunakan daftar kewarganegaraan resmi Thailand.

---

Ekspor Data Tamu untuk Permintaan Privasi

Gunakan alur ekspor DSAR untuk permintaan akses atau portabilitas yang telah disetujui.

1. Minta admin yang berwenang menjalankan ekspor tamu untuk profil yang diminta.

2. Tinjau ekspor sebelum mengirimkannya ke tamu.

3. Bagikan file melalui channel pengiriman aman yang disetujui hotel Anda.

   ✓ Ekspor berisi profil tamu lengkap dan data dokumen terkait.

Tangani ekspor dengan hati-hati

Hanya bagikan ekspor tamu kepada penerima yang disetujui.

---

Hapus Profil Tamu

1. Temukan baris tamu lalu klik Delete (ikon tempat sampah).

2. Tinjau pesan konfirmasi.

3. Klik Delete untuk mengonfirmasi.

   ✓ Profil tamu dihapus dan daftar dimuat ulang.

Penghapusan bersifat permanen

Anda tidak dapat membatalkan tindakan ini. Tombol Delete hanya muncul untuk pengguna dengan izin hapus.

Pemeriksaan masa inap aktif

Anda tidak bisa menghapus tamu yang saat ini sedang checked in. Akhiri masa inap terlebih dahulu, lalu coba lagi.

---

Tandai Tamu sebagai VIP

1. Temukan tamu lalu klik Edit.

2. Di Basic Information, aktifkan VIP Guest.

3. Masukkan VIP Description singkat.

4. Klik Save Changes.

   ✓ Anda akan melihat pesan sukses.

Gunakan status VIP seperlunya

Gunakan VIP hanya jika disetujui manajemen.

---

Tinjau Aktivitas Tamu Terbaru

1. Buka Main Menu → Guests.

2. Tinjau kartu Recent Guests di bagian atas.

3. Pada tabel, periksa kolom Activity untuk tanggal check-in.

4. Klik Filters → Activity → Recent (30 days).

5. Klik Apply Filters.

   ✓ Daftar menampilkan tamu dengan aktivitas terbaru.

Butuh riwayat check-in lengkap?

Gunakan Command Center untuk catatan reservasi lengkap.

---

Pemecahan Masalah

Tidak ada tamu ditemukan

Yang Anda lihat: "No guests found" atau "No guests match your current filters."

Perbaikan:

1. Klik Clear all filters.
2. Hapus teks pencarian apa pun.
3. Coba lagi setelah tamu menyelesaikan check-in.

Update gagal dengan "cannot update these fields"

Yang Anda lihat: Pesan error merah dengan "cannot update these fields".

Perbaikan:

1. Perbarui field tersebut di PMS Anda.
2. Tunggu sinkronisasi berikutnya.
3. Coba simpan lagi.

Error validasi

Yang Anda lihat: Teks merah di bawah Email, Phone Number, atau field nama.

Perbaikan:

• Gunakan format email yang valid.
• Gunakan format telepon internasional.
• Isi First Name dan Last Name.

Tanggal check-in menampilkan "Never"

Yang Anda lihat: Kolom Activity menampilkan "Never".

Perbaikan:

1. Pastikan tamu sudah menyelesaikan check-in.
2. Muat ulang halaman.
3. Periksa Command Center untuk reservasinya.

Jumlah recent guests nol

Yang Anda lihat: Kartu Recent Guests menampilkan 0.

Perbaikan:

1. Pastikan ada check-in dalam 30 hari terakhir.
2. Hapus filter dan refresh.
3. Coba lagi nanti jika check-in masih diproses.

Riwayat masa inap memuat lambat

Yang Anda lihat: Riwayat masa inap tamu lama sekali terbuka, atau timeout pada properti besar.

Perbaikan:

1. Minta administrator AVA membuat indeks guest stays di setiap environment.

2. Refresh profil tamu.

3. Buka Edit lagi.

   ✓ Riwayat masa inap seharusnya memuat lebih cepat setelah indeks tersedia.

Tombol Delete hilang

Yang Anda lihat: Tidak ada Delete (ikon tempat sampah) di kolom Actions.

Perbaikan:

1. Pastikan role Anda mencakup izin hapus tamu.
2. Refresh halaman setelah pembaruan izin.

Penghapusan diblokir oleh masa inap aktif

Yang Anda lihat: "Guest is currently checked in." atau pesan error penghapusan.

Perbaikan:

1. Periksa masa inap aktif tamu di Command Center.
2. Selesaikan check-out.
3. Coba hapus lagi.

Field sensitif tetap tersembunyi

Yang Anda lihat: Nomor dokumen masih tampil ***678 setelah Anda membuka Edit.

Perbaikan:

1. Pastikan Anda memiliki akses privasi tamu.
2. Minta manajer meninjau role Anda.
3. Buka ulang profil setelah perubahan izin.

Permintaan ekspor tidak tersedia

Yang Anda lihat: Anda tidak bisa memulai ekspor data tamu untuk permintaan privasi.

Perbaikan:

1. Minta admin yang berwenang menangani ekspor DSAR.
2. Pastikan record tamu yang Anda butuhkan sudah benar.
3. Gunakan proses pengiriman aman hotel Anda untuk file yang sudah selesai.

Penghapusan gagal dengan "Guest ID is missing"

Yang Anda lihat: "Guest ID is missing. Please refresh and try again."

Perbaikan:

1. Refresh halaman.
2. Coba lagi aksi hapus.
3. Hubungi support jika masalah berlanjut.

Accordion consent hilang

Yang Anda lihat: Accordion Consent tidak muncul di Edit.

Perbaikan:

1. Pastikan tamu memang menandatangani consent saat check-in.
2. Buka reservasi terbaru di Command Center.
3. Refresh profil tamu lalu buka ulang Edit.

---

Masih Terkendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Tamu tidak mau dimuat
• ❌ Update gagal setelah mencoba perbaikan di atas
• ❌ Pesan sinkronisasi muncul tetapi data tidak berubah

Informasi yang sebaiknya disertakan:

• Nama tamu dan nomor dokumen (jika ada)
• Waktu percobaan pembaruan
• Screenshot pesan error

Panduan Terkait

• Audit Trail
• Command Center
• Reservation Notes