Atur Persetujuan Kebijakan Privasi

Penyiapan Cepat

Biarkan ini mati kecuali tamu wajib menyetujui kebijakan privasi saat check-in. Jika diaktifkan, pilih sumber kebijakan dan tinjau teks yang akan dilihat tamu sebelum menyimpan.

Panduan ini membantu Anda menampilkan kebijakan privasi pada langkah tanda tangan dan mewajibkan tamu menyetujuinya sebelum menandatangani. AVA juga menampilkan saran kepatuhan yang peka terhadap negara pada bagian ini dan di Facial Verification.

Tinjauan legal

AVA dapat membantu Anda menyiapkan dan menampilkan teks kebijakan privasi, tetapi ini bukan nasihat hukum. Hotel Anda bertanggung jawab memastikan kebijakan tersebut sesuai dengan operasional dan kewajiban hukum Anda.

Saran kepatuhan

AVA menampilkan panduan lokal terlebih dahulu saat negara hotel Anda adalah Thailand, Korea Selatan, atau Singapura. Jika negara Anda berbeda, AVA menampilkan ketiga negara tersebut sebagai contoh. Gunakan Learn more untuk membaca catatan lengkap.

Lokasi

Settings → Check-In → Card & Consent

Referensi Cepat

Pengaturan	Yang Dikendalikan	Dampak ke Tamu
Require Privacy Policy acceptance	Menyalakan atau mematikan langkah kebijakan privasi	Tamu harus menyetujui kebijakan sebelum menandatangani
Use Vouch privacy policy template	Menghasilkan teks kebijakan dari detail hotel	Tamu melihat template yang sudah terisi dalam bahasa yang diaktifkan
Use the hotel's own privacy policy	Memungkinkan Anda menempelkan teks kebijakan lengkap	Tamu melihat teks kebijakan yang Anda sediakan
Compliance advisory	Menampilkan panduan peka negara tentang persetujuan biometrik wajah	Membantu staf memastikan kebijakan sebelum go live
Notice for use	Panduan internal sebelum memakai opsi kebijakan	Tamu tidak melihat catatan ini
Template fields	Nama hotel, tanggal kebijakan, provider, dan email privasi	Terisi ke template yang dilihat tamu
Language tabs	Isi kebijakan per bahasa yang didukung	Tamu melihat bahasa yang mereka pilih bila tersedia

Yang Dilihat Tamu

Saat persetujuan kebijakan privasi aktif:

1. Tamu membuka langkah Signature.
2. Mereka melihat tab Terms & Conditions dan Privacy Policy.
3. Mereka harus mencentang I have read and accept the Privacy Policy.
4. Kotak tanda tangan hanya muncul setelah kotak persetujuan yang wajib dicentang.
5. AVA menyimpan persetujuan bersama record tanda tangan.

Saat persetujuan kebijakan privasi mati, tamu melihat alur tanda tangan normal tanpa tab atau kotak centang kebijakan privasi.

Pilih Opsi Kebijakan yang Tepat

Pilih Ini	Kapan Dipakai	Yang Anda Perlukan
Vouch privacy policy template	Anda belum memiliki kebijakan yang mencakup check-in digital dan permintaan tamu	Detail hotel, detail provider, dan email kontak privasi
Hotel's own privacy policy	Anda sudah memiliki kebijakan privasi lengkap	Teks kebijakan lengkap Anda, termasuk wording check-in digital Vouch

Perilaku default

Persetujuan kebijakan privasi mati secara default. Properti yang sudah ada tidak terpengaruh kecuali seseorang menyalakannya dan menyimpan.

Gunakan Template Kebijakan Privasi Vouch

Gunakan ini saat Anda ingin AVA menghasilkan kebijakan awal untuk layanan check-in digital dan permintaan tamu.

1. Buka Settings → Check-In → Card & Consent
2. Aktifkan Require Privacy Policy acceptance
3. Pilih Use Vouch privacy policy template
4. Baca Notice for use
5. Isi field template yang masih kosong
6. Tinjau pratinjau kebijakan yang dihasilkan
7. Klik Save

✓ Tamu harus menyetujui kebijakan privasi yang dihasilkan saat check-in.

Field Template

Field	Cara AVA Menggunakannya	Catatan
Last updated date	Menampilkan tanggal kebijakan	Gunakan tanggal saat hotel menyetujui kebijakan
Hotel name	Menyebut hotel Anda sebagai pemilik kebijakan	Biasanya berasal dari pengaturan hotel
Payment provider	Menyebut payment processor	Hanya-baca saat AVA dapat mendeteksinya
PMS provider	Menyebut sistem reservasi atau PMS	Hanya-baca saat AVA dapat mendeteksinya
Hotel privacy email	Memberi titik kontak kepada tamu	Gunakan inbox yang dipantau staf

Payment provider

Jika pengumpulan pembayaran tidak diaktifkan, AVA menghapus wording payment processor dari template yang dihasilkan.

PMS and payment names

AVA memformat nama provider umum secara otomatis, seperti AVA, Opera, Cloudbeds, Ezee, Mews, Stripe, dan Red Dot.

Gunakan Kebijakan Privasi Milik Hotel Anda

Gunakan ini saat hotel Anda sudah memiliki kebijakan privasi yang disetujui.

1. Buka Settings → Check-In → Card & Consent
2. Aktifkan Require Privacy Policy acceptance
3. Pilih Use the hotel's own privacy policy
4. Baca Notice for use
5. Salin wording check-in digital Vouch yang diwajibkan ke kebijakan Anda sendiri
6. Tempelkan kebijakan lengkap yang dilihat tamu ke editor
7. Tambahkan terjemahan untuk setiap bahasa yang Anda dukung
8. Klik Save

✓ Tamu harus menyetujui kebijakan yang Anda tempel saat check-in.

Kebijakan lengkap wajib

Jangan hanya menempelkan addendum Vouch. Tamu harus melihat seluruh kebijakan privasi yang ingin Anda minta mereka setujui.

Tambahkan Terjemahan

Teks kebijakan mengikuti bahasa tamu yang Anda aktifkan.

1. Buka setiap tab bahasa di editor kebijakan
2. Tinjau atau masukkan teks kebijakan untuk bahasa tersebut
3. Jaga makna tetap konsisten di semua bahasa
4. Klik Save

Jika suatu bahasa kosong, AVA akan kembali ke bahasa Inggris bila tersedia.

Tinjau terjemahan

Minta reviewer yang kompeten memeriksa terjemahan kebijakan privasi. Frasa hukum bisa kehilangan makna jika diterjemahkan terlalu santai.

Matikan Persetujuan Kebijakan Privasi

Gunakan ini saat Anda tidak lagi ingin tamu menyetujui kebijakan privasi saat check-in.

1. Buka Settings → Check-In → Card & Consent
2. Matikan Require Privacy Policy acceptance
3. Klik Save

✓ Tamu kembali ke alur tanda tangan normal.

Record check-in yang sebelumnya disetujui tetap menyimpan detail persetujuannya.

Yang Perlu Dicek Sebelum Go Live

• Toggle hanya aktif untuk properti yang membutuhkannya
• Teks kebijakan menyebut nama hotel yang benar
• Email kontak privasi dipantau
• Wording pembayaran sesuai dengan setup pembayaran Anda
• Wording PMS sesuai dengan PMS yang terhubung
• Setiap bahasa yang diaktifkan memiliki teks kebijakan yang sudah ditinjau
• Staf memahami bahwa Notice for use hanya panduan internal

Pemecahan Masalah

Kotak centang kebijakan privasi tidak muncul

Yang Anda lihat: Tamu melihat Terms & Conditions tetapi tidak ada kotak centang kebijakan privasi.

Perbaikan:

1. Pastikan Require Privacy Policy acceptance aktif
2. Pastikan isi kebijakan tidak kosong
3. Klik Save
4. Muat ulang halaman check-in tamu dan coba lagi

Save terblokir di mode template

Yang Anda lihat: Save gagal setelah memilih Use Vouch privacy policy template.

Perbaikan:

1. Periksa bahwa semua field template terisi
2. Pastikan pratinjau kebijakan yang dihasilkan tidak kosong
3. Tambahkan Hotel privacy email yang dipantau
4. Klik Save lagi

Save terblokir di mode milik hotel

Yang Anda lihat: Save gagal setelah memilih Use the hotel's own privacy policy.

Perbaikan:

1. Tempelkan kebijakan lengkap yang dilihat tamu
2. Sertakan wording check-in digital Vouch jika berlaku
3. Periksa bahwa tab bahasa Inggris tidak kosong
4. Klik Save lagi

Tamu melihat nama provider yang salah

Yang Anda lihat: Kebijakan menyebut payment atau provider PMS yang salah.

Perbaikan:

1. Periksa setup pembayaran Anda di Payment Gateway
2. Periksa setup PMS Anda di Settings → Essentials → PMS Integration
3. Kembali ke Card & Consent
4. Tinjau lagi kebijakan yang dihasilkan
5. Klik Save

Kebijakan terjemahan terlihat tidak lengkap

Yang Anda lihat: Tab bahasa kosong atau ada wording penting yang hilang.

Perbaikan:

1. Buka Settings → Essentials → Supported Languages
2. Konfirmasi bahasa apa saja yang bisa dipilih tamu
3. Kembali ke Card & Consent
4. Tambahkan atau tinjau teks kebijakan untuk setiap bahasa yang diaktifkan
5. Klik Save

Masih Terkendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Tamu tidak bisa lanjut setelah menyetujui kebijakan
• ❌ Template yang dihasilkan menyebut provider yang salah setelah disimpan
• ❌ Anda perlu bantuan menemukan lokasi munculnya kebijakan saat check-in

Sebaiknya disertakan:

• Tangkapan layar pengaturan kebijakan privasi
• Opsi kebijakan yang Anda pilih
• Bahasa tamu yang digunakan saat pengujian

Panduan Terkait

• Registration Card Disclaimer - Terms, signature, dan pengaturan persetujuan
• Payment Gateway - Penyiapan payment processor
• Enable Guest Languages - Bahasa yang dapat dipilih tamu