Kelola Pembayaran Reservasi
Gunakan Payments di modal reservasi. Sebagian besar pemeriksaan selesai dalam kurang dari 3 menit.
Panduan ini membantu Anda meninjau saldo, melakukan capture pembayaran, dan membaca detail folio.
| Item | Yang Ditampilkan | Digunakan di Mana |
|---|---|---|
| Payment Summary | Paid, pre-auth, transaction ID | Kartu reservasi |
| Folio Details | Balance due, charges, deposits, payments | Modal reservasi |
| Capture Payment | Capture pembayaran yang sudah diotorisasi | Modal reservasi |
| Source | Asal entri folio | Panel folio |
Cara kerja penagihan pembayaran
- Aturan pembayaran berasal dari Settings → Payment.
- Hotel Anda dapat menagih deposit, pembayaran penuh, atau keduanya.
- Jika penagihan pembayaran dimatikan, check-in akan melewati pembayaran.
- Portal backend menampilkan data pembayaran dari payment gateway Anda.
Melihat informasi pembayaran
Ringkasan Pembayaran pada Kartu Reservasi
Saat melihat reservasi dalam card view, setiap kartu menampilkan:
- Paid: Total jumlah yang sudah dibayar untuk reservasi
- Pre-auth: Jumlah yang sudah diotorisasi sebelumnya, jika ada
- Transaction ID: Referensi payment gateway, dengan tombol salin
Ringkasan ini muncul otomatis saat data pembayaran tersedia.
AVA menampilkan Paid dan Pre-auth dalam mata uang tampilan reservasi terlebih dahulu. Jika mata uang itu tidak ada, AVA menggunakan mata uang ringkasan pembayaran. Jika keduanya tidak ada, AVA kembali ke mata uang deposit hotel Anda.
Tahap Pembayaran di Command Center
Saat integrasi pembayaran diaktifkan, Command Center menampilkan tahap pembayaran di alur check-in dan checkout.
- Check-In Payment Stage: Badge di progres check-in
- Checkout Payment Stage: Badge di progres checkout
- Badge menampilkan indikator status seperti pending atau completed
Tahap pembayaran hanya muncul saat integrasi pembayaran aktif. Jika disetel ke "DISABLE", check-in dan checkout melewati tahap pembayaran.
Informasi Pembayaran Detail di Modal Reservasi
Klik reservasi mana pun untuk membuka modal detail reservasi. Tampilan ini muncul dari:
- Check-Ins page: Klik kartu reservasi atau baris tabel mana pun
- Checkouts page: Klik kartu checkout mana pun
- Stayovers page: Klik kartu stayover mana pun
- Calendar view: Klik blok reservasi mana pun
- Command Center page: Klik reservasi mana pun
Di Financials, tinjau:
- Balance Due: Saldo terutang saat ini
- Deposit Payment: Detail deposit yang sudah ditagih
- Room Payment: Detail biaya kamar
Saat akses folio tersedia, Balance Due berasal dari ringkasan folio PMS. Jika PMS Anda adalah AVA, Streamliner juga menyinkronkan deposit dan pembayaran kamar ke ledger folio. Sinkronisasi terjadi selama ringkasan pembayaran, tampilan billing, dan alur capture.
Anda bisa membuka Folio Details untuk meninjau:
- Room Charges
- Extras
- Taxes
- Deposits
- Payments
Panel folio juga menampilkan badge Fidelity, Last synced, dan field Source. Label source diterjemahkan, bukan token backend mentah. Anda mungkin melihat AVA ledger, Invoice-backed, atau label lokal. Jika PMS Anda tidak mendukung detail folio, AVA tetap menyimpan saldo snapshot dan menampilkan alasan dari provider.
Setiap catatan pembayaran menampilkan:
- Status pembayaran, seperti "Authorized" atau "Captured"
- Nominal pembayaran dan mata uang
- Metode pembayaran, seperti kartu kredit atau tunai
- Nama payment gateway
- Referensi gateway atau transaction ID
- Detail kartu, seperti brand dan 4 digit terakhir
Jenis pembayaran
Portal backend AVA melacak dua jenis pembayaran:
- Deposit Payment: Pembayaran di muka yang ditagih sebelum atau saat check-in
- Room Payment: Pembayaran untuk biaya kamar dan layanan tambahan
Melakukan capture pembayaran
Jika payment gateway Anda mendukungnya, Anda bisa melakukan capture pembayaran yang sudah diotorisasi di modal:
- Buka modal detail reservasi.
- Gulir ke Financials.
- Jika pembayaran sudah diotorisasi tetapi belum di-capture, klik Capture Payment.
- Konfirmasi aksi capture.
- Tunggu hingga hasilnya diperbarui.
Capture hanya tersedia untuk pembayaran yang sudah diotorisasi tetapi belum di-capture.
Hasil capture pembayaran
Setelah capture pembayaran, portal menampilkan:
- Payment captured: Ya atau tidak
- Capture message: Detail atau teks galat dari gateway
Jika hasilnya tidak langsung muncul, portal melakukan polling hingga 60 detik.
Sebelum menagih pembayaran
- Pastikan saldo reservasi di PMS atau guest folio.
- Periksa metode pembayaran yang diperlukan untuk reservasi ini.
- Pastikan payment gateway terhubung di Settings → Payment.
- Pastikan integrasi pembayaran aktif dan tidak disetel ke "DISABLE".
Jika pembayaran terblokir
- Pastikan payment gateway terhubung dan aktif.
- Konfirmasi kebijakan hotel untuk deposit atau pembayaran penuh.
- Minta admin meninjau Settings → Payment jika diperlukan.
- Periksa bahwa tipe integrasi pembayaran tidak disetel ke "DISABLE".
Pemecahan Masalah
Saldo tidak diperbarui setelah pembayaran
Yang Anda lihat: Saldo folio masih menampilkan jumlah lama.
Perbaikan:
- Buka modal reservasi lagi.
- Klik Refresh di Folio Details.
- Tunggu 10-30 detik setelah capture.
- Muat ulang halaman jika saldo masih tidak berubah.
Paid atau Pre-auth menampilkan mata uang berbeda dari yang diharapkan
Yang Anda lihat: Nominal ringkasan pembayaran menampilkan kode mata uang berbeda di kartu reservasi.
Perbaikan:
- Buka reservasi dan pastikan mata uang reservasi.
- Periksa apakah data pembayaran menyertakan mata uangnya sendiri.
- Jika keduanya kosong, tinjau mata uang deposit di Settings → Payment.
- Muat ulang halaman dan verifikasi tampilan mata uang yang diperbarui.
Detail folio tidak tersedia
Yang Anda lihat: Toggle folio nonaktif, atau reservasi menampilkan saldo snapshot.
Perbaikan:
- Pastikan PMS Anda mendukung detail folio.
- Klik Refresh di modal detail reservasi.
- Tetap gunakan saldo snapshot jika provider masih melaporkan akses yang tidak didukung.
- Hubungi dukungan jika alasan dari provider terlihat salah.
Masih Terkendala?
Hubungi success@vouch-technologies.com jika:
- ❌ Saldo folio tetap salah setelah refresh
- ❌ Capture selesai tetapi modal tidak pernah diperbarui
- ❌ Label source masih menampilkan teks yang tidak diharapkan
Sebaiknya sertakan:
- Reservation ID atau confirmation number
- Waktu pembayaran
- Tangkapan layar panel folio