Kelola Pembayaran Reservasi
Gunakan Payments di modal reservasi. Sebagian besar pengecekan selesai dalam waktu kurang dari 3 menit.
Panduan ini membantu Anda meninjau saldo, menangkap pembayaran, dan membaca detail folio.
| Item | Yang ditampilkan | Digunakan di mana |
|---|---|---|
| Ringkasan Pembayaran | Paid, pre-auth, transaction ID | Kartu reservasi |
| Folio Details | Balance due, charges, deposits, payments | Modal reservasi |
| Capture Payment | Penangkapan pembayaran yang sudah diotorisasi | Modal reservasi |
| Source | Asal entri folio | Panel folio |
Cara kerja penagihan pembayaran
- Aturan pembayaran berasal dari Settings → Payment.
- Mata uang properti berasal dari Settings → Essentials → Hotel Basic Details.
- Hotel Anda dapat menagih deposit, pembayaran kamar, pembayaran checkout, atau ketiganya.
- AVA dapat menampilkan billing checkout selama check-out saat masih ada saldo.
- Jika penagihan pembayaran dimatikan, check-in melewati langkah pembayaran.
- Portal backend menampilkan data pembayaran dari gateway Anda.
- Jika bill checkout dibebaskan dan masih memiliki saldo positif, AVA tidak membuat pembayaran checkout.
- Kirim tamu ke front desk untuk peninjauan.
Melihat informasi pembayaran
Ringkasan Pembayaran pada Kartu Reservasi
Saat melihat reservasi dalam card view, setiap kartu menampilkan:
- Paid: Total jumlah yang sudah dibayar untuk reservasi
- Pre-auth: Jumlah yang sudah diotorisasi sebelumnya, jika ada
- Transaction ID: Referensi payment gateway, dengan tombol salin
Ringkasan ini muncul otomatis saat data pembayaran tersedia.
AVA menampilkan Paid dan Pre-auth dalam mata uang tampilan reservasi terlebih dahulu. Jika mata uang itu tidak ada, AVA memakai mata uang ringkasan pembayaran. Jika keduanya tidak ada, AVA kembali ke mata uang properti hotel Anda.
Tahap Pembayaran di Command Center
Saat integrasi pembayaran diaktifkan, Command Center menampilkan tahap pembayaran di alur check-in dan checkout.
- Check-In Payment Stage: Badge di progres check-in
- Checkout Payment Stage: Badge di progres checkout
- Badge menampilkan indikator status seperti pending atau completed
Tahap pembayaran hanya muncul saat integrasi pembayaran diaktifkan. Jika disetel ke "DISABLE", check-in dan checkout melewati tahap pembayaran.
Informasi Pembayaran Detail di Modal Reservasi
Klik reservasi mana pun untuk membuka modal detail reservasi. Tampilan ini muncul dari:
- Check-Ins page: Klik kartu reservasi atau baris tabel mana pun
- Checkouts page: Klik kartu checkout mana pun
- Stayovers page: Klik kartu stayover mana pun
- Calendar view: Klik blok reservasi mana pun
- Command Center page: Klik reservasi mana pun
Di Financials, tinjau:
- Balance Due: Saldo terutang saat ini
- Deposit Payment: Detail deposit yang sudah ditagih
- Room Payment: Detail biaya kamar
Saat akses folio tersedia, Balance Due berasal dari ringkasan folio PMS. Jika PMS Anda adalah AVA, Streamliner juga menyinkronkan deposit dan pembayaran kamar ke ledger folio. Sinkronisasi terjadi selama ringkasan pembayaran, tampilan billing, dan alur capture.
Anda dapat membuka Folio Details untuk meninjau:
- Room Charges
- Extras
- Taxes
- Deposits
- Payments
Panel folio juga menampilkan badge Fidelity, Last synced, dan field Source. Label source diterjemahkan, bukan token backend mentah. Anda mungkin melihat AVA ledger, Invoice-backed, atau label lokal. Jika PMS Anda tidak mendukung detail folio, AVA mempertahankan saldo snapshot dan menampilkan alasan provider.
Setiap record pembayaran menampilkan:
- Status pembayaran, seperti "Authorized" atau "Captured"
- Nominal pembayaran dan mata uang
- Metode pembayaran, seperti kartu kredit atau tunai
- Nama payment gateway
- Referensi gateway atau transaction ID
- Detail kartu, seperti brand dan empat digit terakhir
Jenis Pembayaran
Portal backend AVA melacak tiga jenis pembayaran:
- Deposit Payment: Pembayaran di muka yang ditagih sebelum atau saat check-in
- Room Payment: Pembayaran untuk biaya kamar dan layanan tambahan
- Checkout Payment: Pelunasan akhir yang ditagih saat check-out
Tinjau billing checkout
Saat AVA membuka billing checkout, Anda mungkin melihat salah satu prompt berikut.
| Prompt | Artinya | Yang Anda lakukan |
|---|---|---|
| Existing balance | AVA menemukan saldo yang ditahan atau terbuka | Konfirmasi nominal dan lanjutkan |
| Different card | Tamu ingin memakai kartu lain | Mulai alur pembayaran baru |
| Dispute | Tamu memperselisihkan tagihan | Ikuti proses dispute hotel Anda |
Jika halaman pembayaran mengembalikan Anda ke AVA, tunggu pesan verifikasi. Layar checkout mungkin memuat ulang sebelum proses selesai.
Percobaan ulang pembayaran terminal
Jika pembayaran terminal sudah selesai, AVA langsung menampilkan status paid saat retry. Ini mencegah penagihan ganda untuk pembayaran aktif yang sama.
Jika pembayaran dibatalkan atau konteks pembayaran berubah, AVA dapat memulai alur terminal baru.
Melakukan Capture Pembayaran
Jika payment gateway Anda mendukungnya, Anda dapat melakukan capture pembayaran yang sudah diotorisasi di modal:
- Buka modal detail reservasi.
- Gulir ke Financials.
- Jika pembayaran sudah diotorisasi tetapi belum di-capture, klik Capture Payment.
- Konfirmasi aksi capture.
- Tunggu hasilnya diperbarui.
Capture hanya tersedia untuk pembayaran yang sudah diotorisasi tetapi belum di-capture.
Hasil Capture Pembayaran
Setelah capture pembayaran, portal menampilkan:
- Payment captured: Ya atau tidak
- Capture message: Detail atau teks error dari gateway
Jika hasilnya tidak langsung muncul, portal melakukan polling hingga 60 detik.
Sebelum menagih pembayaran
- Konfirmasi saldo reservasi di PMS atau guest folio.
- Periksa metode pembayaran yang diperlukan untuk reservasi ini.
- Pastikan payment gateway terhubung di Settings → Payment.
- Verifikasi bahwa integrasi pembayaran diaktifkan dan tidak disetel ke "DISABLE".
- Jika Anda berada di checkout, tinjau dulu prompt billing checkout.
Jika pembayaran terblokir
- Verifikasi payment gateway terhubung dan aktif.
- Konfirmasi kebijakan hotel untuk deposit, pembayaran kamar, atau pembayaran checkout.
- Periksa apakah bill checkout dibebaskan dan masih memiliki saldo positif.
- Gunakan front desk untuk saldo positif yang dibebaskan.
- Minta admin meninjau Settings → Payment jika perlu.
- Periksa bahwa tipe integrasi pembayaran tidak disetel ke "DISABLE".
Pemecahan Masalah
Saldo tidak diperbarui setelah pembayaran
Yang Anda lihat: Saldo folio masih menampilkan jumlah lama.
Perbaikan:
- Buka ulang modal reservasi.
- Klik Refresh di Folio Details.
- Tunggu 10-30 detik setelah capture.
- Refresh halaman jika saldo masih belum berubah.
Paid atau Pre-auth menampilkan mata uang berbeda dari yang diharapkan
Yang Anda lihat: Nominal ringkasan pembayaran menampilkan kode mata uang yang berbeda di kartu reservasi.
Perbaikan:
- Buka reservasi dan konfirmasi mata uang reservasi.
- Periksa apakah data pembayaran menyertakan mata uangnya sendiri.
- Jika keduanya kosong, tinjau Property Currency di Settings → Essentials → Hotel Basic Details.
- Jika field dikelola PMS, perbarui mata uang di PMS Anda dan tunggu sinkronisasi.
- Refresh halaman dan verifikasi tampilan mata uang yang diperbarui.
Detail folio tidak tersedia
Yang Anda lihat: Toggle folio dinonaktifkan, atau reservasi menampilkan saldo snapshot.
Perbaikan:
- Pastikan PMS Anda mendukung detail folio.
- Klik Refresh di modal detail reservasi.
- Tetap gunakan saldo snapshot jika provider masih melaporkan akses yang tidak didukung.
- Hubungi support jika alasan provider terlihat salah.
Pembayaran checkout tidak terverifikasi setelah kembali
Yang Anda lihat: Halaman pembayaran kembali, tetapi saldo checkout masih terlihat terbuka.
Perbaikan:
- Tunggu beberapa detik agar AVA memverifikasi pembayaran.
- Periksa struk terminal atau hosted.
- Refresh layar reservasi atau checkout.
- Coba lagi hanya jika pembayaran gagal.
Masih Terkendala?
Hubungi success@vouch-technologies.com jika:
- ❌ Saldo folio tetap salah setelah refresh
- ❌ Capture selesai tetapi modal tidak pernah diperbarui
- ❌ Label source masih menampilkan teks yang tidak diharapkan
- ❌ Prompt billing checkout terus berulang
- ❌ AVA tidak pernah memverifikasi pembayaran checkout
Informasi yang sebaiknya disertakan:
- Reservation ID atau confirmation number
- Waktu pembayaran
- Screenshot panel folio