Kelola Pembayaran Reservasi

Penyiapan Cepat

Gunakan Payments di modal reservasi. Sebagian besar pemeriksaan selesai dalam waktu kurang dari 3 menit.

Panduan ini membantu Anda meninjau saldo, menangkap pembayaran, dan membaca detail folio.

Item	Yang ditampilkan	Tempat penggunaan
Payment Summary	Paid, pre-auth, transaction ID	Kartu reservasi
Folio Details	Balance due, charges, deposits, payments	Modal reservasi
Capture Payment	Penangkapan pembayaran yang diotorisasi	Modal reservasi
Source	Asal entri folio	Panel folio

Cara kerja pengumpulan pembayaran

• Aturan pembayaran berasal dari Settings → Payment.
• Mata uang properti berasal dari Settings → Essentials → Hotel Basic Details.
• Hotel Anda dapat mengumpulkan deposit, pembayaran kamar, pembayaran saat check-out, atau ketiganya.
• AVA dapat menampilkan penagihan saat check-out ketika masih ada saldo.
• Jika pengumpulan pembayaran dinonaktifkan, check-in melewati pembayaran.
• Portal backend menampilkan data pembayaran dari gateway Anda.
• Jika saldo terutang yang dievaluasi tetap positif, AVA dapat meminta pembayaran saat check-out.
• Jika PMS tidak mengevaluasi penagihan, AVA menggunakan ringkasan normal atau saldo tersimpan.
• Produk Mews yang terverifikasi dan sudah termasuk dalam tarif dapat mengikuti pembebasan paket kamar.
• Setelah pembebasan akomodasi Mews, AVA menyembunyikan sisa pembulatan positif THB 0.01 jika semua bagian biaya positif merupakan akomodasi.
• Ekstra Mews yang benar-benar ada dan biaya yang tidak diklasifikasikan tetap dapat ditagih, termasuk ekstra THB 0.01 yang benar-benar ada.
• Jika properti Anda menggunakan pembayaran terminal PMS, AVA mengirim pre-authorisasi reservasi melalui alur terminal PMS.
• Koneksi PMS AVA dan Opera yang didukung dapat menerapkan pembulatan check-out pada saldo kecil.

Melihat informasi pembayaran

Payment Summary pada Kartu Reservasi

Saat melihat reservasi dalam tampilan kartu, setiap kartu menampilkan:

• Paid: Total jumlah yang telah dibayar untuk reservasi
• Pre-auth: Jumlah yang telah dipre-authorisasi, jika berlaku
• Transaction ID: Referensi gateway pembayaran, dengan tombol salin

Ringkasan ini muncul otomatis ketika data pembayaran tersedia.

Mata uang yang ditampilkan dalam Payment Summary

AVA menampilkan Paid dan Pre-auth dalam mata uang tampilan reservasi terlebih dahulu. Jika mata uang tersebut tidak ada, AVA menggunakan mata uang ringkasan pembayaran. Jika keduanya tidak ada, AVA menggunakan mata uang properti hotel Anda sebagai cadangan.

Kartu reservasi Opera

Jika Anda menggunakan Opera, kartu reservasi dapat menampilkan saldo yang di-cache hingga 30 detik. Buka modal reservasi untuk melihat saldo langsung setelah pembayaran baru.

Tahap Pembayaran di Command Center

Saat integrasi pembayaran diaktifkan, Command Center menampilkan tahap pembayaran dalam alur check-in dan check-out.

• Check-In Payment Stage: Badge dalam progres check-in
• Checkout Payment Stage: Badge dalam progres check-out ketika pembayaran saat check-out masih berlaku
• Badge menampilkan indikator status seperti tertunda atau selesai

catatan

Tahap pembayaran hanya muncul ketika integrasi pembayaran diaktifkan. Jika disetel ke "DISABLE", check-in dan check-out melewati tahap pembayaran. Pembayaran saat check-out juga tetap tersembunyi setelah check-out tanpa pembayaran atau dengan saldo nol selesai. Jika AVA telah mencatat upaya pembayaran saat check-out, tahap tersebut tetap terlihat. Badge Room Payment hanya melacak bukti pembayaran kamar atau pre-auth saat check-in. Pembayaran saat check-out tidak menggunakan badge Room Payment.

Informasi Pembayaran Mendetail di Modal Reservasi

Klik reservasi mana pun untuk membuka modal detail reservasi. Tampilan ini dapat dibuka dari:

• Check-Ins page: Klik kartu reservasi atau baris tabel mana pun
• Checkouts page: Klik kartu check-out mana pun
• Stayovers page: Klik kartu stayover mana pun
• Calendar view: Klik blok reservasi mana pun
• Command Center page: Klik reservasi mana pun

Di Financials, tinjau:

• Balance Due: Saldo terutang saat ini
• Deposit Payment: Detail deposit yang dikumpulkan
• Room Payment: Detail biaya kamar

Saat PMS mengembalikan jumlah terutang yang dievaluasi, Balance Due menggunakan jumlah tersebut. Jika tidak, Balance Due berasal dari ringkasan folio PMS atau snapshot yang tersimpan. Modal reservasi mengambil saldo terkini untuk reservasi tunggal. Jika PMS Anda adalah AVA, Streamliner juga menyinkronkan deposit dan pembayaran kamar ke ledger folio. Sinkronisasi berlangsung selama ringkasan pembayaran, tampilan penagihan, dan alur penangkapan. Ketika AVA menerapkan aturan penagihan, baris kamar dan pajak yang tersembunyi ditampilkan sebagai ✅. Jumlah terutang tetap berupa angka dan mengontrol pembayaran saat dievaluasi. Untuk pembebasan paket kamar Opera, AVA terlebih dahulu membebaskan biaya kamar, biaya layanan kamar, dan GST kamar. Untuk proyeksi Opera sebelum kedatangan, biaya kamar yang diproyeksikan dan pajak info tarifnya dibebaskan bersama-sama. Ekstra yang diposting secara terpisah beserta pajaknya tetap dapat ditagih. Saldo nol Opera yang eksplisit tetap menjadi sumber kebenaran dibandingkan baris biaya kamar, pajak, atau layanan yang terlihat. Hal ini tetap berlaku ketika pasangan yang diarahkan atau diselesaikan tidak terlihat dalam folio tamu. AVA hanya memercayai saldo nol tersebut jika jumlah dan mata uangnya cocok dengan tagihan Opera yang dinormalisasi. Ketidakcocokan tetap belum terkonfirmasi. Pembalikan pembayaran Opera mempertahankan tanda negatifnya selama peninjauan penagihan. Karena itu, pembayaran dan pembalikan dengan jumlah yang sama menghasilkan neto nol dalam folio dan saldo terutang. Produk Mews yang terverifikasi dan sudah termasuk dalam tarif, seperti sarapan bundel, dapat mengikuti pembebasan akomodasi. Aturan kelompok tarif Mews hanya berlaku untuk produk yang termasuk dalam kelompok tarif yang dipesan. Produk yang ditetapkan ke kelompok tarif lain tetap dapat ditagih. Biaya dengan harga relatif yang terhubung ke produk yang terverifikasi dan sudah termasuk dapat mengikuti pembebasan tersebut. Setelah pembebasan akomodasi, AVA menyembunyikan sisa positif THB 0.01 yang disebabkan oleh pembulatan biaya layanan malam. Hal ini hanya berlaku jika setiap bagian biaya positif merupakan akomodasi. Ekstra yang benar-benar ada dan biaya yang tidak diklasifikasikan tetap dapat ditagih. Jika AVA tidak dapat membuktikan klasifikasinya, AVA menahan jumlah yang belum terverifikasi untuk ditinjau staf. Bandingkan jumlah tersebut dengan tagihan Mews langsung sebelum mengumpulkan pembayaran.

Hasil evaluasi jumlah terutang yang terverifikasi

Ketika PMS mengembalikan hasil jumlah terutang yang dievaluasi, AVA menggunakan jumlah dan mata uangnya untuk pembayaran kamar. Jika hasil tersebut tidak dievaluasi karena alasan lain, AVA mungkin mempertahankan snapshot yang tersimpan. Pembebasan Mews yang tidak konklusif tidak menggunakan jumlah yang belum terverifikasi. Minta staf front desk meninjau invoice lengkap sebelum mengumpulkan pembayaran. Saat pengumpulan pembayaran kamar diaktifkan, AVA dapat mengarahkan tamu ke front desk selama pencarian reservasi.

Penagihan multi-kamar Furama

Furama menyimpan setiap kamar sebagai pesanan PMS terpisah. AVA menggabungkan semua biaya dan pembayaran kamar untuk saldo seluruh masa inap. Buka baris atau kartu kamar yang dipilih sebelum memposting pembayaran atau biaya folio. AVA mengirimkan perubahan ke pesanan Furama kamar tersebut. Jika kamar tidak teridentifikasi, AVA menghentikan operasi.

Anda dapat memperluas Folio Details untuk meninjau:

• Room Charges
• Extras
• Taxes
• Adjustments
• Deposits
• Payments

Dalam ringkasan penagihan, Deposits dan Payments muncul sebagai jumlah negatif. Ini hanya tampilan, sehingga Balance Due tetap tidak berubah. Folio PMS yang didukung invoice juga dapat menampilkan Adjustments. Ini adalah perubahan tarif atau koreksi preservasi yang dikembalikan oleh PMS. AVA menyertakannya dalam bagian penagihan, sehingga baris yang terlihat sesuai dengan saldo yang ditampilkan. Jumlah penyesuaian mungkin merupakan jumlah setelah pajak, sementara PMS menyimpan nilai audit bruto. Gunakan jumlah bagian yang ditampilkan saat memeriksa total folio. Beberapa properti menggunakan tampilan ringkasan penagihan yang disederhanakan. Dalam tampilan tersebut, Anda akan melihat baris kamar dan pajak yang tersembunyi. Anda juga akan melihat pemisah Extras. Item ekstra dikelompokkan berdasarkan kode. Room Charges, Tax, dan total tetap terlihat.

Panel folio juga menampilkan badge Fidelity, field Last synced, dan Source. Label Source diterjemahkan, bukan token backend mentah. Anda mungkin melihat AVA ledger, Invoice-backed, atau label yang dilokalkan. Jika PMS Anda tidak mendukung detail folio, AVA mempertahankan saldo snapshot dan menampilkan alasan provider.

Setiap catatan pembayaran menampilkan:

• Status pembayaran, seperti "Authorized" atau "Captured"
• Jumlah dan mata uang pembayaran
• Metode pembayaran, seperti kartu kredit atau tunai
• Nama gateway pembayaran
• Referensi gateway atau transaction ID
• Detail kartu, seperti merek dan empat digit terakhir

Meninjau penyesuaian tarif setelah perubahan tarif manual

Jika staf mengubah tarif reservasi di PMS, penyesuaian preservasi tarif sebelumnya dapat tetap ada. Penyesuaian tersebut mengimbangi tarif kamar awal dan mungkin tidak lagi sesuai dengan tarif baru. AVA sekarang mempertahankan baris tersebut agar tetap terlihat di bawah Adjustments.

1. Buka Folio Details reservasi.

2. Perluas Adjustments dan bandingkan baris tersebut dengan biaya kamar saat ini.

3. Buka reservasi di PMS Anda dan konfirmasikan tarif serta penyesuaian saat ini.

4. Hapus penyesuaian yang sudah usang di PMS jika tidak lagi mengimbangi biaya kamar.

5. Muat ulang Folio Details di AVA.

   ✓ Bagian folio dan Balance Due seharusnya sesuai setelah PMS diperbarui.

Jangan menambahkan koreksi kedua

Jangan memposting diskon manual baru untuk menyembunyikan saldo yang tidak dapat dijelaskan. Periksa tarif PMS dan penyesuaian yang ada terlebih dahulu.

Jenis Pembayaran

Portal backend AVA melacak tiga jenis pembayaran:

1. Deposit Payment: Pembayaran di muka yang dikumpulkan sebelum atau selama check-in
2. Room Payment: Pembayaran untuk biaya kamar dan layanan tambahan
3. Checkout Payment: Pelunasan akhir yang dikumpulkan selama check-out

Peninjauan penagihan saat check-out

Ketika AVA membuka penagihan saat check-out, Anda mungkin melihat salah satu prompt berikut.

Prompt	Artinya	Tindakan Anda
Existing balance	AVA menemukan saldo yang ditahan atau terbuka	Konfirmasikan jumlahnya dan lanjutkan
Different card	Tamu menginginkan kartu lain	Mulai alur pembayaran baru
Dispute	Tamu menyanggah biaya tersebut	Ikuti proses sengketa hotel Anda

Penanganan pengembalian pembayaran

Jika halaman pembayaran mengembalikan Anda ke AVA, tunggu pesan verifikasi. Layar check-out mungkin dimuat ulang sebelum proses selesai.

Penyesuaian pembulatan check-out

AVA dapat menerima saldo check-out kecil ketika PMS Anda mendukung pembulatan check-out. Saldo tersebut harus berada dalam Rounding Threshold yang dikonfigurasi. Penyesuaian diposting sebelum check-out selesai.

Penyedia PMS	Yang diperlukan
AVA	Aktifkan penyesuaian. Kode vendor tidak diperlukan.
Opera / OHIP	Aktifkan penyesuaian dan simpan kode vendor di Transaction Code (Rounding).
Cloudbeds, Mews, eZee, dan Furama	Selesaikan saldo di PMS atau di front desk.

Lihat Penyiapan pembulatan check-out.

Percobaan ulang pembayaran terminal

Setelah terminal menerima pembayaran saat check-out, AVA segera mulai memeriksa status secara berkala. Jika pembayaran terminal sudah selesai, AVA langsung menampilkan status sudah dibayar saat dicoba lagi. Hal ini mencegah tagihan kedua untuk pembayaran aktif yang sama.

Jika pembayaran dibatalkan atau konteks pembayaran berubah, AVA dapat memulai alur terminal baru.

Mengganti kartu saat check-out

Jika tamu memilih Different card, AVA memulai pembayaran saat check-out yang baru. Setelah pembayaran tersebut berhasil, AVA membatalkan pre-auth saat check-out yang dapat digunakan kembali sebelumnya di gateway. Pembatalan tersebut berlangsung di latar belakang, sehingga check-out tetap dapat selesai lebih dahulu. Jika callback gateway datang belakangan, pre-auth lama akan dihapus setelah sinkronisasi.

Pre-authorisasi terminal PMS

Jika properti Anda menggunakan pembayaran terminal PMS, AVA mengirimkan permintaan melalui alur terminal PMS.

• AVA menentukan jumlah pembayaran secara lokal sebelum mengirimkan permintaan.
• Pengaturan terminal OPI lama tetap berfungsi sebagai PMS Terminal.
• Gunakan alur ini untuk pre-authorisasi reservasi dan langkah pembayaran check-in.
• Check-out tetap menggunakan terminal Stripe atau alur gateway yang dipetakan.

Menangkap pembayaran

Jika gateway pembayaran Anda mendukungnya, Anda dapat menangkap pembayaran yang telah diotorisasi di modal:

1. Buka modal detail reservasi.
2. Gulir ke Financials.
3. Jika pembayaran telah diotorisasi tetapi belum ditangkap, klik Capture Payment.
4. Konfirmasikan tindakan penangkapan.
5. Tunggu hingga hasilnya diperbarui.

catatan

Penangkapan hanya tersedia untuk pembayaran yang telah diotorisasi dan belum ditangkap.

Hasil penangkapan pembayaran

Setelah menangkap pembayaran, portal menampilkan:

• Payment captured: Ya atau tidak
• Capture message: Detail atau teks kesalahan dari gateway

Jika hasilnya tidak langsung muncul, portal memeriksa status secara berkala hingga 60 detik.

Sebelum mengumpulkan pembayaran

1. Konfirmasikan saldo reservasi di PMS atau folio tamu.
2. Periksa metode pembayaran yang diperlukan untuk reservasi ini.
3. Pastikan gateway pembayaran Anda terhubung di Settings → Payment.
4. Verifikasi bahwa integrasi pembayaran diaktifkan dan tidak disetel ke "DISABLE".
5. Jika Anda berada di check-out, tinjau prompt penagihan saat check-out terlebih dahulu.

Jika pembayaran terblokir

• Verifikasi bahwa gateway pembayaran terhubung dan aktif.
• Konfirmasikan kebijakan hotel untuk deposit, pembayaran kamar, atau pembayaran saat check-out.
• Periksa apakah saldo terutang yang dievaluasi tetap positif setelah pembebasan.
• Kumpulkan saldo yang tersisa tersebut melalui check-out ketika pengumpulan pembayaran diaktifkan.
• Minta admin meninjau Settings → Payment jika diperlukan.
• Pastikan jenis integrasi pembayaran tidak disetel ke "DISABLE".

Pemecahan Masalah

Saldo tidak diperbarui setelah pembayaran

Yang Anda lihat: Saldo folio masih menampilkan jumlah lama.

Perbaikan:

1. Buka kembali modal reservasi.
2. Klik Refresh di Folio Details.
3. Tunggu 10-30 detik setelah penangkapan.
4. Muat ulang halaman jika saldo masih belum berubah.

Pembayaran dan pembalikan Opera tidak menghasilkan neto nol

Yang Anda lihat: Opera menampilkan pembayaran dan pembalikan yang sesuai, tetapi AVA menampilkan saldo positif.

Perbaikan:

1. Pastikan kedua entri tersebut termasuk dalam jendela folio Opera yang sama.
2. Pastikan jumlah pembayaran dan pembalikan sama besar dengan tanda berlawanan di Opera.
3. Klik Refresh di Folio Details.
4. Pastikan saldo dan mata uang Opera Window 1 cocok dengan AVA.
5. Hubungi dukungan jika jumlahnya masih berbeda setelah dimuat ulang.

Paid atau Pre-auth menampilkan mata uang yang berbeda dari perkiraan

Yang Anda lihat: Jumlah dalam ringkasan pembayaran menampilkan kode mata uang yang berbeda pada kartu reservasi.

Perbaikan:

1. Buka reservasi dan konfirmasikan mata uang reservasi.
2. Periksa apakah data pembayaran memiliki mata uangnya sendiri.
3. Jika keduanya kosong, tinjau Property Currency di Settings → Essentials → Hotel Basic Details.
4. Jika kolom tersebut dikelola PMS, perbarui mata uang di PMS Anda dan tunggu sinkronisasi.
5. Muat ulang halaman dan verifikasi tampilan mata uang yang diperbarui.

Detail folio tidak tersedia

Yang Anda lihat: Sakelar folio dinonaktifkan, atau reservasi menampilkan saldo snapshot.

Perbaikan:

1. Pastikan PMS Anda mendukung detail folio.
2. Klik Refresh di modal detail reservasi.
3. Tetap gunakan saldo snapshot jika provider masih melaporkan bahwa akses tidak didukung.
4. Hubungi dukungan jika alasan provider tampak keliru.

Saldo tidak sesuai dengan baris folio yang terlihat

Yang Anda lihat: AVA menampilkan peringatan ketidaksesuaian saldo, atau total folio terlihat tidak sesuai harapan.

Mengapa ini terjadi: Perubahan tarif PMS mungkin meninggalkan penyesuaian yang terkait dengan tarif lama.

Perbaikan:

1. Perluas Adjustments di Folio Details.

2. Bandingkan penyesuaian tersebut dengan biaya kamar saat ini di PMS Anda.

3. Hapus penyesuaian di PMS jika sudah tidak valid.

4. Tunggu pembaruan PMS, lalu klik Refresh di AVA.

5. Jangan mengumpulkan pembayaran sampai total PMS dan AVA sesuai.

   ✓ Bagian yang terlihat seharusnya menjelaskan saldo yang ditampilkan.

Produk Mews yang disertakan perlu ditinjau

Yang Anda lihat: Produk Mews bundel perlu ditinjau setelah pembebasan paket kamar yang sesuai.

Mengapa ini terjadi: AVA tidak dapat membuktikan klasifikasi produk tersebut.

Perbaikan:

1. Tinjau tarif Mews, produk yang disertakan, dan invoice lengkap.
2. Pastikan reservasi sesuai dengan kebijakan akomodasi yang dikonfigurasi.
3. Segarkan reservasi setelah Mews selesai melakukan sinkronisasi.
4. Jangan mengumpulkan jumlah yang belum terverifikasi.
5. Minta staf front desk meninjau invoice Mews lengkap.
6. Hubungi dukungan AVA jika jumlahnya masih berbeda.

Pembayaran saat check-out tidak terverifikasi setelah kembali

Yang Anda lihat: Halaman pembayaran kembali, tetapi saldo check-out masih terlihat terbuka.

Perbaikan:

1. Tunggu beberapa detik agar AVA memverifikasi pembayaran.
2. Periksa terminal atau tanda terima yang dihosting.
3. Muat ulang layar reservasi atau check-out.
4. Coba lagi hanya jika pembayaran gagal.

Saldo check-out kecil tidak disesuaikan

Yang Anda lihat: Saldo kecil masih tersisa setelah pembayaran, atau check-out tetap terblokir.

Perbaikan:

1. Pastikan PMS aktif mendukung pembulatan check-out.
2. Pastikan kebijakan saldo diaktifkan di Settings → Check-In → Check-In Policy.
3. Pastikan Enable Rounding Adjustment aktif di Settings → Payment.
4. Jika Anda menggunakan Opera, pastikan kode vendor tersimpan di Transaction Code (Rounding).
5. Muat ulang reservasi dan periksa saldo PMS langsung.

Gunakan PMS atau front desk jika penyedia tidak mendukung pembulatan check-out.

Pre-auth lama masih terlihat terbuka

Yang Anda lihat: Pre-auth sebelumnya masih muncul setelah tamu membayar dengan kartu baru.

Perbaikan:

1. Tunggu beberapa menit hingga callback pembatalan gateway diterima.
2. Muat ulang modal reservasi.
3. Hubungi dukungan jika pre-auth lama masih terbuka.

Masih Mengalami Kendala?

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

• ❌ Saldo folio tetap salah setelah dimuat ulang
• ❌ Penangkapan selesai tetapi modal tidak pernah diperbarui
• ❌ Label Source masih menampilkan teks yang tidak terduga
• ❌ Prompt penagihan saat check-out terus berulang
• ❌ AVA tidak pernah memverifikasi pembayaran saat check-out

Sebaiknya sertakan:

• ID reservasi atau nomor konfirmasi
• Waktu pembayaran
• Tangkapan layar panel folio

Panduan Terkait

• Lihat Detail Reservasi
• Detail Reservasi
• Check-Out