Laporan Imigrasi Thailand
Sebagian besar hotel menyelesaikan penyiapan dalam sekitar 10 menit. Atur Schedule Time, Email Recipients, dan Guest Source Mode terlebih dahulu.
Panduan ini membantu Anda mengonfigurasi laporan TM30 dan RR4 serta menangani check-in di sekitar tengah malam.
Buka: Reports → Thailand Immigration Reports
Akses Paket
- Laporan imigrasi Thailand memerlukan paket berbayar.
- Akun free-tier akan melihat prompt upgrade, bukan halaman laporan.
Untuk upgrade, buka Settings → Billing & Subscription.
Referensi Cepat
| Pengaturan | Fungsinya | Default yang disarankan |
|---|---|---|
| Enable Automatic Daily Reports | Mengirim TM30 dan RR4 setiap hari | Aktif |
| Schedule Time | Kapan laporan harian dibuat (waktu lokal hotel) | 05:00 |
| Use separate email recipients | Apakah TM30 dan RR4 dikirim ke inbox berbeda | Nonaktif (aktifkan jika tim berbeda) |
| TM30 Guest Source Mode | Tamu mana yang disertakan TM30 | Sertakan tamu yang tidak check-in melalui AVA |
| RR4 Guest Source Mode | Tamu mana yang disertakan RR4 | Sertakan tamu yang tidak check-in melalui AVA |
| RR4 Thai Hotel Name | Nama Thai yang dicetak pada RR4 | Isi dengan teks Thai |
| Include Stayover Guests (RR4) | Menyertakan tamu yang menginap, bukan hanya check-in baru | Nonaktif (aktifkan hanya jika diperlukan) |
| RR4 Stayover Remark | Catatan opsional yang ditulis pada baris stayover RR4 | Biarkan kosong kecuali alur pelaporan Anda memerlukannya |
| Required Guest Information | Status compliance RR4 untuk field wajib | Semua diatur |
Atur Laporan Otomatis
- Buka Reports → Thailand Immigration Reports.
- Aktifkan Enable Automatic Daily Reports.
- Atur Schedule Time (waktu lokal hotel).
- Tambahkan Email Recipients atau aktifkan Use separate email recipients.
- Klik Save Configuration.
✓ Anda akan melihat pesan sukses setelah menyimpan.
TODO: Ganti dengan tata letak terbaru yang menampilkan kartu Automatic Daily Reports.
Gunakan daftar email gabungan atau terpisah
| Opsi | Kapan digunakan |
|---|---|
| Combined recipients | TM30 dan RR4 dikirim ke tim yang sama |
| Separate recipients | TM30 dan RR4 dikirim ke tim yang berbeda |
Untuk memakai daftar terpisah:
- Aktifkan Use separate email recipients.
- Tambahkan TM30 Email Recipients.
- Tambahkan RR4 Email Recipients.
Pilih Guest Source Mode (TM30 dan RR4)
Pilih cara AVA menyertakan tamu untuk setiap laporan.
TM30 Guest Source Mode
| Opsi | Apa yang dilakukan AVA | Paling cocok untuk |
|---|---|---|
| Include guests who didn't check in through AVA | Jika timestamp check-in AVA ada, AVA memakainya. Jika tidak ada, AVA hanya menyertakan tamu ketika PMS sudah menandai reservasi sebagai checked in. | Hotel yang terkadang check-in tamu di luar AVA |
| Don't include guests who didn't check in through AVA | AVA hanya menyertakan tamu dengan timestamp check-in AVA yang valid. | Hotel yang ingin bukti check-in hanya dari AVA |
RR4 Guest Source Mode
Gunakan opsi yang sama seperti TM30. Pengaturan ini terpisah, jadi pastikan sesuai dengan alur RR4 Anda.
- Jika timestamp check-in AVA ada, AVA memakai timestamp itu untuk menentukan tanggal laporan.
- Jika timestamp check-in AVA tidak ada, mode Include hanya memakai fallback ketika PMS sudah menandai reservasi sebagai checked in.
- Jika timestamp check-in AVA tidak dapat dibaca, AVA mengabaikan entri itu.
- Dalam mode Don't include, hanya tamu dengan timestamp check-in AVA yang valid yang disertakan.
Contoh Tengah Malam (Mode Include)
Reservasi: 9-13 Feb. Waktu pembuatan laporan: 00:10 pada 10 Feb.
| Situasi saat laporan dibuat | Hasil |
|---|---|
| Timestamp check-in AVA adalah 00:01 pada 10 Feb | Tamu dikecualikan dari laporan 9 Feb dan muncul di laporan 10 Feb |
| Timestamp check-in AVA belum tersedia, dan status PMS sudah checked in | Tamu disertakan di laporan 9 Feb menggunakan fallback PMS |
| Timestamp check-in AVA belum tersedia, dan status PMS belum checked in | Tamu belum disertakan |
Pengaturan Laporan RR4
RR4 Guest Source Mode
Di RR4 Settings, pilih terlebih dahulu RR4 Guest Source Mode. Lalu lanjutkan ke field RR4 lainnya.
Gunakan opsi yang sama seperti TM30:
- Include guests who didn't check in through AVA
- Don't include guests who didn't check in through AVA
Informasi Tamu yang Diperlukan
Untuk laporan RR4 yang akurat, set field berikut sebagai mandatory registration fields:
- Nationality
- Place of Departure
- Next Destination
Jika ada yang masih opsional, Anda akan melihat Action required di kartu Required Guest Information. Klik Configure Registration Fields, atau buka Settings → Check-In.
Thai Hotel Name
Masukkan nama hotel Anda dalam aksara Thai, misalnya โรงแรมว้าว รีสอร์ต.
RR4 menggunakan nilai ini di header laporan. Biarkan kosong jika Anda ingin memakai nama hotel utama.
Include Stayover Guests
Aktifkan ini untuk menyertakan tamu yang menginap semalam, bukan hanya check-in baru.
Contoh:
- Nonaktif: Tamu check-in 20 Okt, check-out 25 Okt. Mereka hanya muncul pada laporan 20 Okt.
- Aktif: Tamu yang sama muncul pada laporan 20, 21, 22, 23, dan 24 Okt.
Set RR4 Stayover Remark
Gunakan RR4 Stayover Remark untuk menambahkan catatan singkat pada baris stayover.
Contoh: ไม่มีการเปลี่ยนแปลง
Biarkan field kosong jika Anda tidak memerlukan catatan stayover.
Field ini hanya aktif ketika Include Stayover Guests dinyalakan. Jika pelaporan stayover dimatikan, AVA menonaktifkan field remark.
Label Mode Check-in
| Mode | Arti operasional |
|---|---|
| Assisted Check-In | Staf membantu tamu menyelesaikan langkah pra-kedatangan |
| Full Self Check-In | Tamu menyelesaikan check-in di kiosk tanpa bantuan staf |
TM30 dan RR4 dapat menampilkan timestamp yang berbeda untuk tamu yang sama. Ini wajar karena setiap laporan menerapkan aturan waktunya sendiri.
TODO: Ganti dengan kartu RR4 Settings terbaru yang menampilkan Guest Source Mode di atas Thai Hotel Name.
Registration Card Archive
AVA kini memberi label ekspor ini sebagai Registration Card Archive. Layar lama mungkin masih menampilkan RR3 di area kompatibilitas.
Arsip ini bukan laporan terjadwal. Untuk alur sinkron, asinkron, dan resume lengkap, lihat Download a Registration Card Archive. AVA menyiapkan ekspor ini di penyimpanan sementara. Saat file siap, staf melihat catatan bahwa file tersebut tersedia selama 7 hari. Unduh sebelum kedaluwarsa, atau buat arsip baru nanti.
Kapan Registration Card Disertakan
- Self check-in: segera setelah signature dari kiosk dikirim.
- Assisted check-in: saat staf mengirim signature tamu.
Yang Harus Diperiksa Staf
- Field wajib yang ditandai RR3 Required sudah lengkap.
- Identitas tamu dan detail reservasi benar sebelum signature.
Buat Laporan Secara Manual
- Pastikan konfigurasi laporan Thailand sudah tersimpan.
- Gulir ke Manual Report Generation.
- Klik Generate TM30 atau Generate RR4.
- Tunggu konfirmasi.
✓ AVA mengirim laporan ke penerima yang dikonfigurasi.
Pemecahan Masalah
Tamu hilang dari laporan hari sebelumnya
Yang Anda lihat: Tamu check-in sekitar tengah malam tetapi tidak ada di laporan kemarin.
Perbaikan:
- Buka record check-in tamu.
- Periksa timestamp check-in AVA.
- Jika timestamp setelah tengah malam, gunakan laporan hari ini untuk tamu tersebut.
Tamu muncul di laporan kemarin setelah tiba tengah malam
Yang Anda lihat: Tamu tiba setelah tengah malam tetapi tetap muncul di laporan kemarin.
Perbaikan:
- Periksa Guest Source Mode Anda.
- Dalam mode Include, timestamp AVA yang hilang memakai fallback PMS hanya ketika PMS sudah menandai reservasi sebagai checked in.
- Jika Anda ingin hanya timestamp AVA yang ketat, beralihlah ke Don't include guests who didn't check in through AVA.
Tamu hilang di mode Include ketika check-in terjadi di luar AVA
Yang Anda lihat: Tamu check-in manual tetapi belum disertakan.
Perbaikan:
- Periksa status reservasi di PMS.
- Pastikan PMS sudah menandai reservasi sebagai checked in.
- Jalankan ulang laporan setelah status diperbarui.