Lewati ke konten utama

Laporan Imigrasi Thailand

Penyiapan Cepat

Sebagian besar hotel menyelesaikan penyiapan dalam sekitar 10 menit. Atur Schedule Time, Email Recipients, dan Guest Source Mode terlebih dahulu.

Panduan ini membantu Anda mengonfigurasi laporan TM30 dan RR4 serta menangani check-in di sekitar tengah malam.

AVA menggunakan pengaturan Country hotel Anda untuk mengidentifikasi alur pelaporan Thailand. Data negara lama yang menggunakan huruf kecil tetap kompatibel dengan penyegaran jadwal TM30.

Buka: Government Compliance → Thailand

Tautan lama Reports → Thailand Immigration Reports akan dialihkan ke sini.

Akses Paket​

  • Laporan imigrasi Thailand memerlukan paket berbayar.
  • Akun paket gratis akan melihat permintaan untuk meningkatkan paket, bukan halaman laporan.

Untuk meningkatkan paket, buka Settings → Billing & Subscription.

Referensi Cepat​

PengaturanYang dikendalikanDefault yang disarankan
Enable Automatic Daily ReportsMengirim setiap laporan yang diaktifkan setiap hariOn
Schedule TimeKapan laporan harian dibuat (waktu lokal hotel)05:00
Use separate email recipientsApakah TM30 dan RR4 dikirim ke kotak masuk yang berbedaOff (aktifkan jika tim berbeda)
TM30 Guest Source ModeTamu mana yang disertakan dalam TM30Sertakan tamu yang tidak check-in melalui AVA
RR4 Guest Source ModeTamu mana yang disertakan dalam RR4Sertakan tamu yang tidak check-in melalui AVA
RR4 Thai Hotel NameNama Thai yang dicetak pada RR4Isi dengan teks Thai
Include Stayover Guests (RR4)Menyertakan tamu yang menginap, bukan hanya check-in baruOff (aktifkan hanya jika diperlukan)
RR4 Stayover RemarkCatatan opsional yang ditulis pada baris stayover RR4Biarkan kosong kecuali alur pengarsipan Anda memerlukannya
Required Guest InformationStatus kepatuhan RR4 untuk field wajibSemua telah diatur
Manual report actionsMenampilkan tindakan untuk setiap laporan yang diaktifkanAktifkan laporan sebelum membuatnya
Pemrosesan di latar belakang

Laporan TM30/RR4 menggunakan pemrosesan di latar belakang sebelum AVA mengirimkannya melalui email. Hal ini berlaku untuk jadwal otomatis dan permintaan laporan manual. Jika permintaan manual tidak dapat masuk ke antrean, AVA akan menampilkan error.

Atur Laporan Otomatis​

  1. Buka Government Compliance → Thailand.
  2. Aktifkan Enable Automatic Daily Reports.
  3. Atur Schedule Time (waktu lokal hotel).
  4. Tambahkan Email Recipients atau aktifkan Use separate email recipients.
  5. Klik Save Configuration.

✓ Anda akan melihat pesan sukses setelah menyimpan. ✓ AVA mengaktifkan atau memperbarui jadwal laporan harian.

Konfigurasi Laporan Imigrasi Thailand yang menampilkan waktu jadwal dan penerima email TODO: Ganti dengan layout yang diperbarui yang menampilkan kartu Automatic Daily Reports.

Gunakan Daftar Email Gabungan atau Terpisah​

OpsiDigunakan saat
Combined recipientsTM30 dan RR4 dikirim ke tim yang sama
Separate recipientsTM30 dan RR4 dikirim ke tim yang berbeda

Untuk menggunakan daftar terpisah:

  1. Aktifkan Use separate email recipients.
  2. Tambahkan TM30 Email Recipients.
  3. Tambahkan RR4 Email Recipients.

Pilih Guest Source Mode (TM30 dan RR4)​

Pilih cara AVA menyertakan tamu untuk setiap laporan.

TM30 Guest Source Mode​

OpsiYang dilakukan AVAPaling cocok untuk
Include guests who didn't check in through AVAJika waktu check-in AVA tersedia, AVA menggunakannya. Jika tidak tersedia, AVA menyertakan tamu hanya ketika PMS sudah menunjukkan bahwa reservasi telah checked in.Hotel yang terkadang melakukan check-in tamu di luar AVA
Don't include guests who didn't check in through AVAAVA hanya menyertakan tamu dengan waktu check-in AVA yang valid.Hotel yang menginginkan bukti check-in hanya dari AVA

RR4 Guest Source Mode​

Gunakan opsi yang sama seperti TM30. Pengaturan ini terpisah, jadi pastikan sesuai dengan alur RR4 Anda.

Aturan timestamp
  • Jika waktu check-in AVA tersedia, AVA menggunakan timestamp tersebut untuk menentukan tanggal laporan.
  • Jika waktu check-in AVA tidak tersedia, mode Include hanya menggunakan fallback ketika PMS sudah menandai reservasi sebagai checked in.
  • Jika waktu check-in AVA tidak dapat dibaca, AVA mengecualikan entri tersebut.
  • Dalam mode Don't include, hanya tamu dengan timestamp check-in AVA yang valid yang disertakan.

Contoh Tengah Malam (Mode Include)​

Reservasi: 9-13 Feb. Waktu pembuatan laporan: 00:10 pada 10 Feb.

Situasi pada waktu laporanHasil
Waktu check-in AVA adalah 00:01 pada 10 FebTamu dikecualikan dari laporan 9 Feb dan muncul di laporan 10 Feb
Waktu check-in AVA belum tersedia, dan status PMS sudah checked inTamu disertakan dalam laporan 9 Feb menggunakan fallback PMS
Waktu check-in AVA belum tersedia, dan status PMS not checked inTamu belum disertakan

Pengaturan Laporan RR4​

RR4 Guest Source Mode​

Di kartu RR4 Settings, RR4 Guest Source Mode muncul di bagian atas. Atur ini terlebih dahulu sebelum Thai Hotel Name dan Include Stayover Guests.

Gunakan opsi yang sama seperti TM30:

  • Include guests who didn't check in through AVA
  • Don't include guests who didn't check in through AVA

Required Guest Information​

Untuk laporan RR4 yang akurat, atur field berikut sebagai field pendaftaran wajib:

  • Nationality
  • Place of Departure
  • Next Destination

Jika ada field yang bersifat opsional, Anda akan melihat Action required di kartu Required Guest Information. Klik Configure Registration Fields, atau buka Settings → Check-In.

Thai Hotel Name​

Masukkan nama hotel Anda dalam aksara Thai, misalnya โรงแรมว้าว รีสอร์ต.

RR4 menggunakan nilai ini pada header laporan. Biarkan kosong untuk menggunakan nama hotel utama Anda.

Include Stayover Guests​

Aktifkan ini untuk menyertakan tamu yang menginap semalam, bukan hanya check-in baru.

Contoh:

  • Off: Tamu check-in pada 20 Okt dan check-out pada 25 Okt. Tamu tersebut hanya muncul di laporan 20 Okt.
  • On: Tamu yang sama muncul di laporan 20, 21, 22, 23, dan 24 Okt.

Atur RR4 Stayover Remark​

Gunakan RR4 Stayover Remark untuk menambahkan catatan singkat pada baris stayover.

Contoh: ไม่มีการเปลี่ยนแปลง

Biarkan field kosong jika Anda tidak memerlukan catatan stayover.

Kapan field ini tersedia

Field ini hanya aktif ketika Include Stayover Guests diaktifkan. Jika pelaporan stayover dinonaktifkan, AVA menonaktifkan field remark.

Mengapa waktu TM30 dan RR4 dapat berbeda

TM30 dan RR4 dapat menampilkan timestamp yang berbeda untuk tamu yang sama. Hal ini wajar karena setiap laporan menerapkan aturan waktunya sendiri.

Pengaturan RR4 yang menampilkan mode sumber tamu, nama hotel Thai, dan tamu stayover TODO: Ganti dengan kartu RR4 Settings yang diperbarui yang menampilkan Guest Source Mode di atas Thai Hotel Name.

Arsip Kartu Registrasi​

AVA sekarang memberi label ekspor ini sebagai Registration Card Archive. Layar lama mungkin masih menampilkan RR3 di area kompatibilitas.

Arsip ini bukan laporan terjadwal. Untuk alur sinkronisasi, async, dan resume lengkap, lihat Unduh Arsip Kartu Registrasi. AVA menyiapkan ekspor ini di penyimpanan sementara. Saat file siap, staf akan melihat catatan bahwa file tersebut tetap tersedia selama 7 hari. Unduh sebelum kedaluwarsa, atau buat arsip baru nanti.

Kapan Kartu Registrasi Disertakan​

  • Self check-in: tepat setelah pengiriman tanda tangan kiosk.
  • Assisted check-in: saat staf mengirimkan tanda tangan tamu.

Yang Harus Diverifikasi Staf​

  • Field wajib yang ditandai RR3 Required sudah diisi.
  • Identitas tamu dan detail reservasi sudah benar sebelum tanda tangan.

Buat Laporan Secara Manual​

Laporan TM30 dan RR4 manual menggunakan zona waktu yang tersimpan untuk properti Anda. Jika tidak ada zona waktu properti yang tersimpan, AVA mungkin menggunakan zona waktu dari permintaan Anda. Atur zona waktu properti untuk menghindari perbedaan zona waktu perangkat atau browser.

Periksa zona waktu properti

Atur zona waktu yang benar di Hotel Basic Details. Ini menjaga tanggal laporan tetap sesuai dengan kalender lokal properti Anda.

  1. Pastikan konfigurasi laporan Thailand Anda sudah disimpan.
  2. Gulir ke Manual Report Generation.
  3. Klik Generate TM30 atau Generate RR4 untuk laporan yang diaktifkan dan Anda perlukan.
  4. Tunggu konfirmasi.

AVA hanya menampilkan setiap tindakan manual ketika laporan yang sesuai diaktifkan. Misalnya, Generate RR4 dapat muncul sementara Generate TM30 tetap tersembunyi.

Pahami pesan sukses​

AVA menampilkan salah satu pesan sukses yang telah dilokalkan berikut:

PesanArtiYang harus Anda lakukan
Report queued successfullyAVA menerima permintaan untuk diproses di latar belakangTunggu email laporan. Jangan langsung membuatnya lagi.
"TM30 report could not be queued. Please try again later." atau "RR4 report could not be queued. Please try again later."AVA tidak dapat menerima permintaan tersebutTunggu, lalu coba lagi sekali. Hubungi support jika masalah berulang.

Pembuatan laporan manual selalu menggunakan pemrosesan di latar belakang. Pesan bahwa laporan masuk antrean mengonfirmasi penerimaan, bukan pengiriman email secara langsung. Jika AVA tidak dapat memasukkan permintaan ke antrean, AVA akan berhenti dan menampilkan error. AVA tidak langsung membuat laporan tersebut.

Pemecahan Masalah​

Tamu hilang dari laporan hari sebelumnya​

Yang Anda lihat: Tamu melakukan check-in sekitar tengah malam tetapi tidak ada dalam laporan kemarin.

Perbaikan:

  1. Buka record check-in tamu.
  2. Periksa timestamp check-in AVA.
  3. Jika timestamp setelah tengah malam, gunakan laporan hari ini untuk tamu tersebut.

Tamu muncul dalam laporan kemarin setelah tiba tengah malam​

Yang Anda lihat: Tamu tiba setelah tengah malam tetapi tetap muncul dalam laporan kemarin.

Perbaikan:

  1. Periksa Guest Source Mode Anda.
  2. Dalam mode Include, timestamp AVA yang tidak tersedia menggunakan fallback PMS hanya ketika PMS sudah menandai reservasi sebagai checked in.
  3. Jika Anda hanya menginginkan timestamp AVA yang ketat, beralihlah ke Don't include guests who didn't check in through AVA.

Tamu tidak ada dalam mode Include ketika check-in dilakukan di luar AVA​

Yang Anda lihat: Tamu melakukan check-in secara manual tetapi belum disertakan.

Perbaikan:

  1. Periksa status reservasi di PMS.
  2. Pastikan PMS sudah menandai reservasi sebagai checked in.
  3. Jalankan ulang laporan setelah status diperbarui.

Laporan manual menggunakan tanggal yang salah​

Yang Anda lihat: Laporan manual mencakup tanggal sebelum atau sesudah tanggal lokal properti Anda.

Perbaikan:

  1. Buka Settings → Essentials → Hotel Basic Details.
  2. Pastikan Timezone sesuai dengan zona waktu lokal properti Anda.
  3. Klik Save jika Anda mengubah pengaturan.
  4. Buat laporan lagi dari Government Compliance → Thailand.

Laporan manual menggunakan zona waktu properti yang tersimpan, meskipun staf memulainya dari zona waktu lain.

TM30 dan RR4 menampilkan waktu yang berbeda​

Yang Anda lihat: Tamu yang sama memiliki timestamp berbeda pada TM30 dan RR4.

Perbaikan:

  1. Pastikan hal ini tidak menghambat alur pengarsipan Anda.
  2. Verifikasi data tamu dan detail penyelesaian check-in.
  3. Jika perbedaan memengaruhi pengarsipan kepatuhan, hubungi support.

Catatan stayover tidak ada​

Yang Anda lihat: Baris stayover RR4 tidak menampilkan catatan yang Anda konfigurasi.

Perbaikan:

  1. Pastikan Include Stayover Guests diaktifkan.
  2. Periksa bahwa RR4 Stayover Remark tidak kosong.
  3. Simpan konfigurasi lagi.
  4. Buat ulang RR4 untuk tanggal yang terdampak.

Jadwal TM30 hilang setelah perubahan PMS​

Yang Anda lihat: Jadwal TM30 hotel di Thailand hilang setelah PMS-nya berubah.

Perbaikan:

  1. Buka Settings → Essentials → Hotel Basic Details.
  2. Pastikan Country diatur ke Thailand.
  3. Buka Government Compliance → Thailand.
  4. Pastikan Enable Automatic Daily Reports dan pengaturan TM30 diaktifkan.
  5. Hubungi support jika jadwal tetap tidak muncul.

Data negara lama yang menggunakan huruf kecil seharusnya diperbarui dengan benar setelah perubahan PMS.

Penyimpanan konfigurasi pemerintah mengalami timeout​

Yang Anda lihat: Saat menyimpan pengaturan Thailand, muncul Service timeout: TM30ProxyService - PUT exceeded 7000ms.

Mengapa ini terjadi: Penyimpanan mungkin selesai sebelum AVA selesai memperbarui jadwal laporan. Timeout dapat menyembunyikan penyimpanan yang berhasil.

Perbaikan:

  1. Jangan klik Save Configuration berulang kali.

  2. Muat ulang Government Compliance → Thailand.

  3. Pastikan email, jadwal, dan pengaturan laporan Anda masih ada.

  4. Jika nilainya masih ada, tidak diperlukan tindakan lebih lanjut.

  5. Jika nilainya hilang, simpan sekali lagi.

  6. Hubungi support jika timeout kembali terjadi.

    ✓ Penyimpanan yang berhasil seharusnya kini selesai tanpa timeout 7 detik.

Email laporan tidak diterima​

Yang Anda lihat: Tidak ada email laporan pada waktu yang dijadwalkan.

Perbaikan:

  1. Pastikan laporan diaktifkan.
  2. Pastikan email penerima sudah benar.
  3. Periksa folder spam atau junk.
  4. Jika Anda melihat Report queued successfully, tunggu pemrosesan di latar belakang.
  5. Jangan mengirimkan permintaan manual lain sampai permintaan pertama selesai.

Laporan tetap berada dalam antrean​

Yang Anda lihat: Konfirmasi laporan menyatakan Report queued successfully, tetapi email tidak kunjung tiba.

Perbaikan:

  1. Pastikan alamat penerima yang dikonfigurasi sudah benar.
  2. Periksa folder spam atau junk.
  3. Tunggu sampai antrean selesai sebelum mencoba lagi.
  4. Hubungi support jika laporan tetap tidak ada setelah waktu pemrosesan normal.

Laporan manual tidak dapat dimasukkan ke antrean​

Yang Anda lihat: "TM30 report could not be queued. Please try again later." atau versi RR4-nya.

Perbaikan:

  1. Tunggu beberapa menit sebelum mencoba lagi.
  2. Kirimkan laporan satu kali.
  3. Hubungi support jika permintaan kembali gagal.

Sertakan jenis laporan dan waktu percobaan Anda.

Layanan laporan tidak tersedia​

Yang Anda lihat: "Report generation is temporarily unavailable because the report service rejected its credential. Please contact support."

Perbaikan:

  1. Jangan keluar atau mengatur ulang kata sandi Anda.
  2. Error ini berkaitan dengan pemrosesan laporan, bukan sesi AVA Anda.
  3. Hubungi success@vouch-technologies.com dengan menyertakan jenis laporan dan waktu percobaan.

Peringatan menyatakan pengaturan TM30 dan RR4 tidak selaras​

Yang Anda lihat: Banner kuning memperingatkan bahwa pengaturan TM30 dan RR4 berbeda.

Perbaikan:

  1. Tinjau Schedule Time dan pengaturan penerima.
  2. Jika Anda menginginkan daftar terpisah, aktifkan Use separate email recipients.
  3. Klik Save Configuration untuk menyinkronkan pengaturan.

Notifikasi penerima terpisah muncul​

Yang Anda lihat: Banner biru menyatakan bahwa mode penerima terpisah diaktifkan.

Perbaikan:

  1. Tinjau TM30 Email Recipients dan RR4 Email Recipients.
  2. Nonaktifkan Use separate email recipients jika Anda menginginkan satu daftar.
  3. Klik Save Configuration.

Required Guest Information menampilkan "Action required"​

Yang Anda lihat: Kartu Required Guest Information menampilkan Action required.

Perbaikan:

  1. Klik Configure Registration Fields.
  2. Atur Nationality, Place of Departure, dan Next Destination sebagai wajib.
  3. Kembali ke halaman laporan dan muat ulang.

Tombol laporan manual hilang​

Yang Anda lihat: Salah satu atau kedua tombol laporan manual tidak terlihat.

Perbaikan:

  1. Periksa tombol laporan mana yang hilang.
  2. Aktifkan laporan tersebut di pengaturan laporan Thailand.
  3. Simpan konfigurasi.
  4. Muat ulang halaman.

AVA menyembunyikan setiap tombol ketika laporan yang sesuai dinonaktifkan.

Tombol Registration Card Archive hilang​

Yang Anda lihat: Anda tidak dapat melihat Download Registration Card Archive.

Perbaikan:

  1. Minta admin memberikan izin report:export.
  2. Muat ulang halaman setelah akses diperbarui.

Tidak ada kartu registrasi yang ditemukan​

Yang Anda lihat: AVA menyatakan tidak ada kartu registrasi yang ditemukan untuk rentang tanggal yang dipilih.

Perbaikan:

  1. Perlebar rentang tanggal.
  2. Pastikan tanda tangan kartu registrasi sudah dikirimkan untuk periode tersebut.
  3. Coba ekspor lagi.

Masih Terkendala?​

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

  • ❌ Tamu berulang kali hilang dari tanggal laporan yang diharapkan
  • ❌ Timestamp laporan menghambat pengajuan kepatuhan Anda
  • ❌ Laporan otomatis gagal selama lebih dari satu siklus

Sebaiknya sertakan:

  • Nama properti
  • Nama tamu dan nomor reservasi
  • Tanggal laporan yang diharapkan dan hasil aktual
  • Tangkapan layar pengaturan laporan dan detail check-in tamu