Laporan Imigrasi Thailand
Sebagian besar hotel menyelesaikan penyiapan dalam sekitar 10 menit. Atur Schedule Time, Email Recipients, dan Guest Source Mode terlebih dahulu.
Panduan ini membantu Anda mengonfigurasi laporan TM30 dan RR4 serta menangani check-in di sekitar tengah malam.
Buka: Reports → Thailand Immigration Reports
Akses Paket
- Laporan imigrasi Thailand memerlukan paket berbayar.
- Akun free-tier akan melihat prompt upgrade, bukan halaman laporan.
Untuk upgrade, buka Settings → Billing & Subscription.
Referensi Cepat
| Pengaturan | Yang dikendalikan | Default yang disarankan |
|---|---|---|
| Enable Automatic Daily Reports | Mengirim TM30 dan RR4 setiap hari | Aktif |
| Schedule Time | Kapan laporan harian dibuat (waktu lokal hotel) | 05:00 |
| Use separate email recipients | Apakah TM30 dan RR4 dikirim ke inbox berbeda | Nonaktif (aktifkan jika tim berbeda) |
| TM30 Guest Source Mode | Tamu mana yang disertakan TM30 | Sertakan tamu yang tidak check-in melalui AVA |
| RR4 Guest Source Mode | Tamu mana yang disertakan RR4 | Sertakan tamu yang tidak check-in melalui AVA |
| RR4 Thai Hotel Name | Nama Thai yang dicetak pada RR4 | Isi dengan teks Thai |
| Include Stayover Guests (RR4) | Menyertakan tamu yang menginap, bukan hanya check-in baru | Off (aktifkan hanya jika diperlukan) |
| RR4 Stayover Remark | Catatan opsional yang ditulis pada baris stayover RR4 | Biarkan kosong kecuali alur pelaporan Anda membutuhkannya |
| Required Guest Information | Status kepatuhan RR4 untuk field wajib | Semua diatur |
Atur Laporan Otomatis
- Buka Reports → Thailand Immigration Reports.
- Aktifkan Enable Automatic Daily Reports.
- Atur Schedule Time (waktu lokal hotel).
- Tambahkan Email Recipients atau aktifkan Use separate email recipients.
- Klik Save Configuration.
✓ Anda akan melihat pesan sukses setelah menyimpan.
TODO: Ganti dengan layout yang diperbarui yang menampilkan kartu Automatic Daily Reports.
Gunakan Daftar Email Gabungan atau Terpisah
| Opsi | Digunakan saat |
|---|---|
| Combined recipients | TM30 dan RR4 dikirim ke tim yang sama |
| Separate recipients | TM30 dan RR4 dikirim ke tim yang berbeda |
Untuk memakai daftar terpisah:
- Aktifkan Use separate email recipients.
- Tambahkan TM30 Email Recipients.
- Tambahkan RR4 Email Recipients.
Pilih Guest Source Mode (TM30 dan RR4)
Pilih bagaimana AVA menyertakan tamu untuk setiap laporan.
TM30 Guest Source Mode
| Opsi | Yang dilakukan AVA | Paling cocok untuk |
|---|---|---|
| Include guests who didn't check in through AVA | Jika waktu check-in AVA ada, AVA memakainya. Jika tidak ada, AVA hanya menyertakan tamu ketika PMS sudah menandai reservasi sebagai checked in. | Hotel yang kadang check-in tamu di luar AVA |
| Don't include guests who didn't check in through AVA | AVA hanya menyertakan tamu dengan waktu check-in AVA yang valid. | Hotel yang ingin bukti check-in hanya dari AVA |
RR4 Guest Source Mode
Gunakan opsi yang sama seperti TM30. Pengaturan ini terpisah, jadi pastikan sesuai dengan alur RR4 Anda.
- Jika waktu check-in AVA ada, AVA memakai timestamp itu untuk menentukan tanggal laporan.
- Jika waktu check-in AVA tidak ada, mode Include hanya memakai fallback ketika PMS sudah menandai reservasi sebagai checked in.
- Jika waktu check-in AVA tidak bisa dibaca, AVA mengecualikan entri itu.
- Dalam mode Don't include, hanya tamu dengan timestamp check-in AVA yang valid yang disertakan.
Contoh Tengah Malam (Mode Include)
Reservasi: 9-13 Feb. Waktu pembuatan laporan: 00:10 pada 10 Feb.
| Situasi pada waktu laporan | Hasil |
|---|---|
| Waktu check-in AVA adalah 00:01 pada 10 Feb | Tamu dikeluarkan dari laporan 9 Feb dan muncul di laporan 10 Feb |
| Waktu check-in AVA belum tersedia, dan status PMS sudah checked in | Tamu disertakan di laporan 9 Feb menggunakan fallback PMS |
| Waktu check-in AVA belum tersedia, dan status PMS belum checked in | Tamu belum disertakan |
Pengaturan Laporan RR4
RR4 Guest Source Mode
Di kartu RR4 Settings, RR4 Guest Source Mode muncul di bagian atas. Atur ini terlebih dahulu sebelum Thai Hotel Name dan Include Stayover Guests.
Gunakan opsi yang sama seperti TM30:
- Include guests who didn't check in through AVA
- Don't include guests who didn't check in through AVA
Required Guest Information
Untuk laporan RR4 yang akurat, atur field berikut sebagai mandatory registration fields:
- Nationality
- Place of Departure
- Next Destination
Jika ada yang masih opsional, Anda akan melihat Action required di kartu Required Guest Information. Klik Configure Registration Fields, atau buka Settings → Check-In.
Thai Hotel Name
Masukkan nama hotel Anda dalam aksara Thai, misalnya โรงแรมว้าว รีสอร์ต.
RR4 memakai nilai ini di header laporan. Biarkan kosong untuk memakai nama hotel utama Anda.
Include Stayover Guests
Aktifkan ini untuk menyertakan tamu yang menginap semalam, bukan hanya check-in baru.
Contoh:
- Off: Tamu check-in 20 Okt, check-out 25 Okt. Mereka hanya muncul di laporan 20 Okt.
- On: Tamu yang sama muncul di laporan 20, 21, 22, 23, dan 24 Okt.
Set RR4 Stayover Remark
Gunakan RR4 Stayover Remark untuk menambahkan catatan singkat pada baris stayover.
Contoh: ไม่มีการเปลี่ยนแปลง
Biarkan field kosong jika Anda tidak memerlukan catatan stayover.
Field ini hanya aktif ketika Include Stayover Guests dinyalakan. Jika pelaporan stayover dimatikan, AVA menonaktifkan field remark.
TM30 dan RR4 dapat menampilkan timestamp berbeda untuk tamu yang sama. Ini wajar karena setiap laporan menerapkan aturan waktunya sendiri.
TODO: Ganti dengan kartu RR4 Settings yang diperbarui yang menampilkan Guest Source Mode di atas Thai Hotel Name.
Arsip Kartu Registrasi
AVA sekarang memberi label ekspor ini sebagai Registration Card Archive. Layar lama mungkin masih menampilkan RR3 di area kompatibilitas.
Arsip ini bukan laporan terjadwal. Untuk alur sync, async, dan resume lengkap, lihat Unduh Arsip Kartu Registrasi. AVA menyiapkan ekspor ini di penyimpanan sementara. Saat file siap, staf melihat catatan bahwa file itu tetap tersedia selama 7 hari. Unduh sebelum kedaluwarsa, atau buat arsip baru nanti.
Kapan Registration Cards Disertakan
- Self check-in: tepat setelah pengiriman signature kiosk.
- Assisted check-in: saat staf mengirim signature tamu.
Yang Harus Diverifikasi Staf
- Field wajib yang ditandai RR3 Required sudah selesai.
- Identitas tamu dan detail reservasi benar sebelum signature.
Buat Laporan Secara Manual
- Pastikan konfigurasi laporan Thailand Anda sudah disimpan.
- Gulir ke Manual Report Generation.
- Klik Generate TM30 atau Generate RR4.
- Tunggu konfirmasi.
✓ AVA mengirim laporan ke penerima yang dikonfigurasi.
Pemecahan Masalah
Tamu hilang dari laporan hari sebelumnya
Yang Anda lihat: Tamu check-in sekitar tengah malam tetapi tidak ada di laporan kemarin.
Perbaikan:
- Buka record check-in tamu.
- Periksa timestamp check-in AVA.
- Jika timestamp setelah tengah malam, gunakan laporan hari ini untuk tamu tersebut.
Tamu muncul di laporan kemarin setelah tiba tengah malam
Yang Anda lihat: Tamu tiba setelah tengah malam tetapi tetap muncul di laporan kemarin.
Perbaikan:
- Periksa Guest Source Mode Anda.
- Dalam mode Include, timestamp AVA yang hilang memakai fallback PMS hanya ketika PMS sudah menandai reservasi sebagai checked in.
- Jika Anda ingin hanya timestamp AVA yang ketat, beralihlah ke Don't include guests who didn't check in through AVA.
Tamu hilang di mode Include ketika check-in terjadi di luar AVA
Yang Anda lihat: Tamu check-in manual tetapi belum disertakan.
Perbaikan:
- Periksa status reservasi di PMS.
- Pastikan PMS sudah menandai reservasi sebagai checked in.
- Jalankan ulang laporan setelah status diperbarui.
TM30 dan RR4 menampilkan waktu berbeda
Yang Anda lihat: Tamu yang sama memiliki timestamp berbeda di TM30 dan RR4.
Perbaikan:
- Pastikan hal ini tidak menghambat alur filing Anda.
- Verifikasi data tamu dan detail penyelesaian check-in.
- Jika perbedaan memengaruhi filing kepatuhan, hubungi support.
Catatan stayover hilang
Yang Anda lihat: Baris stayover RR4 tidak menampilkan catatan yang Anda konfigurasi.
Perbaikan:
- Pastikan Include Stayover Guests dinyalakan.
- Periksa bahwa RR4 Stayover Remark tidak kosong.
- Simpan konfigurasi lagi.
- Buat ulang RR4 untuk tanggal yang terdampak.
Email laporan tidak diterima
Yang Anda lihat: Tidak ada email laporan pada waktu yang dijadwalkan.
Perbaikan:
- Pastikan laporan diaktifkan.
- Pastikan email penerima benar.
- Periksa folder spam atau junk.
- Jalankan satu laporan manual.
Peringatan menyebut pengaturan TM30 dan RR4 tidak selaras
Yang Anda lihat: Banner kuning memperingatkan bahwa pengaturan TM30 dan RR4 berbeda.
Perbaikan:
- Tinjau Schedule Time dan pengaturan penerima.
- Jika Anda ingin daftar terpisah, nyalakan Use separate email recipients.
- Klik Save Configuration untuk menyinkronkan pengaturan.
Notifikasi penerima terpisah muncul
Yang Anda lihat: Banner biru mengatakan mode penerima terpisah diaktifkan.
Perbaikan:
- Tinjau TM30 Email Recipients dan RR4 Email Recipients.
- Matikan Use separate email recipients jika Anda ingin satu daftar saja.
- Klik Save Configuration.
Required Guest Information menampilkan "Action required"
Yang Anda lihat: Kartu Required Guest Information menampilkan Action required.
Perbaikan:
- Klik Configure Registration Fields.
- Atur Nationality, Place of Departure, dan Next Destination sebagai wajib.
- Kembali ke halaman laporan dan muat ulang.
Tombol laporan manual hilang
Yang Anda lihat: Generate TM30 dan Generate RR4 tidak terlihat.
Perbaikan:
- Nyalakan Enable Automatic Daily Reports.
- Muat ulang halaman.
Tombol Registration Card Archive hilang
Yang Anda lihat: Anda tidak bisa melihat Download Registration Card Archive.
Perbaikan:
- Minta admin memberi izin report:export.
- Muat ulang halaman setelah akses diperbarui.
Tidak ada registration card yang ditemukan
Yang Anda lihat: AVA mengatakan tidak ada registration card untuk rentang tanggal yang dipilih.
Perbaikan:
- Perlebar rentang tanggal.
- Pastikan signature registration card sudah dikirim untuk periode itu.
- Coba ekspor lagi.
Masih Terkendala?
Hubungi success@vouch-technologies.com jika:
- ❌ Tamu berulang kali hilang dari tanggal laporan yang diharapkan
- ❌ Timestamp laporan menghambat pengajuan kepatuhan Anda
- ❌ Laporan otomatis gagal lebih dari satu siklus
Yang membantu untuk disertakan:
- Nama properti
- Nama tamu dan nomor reservasi
- Tanggal laporan yang diharapkan dan hasil aktual
- Tangkapan layar pengaturan laporan dan detail check-in tamu