จัดการการชำระเงินการจอง
ใช้ Payments ในหน้าต่างรายละเอียดการจอง โดยส่วนใหญ่ตรวจสอบได้ภายในไม่ถึง 3 นาที
คู่มือนี้ช่วยให้คุณตรวจยอดคงเหลือ เก็บเงิน และอ่านรายละเอียดโฟลิโอได้อย่างรวดเร็ว
| รายการ | แสดงอะไร | ใช้ที่ไหน |
|---|---|---|
| Payment Summary | ยอดที่จ่ายแล้ว, pre-auth, transaction ID | บัตรการจอง |
| Folio Details | ยอดคงค้าง, ค่าบริการ, เงินมัดจำ, การชำระเงิน | หน้าต่างรายละเอียดการจอง |
| Capture Payment | การเก็บเงินจากรายการที่อนุมัติแล้ว | หน้าต่างรายละเอียดการจอง |
| Source | รายการโฟลิโอมาจากที่ใด | แผงโฟลิโอ |
การเก็บเงินทำงานอย่างไร
- กฎการชำระเงินมาจาก Settings → Payment
- สกุลเงินของที่พักมาจาก Settings → Essentials → Hotel Basic Details
- โรงแรมของคุณสามารถเก็บเงินมัดจำ เก็บค่าห้องตอนเช็กอิน หรือเก็บทั้งสามอย่าง
- AVA สามารถแสดงการเรียกเก็บเงินตอนเช็กเอาต์ระหว่างเช็กเอาต์ได้เมื่อยังมียอดคงค้าง
- หากปิดการเก็บเงิน ขั้นตอนเช็กอินจะข้ามส่วนชำระเงิน
- พอร์ทัลฝั่งหลังบ้านจะแสดงข้อมูลการชำระเงินจากเกตเวย์การชำระเงินของคุณ
- หากบิลเช็กเอาต์ถูกยกเว้นและยังมียอดคงเหลือเป็นบวก AVA จะไม่สร้างการชำระเงินเช็กเอาต์
- ส่งผู้เข้าพักไปที่ฟรอนต์เดสก์เพื่อตรวจสอบ
ดูข้อมูลการชำระเงิน
สรุปการชำระเงินบนบัตรการจอง
เมื่อดูการจองในมุมมองแบบการ์ด บัตรแต่ละใบจะแสดง:
- Paid: ยอดที่ชำระแล้วทั้งหมดของการจอง
- Pre-auth: ยอดที่ pre-authorized ไว้ ถ้ามี
- Transaction ID: รหัสอ้างอิงจาก payment gateway พร้อมปุ่มคัดลอก
ส่วนสรุปนี้จะแสดงอัตโนมัติเมื่อมีข้อมูลการชำระเงิน
AVA จะแสดง Paid และ Pre-auth ด้วยสกุลเงินที่ใช้แสดงการจองก่อน หากสกุลเงินนั้นไม่มี AVA จะใช้สกุลเงินของสรุปการชำระเงิน หากทั้งสองอย่างไม่มี AVA จะ fallback ไปใช้สกุลเงินที่พักของคุณ
ขั้นตอนการชำระเงินใน Command Center
เมื่อเปิดใช้งานการเชื่อมต่อชำระเงิน Command Center จะแสดงขั้นตอนการชำระเงินในโฟลว์เช็กอินและเช็กเอาต์
- Check-In Payment Stage: ป้ายในความคืบหน้าการเช็กอิน
- Checkout Payment Stage: ป้ายในความคืบหน้าการเช็กเอาต์
- ป้ายจะแสดงสถานะ เช่น pending หรือ completed
ขั้นตอนการชำระเงินจะแสดงก็ต่อเมื่อเปิดใช้งานการเชื่อมต่อชำระเงินแล้ว หากตั้งค่าเป็น "DISABLE" ขั้นตอนเช็กอินและเช็กเอาต์จะข้ามส่วนชำระเงิน
ข้อมูลการชำระเงินแบบละเอียดในหน้าต่างรายละเอียดการจอง
คลิกการจองใดก็ได้เพื่อเปิดหน้าต่างรายละเอียดการจอง มุมมองนี้เปิดได้จาก:
- Check-Ins page: คลิกบัตรการจองหรือแถวตารางใดก็ได้
- Checkouts page: คลิกบัตร checkout ใดก็ได้
- Stayovers page: คลิกบัตร stayover ใดก็ได้
- Calendar view: คลิกบล็อกการจองใดก็ได้
- Command Center page: คลิกการจองใดก็ได้
ใน Financials ให้ตรวจ:
- Balance Due: ยอดคงค้างปัจจุบัน
- Deposit Payment: รายละเอียดเงินมัดจำที่เก็บแล้ว
- Room Payment: รายละเอียดค่าห้อง
เมื่อเข้าถึงโฟลิโอได้ Balance Due จะมาจากสรุปโฟลิโอของ PMS หาก PMS ของคุณคือ AVA, Streamliner จะซิงก์เงินมัดจำและค่าห้องลงใน ledger ของโฟลิโอด้วย การซิงก์เกิดขึ้นระหว่างสรุปการชำระเงิน, มุมมองบิล และโฟลว์การเก็บเงิน
คุณสามารถขยาย Folio Details เพื่อตรวจ:
- Room Charges
- Extras
- Taxes
- Deposits
- Payments
แผงโฟลิโอยังแสดงป้าย Fidelity, ช่อง Last synced และ Source ป้าย Source ถูกแปลแล้ว ไม่ใช่ token ดิบจาก backend คุณอาจเห็น AVA ledger, Invoice-backed หรือป้ายที่แปลเป็นภาษาท้องถิ่น หาก PMS ของคุณไม่รองรับรายละเอียดโฟลิโอ AVA จะคงยอดสแนปช็อตและแสดงเหตุผลจากผู้ให้บริการ ในมุมมองบิลแบบละเอียด Deposits และ Payments จะแสดงเป็นยอดติดลบ แต่ยอด Balance Due จะไม่เปลี่ยน
แต่ละรายการชำระเงินจะแสดง:
- สถานะการชำระเงิน เช่น "Authorized" หรือ "Captured"
- จำนวนเงินและสกุลเงิน
- วิธีชำระเงิน เช่น credit card หรือ cash
- ชื่อ payment gateway
- เลขอ้างอิงหรือ transaction ID ของ gateway
- รายละเอียดบัตร เช่น brand และเลข 4 ตัวท้าย
ประเภทการชำระเงิน
พอร์ทัลฝั่งหลังบ้านของ AVA ติดตามการชำระเงิน 3 ประเภท:
- Deposit Payment: เงินล่วงหน้าที่เก็บก่อนหรือระหว่างเช็กอิน
- Room Payment: ค่าห้องและบริการเพิ่มเติม
- Checkout Payment: ยอดสุดท้ายที่เก็บระหว่างเช็กเอาต์
การตรวจบิลตอนเช็กเอาต์
เมื่อ AVA เปิดการเรียกเก็บเงินตอนเช็กเอาต์ คุณอาจเห็นข้อความแจ้งเหล่านี้
| ข้อความแจ้ง | หมายความว่าอะไร | สิ่งที่คุณทำ |
|---|---|---|
| Existing balance | AVA พบยอดที่ถูกกันไว้หรือยอดเปิดอยู่ | ยืนยันยอดแล้วดำเนินการต่อ |
| Different card | ผู้เข้าพักต้องการใช้บัตรอีกใบ | เริ่มโฟลว์การชำระเงินใหม่ |
| Dispute | ผู้เข้าพักโต้แย้งยอดชำระ | ดำเนินการตามกระบวนการข้อโต้แย้งของโรงแรม |
หากหน้า payment ส่งคุณกลับไปที่ AVA ให้รอข้อความตรวจสอบ หน้าจอเช็กเอาต์อาจรีเฟรชก่อนจะเสร็จสมบูรณ์
การเก็บเงิน
หากเกตเวย์การชำระเงินของคุณรองรับ คุณสามารถเก็บรายการที่อนุมัติแล้วจากหน้าต่างนี้ได้:
- เปิดหน้าต่างรายละเอียดการจอง
- เลื่อนไปที่ Financials
- หากรายการถูกอนุมัติแต่ยังไม่ถูกเก็บเงิน ให้คลิก Capture Payment
- ยืนยันการเก็บเงิน
- รอผลอัปเดต
การเก็บเงินใช้ได้เฉพาะรายการที่อนุมัติแล้วและยังไม่ได้ถูก capture
ผลลัพธ์หลังการเก็บเงิน
หลังเก็บเงินแล้ว portal จะแสดง:
- Payment captured: Yes หรือ No
- Capture message: รายละเอียดหรือข้อความ error จาก gateway
หากผลไม่แสดงทันที พอร์ทัลจะตรวจสอบซ้ำเป็นเวลาสูงสุด 60 วินาที
ก่อนเก็บเงิน
- ยืนยันยอดการจองใน PMS หรือ guest folio
- ตรวจว่าวิธีชำระเงินใดที่ต้องใช้กับการจองนี้
- ตรวจให้แน่ใจว่า payment gateway เชื่อมต่อแล้วใน Settings → Payment
- ยืนยันว่าเปิดใช้งาน payment integration และไม่ได้ตั้งเป็น "DISABLE"
- หากอยู่ในเช็กเอาต์ ให้ตรวจข้อความแจ้งการเรียกเก็บเงินตอนเช็กเอาต์ก่อน
หากการชำระเงินถูกบล็อก
- ตรวจว่าการเชื่อมต่อกับ payment gateway พร้อมใช้งานและ active
- ยืนยันนโยบายของโรงแรมเรื่องเงินมัดจำ ค่าห้อง หรือการเก็บตอนเช็กเอาต์
- ตรวจว่าบิลเช็กเอาต์ถูกยกเว้นและยังมียอดคงเหลือเป็นบวกหรือไม่
- ใช้ฟรอนต์เดสก์สำหรับยอดบวกที่ถูกยกเว้น
- ขอให้ผู้ดูแลตรวจ Settings → Payment หากจำเป็น
- ตรวจว่าประเภท payment integration ไม่ได้ตั้งเป็น "DISABLE"
การแก้ปัญหา
ยอดคงเหลือไม่อัปเดตหลังชำระเงิน
สิ่งที่เห็น: ยอด folio ยังแสดงจำนวนเดิม
วิธีแก้:
- เปิดหน้าต่างรายละเอียดการจองอีกครั้ง
- คลิก Refresh ใน Folio Details
- รอ 10-30 วินาทีหลัง capture
- รีเฟรชหน้า หากยอดยังไม่เปลี่ยน
Paid หรือ Pre-auth แสดงสกุลเงินไม่ตรงที่คาด
สิ่งที่เห็น: ยอดในสรุปการชำระเงินบนบัตรการจองแสดงรหัสสกุลเงินต่างจากที่คาด
วิธีแก้:
- เปิดการจองและยืนยันสกุลเงินของการจอง
- ตรวจว่าข้อมูลการชำระเงินมีสกุลเงินของตัวเองหรือไม่
- หากทั้งสองอย่างว่าง ให้ตรวจสกุลเงินของที่พักใน Settings → Essentials → Hotel Basic Details
- หาก field นี้ถูก PMS จัดการ ให้อัปเดตสกุลเงินใน PMS และรอการซิงก์
- รีเฟรชหน้าและตรวจการแสดงสกุลเงินที่อัปเดตแล้ว
ไม่มีข้อมูล folio details
สิ่งที่เห็น: สวิตช์โฟลิโอถูกปิดใช้งาน หรือการจองแสดงยอดแบบสแนปช็อต
วิธีแก้:
- ยืนยันว่า PMS ของคุณรองรับรายละเอียดโฟลิโอ
- คลิก Refresh ในหน้าต่างรายละเอียดการจอง
- ใช้ยอดสแนปช็อตต่อไปหากผู้ให้บริการยังรายงานว่าไม่รองรับ
- ติดต่อซัพพอร์ตหากเหตุผลของผู้ให้บริการดูไม่ถูกต้อง
การชำระเงินเช็กเอาต์ไม่ถูกตรวจสอบหลังกลับมา
สิ่งที่เห็น: หน้า payment กลับมาแล้ว แต่ยอดเช็กเอาต์ยังดูเหมือนเปิดอยู่
วิธีแก้:
- รอสักครู่ให้ AVA ตรวจสอบการชำระเงิน
- ตรวจใบเสร็จของเทอร์มินัลหรือใบเสร็จที่โฮสต์ไว้
- รีเฟรชหน้าการจองหรือหน้าจอเช็กเอาต์
- ลองใหม่เฉพาะเมื่อการชำระเงินล้มเหลว
ยังติดอยู่?
ติดต่อ success@vouch-technologies.com หาก:
- ❌ ยอด folio ยังผิดหลังรีเฟรช
- ❌ capture เสร็จแล้วแต่ modal ไม่อัปเดต
- ❌ ป้าย Source ยังแสดงข้อความที่ไม่คาดคิด
- ❌ ข้อความแจ้งการเรียกเก็บเงินตอนเช็กเอาต์วนซ้ำ
- ❌ AVA ไม่เคยตรวจสอบการชำระเงินเช็กเอาต์
ข้อมูลที่ควรแนบ:
- รหัสการจองหรือหมายเลขยืนยัน
- เวลาที่ชำระเงิน
- ภาพหน้าจอของ folio panel