Pemesanan Reservasi Walk-In
Aktifkan pemesanan walk-in di Settings → Check-In dan hubungkan payment gateway. Tamu kemudian dapat memesan kamar langsung dari kios dalam waktu kurang dari 5 menit.
Panduan ini menjelaskan cara mengaktifkan pemesanan walk-in dan seperti apa pengalaman tamu di kios.
Referensi Cepat
| Langkah | Yang Dilakukan Tamu | Yang Terjadi |
|---|---|---|
| Search Rooms | Memasukkan tanggal dan jumlah tamu | Tipe kamar dan tarif yang bisa dikutip akan muncul |
| Select a Room | Memilih tipe kamar dan tarif | Total masa inap dihitung |
| Enter Details | Mengisi nama, email, telepon, negara | Informasi tamu dicatat untuk pemesanan |
| Pay | Memindai kode QR atau membuka halaman pembayaran | Pembayaran diproses dengan aman |
| Confirmation | Melihat booking ID di layar | Reservasi dibuat di PMS Anda dan email konfirmasi dikirim |
Sebelum Memulai
Pastikan persyaratan berikut terpenuhi:
- PMS Anda terhubung dan aktif di Settings → Essentials → PMS Connection
- Payment gateway terhubung di Settings → Payment
- Pemesanan walk-in diaktifkan di Settings → Check-In (lihat bagian berikutnya)
Jika Anda menggunakan Cloudbeds
Cloudbeds memerlukan izin API berikut saat Anda menghubungkannya:
- Room: Read — untuk melihat tipe kamar yang tersedia
- Rate: Read — untuk mengambil tarif kamar dan harga
- Payment: Read — untuk mencatat pembayaran pada reservasi
Jika ada izin yang belum diberikan, AVA akan menampilkan error saat Anda mencoba mengaktifkan pemesanan walk-in. Hubungkan ulang Cloudbeds dengan izin yang diperlukan lalu coba lagi.
Walk-in booking memerlukan pembayaran online sebelum reservasi dibuat. Jika tidak ada payment gateway yang terhubung, tamu tidak dapat menyelesaikan pemesanan. Hubungkan terlebih dahulu melalui Integrasi Payment Gateway.
Aktifkan Pemesanan Walk-In
-
Buka Settings → Check-In
-
Gulir ke bagian Walk-In Booking
-
Centang Enable Walk-In Reservation Booking
-
Klik Save
✓ Layar sambutan kios sekarang menampilkan tombol Book Reservation.
Jika Anda mengaktifkan pemesanan walk-in tanpa payment gateway, AVA akan menampilkan peringatan. Fitur akan aktif, tetapi tamu tidak dapat menyelesaikan pemesanan sampai Anda menghubungkan gateway.
Beberapa kios juga dapat menampilkan tombol Check-In dan Check-Out di layar sambutan. Aktifkan di Settings → Check-In. Book Reservation tetap bergantung pada Walk-In Booking.
Cara Tamu Menggunakan Pemesanan Walk-In
Saat tamu tanpa reservasi datang, mereka dapat memesan kamar langsung dari kios.
Langkah 1: Mulai Booking
Di layar sambutan kios, tamu mengetuk Book Reservation.
Langkah 2: Cari Kamar yang Tersedia
-
Tamu memasukkan detail masa inap:
- Check-in Date
- Check-out Date
- Adults (minimal 1)
- Children
-
Mereka mengetuk Search Available Rooms
✓ Daftar tipe kamar yang tersedia akan muncul dengan foto, deskripsi, dan tarif.
Tipe kamar yang memiliki tarif terpublikasi dan kamar tersedia untuk tanggal yang dipilih akan ditampilkan. Ketersediaan diambil langsung dari PMS Anda berdasarkan tanggal dan jumlah tamu yang dimasukkan.
Halaman Rooms dapat menampilkan katalog PMS lengkap terlebih dahulu. Walk-in hanya menampilkan tipe kamar yang dapat Anda kutip untuk detail masa inap yang dipilih. Jika PMS menyediakan mata uang properti, AVA menggunakannya untuk tarif per malam dan total.
Jika tidak ada hasil yang muncul, berarti tidak ada kamar dengan tarif terpublikasi untuk tanggal tersebut. Minta tamu mencoba tanggal lain atau periksa ketersediaan kamar di PMS Anda.
Langkah 3: Pilih Kamar
- Tamu mengetuk tipe kamar untuk melihat detail lengkap:
- Foto kamar (galeri yang bisa digeser)
- Deskripsi dan fasilitas
- Tipe tempat tidur, ukuran kamar, preferensi merokok
- Tarif per malam dan estimasi total (termasuk pajak dan biaya)
- Mereka mengetuk Continue with this room
Langkah 4: Masukkan Detail Tamu
Tamu mengisi informasi pribadi mereka:
| Field | Wajib | Catatan |
|---|---|---|
| First Name | Ya | |
| Last Name | Ya | |
| Ya | Email konfirmasi dikirim ke sini | |
| Phone Number | Tidak | Disarankan untuk kontak |
| Country | Tergantung | Wajib untuk Cloudbeds; disarankan untuk semua |
Setelah mengisi formulir, tamu mengetuk Continue to Payment.
Langkah 5: Bayar
Tamu memilih metode pembayaran:
- Pay on your device — kode QR muncul di layar. Tamu memindainya dengan ponsel untuk membuka halaman pembayaran yang aman.
- Pay on this device — tautan membuka halaman pembayaran langsung di layar kios.
Layar menampilkan "Waiting for payment confirmation..." sampai pembayaran selesai.
Langkah 6: Konfirmasi
Setelah pembayaran berhasil:
- Layar Booking Confirmed muncul dengan booking ID
- Email konfirmasi dikirim ke alamat email tamu
- Reservasi dibuat di PMS Anda secara otomatis
- Pembayaran dicatat pada reservasi di PMS Anda
Setelah Pemesanan
- Reservasi baru muncul di PMS Anda dan di daftar reservasi AVA
- Tamu dapat melanjutkan ke self check-in jika properti Anda mendukungnya
- Anda dapat melihat dan mengelola reservasi seperti pemesanan lainnya
Walk-in booking hanya membuat reservasi dan memproses pembayaran. Fitur ini tidak menetapkan kamar tertentu atau memberikan akses kunci. Tamu harus menyelesaikan alur self check-in terpisah (pemindaian dokumen, verifikasi tamu, penetapan kamar, akses kunci) sebelum mereka dapat masuk ke kamar.
Jika tamu ingin check-in segera setelah memesan, mereka dapat kembali ke layar sambutan kios dan memulai alur check-in biasa dengan reservasi barunya.
Pemecahan Masalah
"Walk-in booking feature is disabled"
Yang Anda lihat: Tamu mengetuk Book Reservation tetapi mendapat error.
Perbaikan:
- Buka Settings → Check-In
- Aktifkan Walk-In Reservation Booking
- Klik Save
"No room rates are available for the selected dates"
Yang Anda lihat: Tamu mencari kamar tetapi tidak ada yang muncul.
Periksa:
- Kamar tersedia di PMS Anda untuk tanggal tersebut
- Tarif kamar sudah dipublikasikan dan aktif di PMS Anda
- Koneksi PMS Anda aktif di Settings → Essentials → PMS Connection
Tipe kamar muncul di Rooms, tetapi tidak di walk-in
Yang Anda lihat: Tipe kamar terlihat di Rooms, tetapi disembunyikan oleh kios.
Perbaikan:
- Periksa apakah tipe kamar memiliki tarif terpublikasi untuk tanggal yang dipilih.
- Coba pencarian lagi dengan jumlah tamu yang benar.
- Pastikan tipe kamar dapat dikutip oleh PMS Anda.
- Segarkan setelah sinkronisasi PMS jika tipe itu masih tidak muncul.
"Selected room is being booked by another guest"
Yang Anda lihat: Error saat tamu mencoba membayar untuk tipe kamar.
Mengapa: Tamu lain sedang memesan kamar terakhir yang tersedia untuk tipe tersebut.
Perbaikan:
- Minta tamu memilih tipe kamar lain
- Atau tunggu beberapa menit lalu coba lagi — pemesanan lain mungkin habis waktunya
"Payment integration is not configured"
Yang Anda lihat: Error saat membuat pembayaran.
Perbaikan:
- Buka Settings → Payment
- Hubungkan payment gateway yang didukung (Stripe atau Red Dot)
- Kembali ke kios dan coba lagi
Pembayaran gagal atau waktu habis
Yang Anda lihat: Halaman pembayaran menampilkan error, atau kios tetap di "Waiting for payment confirmation..."
Perbaikan:
- Minta tamu mencoba pembayaran lagi
- Jika terus gagal, periksa status payment gateway Anda di Settings → Payment
- Pastikan akun payment gateway aktif dan tidak memiliki pembatasan
Error izin saat mengaktifkan (Cloudbeds)
Yang Anda lihat: Pesan error yang mencantumkan izin Cloudbeds yang belum diberikan.
Perbaikan:
- Buka Settings → Essentials → PMS Connection
- Putuskan lalu hubungkan kembali Cloudbeds
- Berikan semua izin yang diperlukan: Room: Read, Rate: Read, Payment: Read
- Kembali ke Settings → Check-In dan aktifkan pemesanan walk-in lagi
"Selected room type is sold out"
Yang Anda lihat: Pesan error saat memilih kamar.
Perbaikan: Semua kamar untuk tipe tersebut sudah penuh. Pilih tanggal lain atau tipe kamar lain.
Mata uang tarif terlihat salah
Yang Anda lihat: Tarif per malam atau total menampilkan mata uang yang berbeda dari yang diharapkan.
Perbaikan:
- Periksa apakah PMS Anda menyediakan mata uang properti.
- Jika iya, AVA menggunakan mata uang itu untuk kutipan walk-in.
- Jika tidak, verifikasi Settings → Essentials → Hotel Basic Details.
- Segarkan halaman kios setelah sinkronisasi PMS.
Masih Terkendala?
Hubungi success@vouch-technologies.com jika:
- ❌ Pencarian walk-in masih menyembunyikan tipe kamar setelah sinkronisasi PMS
- ❌ Tarif muncul dalam mata uang yang salah setelah refresh
- ❌ Pembayaran berhasil, tetapi reservasi tidak dibuat