ข้ามไปยังเนื้อหาหลัก

รายงานตรวจคนเข้าเมืองของไทย

ตั้งค่าอย่างรวดเร็ว

โรงแรมส่วนใหญ่ตั้งค่าเสร็จภายในประมาณ 10 นาที ให้เริ่มจาก Schedule Time, Email Recipients, และ Guest Source Mode ก่อน

คู่มือนี้ช่วยคุณตั้งค่ารายงาน TM30 และ RR4 และจัดการการเช็กอินที่เกิดใกล้เที่ยงคืน

ไปที่: Reports → Thailand Immigration Reports

สิทธิ์การใช้งานแพ็กเกจ​

  • รายงานตรวจคนเข้าเมืองของไทยต้องใช้แพ็กเกจแบบชำระเงิน
  • บัญชีระดับฟรีจะแสดงข้อความให้อัปเกรดแทนหน้ารายงาน

หากต้องการอัปเกรด ให้ไปที่ Settings → Billing & Subscription

อ้างอิงด่วน​

การตั้งค่าควบคุมอะไรค่าเริ่มต้นที่แนะนำ
Enable Automatic Daily Reportsส่ง TM30 และ RR4 ทุกวันเปิด
Schedule Timeเวลาที่สร้างรายงานรายวัน (ตามเวลาท้องถิ่นของโรงแรม)05:00
Use separate email recipientsจะส่ง TM30 และ RR4 ไปยังกล่องจดหมายคนละชุดหรือไม่ปิด (เปิดเมื่อทีมต่างกัน)
TM30 Guest Source Modeกำหนดว่ารายงาน TM30 จะรวมผู้เข้าพักใดรวมผู้เข้าพักที่ไม่ได้เช็กอินผ่าน AVA
RR4 Guest Source Modeกำหนดว่ารายงาน RR4 จะรวมผู้เข้าพักใดรวมผู้เข้าพักที่ไม่ได้เช็กอินผ่าน AVA
RR4 Thai Hotel Nameชื่อโรงแรมภาษาไทยที่พิมพ์ใน RR4กรอกข้อความภาษาไทย
Include Stayover Guests (RR4)รวมผู้เข้าพักที่พักค้าง ไม่ใช่เฉพาะผู้เช็กอินใหม่ปิด (เปิดเฉพาะเมื่อจำเป็น)
RR4 Stayover Remarkหมายเหตุเพิ่มเติมที่เขียนในแถว stayover ของ RR4เว้นว่างไว้ เว้นแต่ขั้นตอนการยื่นของคุณต้องใช้
Required Guest Informationสถานะความครบถ้วนของฟิลด์บังคับใน RR4ตั้งค่าครบทั้งหมด

ตั้งค่ารายงานอัตโนมัติ​

  1. ไปที่ Reports → Thailand Immigration Reports
  2. เปิด Enable Automatic Daily Reports
  3. ตั้งค่า Schedule Time (ตามเวลาท้องถิ่นของโรงแรม)
  4. เพิ่ม Email Recipients หรือเปิด Use separate email recipients
  5. คลิก Save Configuration

✓ หลังบันทึกควรมีข้อความยืนยันสำเร็จ

หน้าตั้งค่ารายงานตรวจคนเข้าเมืองของไทยที่แสดงเวลาแจ้งและอีเมลผู้รับ TODO: แทนที่ด้วยเลย์เอาต์ที่อัปเดตแล้วซึ่งแสดงการ์ด Automatic Daily Reports

ใช้รายชื่ออีเมลแบบรวม หรือแยก​

ตัวเลือกใช้เมื่อ
Combined recipientsTM30 และ RR4 ส่งไปยังทีมเดียวกัน
Separate recipientsTM30 และ RR4 ส่งไปยังคนละทีม

หากต้องการใช้รายชื่อแยก:

  1. เปิด Use separate email recipients
  2. เพิ่ม TM30 Email Recipients
  3. เพิ่ม RR4 Email Recipients

เลือกโหมดแหล่งที่มาของผู้เข้าพัก (TM30 และ RR4)​

เลือกวิธีที่ AVA ใช้รวมผู้เข้าพักในแต่ละรายงาน

TM30 Guest Source Mode​

ตัวเลือกAVA ทำอะไรเหมาะกับ
Include guests who didn't check in through AVAหากมี AVA check-in time ระบบจะใช้ค่านั้น หากไม่มี ระบบจะรวมผู้เข้าพักก็ต่อเมื่อ PMS แสดงว่าการจองเป็น checked in แล้วโรงแรมที่มีการเช็กอินนอก AVA เป็นบางครั้ง
Don't include guests who didn't check in through AVAAVA จะรวมเฉพาะผู้เข้าพักที่มี AVA check-in time ที่ถูกต้องโรงแรมที่ต้องการหลักฐานการเช็กอินจาก AVA เท่านั้น

RR4 Guest Source Mode​

ใช้ตัวเลือกเดียวกับ TM30 แต่การตั้งค่านี้แยกต่างหาก จึงต้องยืนยันว่าเข้ากับ workflow ของ RR4

กฎเกี่ยวกับ timestamp
  • หากมี AVA check-in time ระบบจะใช้ timestamp นั้นเพื่อตัดสินวันที่ของรายงาน
  • หากไม่มี AVA check-in time โหมด Include จะใช้ PMS fallback เฉพาะเมื่อ PMS แสดงว่า reservation เป็น checked in แล้ว
  • หาก AVA check-in time อ่านไม่ได้ ระบบจะไม่นำรายการนั้นมารวม
  • ในโหมด Don't include ระบบจะรวมเฉพาะผู้เข้าพักที่มี AVA check-in timestamp ที่ถูกต้อง

ตัวอย่างช่วงเที่ยงคืน (โหมด Include)​

การจอง: Feb 9-13 เวลาเรียกรายงาน: 00:10 on Feb 10

สถานะตอนสร้างรายงานผลลัพธ์
AVA check-in time คือ 00:01 on Feb 10ผู้เข้าพักจะไม่ถูกรวมในรายงาน Feb 9 และจะไปอยู่ในรายงาน Feb 10
ยังไม่มี AVA check-in time แต่ PMS เป็น checked in แล้วผู้เข้าพักถูกรวมในรายงาน Feb 9 โดยใช้ PMS fallback
ยังไม่มี AVA check-in time และ PMS ยังไม่เป็น checked inยังไม่ถูกรวม

การตั้งค่ารายงาน RR4​

RR4 Guest Source Mode​

ในการ์ด RR4 Settings ฟิลด์ RR4 Guest Source Mode จะอยู่ด้านบน ตั้งค่านี้ก่อน Thai Hotel Name และ Include Stayover Guests

ใช้ตัวเลือกเดียวกับ TM30:

  • Include guests who didn't check in through AVA
  • Don't include guests who didn't check in through AVA

Required Guest Information​

เพื่อให้รายงาน RR4 ถูกต้อง ให้ตั้งฟิลด์ต่อไปนี้เป็นฟิลด์บังคับ:

  • Nationality
  • Place of Departure
  • Next Destination

หากฟิลด์ใดเป็นตัวเลือก คุณจะเห็น Action required ในการ์ด Required Guest Information คลิก Configure Registration Fields หรือไปที่ Settings → Check-In

ชื่อโรงแรมภาษาไทย​

กรอกชื่อโรงแรมเป็นอักษรไทย เช่น โรงแรมว้าว รีสอร์ต

RR4 จะใช้ค่านี้ในหัวรายงาน เว้นว่างไว้หากต้องการใช้ชื่อโรงแรมหลักของคุณ

รวมผู้เข้าพักที่พักค้าง​

เปิดตัวเลือกนี้เพื่อรวมผู้เข้าพักที่พักค้าง ไม่ใช่เฉพาะผู้เช็กอินใหม่

ตัวอย่าง:

  • ปิด: ผู้เข้าพักเช็กอิน Oct 20 และเช็กเอาต์ Oct 25 จะอยู่ในรายงาน Oct 20 เท่านั้น
  • เปิด: ผู้เข้าพักคนเดิมจะอยู่ในรายงาน Oct 20, 21, 22, 23 และ 24

ตั้งค่า RR4 Stayover Remark​

ใช้ RR4 Stayover Remark เพื่อเพิ่มหมายเหตุสั้น ๆ สำหรับแถว stayover

ตัวอย่าง: ไม่มีการเปลี่ยนแปลง

เว้นฟิลด์นี้ว่างไว้หากคุณไม่ต้องการหมายเหตุสำหรับ stayover

เมื่อฟิลด์นี้ใช้งานได้

ฟิลด์นี้จะใช้งานได้ก็ต่อเมื่อเปิด Include Stayover Guests หากปิดการรายงาน stayover AVA จะปิดฟิลด์หมายเหตุนี้

ทำไมเวลา TM30 และ RR4 อาจต่างกัน

TM30 และ RR4 อาจแสดง timestamp ต่างกันสำหรับผู้เข้าพักคนเดียวกัน เป็นเรื่องที่คาดไว้ เพราะแต่ละรายงานมีกฎเรื่องเวลาของตัวเอง

การตั้งค่า RR4 ที่แสดง guest source mode ชื่อโรงแรมไทย และผู้เข้าพักพักค้าง TODO: แทนที่ด้วยการ์ด RR4 Settings ที่อัปเดตแล้วซึ่งแสดง Guest Source Mode ไว้เหนือ Thai Hotel Name

คลังบัตรลงทะเบียน​

ตอนนี้ AVA เรียก export นี้ว่า Registration Card Archive หน้าจอรุ่นเก่าอาจยังแสดง RR3 ในพื้นที่ที่รองรับความเข้ากันได้ย้อนหลัง

Archive นี้ไม่ใช่รายงานที่ทำงานตามกำหนดเวลา สำหรับโฟลว์ sync, async, และ resume แบบเต็ม ดูที่ ดาวน์โหลดคลังบัตรลงทะเบียน AVA เตรียม export เหล่านี้ไว้ในที่เก็บชั่วคราว เมื่อไฟล์พร้อม พนักงานจะเห็นข้อความว่าไฟล์นี้ยังเปิดให้ใช้งานอีก 7 วัน ดาวน์โหลดก่อนหมดอายุ หรือสร้าง archive ใหม่ในภายหลัง

เมื่อใดจะรวมบัตรลงทะเบียน​

  • Self check-in: ทันทีหลังผู้เข้าพักส่งลายเซ็นที่คีออสก์
  • Assisted check-in: เมื่อพนักงานส่งลายเซ็นของผู้เข้าพัก

สิ่งที่พนักงานควรตรวจสอบ​

  • ฟิลด์ที่จำเป็นซึ่งมีป้าย RR3 Required ถูกกรอกครบ
  • ข้อมูลประจำตัวผู้เข้าพักและรายละเอียดการจองถูกต้องก่อนส่งลายเซ็น

สร้างรายงานด้วยตนเอง​

  1. ยืนยันว่าการตั้งค่ารายงานไทยถูกบันทึกแล้ว
  2. เลื่อนไปที่ Manual Report Generation
  3. คลิก Generate TM30 หรือ Generate RR4
  4. รอการยืนยัน

✓ AVA จะส่งรายงานไปยังผู้รับที่กำหนดไว้

การแก้ปัญหา​

ผู้เข้าพักหายไปจากรายงานของวันก่อน​

สิ่งที่คุณเห็น: ผู้เข้าพักเช็กอินใกล้เที่ยงคืน แต่ไม่อยู่ในรายงานของเมื่อวาน

วิธีแก้:

  1. เปิดบันทึกการเช็กอินของผู้เข้าพัก
  2. ตรวจสอบ AVA check-in timestamp
  3. หาก timestamp อยู่หลังเที่ยงคืน ให้ใช้รายงานของวันนี้สำหรับผู้เข้าพักคนนั้น

ผู้เข้าพักไปอยู่ในรายงานของเมื่อวานหลังเข้าพักหลังเที่ยงคืน​

สิ่งที่คุณเห็น: ผู้เข้าพักมาถึงหลังเที่ยงคืน แต่ยังไปอยู่ในรายงานของเมื่อวาน

วิธีแก้:

  1. ตรวจ Guest Source Mode
  2. ในโหมด Include หากไม่มี AVA timestamp ระบบจะใช้ PMS fallback เฉพาะเมื่อ PMS แสดงว่าการจองเป็น checked in แล้ว
  3. หากต้องการใช้เฉพาะ AVA timestamp ให้เปลี่ยนเป็น Don't include guests who didn't check in through AVA

ผู้เข้าพักไม่ถูกรวมในโหมด Include เมื่อเช็กอินนอก AVA​

สิ่งที่คุณเห็น: ผู้เข้าพักเช็กอินด้วยตนเอง แต่ยังไม่ถูกรวม

วิธีแก้:

  1. ตรวจสถานะการจองใน PMS
  2. ยืนยันว่า PMS แสดงสถานะ checked in แล้ว
  3. สร้างรายงานใหม่หลังอัปเดตสถานะ

TM30 และ RR4 แสดงเวลาไม่ตรงกัน​

สิ่งที่คุณเห็น: ผู้เข้าพักคนเดียวกันมี timestamp ต่างกันใน TM30 กับ RR4

วิธีแก้:

  1. ยืนยันว่าความต่างนี้ไม่ขัดกับขั้นตอนการยื่นรายงานของคุณ
  2. ตรวจสอบข้อมูลผู้เข้าพักและรายละเอียดการเช็กอิน
  3. หากความต่างนี้กระทบการยื่นรายงาน ให้ติดต่อฝ่ายสนับสนุน

หมายเหตุ stayover หายไป​

สิ่งที่คุณเห็น: แถว stayover ของ RR4 ไม่แสดงหมายเหตุที่คุณตั้งไว้

วิธีแก้:

  1. ยืนยันว่า Include Stayover Guests เปิดอยู่
  2. ตรวจว่า RR4 Stayover Remark ไม่ว่าง
  3. บันทึกการตั้งค่าอีกครั้ง
  4. สร้าง RR4 ใหม่สำหรับวันที่ได้รับผลกระทบ

ไม่ได้รับอีเมลรายงาน​

สิ่งที่คุณเห็น: ไม่มีอีเมลรายงานในเวลาที่กำหนด

วิธีแก้:

  1. ยืนยันว่ารายงานเปิดใช้งานอยู่
  2. ยืนยันว่าอีเมลผู้รับถูกต้อง
  3. ตรวจโฟลเดอร์สแปมหรือจังก์
  4. ลองสร้างรายงานด้วยตนเองหนึ่งครั้ง

คำเตือนบอกว่าการตั้งค่า TM30 และ RR4 ไม่สอดคล้องกัน​

สิ่งที่คุณเห็น: แถบสีเหลืองแจ้งว่าการตั้งค่า TM30 และ RR4 ต่างกัน

วิธีแก้:

  1. ตรวจสอบ Schedule Time และการตั้งค่าผู้รับ
  2. หากต้องการใช้รายชื่อแยก ให้เปิด Use separate email recipients
  3. คลิก Save Configuration เพื่อซิงก์การตั้งค่า

มีข้อความแจ้งว่าเปิด separate recipients อยู่​

สิ่งที่คุณเห็น: แถบสีน้ำเงินแจ้งว่าเปิดโหมดผู้รับแยกแล้ว

วิธีแก้:

  1. ตรวจสอบ TM30 Email Recipients และ RR4 Email Recipients
  2. ปิด Use separate email recipients หากต้องการใช้รายชื่อเดียว
  3. คลิก Save Configuration

การ์ด Required Guest Information แสดง "Action required"​

สิ่งที่คุณเห็น: การ์ด Required Guest Information แสดง Action required

วิธีแก้:

  1. คลิก Configure Registration Fields
  2. ตั้ง Nationality, Place of Departure, และ Next Destination เป็น required
  3. กลับไปที่หน้ารายงานแล้วรีเฟรช

ปุ่มสร้างรายงานด้วยตนเองหายไป​

สิ่งที่คุณเห็น: ไม่เห็นปุ่ม Generate TM30 และ Generate RR4

วิธีแก้:

  1. เปิด Enable Automatic Daily Reports
  2. รีเฟรชหน้า

ปุ่มคลังบัตรลงทะเบียนหายไป​

สิ่งที่คุณเห็น: คุณไม่เห็น Download Registration Card Archive

วิธีแก้:

  1. ขอผู้ดูแลมอบสิทธิ์ report:export
  2. รีเฟรชหน้าหลังจากอัปเดตสิทธิ์แล้ว

ไม่พบบัตรลงทะเบียน​

สิ่งที่คุณเห็น: AVA แจ้งว่าไม่พบบัตรลงทะเบียนสำหรับช่วงวันที่ที่เลือก

วิธีแก้:

  1. ขยายช่วงวันที่
  2. ตรวจว่ามีการส่งลายเซ็นของ registration card สำหรับช่วงเวลานั้นแล้ว
  3. ลอง export อีกครั้ง

ยังติดอยู่?​

ติดต่อ success@vouch-technologies.com หาก:

  • ❌ ผู้เข้าพักหายไปจากวันที่ควรอยู่ในรายงานซ้ำ ๆ
  • ❌ timestamp ของรายงานทำให้ส่ง compliance ไม่ได้
  • ❌ รายงานอัตโนมัติล้มเหลวมากกว่าหนึ่งรอบ

ข้อมูลที่ควรแนบ:

  • ชื่อที่พัก
  • ชื่อผู้เข้าพักและหมายเลขการจอง
  • วันที่รายงานที่คาดไว้และผลลัพธ์จริง
  • ภาพหน้าจอการตั้งค่ารายงานและรายละเอียดการเช็กอินของผู้เข้าพัก