Lewati ke konten utama

Encode Keycard Secara Manual

Encode Cepat

Sebagian besar keycard manual memakan waktu sekitar 2 menit setelah encoder online.

Panduan ini membantu Anda melakukan encoding keycard dari Operations View tanpa membuka reservasi.

Buka: Operations View → Encode Keycard

Tombol Encode Keycard di header Operations View

Ketersediaan

Anda hanya melihat Encode Keycard saat Settings → Room Access diatur ke Keycard Encoding.

Level Encoding di Header vs Reservation​

AVA menyediakan dua cara untuk encode keycard. Memahami perbedaannya membantu Anda mengeluarkan keycard duplikat atau tambahan tanpa mengubah pengaturan.

MetodeLokasinyaJumlah Keycard
Header-level (tombol hijau)Bagian atas Operations View, di samping HelpSelalu 1-10, apa pun pengaturannya
Reservation-levelTombol ikon kartu pada kartu atau baris reservasiDiatur oleh setting Room Access Anda
  • Tombol reservation-level mengikuti jumlah keycard yang dikonfigurasi di Settings → Room Access. Jika diset ke 1, Anda tidak akan melihat opsi kartu duplikat.
  • Tombol hijau Encode Keycard di header memungkinkan Anda meng-encode keycard tambahan kapan saja, meskipun pengaturan Anda 1.
Meng-encode keycard duplikat atau tambahan

Jika tamu butuh keycard kedua tetapi setting room access Anda hanya mengizinkan 1, gunakan tombol hijau Encode Keycard di bagian atas Operations View. Anda tidak perlu mengubah pengaturan.

Check-in tamu tambahan

Jika room sudah checked in, tamu tambahan dapat membuka kembali alur duplicate keycard nanti. Ini tetap tampil seperti modal satu kartu. Gunakan ini untuk meng-encode kartu tamu tambahan tanpa mengubah jumlah kartu tamu utama.

Referensi Cepat​

FieldWajibDefault atau catatan
Select Keycard EncoderYaJika hanya satu encoder online, AVA memilihnya otomatis. Online berarti device dan tunnel sehat.
Room NumberYaPilih nomor room PMS. Nama room encoder muncul sebagai teks bantuan.
Guest NameTidakOpsional.
Valid FromYaDefault ke waktu saat ini.
Valid UntilYaDefault ke besok pada waktu kedaluwarsa keycard yang dikonfigurasi. Jika tidak ada, fallback ke 11:00 AM.
Number of KeycardsTidakDefault 2. Pilih 1-10.
Tampilan Room Number

Daftar room menampilkan nomor room yang terlihat di PMS terlebih dahulu. Jika berbeda, AVA menampilkan nama room encoder dalam tanda kurung.

Ketersediaan encoder

Daftar encoder dinamis menggunakan koneksi live agent sebagai sumber kebenaran. Jika agent encoder tersambung dan tunnel dapat dijangkau, AVA menampilkannya sebagai Online. Daftar encoder statis atau direct tetap memakai perilaku lama.

Default Valid Until

AVA memakai Settings → Room Access → Keycard Expiration Time untuk waktu default Valid Until. Jika setting ini hilang atau tidak valid, AVA memakai 11:00 AM.

Encode Keycard Secara Manual​

  1. Buka Operations View.

  2. Pilih Encode Keycard.

    ✓ Modal Manual Keycard Encoding terbuka.

  3. Jika hanya satu encoder online, AVA memilihnya otomatis.

  4. Jika ada beberapa encoder online, pilih yang berstatus Online. Status itu mengikuti koneksi live agent.

  5. Pilih Room Number dari daftar dropdown.

    ✓ Anda melihat nomor room PMS sebagai label utama. Jika dipetakan, Anda juga melihat (Encoder: ...) sebagai teks bantuan.

  6. Opsional: isi Guest Name.

  7. Atur Valid From dan Valid Until.

  8. Pilih Number of Keycards.

  9. Klik Encode Keycard.

    ✓ Alur encoding keycard terbuka.

Pemecahan Masalah​

Tidak ada opsi kartu duplikat di level reservasi​

Yang Anda lihat: Anda membuka reservasi dan mengklik ikon kartu untuk encode keycard, tetapi tidak ada opsi untuk meng-encode kartu kedua atau duplikat.

Mengapa ini terjadi: Setting Room Access Anda dikonfigurasi hanya untuk 1 keycard per check-in. Tombol level reservasi mengikuti batas ini.

Perbaikan:

  1. Gunakan tombol hijau Encode Keycard di bagian atas Operations View. Tombol ini selalu memungkinkan Anda memilih 1-10 keycard.
  2. Jika Anda ingin selalu mengizinkan 2 keycard di level reservasi, minta admin AVA memperbarui setting di Settings → Room Access agar mengizinkan 2 keycard.

Tombol Encode Keycard hilang​

Yang Anda lihat: Tidak ada tombol Encode Keycard di Operations View.

Perbaikan:

  1. Buka Settings → Room Access.
  2. Set Room Access Method ke Keycard Encoding.
  3. Kembali ke Operations View.

Tombol Encode Keycard nonaktif​

Yang Anda lihat: Tombol abu-abu atau menampilkan "Missing merchant ID. Configure your account in Settings."

Perbaikan:

  1. Selesaikan penyiapan akun di Settings.
  2. Segarkan halaman.

"No encoders found"​

Yang Anda lihat: Daftar encoder menampilkan "No encoders found."

Mengapa ini terjadi: AVA hanya menampilkan encoder dinamis dengan status online live. Status itu berasal dari agent yang tersambung dan tunnel yang dapat dijangkau.

Perbaikan:

  1. Buka Settings → Room Access.
  2. Tambahkan atau aktifkan encoder.
  3. Kembali ke Encode Keycard.

Pemilih encoder dilewati​

Yang Anda lihat: AVA membuka layar encoding tanpa menampilkan pilihan encoder.

Perbaikan:

  1. Pastikan hanya satu encoder yang online.
  2. Lanjutkan encoding. Perilaku ini memang diharapkan.
  3. Bawa encoder lain online jika Anda perlu memilih secara manual.

Encoder terlihat offline di modal​

Yang Anda lihat: Modal keycard reservasi menampilkan encoder sebagai offline, padahal Settings → Room Access menunjukkan status tersambung.

Mengapa ini terjadi: Modal kini memakai state koneksi agent yang sama seperti halaman settings. Jika agent tersambung dan tunnel dapat dijangkau, kedua tampilan seharusnya sama.

Perbaikan:

  1. Segarkan Settings → Room Access dan modal reservasi.
  2. Periksa Registered Agents untuk kartu encoder.
  3. Perbaiki koneksi agent atau tunnel jika salah satu tampilan masih menunjukkan offline.
  4. Coba encoding lagi.

Nomor room terlihat benar tetapi encoding memakai kode room lain​

Yang Anda lihat: Anda memilih room 101, tetapi log encoder menunjukkan nilai room lain.

Perbaikan:

  1. Buka Settings → Room Access → Keycard Encoder Room Mapping.
  2. Temukan room PMS yang dipilih.
  3. Pastikan Encoder Room Name yang dipetakan benar.
  4. Simpan mapping, lalu coba encoding lagi.

Masih Terkendala?​

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

  • ❌ Anda tidak dapat membuka modal encoding manual
  • ❌ Encoding gagal di setiap percobaan
  • ❌ Tidak ada encoder yang muncul setelah setup

Detail yang membantu untuk disertakan:

  • Jenis encoder dan lokasinya
  • Nomor room dan tanggal yang digunakan
  • Screenshot error

Panduan Terkait​