Encode Keycard Secara Manual
Sebagian besar keycard manual selesai dalam sekitar 2 menit setelah encoder Anda online.
Panduan ini membantu Anda meng-encode keycard dari Operations View tanpa membuka reservasi.
Buka: Operations View → Encode Keycard
Anda hanya melihat Encode Keycard ketika Settings → Room Access disetel ke Keycard Encoding.
Encoding tingkat header vs tingkat reservasi
AVA menyediakan dua cara untuk meng-encode keycard. Memahami perbedaannya membantu Anda menerbitkan keycard duplikat atau tambahan tanpa mengubah pengaturan.
| Metode | Lokasi | Jumlah keycard |
|---|---|---|
| Header-level (tombol hijau) | Bagian atas Operations View, di samping Help | Selalu 1-10, terlepas dari pengaturan |
| Reservation-level | Tombol ikon kunci pada kartu atau baris reservasi | Dikendalikan oleh pengaturan Room Access Anda |
- Tombol reservation-level mengikuti jumlah keycard yang dikonfigurasi di Settings → Room Access. Jika disetel ke 1, Anda tidak akan melihat opsi kartu duplikat.
- Tombol hijau Encode Keycard di tingkat header memungkinkan Anda meng-encode keycard tambahan kapan saja, bahkan jika pengaturan Anda 1.
Jika tamu membutuhkan keycard kedua tetapi pengaturan room access hanya mengizinkan 1, gunakan tombol hijau Encode Keycard di bagian atas Operations View. Anda tidak perlu mengubah pengaturan.
Referensi Cepat
| Field | Wajib | Default atau catatan |
|---|---|---|
| Select Keycard Encoder | Ya | Jika satu encoder online, AVA memilihnya otomatis. Online berarti perangkat dan tunnel dalam kondisi sehat. |
| Room Number | Ya | Pilih nomor kamar PMS. Nama kamar encoder muncul sebagai teks bantuan. |
| Guest Name | Tidak | Opsional. |
| Valid From | Ya | Default ke waktu saat ini. |
| Valid Until | Ya | Default ke besok pada waktu kedaluwarsa keycard yang Anda atur. Jika tidak ada, fallback ke 11:00 AM. |
| Number of Keycards | Tidak | Default 2. Pilih 1-10. |
Daftar kamar menampilkan nomor kamar yang terlihat oleh PMS terlebih dahulu. Jika berbeda, AVA menampilkan nama kamar encoder dalam tanda kurung.
Daftar encoder dinamis menggunakan koneksi agent live sebagai sumber kebenaran. Jika agent encoder terhubung dan tunnel dapat dijangkau, AVA menampilkannya sebagai Online. Daftar encoder statis atau direct tetap memakai perilaku sebelumnya.
AVA menggunakan Settings → Room Access → Keycard Expiration Time untuk waktu default Valid Until. Jika pengaturan ini kosong atau tidak valid, AVA menggunakan 11:00 AM.
Encode Keycard Secara Manual
-
Buka Operations View.
-
Pilih Encode Keycard.
✓ Modal Manual Keycard Encoding terbuka.
-
Jika hanya satu encoder online, AVA memilihnya otomatis.
-
Jika beberapa encoder online, pilih salah satu dengan status Online. Status ini mengikuti koneksi agent live.
-
Pilih Room Number dari daftar dropdown.
✓ Anda melihat nomor kamar PMS sebagai label utama. Jika sudah dipetakan, Anda juga melihat (Encoder: ...) sebagai teks bantuan.
-
Opsional: masukkan Guest Name.
-
Atur Valid From dan Valid Until.
-
Pilih Number of Keycards.
-
Klik Encode Keycard.
✓ Alur encoding keycard terbuka.
Pemecahan Masalah
Tidak ada opsi kartu duplikat di tingkat reservasi
Yang Anda lihat: Anda membuka reservasi dan mengklik ikon kunci untuk encode keycard, tetapi tidak ada opsi untuk meng-encode kartu kedua atau duplikat.
Mengapa ini terjadi: Pengaturan Room Access Anda dikonfigurasi untuk meng-encode hanya 1 keycard per check-in. Tombol di tingkat reservasi mengikuti batas ini.
Perbaikan:
- Gunakan tombol hijau Encode Keycard di bagian atas Operations View. Tombol ini selalu memungkinkan Anda memilih 1-10 keycard.
- Jika Anda ingin selalu mengizinkan 2 keycard di tingkat reservasi, minta admin AVA memperbarui pengaturan di Settings → Room Access agar mengizinkan 2 keycard.
Tombol Encode Keycard tidak muncul
Yang Anda lihat: Tidak ada tombol Encode Keycard di Operations View.
Perbaikan:
- Buka Settings → Room Access.
- Set Room Access Method ke Keycard Encoding.
- Kembali ke Operations View.
Tombol Encode Keycard dinonaktifkan
Yang Anda lihat: Tombol berwarna abu-abu atau menampilkan "Missing merchant ID. Configure your account in Settings."
Perbaikan:
- Lengkapi penyiapan akun di Settings.
- Muat ulang halaman.
"No encoders found"
Yang Anda lihat: Daftar encoder menampilkan "No encoders found."
Mengapa ini terjadi: AVA hanya menampilkan encoder dinamis dengan status online live. Status itu berasal dari agent yang terhubung dan tunnel yang dapat dijangkau.
Perbaikan:
- Buka Settings → Room Access.
- Tambahkan atau aktifkan encoder.
- Kembali ke Encode Keycard.
Pemilih encoder dilewati
Yang Anda lihat: AVA membuka layar encoding tanpa menampilkan pilihan encoder.
Perbaikan:
- Pastikan hanya ada satu encoder yang online.
- Lanjutkan encoding. Perilaku ini memang diharapkan.
- Nyalakan encoder lain jika Anda membutuhkan pilihan manual.
Encoder tampak offline di modal
Yang Anda lihat: Modal keycard reservasi menampilkan encoder offline, padahal Settings → Room Access menunjukkan status connected.
Mengapa ini terjadi: Modal kini menggunakan status koneksi agent yang sama dengan halaman pengaturan. Jika agent terhubung dan tunnel dapat dijangkau, kedua tampilan seharusnya sama.
Perbaikan:
- Muat ulang Settings → Room Access dan modal reservasi.
- Periksa Registered Agents untuk kartu encoder.
- Perbaiki koneksi agent atau tunnel jika salah satu tampilan masih menunjukkan offline.
- Coba encode lagi.
Nomor kamar terlihat benar tetapi encoding memakai kode kamar lain
Yang Anda lihat: Anda memilih kamar 101, tetapi log encoder menampilkan nilai kamar lain.
Perbaikan:
- Buka Settings → Room Access → Keycard Encoder Room Mapping.
- Cari kamar PMS yang dipilih.
- Pastikan Encoder Room Name yang dipetakan sudah benar.
- Simpan mapping, lalu coba encode lagi.
Masih Terkendala?
Hubungi success@vouch-technologies.com jika:
- ❌ Anda tidak bisa membuka modal encoding manual
- ❌ Encoding gagal pada setiap percobaan
- ❌ Tidak ada encoder yang muncul setelah penyiapan
Informasi yang sebaiknya disertakan:
- Jenis dan lokasi encoder
- Nomor kamar dan tanggal yang digunakan
- Screenshot error