Mengunduh Dokumen Tamu
Dokumen tersedia dari View Details → Guest Information. Anda bisa mengunduhnya atau membukanya di tab baru.
Panduan ini membantu Anda melihat dan mengunduh dokumen tamu dari Command Center.
Buka: Main Menu → Command Center
Referensi Cepat
| Dokumen | Apa itu | Di mana menemukannya |
|---|---|---|
| Guest Document | Pindai paspor atau ID | Thumbnail Guest Information |
| Registration Card | Kartu registrasi yang ditandatangani (PDF) | Guest Information → Registration Card |
| Selfie | Foto verifikasi wajah | Thumbnail Guest Information |
Akses Paket
- Download dokumen berada di dalam View Details.
- Akun paket gratis hanya bisa membuka detail untuk 20 log terbaru. Record yang lebih lama memerlukan paket berbayar.
Upgrade di Settings → Billing & Subscription.
Buka Dokumen
-
Pilih reservasi lalu pilih View Details.
-
Di Guest Information, pilih thumbnail dokumen.
-
Gunakan Download atau Open in new tab di viewer.
✓ File akan terbuka atau terunduh ke perangkat Anda. ℹ️ Menutup viewer menjaga posisi Anda di daftar.
Jika extraction atau staging gagal, thumbnail masih bisa tetap terhubung ke tamu. Buka di sini untuk meninjau gambar sebelum Anda meminta scan baru.
Jika Anda memindahkan tamu ke kamar baru sebelum check-in selesai, AVA masih bisa membaca dokumen dari check-in sumber pada penyimpanan on-prem. Ini membantu ketika dokumen tampak hilang setelah room swap. Jika Anda perlu menelusurinya nanti, support bisa mencari berdasarkan failed filename atau upload ID.
Jika reservasi memiliki beberapa tamu
Gunakan Previous Guest dan Next Guest untuk berpindah satu tamu pada satu waktu.
Gunakan tombol nomor tamu untuk melompat ke tamu tertentu.
Jika tombol tamu berwarna abu-abu, tamu itu belum memiliki dokumen.
Tekan Esc untuk menutup viewer.
Generate registration card (jika tersedia)
Jika Anda melihat Generate Registration Card Disclaimer atau Regenerate Registration Card Disclaimer:
- Jika kartu sudah ada, pilih Disclaimer language dari pemilih di sebelah tombol.
- Pilih tombol di Guest Information.
- Tunggu dokumen selesai dibuat.
- Buka registration card baru dari thumbnail.
✓ AVA menggunakan bahasa yang dipilih terlebih dahulu. ✓ Jika Anda tidak memilih satu pun, AVA memakai bahasa tanda tangan tamu yang tersimpan. ✓ English adalah fallback saat tidak ada bahasa tersimpan.
Tombol tetap tersembunyi sebelum kedatangan.
Setelah kedatangan, tombol tetap nonaktif sampai AVA memiliki checkinTime tamu.
Check-in lewat PMS saja tidak membuka kartu.
AVA hanya menampilkan bahasa yang memiliki terjemahan disclaimer registration-card yang tersimpan. Jika kartu tidak memiliki bahasa tanda tangan tersimpan, pilih satu sebelum Anda regenerate. English (fallback) selalu tersedia. Jika tamu sudah menandatangani dalam bahasa lain, AVA menggunakan bahasa tersimpan itu terlebih dahulu.
Saat tombol dinonaktifkan, arahkan kursor ke tombol itu. Anda seharusnya melihat: "Complete check-in on AVA first. PMS check-in alone does not give AVA the actual check-in time needed for the registration card."
Catatan Privasi
Dokumen tamu berisi data sensitif. Hanya staf yang berwenang yang boleh melihat atau mengunduhnya.
Pemecahan Masalah
Thumbnail dokumen tidak ada
Yang Anda lihat: "No documents" atau tidak ada thumbnail.
Perbaikan:
- Pastikan tamu mengunggah dokumen saat check-in.
- Muat ulang halaman dan buka kembali View Details.
- Minta tamu scan ulang jika perlu.
Tombol download tidak ada
Yang Anda lihat: Tidak ada ikon Download di viewer.
Perbaikan:
- Tunggu dokumen selesai dimuat.
- Pastikan dokumen memang ada untuk tamu tersebut.
- Buka di tab baru dan gunakan opsi download browser jika perlu.
Anda melihat "502 Bad Gateway" saat membuka dokumen
Yang Anda lihat: Viewer menampilkan "502 Bad Gateway" untuk Guest Document.
Perbaikan:
- Tunggu 30 detik, lalu buka dokumen yang sama lagi.
- Buka dokumen tamu lain untuk memastikan apakah semua dokumen gagal.
- Muat ulang Main Menu → Command Center, lalu buka kembali View Details.
- Hubungi support jika error berlanjut lebih dari 10 menit.
Error 502 biasanya berarti AVA tidak dapat menjangkau upstream check-in document service.
Tombol tamu dinonaktifkan
Yang Anda lihat: Tombol nomor tamu berwarna abu-abu atau tidak bisa diklik.
Perbaikan:
- Pastikan tamu sudah menyelesaikan upload dokumen.
- Tunggu beberapa detik dan buka ulang viewer.
- Periksa baris tamu untuk pesan peringatan apa pun.
Dokumen terbuka setelah upload gagal
Yang Anda lihat: Upload gagal, tetapi thumbnail tetap bisa dibuka.
Perbaikan:
- Tinjau gambar untuk memastikan bisa dibaca.
- Buka Reservation Details dan periksa event log untuk kegagalan tersebut.
- Simpan gambar untuk investigasi jika memang benar.
- Minta tamu scan ulang hanya saat gambar tidak jelas atau salah.
Tombol registration card tidak ada
Yang Anda lihat: Tidak ada tombol Generate Registration Card Disclaimer.
Perbaikan:
- Pastikan arrival date adalah hari ini atau sebelumnya.
- Jika tamu sudah tiba, periksa apakah check-in AVA sudah selesai.
- Muat ulang halaman dan buka kembali View Details.
- Hubungi support jika tombol masih tidak muncul.
Tombol registration card dinonaktifkan
Yang Anda lihat: Tombol terlihat, tetapi tidak berfungsi.
Perbaikan:
- Arahkan kursor ke tombol untuk membaca tooltip.
- Selesaikan check-in di AVA terlebih dahulu.
- Muat ulang halaman setelah check-in selesai.
- Coba generate registration card lagi.
Registration card tidak akan dibuat
Yang Anda lihat: Error setelah memilih Generate Registration Card Disclaimer.
Perbaikan:
- Pastikan arrival date adalah hari ini atau sebelumnya.
- Minta tamu menyelesaikan tanda tangan jika belum ada.
- Pilih Generate Registration Card Disclaimer lagi.
Masih Terkendala?
Hubungi success@vouch-technologies.com jika:
- ❌ Dokumen tidak pernah dimuat atau diunduh
- ❌ Registration card gagal dibuat
- ❌ Dokumen muncul untuk tamu yang salah
Informasi yang sebaiknya disertakan:
- Confirmation number
- Nama tamu dan nomor kamar
- Screenshot viewer dokumen