Lewati ke konten utama

Mengunduh Dokumen Tamu

Penyiapan Cepat

Dokumen tersedia dari View Details → Guest Information. Anda dapat mengunduhnya atau membukanya di tab baru.

Panduan ini membantu Anda melihat dan mengunduh dokumen tamu dari Command Center.

Buka: Main Menu → Command Center

Referensi Cepat​

DokumenKeteranganLokasi
Guest DocumentPindai paspor atau IDThumbnail Guest Information
Registration CardKartu registrasi yang ditandatangani (PDF)Guest Information → Registration Card
SelfieFoto verifikasi wajahThumbnail Guest Information
Failed upload previewGambar paspor atau ID yang gagal diunggah dan dipertahankanThumbnail Guest Information

Akses Paket​

  • Pengunduhan dokumen tersedia di dalam View Details.
  • Akun paket gratis hanya dapat membuka detail untuk 20 log terbaru. Catatan yang lebih lama memerlukan paket berbayar.

Tingkatkan paket di Settings → Billing & Subscription.

Membuka dokumen​

  1. Pilih reservasi lalu pilih View Details.

  2. Di Guest Information, pilih thumbnail dokumen.

  3. Gunakan Download atau Open in new tab di penampil.

    ✓ File akan terbuka atau terunduh ke perangkat Anda. ℹ️ Menutup penampil akan mempertahankan posisi Anda dalam daftar.

Upload yang gagal tetap terlihat

Jika ekstraksi atau staging gagal, AVA tetap dapat menampilkan thumbnail kegagalan yang dipertahankan di sini. Gambar tersebut tetap tersedia untuk ditinjau, bahkan setelah proses cleanup berjalan. Buka gambar ini di sini sebelum meminta scan baru. Jika Anda perlu bantuan untuk menemukannya nanti, tim dukungan dapat mencari berdasarkan nama file yang gagal atau upload ID.

Fallback room-swap on-prem

Jika Anda memindahkan tamu ke kamar baru sebelum check-in selesai, AVA tetap dapat membaca dokumen dari check-in sumber di penyimpanan on-prem. Ini membantu ketika dokumen tampak hilang setelah room swap.

Jika reservasi memiliki beberapa tamu

Gunakan Previous Guest dan Next Guest untuk berpindah satu tamu setiap kali. Gunakan tombol nomor tamu untuk langsung menuju tamu tertentu. Jika tombol tamu berwarna abu-abu, tamu tersebut belum memiliki dokumen. Tekan Esc untuk menutup penampil.

Membuat kartu registrasi (jika tersedia)​

Jika Anda melihat Generate Registration Card Disclaimer atau Regenerate Registration Card Disclaimer:

  1. Jika kartu sudah ada, pilih Disclaimer language dari pemilih di sebelah tombol.
  2. Pilih tombol di Guest Information.
  3. Tunggu hingga dokumen selesai dibuat.
  4. Buka kartu registrasi baru dari thumbnail.

✓ AVA akan menggunakan bahasa yang dipilih terlebih dahulu. ✓ Jika Anda tidak memilih bahasa, AVA akan menggunakan bahasa penandatanganan tamu yang tersimpan. ✓ Bahasa Inggris menjadi fallback jika tidak ada bahasa tersimpan.

Waktu pembuatan kartu registrasi

Tombol tetap tersembunyi sebelum kedatangan. Setelah kedatangan, tombol tetap dinonaktifkan sampai AVA memiliki checkinTime tamu. Check-in melalui PMS saja tidak mengaktifkan kartu.

Pemulihan manual check-in

Gunakan ini hanya jika AVA belum menyimpan checkinTime tamu. Jika tamu check-in di luar AVA, masukkan waktu check-in yang sebenarnya terlebih dahulu. AVA menyimpan waktu tersebut, lalu merender PDF. Hal ini tidak mengubah status check-in atau status reservasi.

Pemilihan bahasa kartu lama

AVA hanya menampilkan bahasa yang memiliki terjemahan disclaimer kartu registrasi yang tersimpan. Jika kartu tidak memiliki bahasa penandatanganan yang tersimpan, pilih salah satu sebelum membuatnya kembali. English (fallback) selalu tersedia. Jika tamu sudah menandatangani dalam bahasa lain, AVA akan menggunakan bahasa tersimpan tersebut terlebih dahulu.

Tooltip tombol dinonaktifkan

Saat tombol dinonaktifkan, arahkan kursor ke tombol tersebut. Anda akan melihat: "Complete check-in on AVA first. PMS check-in alone does not give AVA the actual check-in time needed for the registration card."

Pengiriman ke PMS berlangsung terpisah

Kartu registrasi dapat muncul di sini sebelum PMS menerimanya. Buka Meninjau pengiriman lampiran PMS untuk memeriksa status atau menggunakan tindakan Retry yang tersedia.

Catatan Privasi​

Dokumen tamu berisi data sensitif. Hanya staf yang berwenang yang boleh melihat atau mengunduhnya.

Pemecahan Masalah​

Thumbnail dokumen tidak ada​

Yang Anda lihat: "No documents" atau tidak ada thumbnail.

Perbaikan:

  1. Pastikan tamu mengunggah dokumen saat check-in.
  2. Muat ulang halaman dan buka kembali View Details.
  3. Minta tamu melakukan scan ulang jika diperlukan.

Tombol Download tidak ada​

Yang Anda lihat: Tidak ada ikon Download di penampil.

Perbaikan:

  1. Tunggu hingga dokumen selesai dimuat.
  2. Pastikan dokumen tersebut tersedia untuk tamu itu.
  3. Buka di tab baru dan gunakan opsi unduhan browser jika diperlukan.

Anda melihat "502 Bad Gateway" saat membuka dokumen​

Yang Anda lihat: Penampil menampilkan "502 Bad Gateway" untuk Guest Document.

Perbaikan:

  1. Tunggu 30 detik, lalu buka kembali dokumen yang sama.
  2. Buka dokumen tamu lain untuk memastikan apakah semua dokumen gagal.
  3. Muat ulang Main Menu → Command Center, lalu buka kembali View Details.
  4. Hubungi tim dukungan jika error berlanjut lebih dari 10 menit.
Mengapa ini terjadi

Error 502 biasanya berarti AVA tidak dapat menjangkau layanan dokumen check-in upstream.

Tombol tamu dinonaktifkan​

Yang Anda lihat: Tombol nomor tamu berwarna abu-abu atau tidak dapat diklik.

Perbaikan:

  1. Pastikan tamu telah menyelesaikan pengunggahan dokumen.
  2. Tunggu beberapa detik, lalu buka kembali penampil.
  3. Periksa baris tamu untuk mengetahui apakah ada pesan peringatan.

Dokumen terbuka setelah upload gagal​

Yang Anda lihat: Pengunggahan gagal, tetapi thumbnail tetap dapat dibuka.

Perbaikan:

  1. Tinjau gambar untuk memastikan gambar tersebut dapat dibaca.
  2. Buka Reservation Details dan periksa log peristiwa untuk kegagalan tersebut.
  3. Simpan gambar untuk investigasi jika gambar tersebut benar.
  4. Minta tamu melakukan scan ulang hanya jika gambar tidak jelas atau salah.
  5. Jika thumbnail tersebut kemudian menghilang, minta tim dukungan mencari berdasarkan nama file yang gagal atau upload ID.

Tombol kartu registrasi tidak ada​

Yang Anda lihat: Tidak ada tombol Generate Registration Card Disclaimer.

Perbaikan:

  1. Pastikan tanggal kedatangan adalah hari ini atau sebelumnya.
  2. Jika tamu sudah tiba, periksa apakah check-in AVA sudah selesai.
  3. Muat ulang halaman dan buka kembali View Details.
  4. Hubungi tim dukungan jika tombol masih tidak muncul.

Tombol kartu registrasi dinonaktifkan​

Yang Anda lihat: Tombol terlihat, tetapi tidak berfungsi.

Perbaikan:

  1. Arahkan kursor ke tombol untuk membaca tooltip.
  2. Selesaikan check-in di AVA terlebih dahulu, atau gunakan alur waktu check-in manual.
  3. Muat ulang halaman setelah check-in selesai.
  4. Coba buat kartu registrasi lagi.

Kartu registrasi tidak dapat dibuat​

Yang Anda lihat: Error setelah memilih Generate Registration Card Disclaimer.

Perbaikan:

  1. Pastikan tanggal kedatangan adalah hari ini atau sebelumnya.
  2. Minta tamu menyelesaikan tanda tangannya jika belum ada.
  3. Jika tamu check-in di luar AVA, masukkan waktu check-in yang sebenarnya terlebih dahulu.
  4. Pilih kembali Generate Registration Card Disclaimer.

Masih Terkendala?​

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

  • ❌ Dokumen tidak pernah dimuat atau diunduh
  • ❌ Kartu registrasi gagal dibuat
  • ❌ Dokumen muncul untuk tamu yang salah

Informasi yang sebaiknya disertakan:

  • Nomor konfirmasi
  • Nama tamu dan nomor kamar
  • Tangkapan layar penampil dokumen