Lewati ke konten utama

Mengunduh Dokumen Tamu

Penyiapan Cepat

Dokumen tersedia dari View Details → Guest Information. Anda bisa mengunduhnya atau membukanya di tab baru.

Panduan ini membantu Anda melihat dan mengunduh dokumen tamu dari Command Center.

Buka: Main Menu → Command Center

Referensi Cepat​

DokumenApa ituDi mana menemukannya
Guest DocumentPindaian paspor atau IDThumbnail Guest Information
Registration CardKartu registrasi yang ditandatangani (PDF)Guest Information → Registration Card
SelfieFoto verifikasi wajahThumbnail Guest Information

Akses Paket​

  • Unduhan dokumen tersedia di dalam View Details.
  • Akun free-tier hanya bisa membuka detail untuk 20 log terbaru. Rekaman yang lebih lama memerlukan paket berbayar.

Upgrade di Settings → Billing & Subscription.

Membuka dokumen​

  1. Pilih reservasi lalu pilih View Details.

  2. Di Guest Information, pilih thumbnail dokumen.

  3. Gunakan Download atau Open in new tab di viewer.

    ✓ File akan terbuka atau terunduh ke perangkat Anda. ℹ️ Menutup viewer tidak akan mengubah posisi Anda di daftar.

Upload gagal tetap terlihat

Jika extraction atau staging gagal, thumbnail masih bisa tetap menempel pada tamu. Buka dari sini untuk meninjau gambar sebelum meminta scan ulang.

Jika reservasi memiliki beberapa tamu

Gunakan Previous Guest dan Next Guest untuk berpindah satu tamu per satu. Gunakan tombol nomor tamu untuk melompat ke tamu tertentu. Jika tombol tamu berwarna abu-abu, tamu tersebut belum punya dokumen. Tekan Esc untuk menutup viewer.

Membuat registration card (jika tersedia)​

Jika Anda melihat Generate Registration Card Disclaimer atau Regenerate Registration Card Disclaimer:

  1. Pilih tombol di Guest Information.
  2. Tunggu hingga dokumen selesai dibuat.
  3. Buka registration card baru dari thumbnail.
Waktu registration card

Tombol tetap tersembunyi sebelum kedatangan. Setelah kedatangan, tombol tetap nonaktif sampai AVA memiliki checkinTime tamu. Check-in di PMS saja tidak membuka kunci card ini.

Tooltip tombol nonaktif

Saat tombol nonaktif, arahkan kursor ke tombol. Anda akan melihat: "Complete check-in on AVA first. PMS check-in alone does not give AVA the actual check-in time needed for the registration card."

Catatan Privasi​

Dokumen tamu berisi data sensitif. Hanya staf yang berwenang yang boleh melihat atau mengunduhnya.

Pemecahan Masalah​

Thumbnail dokumen tidak ada​

Yang Anda lihat: "No documents" atau tidak ada thumbnail.

Perbaikan:

  1. Pastikan tamu mengunggah dokumen saat check-in.
  2. Refresh halaman lalu buka lagi View Details.
  3. Minta tamu melakukan scan ulang jika perlu.

Tombol unduh tidak ada​

Yang Anda lihat: Tidak ada ikon Download di viewer.

Perbaikan:

  1. Tunggu hingga dokumen selesai dimuat.
  2. Pastikan dokumen memang ada untuk tamu tersebut.
  3. Buka di tab baru lalu gunakan opsi unduh dari browser bila perlu.

Muncul "502 Bad Gateway" saat membuka dokumen​

Yang Anda lihat: Viewer menampilkan "502 Bad Gateway" untuk Guest Document.

Perbaikan:

  1. Tunggu 30 detik, lalu buka dokumen yang sama lagi.
  2. Buka dokumen tamu lain untuk memastikan apakah semuanya gagal.
  3. Refresh Main Menu → Command Center, lalu buka lagi View Details.
  4. Hubungi support jika error berlanjut lebih dari 10 menit.
Mengapa ini terjadi

Error 502 biasanya berarti AVA tidak bisa menjangkau layanan dokumen check-in di upstream.

Tombol tamu nonaktif​

Yang Anda lihat: Tombol nomor tamu berwarna abu-abu atau tidak bisa diklik.

Perbaikan:

  1. Pastikan tamu sudah menyelesaikan upload dokumen.
  2. Tunggu beberapa detik lalu buka ulang viewer.
  3. Periksa baris tamu untuk pesan peringatan apa pun.

Dokumen tetap terbuka setelah upload gagal​

Yang Anda lihat: Upload gagal, tetapi thumbnail masih bisa dibuka.

Perbaikan:

  1. Tinjau gambar untuk memastikan keterbacaannya.
  2. Buka Reservation Details dan periksa log event untuk kegagalan tersebut.
  3. Simpan gambar untuk investigasi jika isinya benar.
  4. Minta tamu scan ulang hanya jika gambar tidak jelas atau salah.

Tombol registration card tidak ada​

Yang Anda lihat: Tidak ada tombol Generate Registration Card Disclaimer.

Perbaikan:

  1. Pastikan tanggal kedatangan adalah hari ini atau sebelumnya.
  2. Jika tamu sudah datang, periksa apakah check-in AVA sudah selesai.
  3. Refresh halaman lalu buka ulang View Details.
  4. Hubungi support jika tombol tetap tidak muncul.

Tombol registration card nonaktif​

Yang Anda lihat: Tombol terlihat, tetapi tidak berfungsi.

Perbaikan:

  1. Arahkan kursor ke tombol untuk membaca tooltip.
  2. Selesaikan check-in di AVA terlebih dahulu.
  3. Refresh halaman setelah check-in selesai.
  4. Coba buat registration card lagi.

Registration card tidak dapat dibuat​

Yang Anda lihat: Error setelah memilih Generate Registration Card Disclaimer.

Perbaikan:

  1. Pastikan tanggal kedatangan adalah hari ini atau sebelumnya.
  2. Minta tamu melengkapi tanda tangan jika masih kosong.
  3. Pilih lagi Generate Registration Card Disclaimer.

Masih Terkendala?​

Hubungi success@vouch-technologies.com jika:

  • ❌ Dokumen tidak pernah termuat atau terunduh
  • ❌ Registration card gagal dibuat
  • ❌ Dokumen muncul untuk tamu yang salah

Informasi yang sebaiknya disertakan:

  • Confirmation number
  • Nama tamu dan nomor kamar
  • Screenshot viewer dokumen

Panduan Terkait​